Zorg ervoor dat uw ondertekende documenten ook tientallen jaren later nog leesbaar, toegankelijk en conform de regelgeving blijven.
PDF/A is een speciale indeling dat is ontwikkeld voor het langdurig bewaren van documenten. Dit beperkt functies zoals versleuteling, externe lettertypen en niet-ondersteunde multimedia om bestanden zelfstandig en toegankelijk te houden.
Het gebruik van PDF/A helpt bij het voldoen aan regelgevingsvereisten, beveiligt de integriteit van documenten en voorkomt toekomstige problemen met bestandsindelingen. Acrobat Sign zorgt voor PDF/A-naleving in de gehele overeenkomstworkflow, van uploaden tot ondertekenen tot opslag.
PDF/A-workflows zijn vooral handig voor organisaties die op de lange termijn gegevens willen archiveren, zoals in de financiële sector, de gezondheidszorg en de overheid.
Voordelen van het gebruik van workflows voor PDF/A
- Voldoen aan de nalevings- en retentievoorschriften
- Een leesbare en stabiele documentindeling behouden
- Vermijden van kosten voor het opnieuw formatteren of migreren van gearchiveerde bestanden
- Vergroten van het vertrouwen in de integriteit van ondertekende documenten
Acrobat Sign ondersteunt het converteren van bestanden naar PDF/A-2B- of PDF/A-3B-bestandstypen.
Configuratie
Beschikbaarheid:
- Acrobat Standard en Acrobat Pro: Uitgeschakeld; Niet configureerbaar
- Acrobat Sign Solutions: ondersteund
- Acrobat Sign voor Government: ondersteund
Configuratiebereik:
Beheerders kunnen deze functie inschakelen op account- en groepsniveau.
Krijg toegang tot deze functie door in het configuratiemenu van de beheerder naar Algemene instellingen > PDF/A-workflows te gaan
De volgende opties zijn beschikbaar:
Het inschakelen van PDF/A-workflows geeft beheerders toegang tot PDF/A-besturingselementen en instrueert Acrobat Sign om bestanden te valideren en te converteren naar het PDF/A-formaat.
Beheerders moeten een van de twee conformiteitsniveaus selecteren waarnaar Acrobat Sign bestanden moet converteren wanneer normalistie is ingeschakeld. Dit is het standaardniveau van elke overeenkomst die wordt gemaakt als normalistie is uitgeschakeld:
| Conformiteitsniveau | Beschrijving | Beste voor |
|---|---|---|
| PDF/A-2b | Behoudt de visuele weergave van het document voor langdurige archivering. Zorgt ervoor dat tekst, lettertypen, afbeeldingen en kleuren consistent blijven in de loop van de tijd. Dit is het meest gebruikte niveau voor naleving. |
Algemene nalevings- en standaard archiveringsbehoeften. |
| PDF/A-3b | Biedt dezelfde visuele bewaring als 2b, maar laat je ook niet-PDF/A-bestanden (zoals XML, CSV of spreadsheets) insluiten in de PDF voor aanvullende administratieve behoeften. | Organisaties die brongegevens of aanvullende bestanden moeten opslaan samen met de ondertekende PDF. |
Schakel PDF/A-normalisatie in om geüploade bestanden actief te converteren naar het geselecteerde conformiteitsniveau.
- PDF-bestanden worden gevalideerd en geconverteerd naar het geselecteerde conformiteitsniveau. Geüploade PDF's met het geselecteerde conformiteitsniveau worden geëvalueerd en indien nodig gerepareerd.
- Als PDF/A-workflows zijn ingeschakeld, maar normalistie niet is ingeschakeld, evalueert Acrobat Sign elk geüpload bestand en neemt het het conformiteitsniveau over van het eerste geüploade PDF/A-bestand met een ondersteunde standaard.
- Als er geen geüpload pdf-document PDF/A is, gebruikt de overeenkomst standaard het conformiteitsniveau dat in de besturingselementen is geselecteerd.
