De ondertekeningsworkflow met een schriftelijke handtekening is momenteel beschikbaar op alle serviceniveaus.

Beschrijving van functie

Voor sommige documenten is een fysieke handtekening vereist. Dit kan om juridische redenen, compatibiliteitsvereisten of beleidsrichtlijnen, of eenvoudigweg omdat één of beide partijen zich prettiger voelen om schriftelijk, met de hand, te ondertekenen.

De schriftelijke ondertekeningsworkflow van Adobe Sign ondersteunt het verkrijgen van fysieke handtekeningen. Tegelijkertijd garandeert Adobe correct toegangsbeheer en het behoud van een hoge mate van kwaliteit en inzichtelijkheid van het uiteindelijke document. Ook worden de voordelen van elektronische verwerking en controle optimaal benut.

De traditionele faxoplossing is afhankelijk van elke individuele fax die in het ondertekeningsproces is opgenomen. Bij elke extra handtekening wordt de analoge 'ruis' vergroot en is het einddocument aanzienlijk minder getrouw dan het oorspronkelijke document.

Met de nieuwe schriftelijke workflow kan de ontvanger de inhoud van elk veld elektronisch invullen en eventueel extra bestanden toevoegen. Hierna kan het document digitaal en nauwkeurig ter ondertekening worden afgedrukt. Vervolgens scant de ondertekenaar het ondertekende document naar een elektronisch formulier en kan het bestand worden geüpload via de oorspronkelijke e-mailkoppeling van het document. Door een scanner of een foto van het ondertekende document te gebruiken als uploadbestand wordt de kwaliteit van de definitieve overeenkomst aanzienlijk beter.

Opmerking:

  • De schriftelijke workflow is alleen beschikbaar in de nieuwe verzendomgeving. Gebruikers in de klassieke verzendomgeving blijven de faxondertekeningsworkflow gebruiken.
  • De faxworkflow is niet beschikbaar in de nieuwe verzendomgeving.
  • De schriftelijke workflow (met digitale upload) zal de faxworkflow volledig vervangen wanneer de klassieke verzendpagina in het vierde kwartaal van 2017 ook volgens planning verdwijnt.

Wat gaat er veranderen?

Voor afzenders

Voor afzenders zijn er geen wijzigingen in de workflow of de documentsjabloon. De enige wijziging is dat u de optie 'Schriftelijk' kiest in plaats van 'Handtekening faxen'.

Een voordeel is dat de schriftelijke ondertekeningsworkflow uitgebreidere opties biedt, zoals:

  • Persoonlijke berichten sturen naar ontvangers met discrete instructies
  • Verificatie van ondertekenaar
  • De mogelijkheid om velden vooraf in te vullen voordat het document ter ondertekening wordt verzonden
  • De huidige ondertekenaar vervangen
  • De overeenkomst na verzending (maar voor ondertekening) nog wijzigen
  • De mogelijkheid om de eerste ondertekenaar te vragen om ondersteunende documenten toe te voegen
  • Herinneringen zijn consistent met de elektronische ondertekeningsworkflow
  • Veldgegevensrapportage voor de vooraf ingevulde velden en de inhoud van de formuliervelden van de eerste ondertekenaar
  • De mogelijkheid om in te stellen dat de eerste ondertekenaar velden moet invullen of valideren
  • Uitgebreide lijst met ontvangers: zoveel ondertekenaars als wordt ondersteund door de elektronische workflow
  • Volledige ondersteuning van alle beschikbare typen ontvangers (fiatteurs, formulierinvullers, acceptanten, enz.)
    • We raden aan dat u, als afzender, uzelf (of een door u aangewezen partij) als laatste ontvanger met de rol van fiatteur in de ondertekeningsketen plaatst. Zo kunt u de documenten die zijn geüpload snel even controleren.

 

Voor ondertekenaars

Voor ondertekenaars komt de schriftelijke ondertekeningsworkflow sterk overeen met de elektronische workflow, tot het punt dat ze het document moeten afdrukken om hun handtekening te plaatsen:

  • De ontvanger wordt via e-mail op de hoogte gesteld met een koppeling naar het document.
  • De ontvanger opent het document elektronisch, waarna een driestappenoverzicht van het proces wordt weergegeven:

 

  • De ontvanger kan alle vereiste of gevraagde formuliervelden invullen
  • Hierna klikt de ontvanger op de knop Volgende om naar de downloadinstructies te gaan:

 

  • De ontvanger klikt op de knop Downloaden om het document, inclusief de veldinhoud, te downloaden.
  • Er wordt een venster geopend waarin de ontvanger wordt gevraagd om het bestand te openen of op te slaan
  • Druk de pagina's van het geopende PDF-bestand af
  • Onderteken het document met de hand
  • Scan het document terug naar een digitale vorm
    • Adobe Sign accepteert het bestand met de standaard geaccepteerde indelingen (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
    • Adobe Sign accepteert slechts één bestand, dus als u meerdere afbeeldingen hebt, moet u deze in één bestand samenvoegen.
  • Wanneer u klikt op de koppeling in het originele e-mail bericht 'Wilt u alstublieft ondertekenen', wordt een venster geopend waarin u het bestand kunt uploaden (of opnieuw downloaden indien nodig)
 
  • Als de ondertekenaar op de knop Uploaden om te verzenden klikt, wordt een venster geopend waarin de ondertekenaar kan bladeren naar het bestand dat hij op het lokale systeem wil uploaden
  • Nadat het bestand is geüpload, is de ontvanger gereed en gaat de overeenkomst naar de volgende ondertekenaar, of wordt het proces afgerond

 

Voor klanten die integratie/API gebruiken

Als klanten de nieuwe verzendpagina hebben ingeschakeld of ingesloten in hun app, is de schriftelijke ondertekeningsworkflow standaard ingeschakeld. 

