Adobe Sign-documenten archiveren via de eOriginal-archiveringsdiensten

Beheer en beveilig documenten digitaal.

Adobe Sign helpt organisaties in samenwerking met eOriginal te voldoen aan vereisten op het gebied van compatibiliteit en regelgeving door belangrijke ondertekende documenten te archiveren in een veilig digitaal archief. Nadat een document is ondertekend, kan eOriginal het veilig archiveren in een volledig digitale omgeving met de hoogste niveaus van beveiliging en compatibiliteit. Ondernemingen kunnen ervoor kiezen om alle documenten in een bepaald account, alle documenten die door een specifieke groep (of subset van gebruikers) in gang zijn gezet of afzonderlijke documenten te archiveren.

Wanneer een document wordt gemaakt, wordt het originele document dat is geüpload naar Adobe Sign beschouwd als de gezaghebbende kopie van het contract. De gezaghebbende kopie blijft tijdens de volledige ondertekeningscyclus op de Adobe-servers staan. Zodra deze cyclus is voltooid, wordt de gezaghebbende kopie gearchiveerd in het eOriginal-archief en wordt het document een rechtsinstrument. Een PDF-kopie van het document blijft behouden in Adobe Sign, maar het wordt voorzien van een watermerk met de tekst 'Kopie van het origineel' om aan te geven dat het document dat door eOriginal is gearchiveerd de enige authentieke versie is:

Hoe het werkt

Na voltooiing van de ondertekeningscyclus activeren alle transacties die zijn ingeschakeld voor archivering de eOriginal-archiveringsdiensten om de overdracht van de gezaghebbende kopie in gang te zetten. Dit is een asynchroon aanroep-en-antwoordproces waarin de archiveringsdienst na het ontvangen van een kennisgeving informatie opvraagt bij Adobe Sign en Adobe Sign de gewenste inhoud levert.

Deze opeenvolgende aanvragen vinden vrijwel in real-time plaats om ervoor te zorgen dat de gezaghebbende kopie bij de archiveringsdienst wordt opgeslagen zodra het ondertekeningsproces is voltooid.

Nadat de laatste handtekening is geplaatst, worden de volgende stappen in de onderstaande volgorde uitgevoerd:

  1. Het controlerapport wordt bijgewerkt met de gebeurtenis "Document klaar voor archivering"
    • Aangezien het controlerapport moet worden voltooid wanneer een overeenkomst een eindstatus bereikt, en aangezien het archiveringsproces alleen start nadat het ondertekeningsproces is afgerond, kan het controlerapport niet worden bijgewerkt om een afgerond archiveringsproces te melden. De geschiedenis van de transactiegebeurtenissen (opgeslagen op Adobe Sign-servers) geeft aan dat het archiveringsproces is voltooid.
  2. Het document en alle gerelateerde afbeeldingen worden voorzien van een watermerk. 
    • Eén exemplaar zonder watermerk van het einddocument blijft bewaard om eventueel te worden geüpload naar de eVaulting-provider.
    • Op dit punt kan alleen de eVaulting-provider de versie zonder watermerk ophalen met behulp van een geverifieerd toegangstoken
  3. De archiveringsdienst wordt via een ping-melding naar de Vault-callback op de hoogte gebracht dat het document klaar is voor archivering. 
    • Adobe Sign verzendt een unieke identificatiecode voor het document, de zogenaamde sleutel voor documentcapaciteit, naar de archiveringsdienst.
  4. Vervolgens vraagt de archiveringsdienst de audittrail van het document aan om een profiel voor het document te maken.
  5. Adobe Sign verschaft de audittrail
    • De audittrail omvat de volledige record van het ondertekeningsproces, met inbegrip van de identiteit van de ondertekenaars, de datum en tijd van elke gebeurtenis, het IP-adres en locatiegegevens (indien beschikbaar).
  6. De archiveringsdienst vraagt hierna om het document zonder watermerk.
  7. Adobe Sign verschaft het document zonder watermerk aan de archiveringsdienst.
  8. De archiveringsdienst bevestigt de ontvangst van het document en informeert Adobe Sign dat het archiveringsproces is voltooid.
  9. Het exemplaar zonder watermerk van het uiteindelijke contract wordt verwijderd uit het Adobe Sign-systeem.

Opmerking:

De archiveringsdienst heeft alleen te maken met het uiteindelijke (gezaghebbende) exemplaar van het document en de bijbehorende afbeeldingen.

De interimversies van het document (voorafgaand aan de eindondertekening) vormen geen onderdeel van het archiveringsproces.

Deze niet-officiële versies blijven zonder watermerk bewaard op de Adobe Sign-servers tenzij ze door een ander proces worden verwijderd (zoals bijvoorbeeld retentiebeleid of een AVG-handeling).

Diagram van het proces voor elektronisch archiveren

Op dit punt wordt alleen een met een watermerk voorzien exemplaar van het einddocument opgeslagen door Adobe Sign. Miniaturen (zoals weergegeven in Adobe Sign) worden ook voorzien van een watermerk. Zo wordt gegarandeerd dat er slechts één versie zonder watermerk is en dat deze in handen is van de archiveringsdienst.

Nadat het document is gearchiveerd heeft Adobe alleen maar exemplaren van het einddocument die zijn voorzien van een watermerk.

Downloaden

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid