Overzicht
Klanten in gereguleerde omgevingen moeten er mogelijk voor zorgen dat de naamwaarde die aan hun ontvangers is gekoppeld, consistent blijft gedurende de hele levenscyclus van de overeenkomst. Dit kan problematisch worden wanneer een naamwaarde wordt opgegeven en die naam verandert tijdens het ondertekeningsproces.
Een afzender kan bijvoorbeeld in zijn/haar account een ontvanger opnemen die ook een Acrobat Sign-gebruiker is. Het opnemen van een interne ontvanger levert een profiel op dat bekend is bij het Acrobat Sign-systeem, en op het moment dat de overeenkomst wordt verzonden, wordt de profielnaam van de gebruiker geïmporteerd in de auditrecords en op de pagina beheer.
Wanneer de interne ontvanger de overeenkomst opent, wordt zijn/haar profielnaam vooraf ingevuld in het handtekeningveld. Als de ondertekenaar niets doet, wordt zijn/haar naam als handtekening gebruikt en wordt het auditrapport gegenereerd met zijn/haar intern gedefinieerde naam. De ondertekenaar kan echter zijn/haar naam wijzigen binnen het handtekeningblok. Als de ondertekenaar dit doet, wordt de nieuwe naamwaarde vanaf dat moment gebruikt in het auditrapport en op de pagina Beheer.
Indien een klant het tussentijdse auditrapport onderzoekt om vast te stellen of het systeem aan de eisen voldoet, kan de wijziging van het tussentijds auditrapport in het eindcontroleverslag als niet-conform worden beschouwd.
Om dit te verhelpen kunnen beheerders als onderdeel van het configuratieproces van de overeenkomst hun account of groepen configureren om een naamwaarde voor elke ontvanger te vereisen. De naamwaarde kan worden gedefinieerd als verplicht of niet, afhankelijk van de vereisten van het document.
Deze functie is alleen van toepassing op overeenkomsten en webformulieren die zijn gemaakt via de Acrobat Sign-webtoepassing.
Nieuwe overeenkomsten verzenden
Wanneer de optie om een waarde voor de naam van de ontvanger te vereisen is ingeschakeld, wordt de pagina Verzenden gewijzigd om een extra veld Ontvangersnaam invoeren in te voegen in het configuratiegedeelte van de ontvanger. Er wordt een asterisk toegevoegd aan de veldtekst wanneer de naam verplicht is:
Als deze optie is ingeschakeld, hebben alle ontvangers een veld voor de ontvangersnaam. Als de naam verplicht is, moeten alle ontvangers een naamwaarde opgeven.
Als de afzender een naamwaarde opgeeft, wordt de naam tijdens het ondertekeningsproces weergegeven als een veld dat alleen-lezen is en mag de ontvanger deze niet wijzigen.
Dit heeft alleen gevolgen voor ontvangers. Voor partijen in CC hoeft geen naamwaarde te worden opgenomen.
Ondersteunde functies
De naam van de ontvanger bijwerken
De oorspronkelijke afzender van een overeenkomst kan de naamwaarde van een ontvanger wijzigen door de overeenkomst op de pagina Beheren te openen, de ontvanger te selecteren en op de koppeling Bewerken te klikken:
Het auditrapport geeft de naamswijziging aan als een vervangen ondertekenaar met dezelfde e-mailwaarde:
De optie om de naam van de ontvanger te bewerken is alleen beschikbaar totdat de eerste ontvanger een handtekening zet. Nadat de eerste ontvanger zijn/haar activiteiten met betrekking tot de overeenkomst heeft voltooid, worden alle naamwaarden onveranderlijk.
De ontvanger vervangen
Het vervangen van de huidige ontvanger verloopt volgens hetzelfde proces, met als enige uitzondering dat een naamwaarde vereist is wanneer de nieuwe ontvanger wordt toegevoegd:
Het controlerapport geeft de vervangen ondertekenaar aan met een nieuwe naam en e-mailwaarden:
De ontvanger van een overeenkomst kan zijn/haar instemmingsbevoegdheid delegeren door te klikken op de koppeling Delegatie in de e-mail Controleren en ondertekenen, of door de optie Handtekening delegeren aan iemand anders op de ondertekeningspagina:
Het controlerapport geeft de vervangen ondertekenaar aan met een nieuwe naam en e-mailwaarden:
Huidige beperkingen
Aangepaste workflows bieden momenteel geen ondersteuning voor het vereisen van de naam wanneer een ontvanger vooraf is gedefinieerd.
