Verklaring van afstand: Deze handleiding is bedoeld als hulp en is GEEN wettelijk advies. Voor wettelijk advies over de vereisten voor uw merk of bedrijf in de regio's waarin u opereert, moet u contact opnemen met uw juridisch team.
Adobe Acrobat Sign biedt volledige ondersteuning voor de AVG voor al onze gebruikers.
De AVG vereist toestemming van de gebruiker voordat gegevens kunnen worden opgeslagen op het apparaat van de gebruiker. Hierdoor kunnen sommige gebruikers een of meer verzoeken krijgen om cookies in te schakelen:
Verklaring van afstand: Deze handleiding is bedoeld als hulp en is GEEN wettelijk advies. Voor wettelijk advies over de vereisten voor uw merk of bedrijf in de regio's waarin u opereert, moet u contact opnemen met uw juridisch team. |
De AVG is de nieuwe privacywet van de Europese Unie waarmee de vereisten voor gegevensbescherming op één lijn worden gebracht en aangepast aan de moderne wereld. Hoewel er allerlei nieuwe of verbeterde vereisten zijn, blijven de belangrijkste onderliggende principes hetzelfde. De nieuwe regels bevatten een brede definitie van persoonlijke gegevens en hebben een globaal bereik waarin alle bedrijven zijn opgenomen die gegevens van personen in de EU verzamelen. Een onderdeel van de verordening vereist dat personen het recht hebben om in te zien welke persoonlijke gegevens zijn verzameld en om deze gegevens op aanvraag te laten verwijderen, indien van toepassing.
Voor wat dit artikel betreft, verwijst de term gebruiker naar een medewerker van een bedrijf dat overeenkomsten verzendt ter ondertekening. De term ondertekenaar verwijst naar een individu dat de overeenkomsten ontvangt en vervolgens ondertekent of afwijst. Een privacybeheerder is een Acrobat Sign-accountbeheerder met speciale controlefuncties voor het verwijderen van persoonlijke gegevens van de service op verzoek van de afzender of ondertekenaar.
De uniciteit van een gebruiker is gebaseerd op het e-mailadres waarmee de persoon wordt geïdentificeerd. Als iemand meerdere e-mailadressen heeft, kunnen er meerdere, afzonderlijke gebruikers-id's zijn opgenomen in het systeem. Alle AVG-controlefuncties in Acrobat Sign gebruiken e-mailadressen om persoonlijke gegevens te zoeken en te beheren. Er is geen koppeling tussen de unieke e-mailadressen, en een beheerder kan alleen zoeken naar gegevens over het opgegeven e-mailadres.
Acrobat Sign bevat functies waarmee klanten kunnen voldoen aan de AVG-regelgeving. Ga naar www.adobe.com/nl/privacy voor meer informatie over de manieren waarop uw privacy wordt gewaarborgd door Adobe.
Conform de strikte privacyregels van de AVG zijn personen voortaan gemachtigd om hun persoonlijke gegevens te bekijken, corrigeren en te verwijderen.
De Acrobat Sign-toolset biedt drie functies:
Elke gebruiker kan een aanvraag indienen bij het Adobe Privacy Center voor het activiteitenlogbestand met de activiteiten in het Acrobat Sign-systeem waarin persoonlijke gegevens zijn opgenomen.
Die informatie wordt geretourneerd in de vorm van een CSV-bestand met:
Alleen van toepassing op overeenkomsten die door gebruikers zijn verzonden onder de autoriteit van de privacybeheerder.
Wanneer een ondertekenaar een verzoek indient om zijn/haar gegevens te verwijderen uit het Acrobat Sign-systeem, kan de privacybeheerder van het account zoeken op basis van het e-mailadres van de gebruiker en alle overeenkomsten retourneren waarin het e-mailadres voorkomt en die zijn gemaakt in het account van de beheerder.
Als de privacybeheerder bepaalt dat de overeenkomst niet meer nodig is, kan hij of zij de overeenkomst volledig en onherroepbaar verwijderen van de service.
Ontvangers die contact opnemen met Acrobat Sign, worden omgeleid naar hun tabblad Beheren en moeten contact opnemen met het bedrijf dat de transactie oorspronkelijk heeft gemaakt als ze de overeenkomst willen laten verwijderen.
Acrobat Sign zal, als gegevensverwerker voor de klant, nooit een overeenkomst verwijderen op verzoek van een ontvanger.
Alleen van toepassing op gebruikers en onder de autoriteit van de privacybeheerder
Als een medewerker vraagt om het verwijderen van zijn of haar informatie uit uw systemen, kunt u met deze tool alle informatie over de gebruiker verwijderen van de Acrobat Sign-servers.
