Handboek

PDF/A-workflows afdwingen voor langetermijnarchiving

Zoeken
Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign

Openen op het web

 

Handboek voor Adobe Acrobat Sign

Nieuwe functies

  1. Voorafgaande aanvullende informatie
  2. Aanvullende informatie
  3. Belangrijke meldingen

Aan de slag

  1. Snelstartgids voor beheerders
  2. Handleiding om snel aan de slag te gaan voor gebruikers
  3. Voor ontwikkelaars
  4. Bibliotheek voor videotutorial
  5. Veelgestelde vragen

Beheerder

  1. Overzicht Admin Console
  2. User Management
    1. Actieve gebruikers toevoegen, bewerken en bekijken
      1. Controleer uw actieve gebruikers vanaf het tabblad Gebruikers
      2. Een gebruiker toevoegen
      3. Gebruikers in bulk toevoegen
      4. Gebruikers toevoegen vanuit uw map
      5. Gebruikers toevoegen vanuit de map MS Azure Active
      6. Gebruikers migreren tussen admin console-organisaties
    2. Op functies gerichte gebruikers maken
      1. Technische accounts: door API aangestuurd
      2. Serviceaccounts: handmatig aangestuurd
    3. Gebruikers bekijken die verificatie nog niet hebben voltooid
    4. Controleren op gebruikers met provisioningfouten
    5. Naam/e-mailadres wijzigen
    6. Groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken
    7. Het groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken via de groepsinterface
    8. Een gebruiker tot een beheerdersrol bevorderen
    9. Typen gebruikersidentiteiten en SSO
    10. Gebruikersidentiteit wisselen
    11. Gebruikers verifiëren met MS Azure
    12. Gebruikers verifiëren met Google Federation
    13. Productprofielen
    14. Aanmeldingservaring 
  3. Account-/groepsinstellingen
    1. Overzicht van instellingen
    2. Algemene instellingen
      1. Accountniveau en ID
      2. Nieuwe ervaring voor ontvangers
      3. Workflows voor zelfondertekening
      4. In bulk verzenden
      5. Webformulieren
      6. Workflows op maat verzenden
      7. Power Automate-workflows
      8. Bibliotheekdocumenten
      9. Formuliergegevens bij overeenkomsten verzamelen
      10. Beperkte documentzichtbaarheid
      11. Een PDF-kopie van de ondertekende overeenkomst bijvoegen 
      12. Een koppeling opnemen in de e-mail
      13. Een afbeelding opnemen in de e-mail
      14. Bestanden die bij een e-mail worden gevoegd, krijgen de naam
      15. Controlerapport bij documenten bijvoegen
      16. Meerdere documenten samenvoegen tot één document
      17. Afzonderlijke documenten downloaden
      18. Een ondertekend document uploaden
      19. Delegatie voor gebruikers in mijn account
      20. Externe ontvangers toestaan te delegeren
      21. Bevoegdheid om te ondertekenen
      22. Bevoegdheid om te verzenden
      23. Machtiging om elektronische zegels toe te voegen
      24. De standaard tijdzone instellen
      25. Een standaard datumnotatie instellen
      26. Gebruikers in meerdere groepen (UMG)
        1. Upgrade uitvoeren om UMG te gebruiken
      27. Machtigingen voor groepsbeheerder
      28. Ontvanger vervangen
      29. Controlerapport
        1. Overzicht
        2. Niet-geverifieerde toegang toestaan op de pagina voor transactieverificatie
        3. Herinneringen opnemen
        4. Weergavegebeurtenissen opnemen
        5. Aantal overeenkomstpagina's/bijlagen opnemen
      30. Voettekst van transactie
      31. In-product berichten en begeleiding
      32. Toegankelijke PDF's
      33. pdf/A-workflows
      34. Klant in de gezondheidszorg
