AVG-voorschriften naleven

De AVG is de nieuwe privacywet van de Europese Unie waarmee de vereisten voor gegevensbescherming op één lijn worden gebracht en aangepast aan de moderne wereld. Hoewel er allerlei nieuwe of verbeterde vereisten zijn, blijven de belangrijkste onderliggende principes hetzelfde. De nieuwe regels bevatten een brede definitie van persoonlijke gegevens en hebben een globaal bereik waarin alle bedrijven zijn opgenomen die gegevens van personen in de EU verzamelen. Een onderdeel van de verordening vereist dat personen het recht hebben om in te zien welke persoonlijke gegevens zijn verzameld en om deze gegevens op aanvraag te laten verwijderen, indien van toepassing.

Voor wat dit artikel betreft, verwijst de term gebruiker naar een medewerker van een bedrijf dat overeenkomsten verzendt ter ondertekening. De term ondertekenaar verwijst naar een individu dat de overeenkomsten ontvangt en vervolgens ondertekent of afwijst. Een privacybeheerder is een Acrobat Sign-accountbeheerder met speciale controlefuncties voor het verwijderen van persoonlijke gegevens van de service op verzoek van de afzender of ondertekenaar.

De uniciteit van een gebruiker is gebaseerd op het e-mailadres waarmee de persoon wordt geïdentificeerd. Als iemand meerdere e-mailadressen heeft, kunnen er meerdere, afzonderlijke gebruikers-id's zijn opgenomen in het systeem. Alle AVG-controlefuncties in Acrobat Sign gebruiken e-mailadressen om persoonlijke gegevens te zoeken en te beheren. Er is geen koppeling tussen de unieke e-mailadressen, en een beheerder kan alleen zoeken naar gegevens over het opgegeven e-mailadres.

Functies die ondersteuning bieden voor de AVG

Acrobat Sign bevat functies waarmee klanten kunnen voldoen aan de AVG-regelgeving. Ga naar www.adobe.com/nl/privacy voor meer informatie over de manieren waarop uw privacy wordt gewaarborgd door Adobe.

Conform de strikte privacyregels van de AVG zijn personen voortaan gemachtigd om hun persoonlijke gegevens te bekijken, corrigeren en te verwijderen.

• Toegang - individuele gebruikers of ondertekenaars hebben via de gebruikersinterface van Acrobat Sign toegang tot het merendeel van hun persoonsgegevens.  Er is een kleine hoeveelheid informatie over activiteiten die niet direct beschikbaar is. Een individuele accounteigenaar moet contact opnemen met het Adobe Privacy-team op Adobe.com/nl/privacy om toegang te vragen tot deze informatie.  Verderop in dit artikel vindt u een voorbeeld van het rapport.
• Correctie - Alle persoonlijke informatie die is verzameld over gebruikers of ondertekenaars, is beschikbaar via de gebruikersinterface.  Als wijzigingen zijn vereist, kan de gebruiker of ondertekenaar deze rechtstreeks doorvoeren, zonder contact op te nemen met Adobe of hun beheerder.
• Verwijdering - Er zijn verschillende acties mogelijk, afhankelijk van de rol van de persoon in het ondertekeningsproces.  Een gebruiker die overeenkomsten verzendt, moet de aanvraag indienen bij het bedrijf waar hij of zij in dienst is.  Adobe kan niet deelnemen aan deze interactie en heeft geen controle over de gegevens die door de werkgever is verzameld tijdens de zakelijke activiteiten.  In het ondertekeningsproces wordt een minimale hoeveelheid informatie over een ondertekenaar verzameld.  Hieronder vallen de naam, het e-mailadres, het IP-adres en (optioneel) het telefoonnummer en de OTP-code.  Deze informatie wordt samen met de overeenkomst opgeslagen en beheerd door het bedrijf dat de overeenkomst heeft verzonden.  Als een ondertekenaar informatie nodig heeft over de persoonlijke gegevens die met de overeenkomst zijn verzameld, moeten hij of zij contact opnemen met de afzender van de overeenkomst.  Adobe is de gegevensverwerker en kan als zodanig ondertekenaars geen informatie verstrekken over de overeenkomst of over het bedrijf dat de overeenkomst naar ze heeft verzonden. Aangezien de enige informatie die over de ondertekenaar is opgeslagen zich in de overeenkomst bevindt, wordt deze informatie samen met de overeenkomst verwijderd.  Als de afzender instemt met het verwijderen van de informatie van de ondertekenaar, kan de afzender via het privacymenu zoeken naar de overeenkomsten waarbij de ondertekenaar deelnemer was, en deze verwijderen.

De Acrobat Sign-toolset biedt drie functies:

• Logboeken op gebruikersniveau - Het logboek bevat de gebeurtenissen (inclusief persoonlijke gegevens) die zijn geactiveerd in de Acrobat Sign-omgeving
• Overeenkomst verwijderen - Privacybeheerders zijn bevoegd om elke overeenkomst die door een gebruiker in diens account is gemaakt, te bekijken en te verwijderen.
• Gebruiker verwijderen - Privacybeheerders zijn bevoegd om elke gebruiker uit hun account te verwijderen.

