Toegang tot de overeenkomstactiviteit (geschiedenis) en de controlerapporten

De Adobe Sign-functies voor geschiedenis en controlerapporten zijn beschikbaar voor alle gebruikers van het systeem. Elke overeenkomst die aan een gebruiker is gekoppeld, heeft een geschiedenis en gerelateerd controlerapport.


Overzicht

Elke overeenkomst in Adobe Sign-overeenkomst doorloopt een aantal “gebeurtenismijlpalen” die de vooruitgang van de transactie bepalen.

Deze mijlpalen kunnen gebeurtenissen zoals de volgende omvatten:

  • Het maken van een document
  • Wijzigingen in de verzonden transactie
  • E-mails die naar ontvangers worden verzonden
  • E-mails die door ontvangers worden bekeken
  • Delegeren van de autoriteit van een ontvanger
  • Handtekeningen/goedkeuringen die op overeenkomsten worden toegepast
  • De status Voltooid/Afgewezen/Geannuleerd

 

Mijlpalen worden geregistreerd in twee indelingen met vergelijkbare inhoud, maar verschillende doelstellingen:

Activiteitenlijst

De lijst Activiteit is een momentopname van de transactie, die aangeeft waar deze zich bevindt in het volledige proces (van begin tot eind), gezien vanuit de Adobe Sign-toepassing.

  • De lijst Activiteit bevat een minimale hoeveelheid informatie: de gebeurtenis zelf, de gebruiker/ontvanger (geïdentificeerd door het e-mailadres wordt) die de gebeurtenis heeft geregistreerd en het tijd-/datumstempel van de gebeurtenis (aangepast aan de lokale systeeminstellingen voor de tijdzone van de gebruiker die het document heeft weergegeven)
  • Elke gebeurtenis waardoor het document wordt veranderd (zoals een wijziging, of een actie van een ontvanger), bevat een koppeling die het document onmiddellijk na die gebeurtenis toont
  • De activiteitenlijst heeft betrekking op de gehele transactie. Daarom kunt u soms informatie zien die niet is inbegrepen in het controlerapport (wat beperkter is ten aanzien van documentinteractie)
    • Wanneer de transactie nog wordt uitgevoerd, ziet u onder aan de activiteitenlijst een overzicht van de ontvangers die in de overeenkomstworkflow actief blijven
    • Retentie- en eVaulting-gebeurtenissen die plaatsvinden nadat het document is voltooid
  • De activiteitenlijst is een element van de overeenkomst, dat wordt gewist door expliciete handelingen waardoor overeenkomsten worden verwijderd (bijvoorbeeld AVG). Als de overeenkomst om welke dan reden ook uit het gebruikersaccount wordt geschrapt, gaat de geschiedenisinhoud samen met de weergave van het desbetreffende item verloren. Deze gegevens kunnen niet worden hersteld
Controlerapporten bevatten dezelfde overeenkomstenmijlpalen als het deelvenster Geschiedenis, maar met meer informatie, waaronder:
  • IP-adres van het systeem dat de gebeurtenis registreert
  • Transactie-id van het vertrouwde document op de Adobe Sign-server

Controlerapporten zijn bedoeld als betrouwbare documenten waarin staat hoe een document van begin tot eind is veranderd en welke fasen in de levenscyclus zijn doorlopen. U kunt deze rapporten opslaan als PDF-bestand, of u kunt ze afdrukken als de interne bedrijfsprocessen dit vereisen.

  • Een belangrijk verschil om te melden is dat het controlerapport standaard alle gebeurtenissen toont op basis van de GMT-tijdzone (versus de lokale tijd die op het tabblad Geschiedenis wordt getoond).  Zo is er geen verwarring voor auditoren die de transacties van gebruikers in meerdere tijdzones moeten controleren.
  • De datumstempelnotatie is ingesteld op JJJJ-MM-DD.
  • Controlerapporten worden onafhankelijk opgeslagen van de overeenkomstobjecten die worden weergegeven op het beheertabblad van de webtoepassing. Als u een object verwijdert van de beheerpagina, wordt het controlerapport niet verwijderd.

 

Het controlerapport heeft twee stadia:

  • Het “interimrapport”: wanneer een transactie nog in uitvoering is (en niet voltooid), wordt het controlerapport samengesteld op basis van de overeenkomstgebeurtenissen die zijn geregistreerd op het moment dat het verzoek wordt ingediend. Dit rapport is per definitie onvolledig en niet meer actueel zodra de eerstvolgende ontvanger een nieuwe registratiegebeurtenis uitvoert.