      35. Nieuwe handtekeningaanvraag-ervaring
      36. Nieuwe aangepaste workflow
      37. Nieuwe ervaring voor het maken van sjablonen
    3. Accountinstellingen / Merkidentiteitsinstellingen
      1. Overzicht
      2. Logo toevoegen
      3. Hostnaam/URL van bedrijf aanpassen    
      4. Bedrijfsnaam toevoegen
      5. URL-omleiding na overeenkomst
    4. Voorkeuren handtekening
      1. Goed ingedeelde handtekeningen
      2. Ontvangers toestaan om te ondertekenen door
      3. Ondertekenaars kunnen hun naam wijzigen
      4. Toestaan dat ontvangers hun opgeslagen handtekening gebruiken
      5. Aangepaste gebruiksvoorwaarden en openbaarmakingsbeleid
      6. Ontvangers door formuliervelden navigeren
      7. Overeenkomstworkflow opnieuw starten
      8. Weigeren te ondertekenen
      9. Stempelworkflows toestaan
      10. Vereisen dat ondertekenaars hun functie of bedrijf opgeven
      11. Ondertekenaars toestaan een schriftelijke handtekening af te drukken en te plaatsen
      12. Berichten tonen bij elektronisch ondertekenen
      13. Vereisen dat ondertekenaars een mobiel apparaat gebruiken om hun handtekening te maken
      14. Verzoeken om IP-adres van ondertekenaars
      15. Bedrijfsnaam en functie uitsluiten van deelnemingsstempels
      16. Adaptieve schaling van getekende handtekeningen toepassen
    5. Digitale handtekeningen
      1. Overzicht
      2. Downloaden en ondertekenen met acrobat 
      3. Ondertekenen met cloudhandtekeningen
      4. Digitale handtekeningen per ontvanger vereisen
      5. Inclusief metadata voor identiteitsproviders
      6. Beperkte providers voor cloudhandtekeningen
    6. Elektronische zegels
    7. Digitale identiteit
      1. Gateway voor digitale identiteit
      2. Beleid voor identiteitscontrole
    8. Rapportinstellingen
      1. Klassieke rapportage inschakelen
      2. Nieuwe rapportervaring
      3. Klassieke rapportinstellingen
    9. Beveiligingsinstellingen
      1. Instellingen voor eenmalig aanmelden
      2. Instellingen voor Mij onthouden
      3. Wachtwoordbeleid voor aanmelden
      4. Wachtwoordsterkte voor aanmelden
      5. Duur van websessie
      6. Type PDF-versleuteling
      7. API
      8. Toegang tot gebruikers- en groepsgegevens
      9. Toegestane IP-bereiken
      10. Account delen
      11. Machtigingen voor account delen
      12. Besturingselementen voor het delen van overeenkomsten
      13. Identiteitsverificatie van ondertekenaars
      14. Wachtwoord voor ondertekening van overeenkomst
      15. Wachtwoordsterkte van het document
      16. Ondertekenaars blokkeren op geolocatie
      17. Telefoonverificatie
      18. KBA-verificatie op kennisbasis
      19. Pagina-extractie toestaan
      20. Verloopdatum documentkoppeling
      21. Een clientcertificaat voor webhooks/callbacks uploaden
      22. Tijdstempel
    10. Verzendinstellingen
      1. Toon verzendpagina na login
      2. Ervaringen met het maken van overeenkomsten
      3. Ontvangersnaam bij verzenden vereisen
      4. Naamwaarden voor bekende gebruikers vergrendelen
      5. Toegestane ontvangersrollen
      6. Elektronische getuigen toestaan
      7. Ontvangersgroepen
      8. CC's
      9. Vereiste velden
      10. Documenten bijvoegen
      11. Velden afvlakken
      12. Overeenkomsten wijzigen
      13. Ontvangers verwijderen uit lopende overeenkomsten
      14. Naam van overeenkomst
      15. Talen
      16. Privéberichten
      17. Toegestane handtekeningtypes
      18. Herinneringen
