Configurações de ativo

As Configurações de ativo permitem que uma organização controle como os funcionários compartilham os ativos fora da organização. O administrador de sistema pode selecionar uma configuração que proíbe que os funcionários usem recursos de compartilhamento específicos na Creative Cloud e na Document Cloud. As Configurações de ativo são usadas juntamente com outros sistemas de políticas organizacionais de terceiros para garantir que os ativos sejam compartilhados somente com entidades externas apropriadas.

Há três opções de políticas de restrições de compartilhamento:
  • Você pode manter essa configuração padrão na qual os usuários podem compartilhar links públicos e colaborar em pastas compartilhadas com qualquer pessoa dentro ou fora da organização.
  • Recomendada para empresas que confiam em seus funcionários para terem liberdade, controle e acesso a todos os recursos da Creative Cloud e da Document Cloud.
  • Você pode restringir o compartilhamento de link público e qualquer outra opção de publicação pública (por exemplo, publicar no Behance, Facebook).
  • Recomendada para corporações que desejam evitar o compartilhamento público fora da organização, mas ainda querem acesso a alguns recursos de colaboração.
  • Você pode restringir o compartilhamento baseado em convites apenas aos destinatários de domínios reivindicadosdomínios confiáveisdomínios autorizados da sua organização. Após definir essa política, os usuários serão impedidos de compartilhar ativos da organização com usuários externos que não sejam membros da organização na lista de domínios permitidos.
  • Recomendada para empresas que precisam controlar estritamente quais domínios externos podem acessar seus ativos.

O tempo necessário para restringir o compartilhamento com as Configurações de ativo é proporcional ao número de usuários na organização e as relações de compartilhamento entre eles. Para alguns serviços e produtos da Adobe, isso também envolve invalidar as entradas em cache em CDNs e remover imagens de visualização do Slack. Pode levar até 24 horas para as Configurações de ativo entrarem em vigor.

Há duas opções de políticas de solicitação de acesso:

Use esta configuração padrão para permitir que usuários sem permissões para uma pasta ou documento solicitem acesso.

Para maior privacidade, use esta configuração para impedir que usuários solicitem acesso a um documento que não tenha sido compartilhado com eles.

Observação:

As Configurações de ativo não são um sistema de gerenciamento de direitos digitais (DRM) nem um sistema completo de proteção de ativo. Funcionários com acesso a determinados ativos ainda podem copiá-los e compartilhá-los com outras pessoas fora da organização usando sistemas de terceiros.

Considerações sobre implantação

Antes de ativar as restrições de compartilhamento, considere como isso afeta seus usuários finais. Além da funcionalidade reduzida em certos aplicativos, os usuários finais recebem mensagens de erro ao usar a funcionalidade em questão. Além disso, os usuários devem estar usando a versão mais recente do InDesign, do XD e do Acrobat para visualizar mensagens de erro informativas quando tentarem usar a funcionalidade reduzida. Caso contrário, mensagens de erro imprecisas serão exibidas.

Após selecionar uma configuração, você não pode interromper ou desfazer o processo de exclusão resultante. Ao escolher Sem compartilhamento de link público, todos os links públicos são removidos, e os usuários desses links não conseguem mais acessar o conteúdo. Se você selecionar Compartilhamento limitado a membros da organização e usuários confiáveis, os colaboradores externos atuais que não fizerem parte da organização ou de domínios reivindicados, confiáveis ou autorizados perderão acesso ao conteúdo compartilhado com eles.

Veja abaixo as funcionalidades de publicação da Creative Cloud e da Document Cloud que serão impactadas ao selecionar Sem compartilhamento de link público ou Compartilhamento limitado a membros da organização e usuários confiáveis. A exceção é que a colaboração em pastas e documentos compartilhados não pode ser desativada para usuários em domínios reivindicadosdomínios confiáveisdomínios autorizados da sua organização.

Por exemplo:

  • Se você escolher Nenhuma restrição ou Sem compartilhamento de link público, os recursos de colaboração (como enviar convites particulares no Adobe XD) não serão afetados.
  • Se você escolher Compartilhamento limitado a membros da organização e usuários confiáveis, os usuários poderão colaborar apenas com pessoas da organização ou incluídas na lista de domínios permitidos.
Aplicativo Recursos afetados
Creative Cloud Assets Colaborar, Compartilhar no Slack, Enviar link
Bibliotecas da Creative Cloud Colaborar, Compartilhar no Slack, Enviar link
Adobe XD Serviços de publicação, Serviços de convite
InDesign Publish Online
Spark Publish
Adobe Color Tema do Publish
Capture Compartilhar, Colaborar
Aplicativo para dispositivos móveis da Creative Cloud Criar link, Colaborar
Behance Criar projeto
Portfolio Acessar o site do Portfolio, criar rascunhos e publicar

Aplicativo

Recursos afetados

Aplicativos de desktop do Acrobat e do Reader

Compartilhar

Serviços da Web (cloud.acrobat.com)

Compartilhar

Adobe Document Cloud para Microsoft Outlook

Compartilhar

Aplicativos para dispositivos móveis (incluindo Adobe Scan e Acrobat)

Compartilhar link, Compartilhar link da Document Cloud

Escolher opções de compartilhamento

Para escolher uma configuração de ativo restritiva para sua organização, faça o seguinte:

  1. No Admin Console, acesse Configurações > Configurações de ativo.

    Política de restrições de compartilhamento

  2. Escolha uma política de restrições de compartilhamento.

    Você pode escolher três níveis de restrições. Assim que escolher uma configuração mais restritiva, não será possível interromper ou desfazer a perda dos links públicos ou das colaborações em pastas ou documentos compartilhados.