Gebruikers moeten dit verzoek rechtstreeks indienen bij de privacybeheerder. Alleen de privacybeheerder is geautoriseerd om gebruikers te verwijderen.
Acrobat Sign-ondersteuning kan geen gebruikers van een account verwijderen en zal de gebruiker in dat geval verwijzen naar de accountbeheerder.
Individuele en gratis accounts
Gebruikers die de enige persoon in een account zijn of die slechts een gratis account hebben, kunnen zichzelf niet verwijderen. In dit geval moet de gebruiker contact opnemen met het Adobe Privacy Center.
De gebruiker moet zijn of haar e-mailadres verstrekken, en een expliciete instructie geven om de gebruiker die aan het e-mailadres is gekoppeld, te verwijderen van de Acrobat Sign-systemen. Het Adobe Privacy Center neemt dan de juiste stappen om ervoor te zorgen dat de gebruiker wordt verwijderd.
Bij het verwijderen van persoonlijke informatie uit het Acrobat Sign-systeem moeten de assets van gebruikers correct worden afgehandeld. Dit proces is afhankelijk van het type gebruiker/account in kwestie. Er zijn vier categorieën:
Ondertekenaars zijn uniek in die zin dat al hun overeenkomsten door andere gebruikers zijn gemaakt.
De eerste stap voor het laten verwijderen van uw content uit het Acrobat Sign-systeem is het registreren van uw e-mailadres en het controleren van de content die aan dat e-mailadres is gekoppeld.
U kunt uw e-mailadres hier aanmelden
Als uw e-mailadres is geregistreerd:
Als er geen content op deze pagina staat, neemt u contact op met het Adobe Privacy Center en vraagt u of uw gebruiker (e-mailadres) uit het Acrobat Sign-systeem kan worden verwijderd.
Als u de inhoud van uw overeenkomst wilt verwijderen, moet u contact opnemen met de oorspronkelijke afzender van de overeenkomst.
Alleen de account waarmee de overeenkomst oorspronkelijk werd verzonden, beschikt over de bevoegdheid om de overeenkomst te reviseren en te verwijderen.
Opmerking: De privacybeheerder van dit oorspronkelijke verzendaccount bepaalt wanneer een contract kan worden verwijderd.
Bepalen wie de oorspronkelijke afzender is:
Herhaal de bovenstaande stappen voor alle overeenkomsten in de categorieën Voltooid en In bewerking op de pagina Beheren
U dient eventuele overeenkomsten in de sectie Wachtend op u te weigeren:
Als u alle geopende overeenkomsten hebt geweigerd en contact hebt opgenomen met de afzenders van voltooide overeenkomsten, neemt u contact op met het Adobe Privacy Center en vraagt u of uw gebruiker (e-mailadres) uit het Acrobat Sign-systeem kan worden verwijderd.
De gratis en afzonderlijke serviceabonnementen hebben een geregistreerd e-mailadres en moeten zich altijd vrij kunnen aanmelden bij hun account om de inhoud te bekijken.
Als u problemen ondervindt bij het aanmelden, klikt u op Ik ben mijn wachtwoord vergeten net onder de aanmeldingsvelden. Stel uw wachtwoord opnieuw in.
Wanneer u zich kunt aanmelden bij de service:
Klik op het tabblad Beheer bovenaan het venster.
Op deze pagina ziet u alle resterende Acrobat Sign-content waarin uw e-mailadres voorkomt.
Als u overeenkomsten wilt verwijderen die door andere gebruikers zijn verzonden, moet u contact opnemen met de oorspronkelijke afzender van de overeenkomst.
Alleen de account waarmee de overeenkomst oorspronkelijk werd verzonden, beschikt over de bevoegdheid om de overeenkomst te reviseren en te verwijderen.
Opmerking: Contracten die nog kracht zijn, hoeven volgens de AVG niet te worden verwijderd. Dit wordt bepaald door de privacybeheerder van het account vanwaar het contract oorspronkelijk werd verzonden.
Bepalen wie de oorspronkelijke afzender is:
Herhaal de bovenstaande stappen voor alle overeenkomsten in de categorieën Voltooid en In bewerking op de pagina Beheren
Zodra alle ondertekende overeenkomsten zijn verwijderd, neemt u contact op met het Adobe Privacy Center en verzoekt u om uw gebruiker (e-mailadres) te verwijderen uit het Acrobat Sign-systeem.
Gebruikers die onder de bevoegdheid vallen van een account-/privacybeheerder, hoeven alleen contact op te nemen met hun beheerder met het verzoek om van het systeem te worden verwijderd.
De privacybeheerder is gemachtigd om uw inhoud/ gebruiker te bekijken en alle inhoud te verwijderen die daarvoor in aanmerking komt.