      19. Wachtwoordbeveiliging ondertekend document
      20. Overeenkomstbericht verzenden via
      21. Opties voor indentificatie van ondertekenaar
        1. Overzicht
        2. Wachtwoord voor ondertekening
        3. Verificatie op basis van kennis
        4. Telefoonverificatie
        5. WhatsApp-verificatie
        6. Eenmalig wachtwoord via e-mail
        7. Acrobat Sign-verificatie
        8. cloud-gebaseerde digitale handtekening
        9. Authenticatie van digitale identiteit
        10. Overheids-ID
        11. Identiteitsrapporten van ondertekenaar
      22. Formuliervelden invullen met identiteit-geverifieerde gegevens
      23. Inhoudsbeveiliging
      24. Transacties met notaris inschakelen
      25. Documentverloopdatum
      26. Voorvertoning, handtekeningen plaatsen en velden toevoegen
      27. Handtekeningvolgorde
      28. Mezelf toevoegen
      29. Koppeling overeenkomst downloaden
      30. Randen van formuliervelden
      31. Liquid Mode
      32. Besturingselementen voor aangepaste workflows
      33. Uploadopties voor de pagina voor elektronische ondertekening
      34. URL omleiden voor bevestiging na ondertekening
      35. Toegang beperken tot gedeelde overeenkomsten
    11. Berichtsjablonen
      1. Overzicht van berichtsjablonen
      2. Nieuwe berichtsjablonen maken
      3. Berichtsjablonen bewerken
      4. Berichtsjablonen verwijderen
    12. Bio-Pharma-instellingen
      1. Overzicht
      2. Verificatie verplichten
      3. Redenen voor ondertekening
    13. Workflowintegratie
    14. Notariële instellingen
    15. Betalingsintegratie
    16. Ondertekenaarberichten
    17. SAML-instellingen
      1. SAML-configuratie
      2. Microsoft Active Directory Federation Service installeren
      3. Okta installeren
      4. OneLogin installeren
      5. Oracle Identity Federation installeren
    18. Voorschriften voor gegevens
    19. Instellingen tijdstempel
    20. Extern archiveren
    21. Accounttalen
    22. E-mailinstellingen
      1. Koptekst-/voettekstafbeeldingen voor e-mail
      2. E-mailvoetteksten voor individuele gebruikers toestaan
      3. De e-mail met het ondertekeningsverzoek aanpassen
      4. De velden Aan en CC aanpassen
      5. Meldingen zonder koppeling inschakelen
      6. E-mailsjablonen aanpassen
    23. Migreren van echosign.com naar adobesign.com
    24. Configuratieopties voor ontvangers
  4. Begeleiding voor regelgevingsvereisten
    1. Toegankelijkheid
      1. Naleving van toegankelijkheid
      2. Toegankelijke formulieren met Acrobat desktop maken
      3. Toegankelijke AcroForms maken
    2. HIPAA
    3. AVG
      1. AVG: overzicht
      2. Een gebruiker verwijderen
      3. De overeenkomsten van een gebruiker verwijderen    
    4. 21 CFR deel 11 en EudraLex bijlage 11
      1. Validatiepakket 21 CRF deel 11
      2. Handboek 21 CFR en EudraLex bijlage 11
      3. Analyse van gedeelde verantwoordelijkheden
    5. Klanten in de gezondheidszorg
    6. IVES-ondersteuning
    7. Overeenkomsten archiveren
    8. Overwegingen voor EU/VK
      1. Grensoverschrijdende transacties tussen de EU en het Verenigd Koninkrijk en eIDAS
      2. HMLR-vereisten voor elektronisch ondertekende akten
      3. De gevolgen van Brexit voor de wetgeving inzake elektronische handtekeningen in het Verenigd Koninkrijk
  5. Overeenkomsten in bulk downloaden
  6. Uw domein claimen 
  7. Koppelingen voor het melden van misbruik
  8. Systeemvereisten en beperkingen
    1. Systeemvereisten
    2. Transactielimieten

Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren

  1. Opties voor ontvangers
    1. Een e-mailherinnering annuleren
    2. Opties op de pagina voor elektronisch ondertekenen
      1. Overzicht van de pagina voor elektronisch ondertekenen
      2. Openen om de overeenkomst zonder velden te lezen
      3. Weigeren om een overeenkomst te ondertekenen
      4. Ondertekeningsbevoegdheid delegeren
      5. Deze overeenkomst herstarten
      6. Een PDF van de overeenkomst downloaden
      7. Geschiedenis van de overeenkomst weergeven
      8. Berichten over de overeenkomst weergeven
      9. Een elektronische handtekening naar een geschreven handtekening converteren
      10. Een geschreven handtekening naar een elektronische handtekening converteren
      11. Door formuliervelden navigeren
      12. De gegevens uit de formuliervelden wissen
      13. Vergroting en navigatie van de pagina voor elektronisch ondertekenen
      14. De taal wijzigen die wordt gebruikt in de tools en informatie van de overeenkomst
      15. Juridische kennisgevingen controleren
      16. Cookievoorkeuren voor Acrobat Sign aanpassen
  2. Overeenkomsten verzenden  
    1. Pagina Verzenden (Samenstellen)
      1. Overzicht van herkenningspunten en functies
      2. Groepskiezer
      3. Bestanden en sjablonen toevoegen
      4. Naam van overeenkomst
      5. Algemeen bericht
      6. Deadline voor voltooiing
      7. Herinneringen
      8. Een PDF met een wachtwoord beveiligen
      9. Handtekeningtype
      10. Landinstellingen voor de ontvanger
      11. Handtekeningvolgorde/flow van ontvangers
      12. Rollen ontvanger
      13. Verificatie van de ontvanger
      14. Privébericht voor de ontvanger
      15. Toegang tot overeenkomst voor de ontvanger
      16. De partijen in het CC-veld
      17. Identiteitscontrole
    2. Een overeenkomst alleen naar uzelf verzenden
    3. Een overeenkomst naar anderen verzenden
    4. Schriftelijke handtekeningen
    5. Volgorde van ondertekening voor ontvangers
    6. In bulk verzenden
      1. Overzicht van de functie In bulk verzenden
      2. In bulk verzenden - Een bovenliggende sjabloon configureren
      3. In bulk verzenden - Het CSV-bestand configureren
      4. Een transactie annuleren via In bulk verzenden
      5. Herinneringen toevoegen aan In bulk verzenden
      6. Rapportage voor In bulk verzenden
  3. Velden in documenten opnemen
    1. In-app authoringomgeving
      1. Automatische velddetectie
      2. Velden slepen en neerzetten met de authoringomgeving
      3. Formuliervelden toewijzen aan ontvangers
      4. De rol Vooraf invullen
      5. Velden aanbrengen met een herbruikbare veldsjabloon
      6. Overdracht van velden naar een nieuwe bibliotheeksjabloon
      7. Bijgewerkte authoringomgeving bij het verzenden van overeenkomsten
    2. Formulieren met tekstlabels maken
      1. Tekstlabels - Overzicht
      2. Tekstlabels - Basisprincipes en syntaxis
      3. Tekstlabels - Ondersteunde veldtypen
      4. Tekstlabels - Voorbeelden
      5. Tekstlabels - Geavanceerd gedrag
      6. Tekstlabels - Berekende velden
      7. Tekstlabels - Probleemoplossing
    3. Formulieren maken met Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm maken
      2. Toegankelijke PDF's maken
    4. Velden
      1. Veldtypen
        1. Algemene veldtypes
        2. Velden voor elektronisch ondertekenen
        3. Initiaalveld
        4. Veld voor de naam van de ontvanger
        5. Veld voor het e-mailadres van de ontvanger
        6. Veld voor ondertekeningsdatum
        7. Tekstveld
        8. Datumveld
        9. Nummerveld
        10. Selectievakje
        11. Selectievakjesgroep
        12. Keuzerondje
        13. Vervolgkeuzemenu
        14. Koppelingsoverlay
        15. Betalingsveld
        16. Bijlagen
        17. Deelnamestempel
        18. Transactienummer
        19. Afbeelding
        20. Bedrijf
        21. Titel
        22. Stempel
      2. Veldinhoudsweergave
      3. Veldvalidaties
      4. Waarden van gemaskeerde velden
      5. Voorwaarden voor tonen/verbergen instellen
      6. Berekende velden 
      7. Geverifieerde formulieren
    5. Veelgestelde vragen over ontwerpen
  4. Overeenkomsten ondertekenen
    1. Overeenkomsten ondertekenen die naar u zijn verzonden
    2. Invullen en ondertekenen
    3. Zelfondertekening
  5. Overeenkomsten beheren
    1. Overzicht pagina Beheren
    2. Een overeenkomst kopiëren
    3. Overeenkomsten delegeren
    4. Ontvangers vervangen
    5. Documentzichtbaarheid beperken 
    6. Een overeenkomst annuleren 
    7. Nieuwe herinneringen maken
    8. Herinneringen voor beoordeling
    9. Een herinnering annuleren
    10. Toegang verkrijgen tot Power Automate-flows
    11. Meer handelingen...
      1. De werking van de zoekfunctie
      2. Een overeenkomst weergeven
      3. Een sjabloon maken op basis van een overeenkomst
      4. Overeenkomsten verbergen/zichtbaar maken
      5. Een ondertekend document uploaden
      6. Bestanden en velden van een verzonden overeenkomst wijzigen
      7. De verificatiemethode van een ontvanger bewerken
      8. Een vervaldatum toevoegen of wijzigen
      9. Een opmerking toevoegen aan een overeenkomst
      10. Een individuele overeenkomst delen
      11. Delen van een overeenkomst ongedaan maken
      12. Een individuele overeenkomst downloaden
      13. De afzonderlijke bestanden van een overeenkomst downloaden
      14. Het controlerapport van een overeenkomst downloaden
      15. De veldinhoud van een overeenkomst downloaden
  6. Controlerapport
  7. Rapportage en gegevensexports
    1. Overzicht
    2. Gebruikers toegang verlenen tot rapportage
    3. Rapportgrafieken
      1. Een nieuw rapport maken
      2. Overeenkomstrapporten
      3. Transactierapporten
      4. Rapport voor activiteit bij instellingen
      5. Een rapport bewerken
    4. Gegevensexports 
      1. Een nieuwe gegevensexport maken
      2. Gegevens exporteren van webformulieren
      3. Een gegevensexport bewerken
      4. De inhoud voor het exporteren van gegevens vernieuwen
      5. Een gegevensexport downloaden
    5. De naam van een grafiek/export wijzigen
    6. Een rapport/export dupliceren
    7. Een rapport/export plannen
    8. Een rapport/export verwijderen
    9. Transactiegebruik controleren

Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten

  1. Webformulieren 
    1. Een webformulier maken
    2. Een webformulier bewerken
    3. Een webformulier in-/uitschakelen
    4. Webformulier verbergen/tonen
    5. URL- of scriptcode zoeken 
    6. Webformuliervelden vooraf invullen met URL-parameters
    7. Een webformulier opslaan dat u later kunt invullen
    8. Het formaat van een webformulier wijzigen
  2. Herbruikbare sjablonen (Bibliotheeksjablonen) 
    1. US Government-formulieren in de Acrobat Sign-bibliotheek
    2. Een bibliotheeksjabloon maken
    3. De naam van een bibliotheeksjabloon wijzigen
    4. Het type van een bibliotheeksjabloon wijzigen
    5. Het machtigingsniveau van een bibliotheeksjabloon wijzigen
    6. Een gedeelde sjabloon kopiëren, bewerken en opslaan
    7. De verzamelde veldgegevens voor een bibliotheeksjabloon downloaden
  3. Eigendom van webformulieren en bibliotheeksjablonen overdragen
  4. Power Automate-workflows 
    1. Overzicht van de Power Automate-integratie en opgenomen rechten
    2. De Power Automate-integratie inschakelen
    3. Contextuele acties op de pagina Beheren
    4. Gebruik van Power Automate bijhouden
    5. Een nieuwe flow maken (voorbeelden)
    6. Triggers die worden gebruikt voor flows
    7. Flows van buiten Acrobat Sign importeren
    8. Flows beheren
    9. Flows bewerken
    10. Flows delen
    11. Flows in- of uitschakelen
    12. Flows verwijderen
    13. Nuttige sjablonen
      1. Alleen beheerder
        1. Alle voltooide documenten in SharePoint opslaan
        2. Alle voltooide documenten in OneDrive voor Bedrijven opslaan
        3. Alle voltooide documenten in Google Drive opslaan
        4. Alle voltooide documenten in DropBox opslaan
        5. Alle voltooide documenten in Box opslaan
      2. Archivering van overeenkomst
        1. Uw voltooide documenten in SharePoint opslaan
        2. Uw voltooide documenten in OneDrive voor Bedrijven opslaan
        3. Uw voltooide documenten in Google Drive opslaan
        4. Alle voltooide documenten in DropBox opslaan
        5. Voltooide documenten in Box opslaan
      3. Archivering van webformulierovereenkomst
        1. Voltooide webformulierdocumenten in de SharePoint-bibliotheek opslaan
        2. Voltooide webformulierdocumenten in OneDrive voor Bedrijven opslaan
        3. Voltooide documenten in Google Drive opslaan
        4. Voltooide webformulierdocumenten in Box opslaan
      4. Data-extractie van de overeenkomst
        1. Formulierveldgegevens uit uw ondertekende document extraheren en Excel-blad bijwerken
      5. Overeenkomstmeldingen
        1. Aangepaste e-mailmeldingen met uw inhoud van de overeenkomst en ondertekende overeenkomst verzenden
        2. Adobe Acrobat Sign-meldingen ontvangen in een Teams-kanaal
        3. Adobe Acrobat Sign-meldingen ophalen in Slack
        4. Uw Adobe Acrobat Sign-meldingen ophalen in Webex
      6. Overeenkomst genereren
        1. Een document genereren uit het Power App-formulier en de Word-sjabloon en verzenden ter ondertekening
        2. Een overeenkomst genereren vanuit een Word-sjabloon in OneDrive en de handtekening ophalen
        3. Overeenkomst genereren voor geselecteerde Excel-rij, verzenden voor controle en ondertekening
  5. Workflows op maat verzenden
    1. Overzicht Workflow Aangepast verzenden
    2. Een nieuwe verzendworkflow maken
    3. Een verzendworkflow bewerken
    4. Een verzendworkflow activeren of deactiveren
    5. Een overeenkomst verzenden met een verzendworkflow
  6. Gebruikers en overeenkomsten delen
    1. Een gebruiker delen
    2. Overeenkomsten delen

Integreren met andere producten

  1.  Overzicht van Acrobat Sign-integraties 
  2. Acrobat Sign voor Salesforce
  3. Acrobat Sign voor Microsoft
    1. Acrobat Sign voor Microsoft 365
    2. Acrobat Sign voor Outlook
    3. Acrobat Sign voor Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign voor teams
    5. Acrobat Sign voor Microsoft PowerApps en Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector voor Microsoft Search
    7. Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign voor Microsoft SharePoint 
  4. Overige integraties
    1. Acrobat Sign voor ServiceNow
    2. Acrobat Sign voor HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign voor SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign voor Workday
    5. Acrobat Sign voor NetSuite
    6. Acrobat Sign voor VeevaVault
    7. Acrobat Sign voor Coupa BSM Suite
  5. Door partners beheerde integraties
  6. Een integratiesleutel verkrijgen

Acrobat Sign Developer

  1. REST-API's 
    1. Documentatie bij methoden
    2. Handboek voor SDK/ontwikkelaars
    3. Veelgestelde vragen over API    
  2. Webhooks 
    1. Overzicht van webhook
    2. Een nieuwe webhook configureren
    3. Een webhook weergeven of bewerken
    4. Een webhook deactiveren of opnieuw activeren
    5. Een webhook verwijderen
    6. Tweezijdige SSL-certificaten
    7. Webhooks in de API
  3. Sandbox
    1. Sandboxoverzicht
    2. Uw productie en sandbox koppelen
    3. Sandboxassettypen

Ondersteuning en probleemoplossing

  1. Bronnen voor klantenondersteuning 
  2. Ondernemingsbronnen Customer Success 

Zorg ervoor dat uw ondertekende documenten ook tientallen jaren later nog leesbaar, toegankelijk en conform de regelgeving blijven.

