Limitar a visibilidade do documento

Visão geral

As configurações de Visibilidade de documento limitada (LDV, na sigla em inglês) permitem que um contrato contenha vários arquivos seletivamente visíveis para destinatários, dependendo de quais configurações foram habilitadas e de como o contrato foi configurado.

Os casos de uso de exemplo incluem:

  • Contratos de vendas que exigem supervisão ou aprovação interna antes de serem enviados para o(a) cliente.
  • Nova documentação de contratação a ser entregue depois que a carta de oferta for aceita.
  • Documentos de RH que exigem processamento interno fora do escopo do(a) signatário(a) inicial.

Este é um vídeo rápido que mostra o uso de alto nível:

Disponibilidade:

A visibilidade de documento limitada está disponível somente para o plano de licença corporativa.

Escopo da configuração:

A visibilidade de documento limitada pode ser habilitada nos níveis de conta e de grupo.

A Visibilidade de documento limitada envolve vários termos específicos:

Usuário versus UserID

  • Usuário é um termo genérico que se refere a qualquer pessoa que acessa o Adobe Acrobat Sign por logon direto, autenticação federada ou integração. Um usuário pode utilizar vários endereços de email para autenticar no Acrobat Sign (portanto, um usuário pode ter várias userIDs).
  • UserID é um objeto específico e autenticado no Adobe Acrobat Sign. A ID real é um número atribuído pelo sistema que garante a identificação de um objeto original (usuário). As userIDs normalmente são igualadas aos endereços de email, já que ambos são valores exclusivos no sistema; no entanto, um usuário pode alterar o endereço de email, mas não pode alterar a userID.  Todos os ativos são ligados logicamente à userID de quem os criou.

Partes Internas versus Externas

  • As partes internas são userIDs que fazem parte da mesma conta do Acrobat Sign que a userID de envio.
    • Vale observar que os usuários na mesma empresa podem estar em contas diferentes do Acrobat Sign. O Acrobat Sign não faz suposições com base em domínios de email ou nomes de empresas. A única informação considerada é se as userIDs estão relacionadas a mesma ID de conta.
  • As partes externas identificam qualquer userID que não seja membro da conta da userID remetente. 
    • Se o email do participante não estiver listado na lista de Usuários da conta, esse(a) participante será considerado como “externo(a)”.

Como funciona a visibilidade de documentos

As regras de visibilidade de documento limitada podem ser habilitadas nos níveis de conta e de grupo.

As regras de visibilidade de documento limitada só exibem o conteúdo do arquivo que foi atribuído explicitamente a qualquer destinatário especificado.

O conteúdo do arquivo é atribuído a um destinatário ao adicionar pelo menos um campo atribuído a esse destinatário.

  • A LDV é baseada em arquivos, não em páginas. Se um arquivo tiver 40 páginas e o destinatário tiver um campo atribuído a ele em uma página, o destinatário poderá ver todas as 40 páginas do arquivo.
  • Se o arquivo não tiver campos para o destinatário, o arquivo inteiro será excluído da exibição do destinatário.
  • Se houver quatro arquivos e o destinatário precisar ver todos eles, pelo menos um campo deve ser aplicado a uma das páginas de cada arquivo.
  • Se o controle no nível da página for obrigatório, o arquivo deverá ser dividido em arquivos individuais, cada um contendo uma página.
Exemplo de LDV

No exemplo à direita, há dois signatários e dois documentos em um contrato.

O signatário 1 visualiza ambos os documentos, pois há um campo atribuído a ambos os documentos (Campo 1 e Campo 2)

O signatário 2 verá somente o Documento 2, porque nenhum campo foi atribuído ao Documento 1. 

  • Doc 2 é visível porque o Campo 3 está atribuído ao signatário 2.
Observação:

As regras de LDV esperam dois pré-requisitos:

  • Deve haver mais de um recipient
    • Os recipients incluem qualquer usuário adicionado ao processo de assinatura/aprovação
    • As partes copiadas não são recipients.    
  • Deve haver mais de um arquivo adicionado ao contrato
    • Arquivos são quaisquer anexos usados para criar o contrato (.doc, .xls, .pdf, .png etc.)

Se um dos requisitos acima não for atendido, as regras de visibilidade de documento limitada serão suspensas para o contrato em questão.

Configuração

Os controles desse recurso podem ser verificados em Configurações globais > Visibilidade de documento limitada

Guia “Configurações globais” destacando os controles de visibilidade de documento limitada.

Signatários(as) verão apenas os arquivos que contêm assinaturas, rubricas ou campos de inserção de dados atribuídos a eles(as) é a configuração original que habilita a experiência de visibilidade de documento limitada e o conjunto de controles subordinados. Se esse controle estiver desabilitado, o LDV como um todo será desabilitado na experiência do destinatário.