    Se você selecionar Compartilhamento limitado a membros da organização e usuários confiáveis, lembre-se de definir os domínios autorizados. Os colaboradores externos atuais que não fizerem parte da organização ou de domínios reivindicados, confiáveis ou autorizados perderão acesso ao conteúdo compartilhado com eles.

    Observação:

    Para usar a opção Compartilhamento limitado a membros da organização e usuários confiáveis com a Document Cloud, você deve adicionar seus domínios reivindicados e confiáveis aos Domínios autorizados.

    Opções de compartilhamento

    Restrições

    Impacto nos links e colaborações existentes

    Nenhuma restrição

    Os usuários podem criar links públicos e colaborar em pastas e documentos compartilhados com qualquer pessoa.

    Nenhum impacto.

    Sem compartilhamento de link público

    Impede que os usuários criem links públicos.

    Exclui todos os links públicos existentes. Assim que o processo for iniciado, não será possível interrompê-lo ou desfazê-lo.

    Compartilhamento limitado a membros da organização e usuários confiáveis

    Impede que os usuários criem links públicos e restringe a colaboração em documentos e pastas compartilhados apenas a usuários da sua organização e de domínios confiáveis, reivindicados ou autorizados.

    Exclui todos os links públicos existentes e todas as colaborações em pastas e documentos compartilhados com usuários que não estão na organização ou em um domínio permitido. Assim que o processo for iniciado, não será possível interrompê-lo ou desfazê-lo.

  3. Clique em Confirmar.

    Se você deseja que os usuários continuem compartilhando ativos da organização com organizações ou indivíduos externos específicos, faça o seguinte:

    • Para uma organização externa, como uma agência: adicione o domínio da organização à lista de domínios autorizados em Configurações de ativo no Adobe Admin Console.
    • Para um freelancer: crie uma Enterprise ID ou Federated ID em sua organização para o indivíduo.
  4. Escolha uma política de solicitação de acesso e clique em Confirmar.

    Por padrão, as solicitações de acesso são permitidas.

    Assim, um usuário com o link para um recurso compartilhado, mas sem a permissão para exibi-lo, pode solicitar acesso. Os usuários com permissões de compartilhamento no documento recebem notificações para cada solicitação de acesso e podem decidir se concedem ou negam acesso.

    O solicitante recebe uma notificação quando o acesso é concedido ou negado.

    Política de solicitação de acesso

    Observação:

    Se a política Compartilhamento limitado a membros da organização e usuários confiáveis estiver selecionada, a restrição será aplicada quando os usuários tentarem conceder acesso a uma solicitação feita por alguém de fora da organização. 

Domínios autorizados

Os domínios autorizados são aqueles seguros para colaboração. Se você selecionou Compartilhamento limitado a membros da organização e usuários confiáveis, poderá adicionar os domínios aos Domínios autorizados.

Adicionar domínios autorizados

  1. No Admin Console, acesse Configurações Configurações de ativo > Domínios autorizados.

  2. Clique em Adicionar domínios.

  3. Insira os domínios na caixa de diálogo Adicionar domínios. Você pode adicionar vários domínios separados por vírgulas. Clique em Adicionar.

    Observação:

    Não é possível autorizar subdomínios. Por exemplo, west.example.com e east.example.com são subdomínios do domínio example.com.

    Observação:

    Para usar a opção Compartilhamento limitado a membros da organização e usuários confiáveis com a Document Cloud, você deve adicionar seus domínios reivindicados e confiáveis aos Domínios autorizados.

Remover domínios autorizados

Para remover domínios da lista, selecione a caixa de diálogo à esquerda dos nomes dos domínios e clique em Remover domínios. Em seguida, clique em Remover para confirmar.

O nome do domínio é removido dos Domínios autorizados. Se a opção de compartilhamento for Compartilhamento limitado a membros da organização e usuários confiáveis, qualquer compartilhamento com o domínio removido será revogado.

Remover um domínio autorizado

Cuidado:

Remover os domínios da lista de autorizados exclui todas as colaborações em documentos e pastas compartilhados entre os usuários do domínio e os usuários na sua organização. Assim que o processo for iniciado, não será possível interrompê-lo ou desfazê-lo.

Implicações para usuários de várias organizações

Embora a Adobe recomende que cada usuário deve ser membro de apenas uma organização, é possível que usuários sejam membros de várias organizações. Para usuários de várias organizações, pode ocorrer ambiguidade em qual opção de compartilhamento é aplicável. Essa ambiguidade pode ser evitada garantindo que cada usuário seja membro de um domínio reivindicado associado a uma das organizações.

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