PDF/A is een speciale indeling dat is ontwikkeld voor het langdurig bewaren van documenten. Dit beperkt functies zoals versleuteling, externe lettertypen en niet-ondersteunde multimedia om bestanden zelfstandig en toegankelijk te houden.

Het gebruik van PDF/A helpt bij het voldoen aan regelgevingsvereisten, beveiligt de integriteit van documenten en voorkomt toekomstige problemen met bestandsindelingen. Acrobat Sign zorgt voor PDF/A-naleving in de gehele overeenkomstworkflow, van uploaden tot ondertekenen tot opslag.

PDF/A-workflows zijn vooral handig voor organisaties die op de lange termijn gegevens willen archiveren, zoals in de financiële sector, de gezondheidszorg en de overheid.

Voordelen van het gebruik van workflows voor PDF/A

  • Voldoen aan de nalevings- en retentievoorschriften
  • Een leesbare en stabiele documentindeling behouden
  • Vermijden van kosten voor het opnieuw formatteren of migreren van gearchiveerde bestanden
  • Vergroten van het vertrouwen in de integriteit van ondertekende documenten
Opmerking:

Acrobat Sign ondersteunt het converteren van bestanden naar PDF/A-2B- of PDF/A-3B-bestandstypen. 

Configuratie

Beschikbaarheid:

  • Acrobat Standard en Acrobat Pro: Uitgeschakeld; Niet configureerbaar
  • Acrobat Sign Solutions: ondersteund
  • Acrobat Sign voor Government: ondersteund

Configuratiebereik:

Beheerders kunnen deze functie inschakelen op account- en groepsniveau.

Krijg toegang tot deze functie door in het configuratiemenu van de beheerder naar Algemene instellingen > PDF/A-workflows te gaan

De beheerpagina voor algemene instellingen met de besturingselementen voor PDF/A-workflows gemarkeerd.

De volgende opties zijn beschikbaar:

Het inschakelen van PDF/A-workflows geeft beheerders toegang tot PDF/A-besturingselementen en instrueert Acrobat Sign om bestanden te valideren en te converteren naar het PDF/A-formaat.

Beheerders moeten een van de twee conformiteitsniveaus selecteren waarnaar Acrobat Sign bestanden moet converteren wanneer normalistie is ingeschakeld. Dit is het standaardniveau van elke overeenkomst die wordt gemaakt als normalistie is uitgeschakeld:

Conformiteitsniveau Beschrijving Beste voor
PDF/A-2b Behoudt de visuele weergave van het document voor langdurige archivering. Zorgt ervoor dat tekst, lettertypen, afbeeldingen en kleuren consistent blijven in de loop van de tijd.
Dit is het meest gebruikte niveau voor naleving.		 Algemene nalevings- en standaard archiveringsbehoeften.
PDF/A-3b Biedt dezelfde visuele bewaring als 2b, maar laat je ook niet-PDF/A-bestanden (zoals XML, CSV of spreadsheets) insluiten in de PDF voor aanvullende administratieve behoeften. Organisaties die brongegevens of aanvullende bestanden moeten opslaan samen met de ondertekende PDF.

Schakel PDF/A-normalisatie in om geüploade bestanden actief te converteren naar het geselecteerde conformiteitsniveau. 

  • PDF-bestanden worden gevalideerd en geconverteerd naar het geselecteerde conformiteitsniveau. Geüploade PDF's met het geselecteerde conformiteitsniveau worden geëvalueerd en indien nodig gerepareerd.
  • Als PDF/A-workflows zijn ingeschakeld, maar normalistie niet is ingeschakeld, evalueert Acrobat Sign elk geüpload bestand en neemt het het conformiteitsniveau over van het eerste geüploade PDF/A-bestand met een ondersteunde standaard.
    • Als er geen geüpload pdf-document PDF/A is, gebruikt de overeenkomst standaard het conformiteitsniveau dat in de besturingselementen is geselecteerd.

Wanneer bestanden worden geconverteerd naar de geselecteerde bestandsstandaard en gevalideerd, kunnen er fouten optreden. Deze fouten kunnen voortkomen uit meerdere bronnen en zullen het overeenkomstproces tot stilstand brengen.

Als de optie om validatiefouten te negeren is ingeschakeld, zal Acrobat Sign de fouten negeren en doorgaan met het genereren van de overeenkomst. Deze overeenkomsten zijn mogelijk niet volledig PDF/A-compatibel en mogen om geen enkele reden als zodanig worden behandeld.