Voor verwijdering van een gebruiker van de Acrobat Sign-server hebt u eerst een systeemautoriteit voor de desbetreffende gebruikers-ID nodig. Als de gebruiker niet is opgenomen in uw account, bent u niet geautoriseerd om de gebruiker te verwijderen.
Bepalen of de gebruiker onder uw autoriteit valt:
Navigeer naar de gebruikersinterface: Account > Gebruikers
Klik op het pictogram Opties (drie lijnen uiterst rechts)
Selecteer Alle gebruikers weergeven
Zoek naar het e-mailadres van de gebruiker
Als het e-mailadres niet in het account wordt gevonden, wordt de melding Geen gebruikers beschikbaar die het actieve filter gebruiken op het scherm getoond.
Als de gebruiker bestaat, hebt u slechts één record (omdat e-mailadressen uniek zijn).
Controleer of het e-mailadres correct is en of u de juiste gebruikers-id gaat verwijderen.
Het verwijderen van een gebruikers-id kan niet ongedaan worden gemaakt.
Klik één keer op de record om deze te markeren. Net boven de record wordt nu een aantal actiekoppelingen weergegeven
Als de gebruiker een andere status dan Inactief heeft, klikt u op de koppeling Gebruiker deactiveren
Klik op de koppeling Gebruikersinfo verwijderen
Hiermee start het ingewikkelde proces voor het verwijderen van een gebruiker, met alle implicaties van wat u op het punt staat te doen.
Als u een gebruiker verwijdert:
Net onder deze ernstige waarschuwingen vindt u drie opties.
Selecteer de meest geschikte optie en klik op Gebruikersinfo verwijderen (of op Annuleren als u zich bedenkt):
Wanneer de optie Overeenkomsten behouden is geselecteerd:
U hoeft nu nog maar één ding te doen:
Het bericht dat verschijnt geeft aan dat de gebruikers-id is verwijderd uit de database.
Volgens de AVG zijn gebruikers (met name ondertekenaars) gerechtigd om alle records met hun persoonlijke gegevens te laten verwijderen uit systemen waarin er geen zakelijke redenen zijn om de gegevens te behouden.
Binnen de context van Acrobat Sign betekent dit dat de gebruiker de bedrijven waarbij de gebruiker documenten heeft ondertekend, moet vragen om de documenten in het systeem te evalueren en, indien van toepassing, te verwijderen.
Uit de groep met privacybeheerders voor het account moet één privacybeheerder worden aangesteld die bevoegd is om alle overeenkomsten te bekijken en, indien nodig, te verwijderen.
Het AVG-nalevingsproces is eenduidig en de beslissing om overeenkomsten te verwijderen of te behouden ligt puur en alleen bij de privacybeheerder voor de account.
De inhoud van een gebruiker reviseren en verwijderen:
Meld u aan als privacybeheerder van uw account
Navigeer naar Account > Privacy
Typ in het bovenste veld het e-mailadres van de partij die het verzoek heeft ingediend en druk op Enter
Alle overeenkomsten die door gebruikers in uw account zijn gemaakt en die het opgegeven e-mailadres bevatten, worden geretourneerd
Klik één keer op elke record en klik vervolgens op de koppeling Overeenkomst downloaden boven aan de lijst met overeenkomsten
U hoeft volgens de AVG geen overeenkomsten te verwijderen die nog rechtsgeldig zijn.
U wordt gevraagd of u de overeenkomst echt wilt verwijderen
Er wordt een bericht weergegeven met de melding dat de overeenkomst wordt verwijderd.
Alle /agreements-eindpunten met een overeenkomst-id-pad in v6 REST API retourneren nu een 404 AGREEMENT_DESTROYED-foutcode als de overeenkomst is verwijderd via de AVG-tools.
Toegang tot de privacypagina is beperkt tot privacybeheerders.
De gebruiker heeft alleen toegang als hij of zij is aangemerkt als privacybeheerder.
De rol voor privacybeheerder inschakelen:
Meld u aan als accountbeheerder
Navigeer naar Account > Gebruikers
Klik één keer op de gebruiker die u wilt machtigen als privacybeheerder
Selecteer Bewerken in het menu boven de gebruikerslijst
Wanneer het gebruikersdeelvenster wordt geopend:
Alle verzoeken tot acties die niet worden ondersteund door de tools in de gebruikersinterface en alle vragen met betrekking tot AVG-naleving, moeten worden gericht aan het Adobe Privacy Center.
Het ondersteuningsteam en de Success-medewerkers hebben geen toegang tot tools waarmee inhoud van de servers kan worden verwijderd.
Aanmelden bij je account