以 eOriginal 保存服務封存 Adobe Sign 文件

數位管理和保護文件。

Adobe Sign 合作夥伴可使用 eOriginal 功能,將已簽署的重要文件封存於安全的數位保存庫,協助企業組織符合法規。文件一經簽署,eOriginal 功能會在完全數位化的環境中以最高保護層級來安全地保存文件以合乎法規。機構可以選擇封存特定帳戶中的所有文件、特定群組啟用的所有文件 (或用戶子集),或是個別文件。

建立文件後,上傳至 Adobe Sign 的原始文件會視為契約的授權副本。授權副本會在整個簽名循環中,保存在 Adobe 伺服器。一旦簽名循環完成後,授權副本會封存於 eOriginal 保存庫,而文件會變成法律文書。文件的 PDF 副本會保存於 Adobe Sign,但是會具有「原始副本」的浮水印,表示 eOriginal 保存的文件是唯一真實版本。

運作方式

一旦完成簽名循環,任何針對保存啟用的交易會觸發 eOriginal 保存服務,以開始轉移授權副本。這是非同步的呼叫回應流程,保存服務會先收到通知,再從 Adobe Sign 要求資訊,之後 Adobe Sign 會提供所要求的內容。

這些循序要求會近乎即時處理,以確保簽名流程完成之際,也同時利用保存服務儲存授權副本。

套用最後的簽名後:

  1. 完成已啟用保存文件的簽名流程後,會透過 Ping 通知 eOriginal 保存服務。Adobe Sign 會傳送文件的唯一識別碼至保存服務,該識別碼稱為「文件功能金鑰」。
  2. 保存服務會要求最後簽署之文件的存取記號。
  3. Adobe Sign 會驗證保存應用程式是否經授權,以便要求文件的存取記號。如此一來,可確認只有保存應用程式能收到文件的授權副本。Adobe Sign 會提供唯一的單次使用存取記號。
  4. 接著,保存服務會要求文件檢查記錄,以建立文件的設定檔。
  5. Adobe Sign 會提供檢查記錄;檢查記錄包括簽名流程中發生事件的完整記錄,而簽名流程包括簽署者身分、每個事件的日期和時間、IP 位址,以及位置資訊 (如果可用)。
  6. 然後保存服務會要求無浮水印版本,並使用單次存取記號的已簽署文件。
  7. Adobe Sign 會驗證單次存取記號,並且提供保存服務無浮水印的文件。
  8. 保存服務在確認收到文件後,便會通知 Adobe Sign 保存流程完成。
  9. Adobe Sign 會更新檢查記錄,並將文件的狀態顯示為已保存。
  10. 簽名流程中建立的所有文件版本都會有浮水印,而無浮水印的文件會遭到清除。
電子保存流程圖

此時,Adobe Sign 僅會儲存有浮水印的文件副本,包括可在簽署循環記錄中取得的逐步式 PDF 副本。由於縮圖影像僅為圖片,並非法律文件,所以沒有浮水印。

文件經過保存後,才能從保存服務取得無浮水印的文件。

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