Todos os recipients e partes CC visualizam todos os arquivos o tempo todo.

A LDV está desativada

Participante

Durante o processo de assinatura

Quando o contrato for concluído

Remetente

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient interno

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient externo

Todos os documentos

Todos os documentos

CC interno

Todos os documentos

Todos os documentos

CC externo

Todos os documentos

Todos os documentos

Destinatário do arquivo externo

N/A

Todos os documentos

Depois de habilitar o controle LDV raiz, há três configurações adicionais para controlar a visibilidade, dependendo da experiência de sua preferência:

Quando somente Os signatários verão apenas os arquivos contendo assinaturas, iniciais ou campos de entrada de dados atribuídos a eles está habilitado:

  • O remetente pode ver todo o conteúdo do arquivo o tempo todo
  • Os recipients podem ver apenas os arquivos onde foram incluídos explicitamente durante a assinatura e depois que o contrato for concluído
  • As partes copiadas não veem nenhum conteúdo do arquivo.
A LDV está ativada

Participante

Durante a assinatura

Contrato concluído

Remetente

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient interno

Documentos atribuídos

Documentos atribuídos

Recipient externo

Documentos atribuídos

Documentos atribuídos

CC interno

Nenhum

Nenhum

CC externo

Nenhum

Nenhum

Destinatário do arquivo externo

N/A

Todos os documentos

Quando Os signatários e os copiados em minha conta verão todos os arquivos está habilitado:

  • Todas as userIDs internas (relativas ao usuário de envio) podem ver todo o conteúdo do arquivo.
  • Os recipients externos visualizam apenas o conteúdo dos arquivos atribuídos a eles, durante a assinatura e depois que o contrato for concluído.
  • As partes de CC'd externas não visualizam o conteúdo do arquivo.
A LDV permite que os agentes internos vejam todos os arquivos

Participante

Durante a assinatura

Contrato concluído

Remetente

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient interno

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient externo

Documentos atribuídos

Documentos atribuídos

CC interno

Todos os documentos

Todos os documentos

CC externo

Nenhum

Nenhum

Destinatário do arquivo externo

N/A

Todos os documentos

Quando Os signatários e os copiados verão todos os arquivos quando receberem o contrato assinado estiver habilitado:

  • Os recipients visualizam apenas o conteúdo de arquivo atribuído a eles durante o processo de assinatura
  • As partes copiadas não veem nenhum conteúdo de arquivo durante o processo de assinatura

Uma vez que o contrato for concluído, todos os recipients e partes CC'd podem visualizar todo o conteúdo do arquivo.

A LDV exibe todos os arquivos quando concluída

Participante

Durante a assinatura

Contrato concluído

Remetente

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient interno

Documentos atribuídos

Todos os documentos

Recipient externo

Documentos atribuídos

Todos os documentos

CC interno

Nenhum

Todos os documentos

CC externo

Nenhum

Todos os documentos

Destinatário do arquivo externo

N/A

Todos os documentos

Essa configuração ativa as regras de LDV e permite que todas as userIDs internas (relativas ao remetente) vejam todo o conteúdo do arquivo durante o ciclo de assinatura.

Quando o contrato for concluído, todos os usuários podem ver todo o conteúdo do arquivo

A LDV permite que os agentes internos vejam todos os arquivos

Participante

Durante a assinatura

Contrato concluído

Remetente

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient interno

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient externo

Documentos atribuídos

Todos os documentos

CC interno

Todos os documentos

Todos os documentos

CC externo

Nenhum

Todos os documentos

Destinatário do arquivo externo

N/A

Todos os documentos

Se você pretende aceitar assinaturas por escrito, deve ativar esta opção; mas esteja ciente de que as regras de LDV não se aplicam quando uma assinatura manuscrita está envolvida.

Em todos os casos, quando uma assinatura manuscrita está envolvida, as regras de LDV são suspensas para esse contrato.

LDV para assinatura manuscrita

Participante

Durante a assinatura

Contrato concluído

Remetente

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient interno

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient externo

Todos os documentos

Todos os documentos

CC interno

Todos os documentos

Todos os documentos

CC externo

Todos os documentos

Todos os documentos

Destinatário do arquivo externo

N/A

Todos os documentos

Usar LDV com a API REST v6

O remetente pode usar a API REST v6 para conceder explicitamente a visibilidade aos documentos.

As chamadas da API REST v6 ignoram todas as configurações de visibilidade de documento na interface, pois elas substituem as configurações no nível de conta/grupo.