In deze situatie moet de gebruiker het originele bestand opnieuw opmaken, zodat het geen fouten meer veroorzaakt.
De meest voorkomende fouten zijn dat het originele document:

Conflicterende instellingen

Om PDF/A-compatibiliteit te garanderen, worden instellingen die in conflict zijn met de compatibiliteit, onderdrukt in de gebruikersinterface.

 De beheerdersinstellingen voor de wachtwoordbeveiliging voor ondertekende documenten zijn aangepast om elke optie te onderdrukken waarmee een verzegelingswachtwoord kan worden toegepast:

Besturingselementen voor wachtwoordbeveiliging van ondertekende documenten in zowel de oorspronkelijke weergave als met de opties om een wachtwoord toe te voegen onderdrukt.

Zowel de interfaces Handtekeningen aanvragen als Workflow Designer verwijdert de optie om een wachtwoord toe te voegen op gebruikersniveau:

Wachtwoordbeheerelementen toevoegen in de overeenkomstinstellingen onderdrukt

Acrobat Sign biedt geen ondersteuning voor het bewerken of digitaal ondertekenen van PDF/A-documenten.

Het inschakelen van PDF/A-workflows schakelt de optie Downloaden en ondertekenen met Acrobat uit voor digitale handtekeningworkflows. Overeenkomsten moeten worden ondertekend met behulp van cloudgebaseerde handtekeningen.

Acrobat Sign ondersteunt het downloaden en fysiek ondertekenen van een overeenkomst niet.

Als u PDF/A-workflows inschakelt, wordt de optie Downloaden en ondertekenen met Acrobat voor digitale handtekeningworkflows automatisch uitgeschakeld. Overeenkomsten moeten worden ondertekend met behulp van cloudgebaseerde handtekeningen.

Foutmelding die aangeeft dat Ondertekend document uploaden is ingeschakeld.

Gebruik

Wanneer deze optie is ingeschakeld, bevat de PDF/A-workflow validatiestappen om volledige naleving te garanderen:

  • Conversie van Word-documenten wordt ondersteund. Niet-pdf-documenten worden eerst geconverteerd naar een pdf en vervolgens naar het geselecteerde PDF/A-conformiteitsniveau.
  • PDF-documenten worden gevalideerd tegen het geselecteerde conformiteitsniveau: PDF/A-2b of PDF/A-3b.
  • Bestanden die voldoen aan PDF/A-vereisten, worden geaccepteerd en behouden tijdens het ondertekeningsproces.
  • Als een document niet kan worden gevalideerd, wordt de overeenkomst geblokkeerd en wordt een foutmelding weergegeven:
    • {File Name}: Het bestand voldoet niet aan de PDF/A-specificatie - Geeft aan dat het geüploade bestand niet voldoet aan de PDF/A-2b-vereisten.
    • {File Name}: Bestand kan niet worden geüpload - Geeft aan dat wachtwoordbeveiliging of encryptie het uploaden van het bestand blokkeert.

Het ondertekende document en het controlerapport bevatten een nalevingsmarker die de status PDF/A identificeert.

Een ondertekende overeenkomst met het zegelbanner dat aangeeft dat de PDF-A wordt nageleefd.

Controlerapporten en activiteitenlogboeken

Voor PDF/A-workflows wordt een auditgebeurtenis gegenereerd die aangeeft of de overeenkomst PDF/A-compatibel is en wat het niveau van PDF/A-compatibel is.

  • Het Auditrapport zelf voldoet ook aan PDF/A.
  • Het Activiteiten logboek bevat ook een opmerking die aangeeft dat het document voldoet aan PDF/A.
Een controlerapport met de standaardgebeurtenis PDF-A gemarkeerd

Handige weetjes

PDF/A-compatibiliteit introduceert beperkingen voor bepaalde Acrobat Sign-functies:

  • Wachtwoordbeveiliging is uitgeschakeld voor PDF-/A-overeenkomsten. 
    • De optie om Wachtwoordbeveiliging voor ondertekende documenten toe te voegen aan een overeenkomst (via de overeenkomstinstellingen of Workflow Designer) wordt onderdrukt om te voorkomen dat er een wachtwoord wordt toegepast.
    • De opties in het beheerdersmenu waarmee een wachtwoord voor een ondertekend document is vereist, zijn gewijzigd. Alle opties die wachtwoorden toestaan, zijn verwijderd.
  • Versleuteling is uitgeschakeld, zelfs als versleuteling geen wachtwoord vereist om het document te ontsleutelen. Ondertekende PDF-/A-documenten worden na het downloaden niet versleuteld.
  • Kleurenschema moet sRGB zijn.Conversie kan mislukken als het originele document een ander kleurenschema dan sRGB specificeert, bijvoorbeeld CMYK.
  • Ingesloten lettertypen - Documenten mogen alleen ingesloten lettertypen bevatten. Als een gebruiker een niet-pdf-document aanlevert dat acrobat sign kan converteren naar een pdf, mag dat document alleen gebruikmaken van ondersteunde lettertypen.  
    • acrobat sign kan alleen een lettertype insluiten uit de set lettertypen die wordt gebruikt voor het wijzigen van de documenten.  
    • acrobat sign kan geen niet-gelicentieerde lettertypen insluiten.