Wanneer bestanden worden geconverteerd naar de geselecteerde bestandsstandaard en gevalideerd, kunnen er fouten optreden. Deze fouten kunnen voortkomen uit meerdere bronnen en zullen het overeenkomstproces tot stilstand brengen.
Als de optie om validatiefouten te negeren is ingeschakeld, zal Acrobat Sign de fouten negeren en doorgaan met het genereren van de overeenkomst. Deze overeenkomsten zijn mogelijk niet volledig PDF/A-compatibel en mogen om geen enkele reden als zodanig worden behandeld.
In deze situatie moet de gebruiker het originele bestand opnieuw opmaken, zodat het geen fouten meer veroorzaakt.
De meest voorkomende fouten zijn dat het originele document:
- Lettertypen bevat die niet op de lijst met ondersteunde lettertypen staan.
- Een ander kleurenschema gebruikt dan sRGB.
De beheerdersinstellingen voor de wachtwoordbeveiliging voor ondertekende documenten zijn aangepast om elke optie te onderdrukken waarmee een verzegelingswachtwoord kan worden toegepast:
Zowel de interfaces Handtekeningen aanvragen als Workflow Designer verwijdert de optie om een wachtwoord toe te voegen op gebruikersniveau:
Acrobat Sign biedt geen ondersteuning voor het bewerken of digitaal ondertekenen van PDF/A-documenten.
Het inschakelen van PDF/A-workflows schakelt de optie Downloaden en ondertekenen met Acrobat uit voor digitale handtekeningworkflows. Overeenkomsten moeten worden ondertekend met behulp van cloudgebaseerde handtekeningen.
Acrobat Sign ondersteunt het downloaden en fysiek ondertekenen van een overeenkomst niet.
Als u PDF/A-workflows inschakelt, wordt de optie Downloaden en ondertekenen met Acrobat voor digitale handtekeningworkflows automatisch uitgeschakeld. Overeenkomsten moeten worden ondertekend met behulp van cloudgebaseerde handtekeningen.
Gebruik
Wanneer deze optie is ingeschakeld, bevat de PDF/A-workflow validatiestappen om volledige naleving te garanderen:
- Conversie van Word-documenten wordt ondersteund. Niet-pdf-documenten worden eerst geconverteerd naar een pdf en vervolgens naar het geselecteerde PDF/A-conformiteitsniveau.
- PDF-documenten worden gevalideerd tegen het geselecteerde conformiteitsniveau: PDF/A-2b of PDF/A-3b.
- Bestanden die voldoen aan PDF/A-vereisten, worden geaccepteerd en behouden tijdens het ondertekeningsproces.
- Als een document niet kan worden gevalideerd, wordt de overeenkomst geblokkeerd en wordt een foutmelding weergegeven:
- {File Name}: Het bestand voldoet niet aan de PDF/A-specificatie - Geeft aan dat het geüploade bestand niet voldoet aan de PDF/A-2b-vereisten.
- {File Name}: Bestand kan niet worden geüpload - Geeft aan dat wachtwoordbeveiliging of encryptie het uploaden van het bestand blokkeert.
Het ondertekende document en het controlerapport bevatten een nalevingsmarker die de status PDF/A identificeert.
Controlerapporten en activiteitenlogboeken
Voor PDF/A-workflows wordt een auditgebeurtenis gegenereerd die aangeeft of de overeenkomst PDF/A-compatibel is en wat het niveau van PDF/A-compatibel is.
- Het Auditrapport zelf voldoet ook aan PDF/A.
- Het Activiteiten logboek bevat ook een opmerking die aangeeft dat het document voldoet aan PDF/A.
Handige weetjes
PDF/A-compatibiliteit introduceert beperkingen voor bepaalde Acrobat Sign-functies:
- Wachtwoordbeveiliging is uitgeschakeld voor PDF-/A-overeenkomsten.
- De optie om Wachtwoordbeveiliging voor ondertekende documenten toe te voegen aan een overeenkomst (via de overeenkomstinstellingen of Workflow Designer) wordt onderdrukt om te voorkomen dat er een wachtwoord wordt toegepast.
- De opties in het beheerdersmenu waarmee een wachtwoord voor een ondertekend document is vereist, zijn gewijzigd. Alle opties die wachtwoorden toestaan, zijn verwijderd.
- Versleuteling is uitgeschakeld, zelfs als versleuteling geen wachtwoord vereist om het document te ontsleutelen. Ondertekende PDF-/A-documenten worden na het downloaden niet versleuteld.
- Kleurenschema moet sRGB zijn.Conversie kan mislukken als het originele document een ander kleurenschema dan sRGB specificeert, bijvoorbeeld CMYK.
- Ingesloten lettertypen - Documenten mogen alleen ingesloten lettertypen bevatten. Als een gebruiker een niet-pdf-document aanlevert dat acrobat sign kan converteren naar een pdf, mag dat document alleen gebruikmaken van ondersteunde lettertypen.
- acrobat sign kan alleen een lettertype insluiten uit de set lettertypen die wordt gebruikt voor het wijzigen van de documenten.
- acrobat sign kan geen niet-gelicentieerde lettertypen insluiten.
Ondersteunde lettertypen
Adobe Acrobat Sign ondersteunt deze lettertypecategorieën voor PDF/A:
- Microsoft Office-lettertypen - De lettertypen die doorgaans bij een standaard Microsoft Office-installatie zijn inbegrepen, worden ondersteund.
Aanvullende ondersteunde lettertypen
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee standaard
- Bell Centennial standaard
- Bickham Script Pro
- Birch standaard
- Blackoak standaard
- Brioso Pro
- Brush Script standaard
- Caflisch Script Pro
- Caliban standaard
- Century Old Style standaard
- Chaparral Pro
- Charlemagne standaard
- Cooper Black standaard
- Copal standaard
- Coriander standaard
- Cottonwood standaard
- Courier standaard
- Cronos Pro
- Cutout standaard
- Flood standaard
- Fusaka standaard
- Garamond Premier Pro
- Giddyup standaard
- Graphite standaard
- Heisei Kaku Go standaard
- Heisei Maru Go standaard
- Heisei Min standaard
- Hobo Standaard
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five Standaard
- Ironwood Standaard
- Juniper Standaard
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler Standaard
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic Standaard
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho Standaard
- Letter Gothic Standaard
- Lithos Pro
- Madrone Standaard
- Mesquite Standaard
- MICR Standaard
- Minion Pro
- Myriad Arabisch
- Myriad Hebreeuws
- Myriad Pro
- Myriad Standaard
- Mythos Standaard
- News Gothic Standaard
- Nueva Standaard
- OCRA Standaard
- OCRB Standaard
- Orator Standaard
- Ouch Standaard
- Pepperwood Standaard
- Poetica Standaard
- Ponderosa Standaard
- Poplar Standaard
- Postino Standaard
- Prestige Elite Standaard
- Quake Standaard
- Rad Standaard
- Rosewood Standaard
- Ryo Clean Plus N
- Ryo Display Plus N
- Ryo Display Standaard
- Ryo Gothic Plus N
- Ryo Gothic Standaard
- Ryo Text Plus N
- Ryo Text Standaard
- Sanvito Pro
- Shuriken Standaard
- Stencil Standaard
- Strumpf Standaard
- Symbol Standaard
- Tekton Pro
- Toolbox Standaard
- Trajan Pro
- Utopia Standaard
- Viva Standaard
- Voluta Script Pro
- Warnock Pro
- Willow Standaard
- Woodtype Ornaments Standaard
- Zebrawood Standaard
Japanse lettertypen
- BIZ UDMingcho
- BIZ UDPGothic
- HG S Kyokasho
- HG S Mincho
- Hiragino Kyokasho
- Hiragino Maru Gothic
- Hiragino Mincho
- Hiragino Reisho
- Hiragino Seikaishotai
- Hiragino Soei Kakupoptai
- Meiryo
- MS Mincho
- OCR B
- UD Digi Kyokasho N
- Yu Mincho