O único comportamento mantido é que o remetente deve especificar um rótulo de documento se este especifica um campo de formulário para um determinado destinatário. 

O endpoint da API REST v6 POST /agreements tem três parâmetros que podem ser usados para controlar comportamentos de visibilidade de documento.

AgreementInfo

Nome do parâmetro

Tipo

Obrigatório

Descrição

documentVisibilityEnabled

Booliano

Não

Parâmetro opcional de visibilidade de documento para o contrato. Esse parâmetro deve ser especificado e definido como true para ativar a visibilidade de documento.


ParticipantSetInfo

Nome do parâmetro

Tipo

Obrigatório

Descrição

visiblePages

Sequência de caracteres[]

Não

Uma lista de FileInfo.label que deve ser exibida para participantes neste conjunto de participantes.


CcInfo

Nome do parâmetro

Tipo

Obrigatório

Descrição

visiblePages

Sequência de caracteres[]

Não

Uma lista de FileInfo.label que deve ser exibida para os participantes nesta cópia.


Código de status HTTP

Código de status HTTP

Motivo

Descrição

400

INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL

Um ou mais rótulos de página visíveis no conjunto de participantes são inválidos.

400

INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL

Um ou mais rótulos de página visíveis em CC são inválidos.

403

DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED

A visibilidade de documento ativada é definida como false e o índice de informações do arquivo não pode ser especificado para um conjunto de participantes ou CC.

O endpoint da API REST v6 GET /agreements/{agreementId} pode ser usado para recuperar a relação entre os participantes e documentos

AgreementInfo

Nome do parâmetro

Tipo

Descrição

documentVisibilityEnabled

Booliano

Se true, a visibilidade de documento foi ativada para este contrato.


ParticipantSetInfo

Nome do parâmetro

Objeto REST

Descrição

visiblePages

Sequência de caracteres[]

Uma lista de FileInfo.label que deve ser exibida para participantes neste conjunto de participantes.


CcInfo

Nome do parâmetro

Objeto REST

Descrição

visiblePages

Sequência de caracteres[]

Uma lista de FileInfo.label que deve ser exibida para os participantes nesta cópia.

Se GET /agreements/{agreementId} estiver apresentando status CANCELADO, pode ser devido a um ou mais valores de parâmetro de visibilidade de documento inválidos.

Use GET /agreements/{agreementId}/events para recuperar o motivo da falha.

Mensagem de erro

Condição

fileInfoIndex <FileInfo index> está ausente em um dos participantSets que contém <participant email>

<label> deve ser especificados como visiblePages para o participante <participant email>

A falha acima é registrada no valor Event.type de AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM e Event.comment.

Informações importantes

A visibilidade de documento limitada e os certificados de assinatura digital são incompatíveis.

Quando a LDV estiver ativada, o objeto de assinatura digital será removido do ambiente de criação no aplicativo.

Se um contrato com um campo de assinatura digital for enviado com as regras de LDV ativadas, um erro será acionado:

O campo de assinatura digital <field name> não é compatível devido à visibilidade de documento limitada.

Se a userID puder visualizar o arquivo que contém o campo de anexo, também poderá exibir o conteúdo de anexo.

Substituir um recipient funciona normalmente, com uma exceção:

  • O remetente do contrato não pode substituir a si mesmo quando for um destinatário listado com uma função de não assinatura e a opção Signatários e CCs em minha conta verão todos os arquivos estiver desativada.

Se Os signatários e os copiados em minha conta verão todos os arquivos estiver habilitado:

  • Os recipients internos só podem delegar a outro usuário interno
  • Os recipients externos não podem delegar a um usuário interno
    • Tentar fazer isso gera o erro: “O administrador de conta não permite a delegação para esse indivíduo.”

Os arquivos e campos podem ser editados (usando o recurso Modificar contrato) desde que o contrato não tenha sido visualizado por um participante.

A LDV tem função agnóstica. 

Se você tiver um recipient de não assinatura, ele deve ter pelo menos um campo inserido em cada arquivo ao qual você pretende que tenham acesso.

Se um recipient não tiver arquivos visíveis (porque nenhum campo foi colocado), um erro é acionado: 

O participante <email> (<participant role>) não possui documento visível

O Envio em massa funciona da mesma forma que outros contratos. 

Quando um contrato é enviado, deve haver pelo menos um campo de assinatura obrigatório (não opcional ou condicional) para cada recipient com uma função de assinatura.

Se um ou mais assinantes não tiverem um campo obrigatório de assinatura, uma página extra será adicionada ao final do contrato e um bloco de assinatura para cada signatário será adicionado (dando a todos os signatários uma visualização da última página).

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