Het toevoegen van verificatie die wel een naamwaarde vereist (bijv. Kennisgebaseerde verificatie) kan nog steeds worden gebruikt:
Ontvangersgroepen
Bij ontvangersgroepen hoeft de naamwaarde niet te worden opgenomen voor elke ontvanger in de groep:
Webformulieren configureren
Wanneer Naam ontvanger vereisen bij verzenden is ingeschakeld, dwingt de configuratie van het webformulier ook een naamwaarde af voor gedefinieerde medeondertekenaars:
De ervaring van de ontvanger
De ervaring van de ontvanger is niet heel anders wanneer de vereiste naamwaarde wordt toegepast. De praktische verschillen zijn:
- Getypte handtekeningen vullen automatisch de gedefinieerde naamwaarde in en kunnen niet worden bewerkt.
- Getekende/afgebeelde handtekeningen tonen het naamveld in een alleen-lezenstatus.
De naamwaarde die is gekoppeld aan het auditrapport (en andere oppervlakken waar de naam wordt weergegeven), staat los van de handtekeningafbeelding. Hierdoor kunnen getekende (inclusief mobiele) en afbeeldingshandtekeningen een andere afbeelding van de naamtekenreeks weergeven dan de naamwaarde waarnaar wordt verwezen in het hele document en controlespoor.
De functie in- of uitschakelen
Om de vereiste voor namen van ontvangers in of uit te schakelen gaat u naar Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Naam van de ontvanger vereisen bij verzending vanuit de Adobe Acrobat Sign-webtoepassing.
De functie kan op account- en groepsniveau worden ingeschakeld.
De instelling om namen van ontvangers te vereisen wordt in de transactie ingesloten wanneer de overeenkomst wordt verzonden. Het wijzigen van de instelling wordt onmiddellijk van kracht voor nieuw gemaakte overeenkomsten, maar heeft geen invloed op eerder verzonden overeenkomsten.
Gerelateerde instellingen
Ondertekenaars kunnen hun naam of initialen wijzigen
Door Ondertekenaars kunnen hun naam of initialen wijzigen in te schakelen kan de ontvanger de naam wijzigen op het moment dat ze hun handtekening toepassen.
Als deze instelling is uitgeschakeld, is de naamwaarde die door de verzender is opgegeven, alleen-lezen voor de ondertekenaar.
Als een ontvanger de naamwaarde wijzigt die de afzender heeft opgegeven, wordt een expliciete record in het controlerapport geregistreerd om die wijziging weer te geven:
Verificatiemethoden die de naamwaarde vergrendelen
Het menu Verzendinstellingen bevat verificatiemethoden met subinstellingen die een naam van een ondertekenaar vereisen op de pagina Verzenden (bijv. op kennis gebaseerde verificatie).
Wanneer deze instellingen zijn ingeschakeld in combinatie met de instelling Naam van ontvanger vereisen bij verzenden, wordt de naam die is toegevoegd aan de ontvangersrecord, automatisch geïmporteerd in de verificatienaamvelden.
Als de naamwaarde in de verificatiemethode wordt gewijzigd, worden de naamwaarden in de ontvangersrecord bijgewerkt zodat ze overeenkomen. Er is geen methode om verschillende waarden in deze twee interfaces te hebben.
Gebruikers die bekend zijn bij het account (bestaande Acrobat Sign-gebruikers in een vertrouwd account), kunnen een naamwaarde weergeven op de Beheerpagina, anders dan de ingevoerde naam door de afzender.
Dit komt doordat de naam die wordt gebruikt op de Beheerpagina, uit de profielwaarde van de gebruiker wordt gehaald bij het maken van de tabel met overeenkomsten. Dit gedrag wordt gecorrigeerd om ervoor te zorgen dat de gebruikte naam overeenkomt met de naam die door de afzender in een toekomstige patch is ingevoerd.
Gegeven: Vereiste ontvangersnaam is ingeschakeld voor het verzendende account.
Bij het verzenden van een overeenkomst naar een geregistreerd e-mailadres van een gebruiker aan een gebruiker in het Acrobat-systeem wordt de profielnaam van de ontvanger gebruikt in het controlerapport voor Herinneringen (in plaats van de opgegeven naam van de ontvanger).