Ondersteunde lettertypen

Adobe Acrobat Sign ondersteunt deze lettertypecategorieën voor PDF/A:

  • Microsoft Office-lettertypen - De lettertypen die doorgaans bij een standaard Microsoft Office-installatie zijn inbegrepen, worden ondersteund.

Aanvullende ondersteunde lettertypen

  • Adobe Arabic
  • Adobe Caslon Pro
  • Adobe Clean
  • Adobe Devanagari
  • Adobe Fan Heiti Standard
  • Adobe Fangsong Standard
  • Adobe Garamond Pro
  • Adobe Gothic Standard
  • Adobe Hebrew
  • Adobe Heiti Standard
  • Adobe Jenson Pro
  • Adobe Kaiti Standard
  • Adobe Ming Standard
  • Adobe Myungjo Standard
  • Adobe Pi Standard
  • Adobe Song Standard
  • Adobe Text Pro
  • Adobe Thai
  • Alexa Standard
  • Arno Pro
  • Balzano Standard
  • Banshee standaard
  • Bell Centennial standaard
  • Bickham Script Pro
  • Birch standaard
  • Blackoak standaard
  • Brioso Pro
  • Brush Script standaard
  • Caflisch Script Pro
  • Caliban standaard
  • Century Old Style standaard
  • Chaparral Pro
  • Charlemagne standaard
  • Cooper Black standaard
  • Copal standaard
  • Coriander standaard
  • Cottonwood standaard
  • Courier standaard
  • Cronos Pro
  • Cutout standaard
  • Flood standaard
  • Fusaka standaard
  • Garamond Premier Pro
  • Giddyup standaard
  • Graphite standaard
  • Heisei Kaku Go standaard
  • Heisei Maru Go standaard
  • Heisei Min standaard
  • Hobo Standaard
  • Hypatia Sans Pro
  • Immi Five O Five Standaard
  • Ironwood Standaard
  • Juniper Standaard
  • Kazuraki SP2N
  • Kazuraki SPN
  • Kepler Standaard
  • Kozuka Gothic Pr6N
  • Kozuka Gothic Pro
  • Kozuka Gothic Pro VI
  • Kozuka Gothic Standaard
  • Kozuka Mincho Pr6N
  • Kozuka Mincho Pro
  • Kozuka Mincho Pro VI
  • Kozuka Mincho Standaard
  • Letter Gothic Standaard
  • Lithos Pro
  • Madrone Standaard
  • Mesquite Standaard
  • MICR Standaard
  • Minion Pro
  • Myriad Arabisch
  • Myriad Hebreeuws
  • Myriad Pro
  • Myriad Standaard
  • Mythos Standaard
  • News Gothic Standaard
  • Nueva Standaard
  • OCRA Standaard
  • OCRB Standaard
  • Orator Standaard
  • Ouch Standaard
  • Pepperwood Standaard
  • Poetica Standaard
  • Ponderosa Standaard
  • Poplar Standaard
  • Postino Standaard
  • Prestige Elite Standaard
  • Quake Standaard
  • Rad Standaard
  • Rosewood Standaard
  • Ryo Clean Plus N
  • Ryo Display Plus N
  • Ryo Display Standaard
  • Ryo Gothic Plus N
  • Ryo Gothic Standaard
  • Ryo Text Plus N
  • Ryo Text Standaard
  • Sanvito Pro
  • Shuriken Standaard
  • Stencil Standaard
  • Strumpf Standaard
  • Symbol Standaard
  • Tekton Pro
  • Toolbox Standaard
  • Trajan Pro
  • Utopia Standaard
  • Viva Standaard
  • Voluta Script Pro
  • Warnock Pro
  • Willow Standaard
  • Woodtype Ornaments Standaard
  • Zebrawood Standaard

Japanse lettertypen

  • BIZ UDMingcho
  • BIZ UDPGothic
  • HG S Kyokasho
  • HG S Mincho
  • Hiragino Kyokasho
  • Hiragino Maru Gothic
  • Hiragino Mincho
  • Hiragino Reisho
  • Hiragino Seikaishotai
  • Hiragino Soei Kakupoptai
  • Meiryo
  • MS Mincho
  • OCR B
  • UD Digi Kyokasho N
  • Yu Mincho

Adobe, Inc.

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?

Snelle koppelingen

Al je lidmaatschappen weergeven Je lidmaatschappen beheren
Snelle koppelingen weergeven
Snelle koppelingen verbergen

Juridische kennisgevingen    |    Online privacybeleid