De interimstatus van deze rapporten staat duidelijk boven aan het rapport vermeld, zodat deze rapporten niet per ongeluk als definitieve documenten kunnen worden geïnterpreteerd bij het opslaan of afdrukken

  • Het “definitieve rapport”: zodra de overeenkomst een eindstaat bereikt (Ondertekend, Geannuleerd, Afgewezen of Verlopen), wordt het definitieve controlerapport samengesteld en opgeslagen. Vanaf dit moment worden er geen nieuwe gebeurtenissen met betrekking tot de transactie (bijvoorbeeld retentie) toegevoegd aan het rapport.  Het definitieve rapport bevat dus alle gebeurtenissen die hebben plaatsgehad om het document ondertekend te krijgen, en niets meer dan dat.


Hoe werkt dit?

U kunt de activiteitenlijst weergeven op de pagina Beheren door op de koppeling Activiteit onderaan het rechterdeelvenster te klikken:

Activiteit

 

Het controlerapport is toegankelijk via het tabblad Beheren.

Selecteer de overeenkomst en klik op Controlerapport downloaden

Controlerapport downloaden


In- of uitschakelen

De deelvensters voor de geschiedenis en het controlerapport zijn standaard ingeschakeld voor alle gebruikers. Deze vensters kunnen niet worden uitgeschakeld.

 


Configuratieopties

Controlerapporten beschikken over drie UI-besturingselementen waarmee u de toegang tot het rapport kunt beheren. Ook hebben ze één API-instelling:

  • Controlerapport bevestigen aan de e-mail Ondertekend en gearchiveerd
  • Controlerapport bevestigen aan documenten tijdens downloaden vanaf de beheerpagina
  • Toegang tot controlerapport toestaan via de pagina voor transactieverificatie
  • Controlerapport via API koppelen wanneer getLatestDocument wordt aangeroepen


Controlerapport bevestigen aan de e-mail Ondertekend en gearchiveerd

De schakeloptie staat op de pagina Algemene instellingen (Groepsinstellingen voor aanpassingen op groepsniveau)

Deze optie is standaard ingesteld op Alle gebruikers, en kan geconfigureerd op account- of groepsniveau.

De vraag die u moet stellen is: “Wie zou het controlerapport moeten ontvangen met de e-mailberichten voor ondertekening en archivering?”

De volgende opties zijn beschikbaar:

  • Nooit: niemand krijgt het controlerapport
  • Alleen voor afzender: alleen de afzender van de overeenkomst ontvangt het controlerapport als bijlage
  • Alle gebruikers (standaard): alle deelnemers krijgen het controlerapport

Wanneer het controlerapport is opgenomen, wordt het samengevoegd met de overeenkomst in één PDF-bijlage.


Controlerapport bevestigen aan documenten tijdens downloaden vanaf de beheerpagina

Deze optie is standaard uitgeschakeld en kan worden in- of uitgeschakeld op account- of groepsniveau.

De schakeloptie staat op de pagina Algemene instellingen (Groepsinstellingen voor aanpassingen op groepsniveau)

Indien ingeschakeld wordt het controlerapport als onderdeel van de overeenkomst-PDF opgenomen bij alle documenten die door de gebruiker vanaf hun beheerpagina worden gedownload.

Downloaden op pagina Beheren


Toegang tot controlerapport toestaan via de pagina voor transactieverificatie

Deze optie is standaard uitgeschakeld en kan worden in- of uitgeschakeld op account- of groepsniveau.

De schakeloptie staat op de pagina Algemene instellingen (Groepsinstellingen voor aanpassingen op groepsniveau)

Wanneer deze optie is ingeschakeld, kan het controlerapport op de verificatiepagina worden ingezien door iedereen die beschikt over de transactie-id van de overeenkomst.


Controlerapport via API koppelen wanneer getLatestDocument wordt aangeroepen

Met de aanroep getLatestDocument kan het controlerapport dat automatisch is gekoppeld aan een document, worden opgehaald.

Deze optie is standaard ingesteld op de waarde False.

Deze instelling moet door uw Succes-manager worden ingeschakeld en is van toepassing op alle instanties van de aanroep.

Voor documenten die nog in voortgang zijn, wordt een interimrapport geboden.

Adobe-logo

Aanmelden bij je account