Logboeken op gebruikersniveau

Elke gebruiker kan een aanvraag indienen bij het Adobe Privacy Center voor het activiteitenlogbestand met de activiteiten in het Acrobat Sign-systeem waarin persoonlijke gegevens zijn opgenomen.

Die informatie wordt geretourneerd in de vorm van een CSV-bestand met:

• De datum van de gebeurtenis
• Het gebeurtenistype
• Het IP-adres vanwaar de gebeurtenis is geactiveerd

Overeenkomst verwijderen

Alleen van toepassing op overeenkomsten die door gebruikers zijn verzonden onder de autoriteit van de privacybeheerder.

Wanneer een ondertekenaar een verzoek indient om zijn/haar gegevens te verwijderen uit het Acrobat Sign-systeem, kan de privacybeheerder van het account zoeken op basis van het e-mailadres van de gebruiker en alle overeenkomsten retourneren waarin het e-mailadres voorkomt en die zijn gemaakt in het account van de beheerder.

Als de privacybeheerder bepaalt dat de overeenkomst niet meer nodig is, kan hij of zij de overeenkomst volledig en onherroepbaar verwijderen van de service.

Ontvangers die contact opnemen met Acrobat Sign, worden omgeleid naar hun tabblad Beheren en moeten contact opnemen met het bedrijf dat de transactie oorspronkelijk heeft gemaakt als ze de overeenkomst willen laten verwijderen.

Acrobat Sign zal, als gegevensverwerker voor de klant, nooit een overeenkomst verwijderen op verzoek van een ontvanger.

Verwijdering van gebruiker

Alleen van toepassing op gebruikers en onder de autoriteit van de privacybeheerder

Als een medewerker vraagt om het verwijderen van zijn of haar informatie uit uw systemen, kunt u met deze tool alle informatie over de gebruiker verwijderen van de Acrobat Sign-servers. 

Gebruikers moeten dit verzoek rechtstreeks indienen bij de privacybeheerder. Alleen de privacybeheerder is geautoriseerd om gebruikers te verwijderen.

Acrobat Sign-ondersteuning kan geen gebruikers van een account verwijderen en zal de gebruiker in dat geval verwijzen naar de accountbeheerder.

Hoe kunnen gebruikers verzoeken om verwijdering van hun gegevens uit Acrobat Sign?

Bij het verwijderen van persoonlijke informatie uit het Acrobat Sign-systeem moeten de assets van gebruikers correct worden afgehandeld.  Dit proces is afhankelijk van het type gebruiker/account in kwestie. Er zijn vier categorieën:

De informatie van een gebruiker verwijderen

Voor verwijdering van een gebruiker van de Acrobat Sign-server hebt u eerst een systeemautoriteit voor de desbetreffende gebruikers-ID nodig. Als de gebruiker niet is opgenomen in uw account, bent u niet geautoriseerd om de gebruiker te verwijderen.

Bepalen of de gebruiker onder uw autoriteit valt:

De overeenkomsten van een gebruiker verwijderen

Controleer of het e-mailadres correct is en of u de juiste gebruikers-id gaat verwijderen. 

Het verwijderen van een gebruikers-id kan niet ongedaan worden gemaakt.

De overeenkomsten van een gebruiker verwijderen

Volgens de AVG zijn gebruikers (met name ondertekenaars) gerechtigd om alle records met hun persoonlijke gegevens te laten verwijderen uit systemen waarin er geen zakelijke redenen zijn om de gegevens te behouden.

Binnen de context van Acrobat Sign betekent dit dat de gebruiker de bedrijven waarbij de gebruiker documenten heeft ondertekend, moet vragen om de documenten in het systeem te evalueren en, indien van toepassing, te verwijderen.

Uit de groep met privacybeheerders voor het account moet één privacybeheerder worden aangesteld die bevoegd is om alle overeenkomsten te bekijken en, indien nodig, te verwijderen.

Het AVG-nalevingsproces is eenduidig en de beslissing om overeenkomsten te verwijderen of te behouden ligt puur en alleen bij de privacybeheerder voor de account.

De inhoud van een gebruiker reviseren en verwijderen:

Een beheerder inschakelen als privacybeheerder

Toegang tot de privacypagina is beperkt tot privacybeheerders. 

De gebruiker heeft alleen toegang als hij of zij is aangemerkt als privacybeheerder.

De rol voor privacybeheerder inschakelen:

Adobe Privacy Center

Alle verzoeken tot acties die niet worden ondersteund door de tools in de gebruikersinterface en alle vragen met betrekking tot AVG-naleving, moeten worden gericht aan het Adobe Privacy Center.

Het ondersteuningsteam en de Success-medewerkers hebben geen toegang tot tools waarmee inhoud van de servers kan worden verwijderd.