Klanten die gegevens of overeenkomstbestanden ophalen met API, hoeven de bestaande code niet te wijzigen. De workflow die wordt gebruikt om een document te ondertekenen, is niet van invloed op de manier waarop u toegang hebt tot de voltooide overeenkomst.

Omdat vooraf ingevulde velden en de velden van de eerste ondertekenaar elektronisch worden vastgelegd, kunnen de desbetreffende veldgegevens worden geïmporteerd als u de gegevenstoewijzing hebt gedefinieerd.

 

Opmerking:

Klanten kunnen de klassieke verzendpagina blijven gebruiken tot het vierde kwartaal van 2017. Hierna wordt de klassieke verzendmethode (en dus ook het faxen van handtekeningen) buiten gebruik gesteld.

Waarom deze veranderingen?

Alhoewel gefaxte overeenkomsten bijzonder handig zijn bij het verkrijgen van geldige handtekeningen, zijn er ook allerlei problemen, grotendeels door de aard van de faxapparaten zelf. Veel voorkomende problemen zijn:

  • Slechte kwaliteit van het uiteindelijke document: als een document vier keer achtereenvolgens moet worden gefaxt, leidt dat tot veel analoge 'ruis' in het document
  • Mislukte transacties: mensen maken fouten en elke dag worden documenten weer met de verkeerde kant boven doorgefaxt. Omdat het ontvangen document leeg is, kan Adobe Sign het niet opnemen in de routing en wordt het dus niet gekoppeld aan de verwante overeenkomst.
  • Slecht beveiligd: een document via de fax verzenden is onveilig en biedt geen garantie dat het document bij de juiste ontvanger aankomt.
  • Beperkt aantal ondertekenaars: de mechanieken waarmee de gefaxte pagina's worden gekoppeld aan de overeenkomst zijn gebaseerd op QR-codes in de hoeken van de pagina's. Omdat elke pagina slechts vier hoeken heeft, is het aantal transacties via de fax beperkt tot vier ondertekenaars.
  • Velden vooraf invullen: het bestaande faxsysteem is ontworpen om een document naar de aangewezen partij te verzenden, en niet om documentvelden vooraf in te vullen.
  • Gegevensverzameling: een gefaxt document heeft geen velden die door het systeem kunnen worden gelezen en naar u geretourneerd in de vorm van een rapport. Gegevensverzameling is handmatig en dus omslachtig.

Verzenden naar faxnummers

Verzenden naar een faxnummer wordt niet ondersteund door de ondertekeningsworkflow met een schriftelijke handtekening. Een van de belangrijkste voordelen van de nieuwe oplossing is dat het ondertekeningsproces niet meer afhankelijk is van de mechanische problemen die afdrukken op een fax met zich meebrengen. Door de fax als bron te elimineren, krijgen we:

  • Gegarandeerde documentkwaliteit: zonder de analoge ruis van faxapparaten
  • Correcte levering en bevestiging via logboek: de verzendrapporten van een fax bieden u geen garantie dat een leesbare kopie van het document is geleverd, en ook niet aan wie het document werd geleverd
  • Betere beveiliging: veel faxapparaten staan in de openbare ruimte waar iedereen toegang heeft tot de inhoud die wordt gegenereerd
  • Betere validatie/communicatie van ondertekenaar: het elektronische ondertekeningsproces biedt allerlei voordelen. Zo kunt u ondertekenaars valideren en persoonlijke berichten opnemen om uw ondertekenaars in te lichten en hele specifieke instructies te geven tijdens het ondertekeningsproces

De optie voor een schriftelijke handtekening inschakelen

Het nieuwe schriftelijke handtekeningproces is pas beschikbaar als uw account is ingesteld voor de nieuwe verzendomgeving.

  1. Navigeer naar Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen
  2. Schuif omlaag naar Toegestane handtekeningtypes
  3. Schakel de optie Laat afzenders documenten verzenden voor schriftelijke handtekeningen in
  4. Klik op Opslaan om de wijziging vast te leggen

 

Wanneer de functie is ingeschakeld, is de optie beschikbaar op de pagina Verzenden

Opmerking:

Als u beperkte documentzichtbaarheid (Account > Accountinstellingen > Algemene instellingen) gebruikt, moet u de optie Schriftelijke handtekening bij die instellingen expliciet inschakelen voordat deze optie wordt weergegeven op de pagina Verzenden.  

Elke overeenkomst die wordt verzonden met zowel beperkte documentzichtbaarheid als de schriftelijke ondertekeningsworkflow zal de instellingen voor documentzichtbaarheid negeren. In dat geval wordt het hele document gepresenteerd aan de ondertekenaar.

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid