「只有我簽署」功能已由名為「填寫和簽署」的介面所取代,使用起來更順暢也更精準。所有等級的服務都可以存取「填寫和簽署」工作流程。

功能說明

「填寫和簽署」的設計旨在提供快速又簡單的方法讓使用者上傳文件,填寫任何需要的內容,然後選擇性地套用其簽名。

文字可透過直接的「點按式輸入」介面輸入,不再需要放置複雜的欄位。

鉤號與實心點可用於核取框與選項按鈕。

可視需求使用「簽名」欄位與「縮寫簽名」欄位。

輸入所有必填內容後,使用者可選擇傳送已簽署文件的副本給一或多位收件者。

所有輸入的內容均可透過「報告」擷取,且完整交易內容會與其他合約一樣記錄在「稽核報告」中。

請在此處查看「填寫和簽署」影片

使用方式

從 Adobe Sign 中的「顯示面板」頁面,按一下「附加功能」區段 (左下角) 中的「填寫和簽署」連結。此動作會開啟「填寫和簽署」上傳頁面。

Nav to FaS

 

「填寫和簽署」上傳頁面中可用的兩個欄位如下:

「檔案」區段,您可以將想要簽署的檔案拖放於此。

◘ 您也可以從文件庫或任何其他整合來源新增檔案,就如同在「傳送」頁面中附加檔案一樣。

「合約名稱」欄位,此為您用來命名合約的欄位。

◘ 依預設,「合約名稱」欄位會採用第一個放入「檔案」區段中的檔案名稱值。

◘ 如有需要可編輯此值。

註解:

「填寫和簽署」過程中沒有可用的表單欄位,不論是檔案來源或套用的欄位類型 (「編寫」、「文字標籤」或 Acroforms) 皆然。

Agreement Name adoption

 

可新增多個檔案。

輸入過程中,檔案會依其列在「檔案」區段中的順序顯示。

您可以拖放檔案來重新排序。

Move Files

 

單純變更「檔案」清單中的文件順序並不會變更「合約名稱」欄位中的值。

Reordered files

 

移除匯入「合約名稱」值的原始文件,會導致「合約名稱」欄位依據「檔案」清單最上方的檔案採用新的值。

Renamed Agreement

註解:

「合約名稱」經編輯後將會維持不變,且不論如何操作檔案,其名稱都不會變更。

在包含所有檔案且確認「合約」名稱可接受後,請按「下一步」

 

「填寫和簽署」介面隨即載入,並依列入清單的順序顯示您所上傳的文件。

在「填寫和簽署」頁面頂端的是輸入工具。

Tool Bar

由左至右列出的輸入類型:

A. 文字輸入 – 按一下此選項,然後在文件上要新增文字的地方按一下。若要移至文件的其他區段,您必須明確地在新的區域按一下,然後開始輸入。文字輸入採用換行符號,因此可輕鬆在多行注釋欄位中輸入內容。

B. 鉤號輸入 – 此選項會置入簡單的鉤號圖形。  適合核取框使用。

C. 實心點輸入 – 實心點也是簡單的圖形,一般與「選項按鈕」組搭配使用,但也可套用在核取框中。

D. 簽名欄位 –「簽名」欄位可讓使用者置入簽名。如果您的帳戶中有已儲存的簽名,依預設會使用該簽名。否則,您將會看到帳戶設定所允許的一般「簽名」選項。

E. 縮寫簽名欄位 – 反映「簽名」欄位,「縮寫簽名」會使用任何已儲存影像,並允許在已儲存影像未就緒時使用一般輸入選項。

 


變更字型大小

所有輸入類型的大小都可以調整為比預設大小更大或更小,且所有輸入類型與其他輸入類型會分別維持其各自的大小設定。

可針對任何指定的輸入類型,在合約內含有多種不同大小的範例。

 

「文字」、「鉤號」及「實心點」支援「階梯式」調整大小機制,可將字體調整至下一個預先定義的大小,可能變小或變大。

在每個欄位的最上方為包含「刪除」圖示 (右側的垃圾桶) 的介面和兩個以字母「A」顯示的範例。

左邊的字母「A」較小,並會將字型大小縮減一個「階級」。

右邊的字母「A」較大,並會將字型大小增加一個「階級」。

Stepped Size

註解:

在相同類型的任何後續欄位中,同樣可針對任何輸入類型變更字型大小。 

為獲得最佳結果,請在第一欄輸入一些文字,然後上下調整字型大小的階級,以便其與下方文件上的字體相稱。調整好適合的大小後,您應不必再重新調整字型大小。

 

按一下並拖曳輸入欄位方塊上的藍色「控點」,即可自動調整「鉤號」、「實心點」、「簽名」以及「縮寫簽名」欄位的大小。

Drag Sizing

同樣地,以此方式調整後的大小會維持不變,直到再次重新調整輸入類型的大小為止 (使用任一方式)。


移動輸入欄位

所有輸入欄位都可在置入後移動位置。視表單建立的方式而定,有時在表單的其他區段中輸入您要輸入的內容,然後再將其移入可能較為容易。

移動欄位:

    ○ 按一下欄位以將其選取。您會看到欄位的邊界方框出現在畫面中。

    ○ 當游標停留在欄位上時,會變成指向四方的箭頭符號。按住您的滑鼠按鈕以將欄位拖曳到您要使用此欄位的位置。

Move Input


完成文件

在需要的地方輸入內容以完成文件。

不需要簽名欄位。

Complete form

文件填寫完成後,請按一下視窗右上角的「完成」


成功!

按一下「完成」按鈕後,頁面會重新載入至「已成功簽署」頁面。

此頁面包含您方才簽署之文件的縮圖 (左側),以及可供您點選的四個後續步驟:

○ 傳送副本 – 此選項會發起新的工作流程,將已簽署的文件傳送至一或多個電子郵件地址。

○ 下載副本 – 按一下此連結可在您的本機系統上開啟已簽署之 PDF·的副本。

○ 管理這份文件 – 此選項會開啟「管理」標籤。

○ 簽署另一份文件 – 此連結會再次開啟「填寫和簽署」上傳頁面,以便您簽署其他文件。

Pose Send page


傳送副本

按一下「傳送副本」的選項後,新視窗隨即開啟,讓您輸入要傳送文件的電子郵件地址。

Send a Copy to another

請在「收件者」欄位中輸入電子郵件地址。如果您需要傳送至多個電子郵件地址,請以逗號將其隔開。

○ 按一下收件者欄位右上方的「加我」連結,可在欄位中新增您的電子郵件地址。

「訊息」欄位中,您可以輸入要與文件一起傳送的任何文字。

 

收件者會收到一封內含文件連結與訊息文字的電子郵件。

具有有效 Adobe Sign 帳戶的收件者也會在「已簽署」區段中看到列在其「管理」頁面上的文件。

 

完成「傳送副本」程序後,系統會載入新的頁面以表示程序成功。

其中有兩個可用選項:

○ 管理這份文件

○ 簽署另一份文件

Post Share

註解:

寄件者可隨時從「管理」標籤,分享文件副本至任何收件者的電子郵件地址。

此運作方式與「傳送副本」在「已成功簽署」頁面上的運作方式完全相同,您只是使用「管理」頁面上的「共用」工具輸入收件者的電子郵件地址。

「管理」頁面上的「填寫和簽署」文件

文件的建立者會看到其在「管理」頁面上已整理好的「填寫和簽署」文件,就像其他合約一樣。

如果「填寫和簽署」程序在套用簽名前中斷,則文件將會留存在於「草稿」區段中。

已成功套用簽名的「填寫和簽署」文件則會留存在「已簽署」區段中。

Sender - Manage page

 

如果沒有任何簽名套用至表單,則可以在「已填寫」區段中找到該文件。

filled_form_on_themanagetab

 

收件者會有傳送至其電子郵件收件箱的文件,但也會有以共用文件形式與其 Adobe Sign 帳戶相關的文件。

任何啟用其 Adobe Sign 帳戶的收件者皆可看到列在「已簽署」區段中的文件。

「名稱」值下方的淡灰色文字表示該文件是由其他使用者所共用。

Sharee Manage


操作記錄/稽核報告

「管理」頁面上的「操作記錄」標籤總結了所有對文件採取的相關動作。

「已與...共用文件」明細項目會反映文件的收件對象。

Hiostory tab

 

「稽核報告」會以與一般合約相同的格式反映所有相同的事件。

Audit Report


匯出輸入資料

含有文字輸入的「填寫和簽署」文件可以產生內含所有欄位資料的 CSV 檔案。

 

使用者

建立「填寫和簽署」文件的原始使用者,可以從「管理」標籤匯出文件詳細資料與欄位層級內容。

按一下相關「合約」以將其選取,然後按一下「具有表單資料」圖示。

CSV Icon

CSV 會下載至您的系統,您可使用任何理解 CSV 格式的應用程式將其開啟 (最常見的是 Excel)。

CSV 會在一系列標題為「MULTILINEDATA」的欄位中顯示輸入資料。

CSV from Manage

 

管理員

管理員可以在匯出的報告中查看「填寫和簽署」合約。

如果帳戶設定為可匯出欄位層級資料,則管理員也會看見「MULTILINEDATA」標題與相關的欄位內容。

Report Data

註解:

管理員必須啟用其帳戶的「資料匯出」功能才能在已匯出報告中看見欄位層級資料。若要啟用帳戶的「資料匯出」功能,請聯絡 Adobe Sign 支援

如何啟用/停用

依預設,「填寫和簽署」/「只有我簽署」功能適用於所有服務等級的所有使用者。

希望從「顯示面板」頁面中移除「填寫和簽署」/「只有我簽署」功能的管理員可向 Adobe Sign 支援團隊提出要求。

此功能可在「使用者」、「群組」及「帳戶」層級中啟用或移除。

 

Individual 與 Team 等級帳戶

Individual 與 Team 等級帳戶依預設將會啟用「填寫和簽署」


Business 和 Enterprise 等級帳戶

雖然「填寫和簽署」「只有我簽署」工作流程並存,但管理員可選擇其中一種工作流程作為預設值,也可讓使用者在兩者之間切換。

若要調整設定,請導覽至:「帳戶 > 帳戶設定 > 傳送設定 > 新的填寫和簽署體驗」

Nav to Settings

您可以設定兩個選項以顯示您慣用的選項:

○ 預設為新的「填寫和簽署」體驗

◘ 選取此選項可將預設「顯示面板」工作流程設為「填寫和簽署」

◘ 取消選取此方塊可讓預設「顯示面板」工作流程維持在「只有我簽署」

○ 允許使用者切換...

◘ 選取此方塊可啟用連結讓使用者在兩個工作流程之間自由切換。

 

配置選項

Business 和 Enterprise 帳戶管理員可以透過下列方式將數位簽名新增為簽名選項:

  • 請聯絡您的成功經理,並提出啟用該選項的請求
  • 確保您的帳戶已啟用數位簽名
    • 導覽至「帳戶 > 帳戶設定 > 簽名偏好設定 > 數位簽名工作流程」
    • 至少,啟用
      • 允許數位簽名工作流程
      • 允許此帳戶的內部簽署者進行雲端型數位簽名 
      • 請選取至少一個雲端簽名提供者
    • 按一下「儲存」
fill_and_sign_options

 

您可以在「簽署」選單中的第三個選項找到「數位簽名」選項

add_digital_signature

新增「數位簽名」會啟動數位簽名程序,讓簽署者可以直接選取其簽名提供者。

當簽署完成,並按一下「完成」後,文件會儲存在「管理」標籤的「已簽署」區段中。

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