概覽

工作流程設計工具可以針對您的特定業務需求,量身製作簽署過程的工作流程。透過這個新工具,管理員可使用直覺式拖放編輯器,輕鬆設計及管理工作流程範本。此工具易於指定要在合約中包含的文件;參與者的特性 - 包含預先定義的名稱、職務與路由;傳送者預填的表單欄位;要傳送給參與者的電子郵件;合約過期或密碼選項等。

工作流程也能為您的使用者建立淺顯易懂的傳送體驗,讓他們每次都能一致地遵守流程步驟。工作流程範本會透過自訂的指示和欄位引導使用的傳送者進行傳送過程,讓傳送過程易於使用並降低出錯機率。

新功能...

2018 年 12 月版

2018 年 12 月版在工作流程體驗中加入三個新元素:

  • 範本定義欄位指派
  • 在使用者等級切換使用新版傳送體驗
  • 改善常用工作流程問題的錯誤報告

 

範本定義欄位指派

這個新選項能依據工作流程設計工具的定義,將收件者清單與編寫表單上的適當欄位指派緊密關聯。

範例使用案例:

  • 簽署者 (客戶) 率先簽署
    • 聯署者可能會接著簽署
  • 銷售代表套用內部副署者簽名

傳統上,受限於「傳送」頁面編制收件者索引的方式,這個流程需要兩份表單:

  • 一份用於單一簽署者情形,將內部副署者簽名視為第二個簽署者索引予以指派
  • 一份用於聯署者情形,將聯署者視為第二個簽署者索引,將副署者簽名視為第三個

根據「範本定義」規則結構,您可以建構一份定義所有可能收件者欄位的完全啟用表單。

系統將強制執行收件者簽署者索引 (依照工作流程設計工具的定義),無視合約傳送時所有已指派給任何省略 (選用) 收件者的欄位。

所以在前述使用案例中,聯署者一律是簽署者索引 2,不過如果合約傳送時不包括聯署者,signer2 欄位將遭到忽略,而副署者 (簽署者索引 3) 依然只能存取 signer3 欄位。

 

若要啟用這項新功能,請導覽至「帳戶 > 帳戶設定 > 傳送設定 > 自訂工作流程傳送 > 啟用範本定義簽名位置」

ui_controls_for_templatedefinedsignatureplacment

註解:

一旦啟用範本定義簽名位置功能,在傳送流程中編寫合約的選項就會停用。

了解收件者與欄位之間的關係

與合約相關的每位收件者都會獲得一個簽署者索引編號指派。若要將收件者與他們有權限新增內容的欄位 (如簽名欄位) 建立關聯,必須要有索引編號。

收件者能根據「傳送」頁面的堆疊順序取得索引編號。堆疊最上方的收件者是 1,第二位收件者是 2,依此類推。將合約設定為「按照順序完成」時,您可以看到前述索引編號,不過當工作流程「依任意順序完成」時,索引編號仍會存在。

signing_index

 

在工作流程設計工具中建立收件者流程時,簽署者索引會獲得以下規則指派:

  • 由上到下
    • 由左到右

在以下範例中,簽署者與聯署者位於堆疊的最上方。

  • 「簽署者」是最左上方的收件者,所以指派為「索引 1」
  • 「聯署者」也是在最上方,不過位於「簽署者」的右側,所以指派為「索引 2」

在這個使用案例中,實際上誰先簽署都沒關係,所以將他們置於平行簽名流程。然而,簽名索引會嚴格執行,確保簽署者將他們的內容套用到正確的「簽署者」欄位,而聯署者只能存取指派給他們的「聯署者」欄位。

four_recipients_-workflowdesignerflow

「銷售代表」是緊接在簽署者與聯署者之後第三個簽署的人。

「主管核准」是第四個要求的簽名,緊接在「銷售代表」之後。

註解:

「簽署者」、「聯署者」、「銷售代表」等收件者名稱與欄位指派沒有關聯。它們只是管理員定義的標籤,用來在工作流程範本中釐清使用者。 

 

前述設計工具收件者流程會產生與下圖相似的「傳送」頁面範本。

(「傳送」頁面中的堆疊順序較為明顯,不過索引編號不會顯示在畫面中。)

four_recipient_workflowsendscreen

 

在編寫欄位表單時,每個欄位都會明確指派給一個簽署索引 (請暫時忽略「任何人」欄位)。

在 Adobe Sign 編寫環境中,這樣的要求可以藉由選取「參與者」並置放該參與者的欄位來滿足。

每位參與者都會以顏色標示,進而在視覺上區分哪些欄位指派給哪些參與者。

authoring_four_recipients

 

如果您使用文字標籤,標籤本身即提供將欄位指派給簽署者索引的引數 (如 :signer1)。

text_tag_four_recipients

 

在使用者等級切換使用新版傳送體驗

根據預設,載入「傳統」工作流程介面的使用者會在畫面右上角看到「請試用新版使用體驗」的連結。

註解:

啟用全新自訂工作流程傳送體驗 (請參閱下文的 6 月版) 的帳戶不會出現該連結。

classic_experience

 

針對該單一交易,按一下這個連結可以將使用者切換為新版介面。

如果需要的話,畫面右上角有一個切換回傳統體驗的連結。

modern_experience

註解:

若要申請隱藏切換連結,請聯絡成功經理。

 

改善常用工作流程問題的錯誤報告

工作流程程序的控制與安全改良措施,會導致某些舊版工作流程元素在新介面中產生問題。  因此我們額外實施了錯誤攔捕功能,以期在發生錯誤時有效揭露及提供解說。

將帳戶設定為使用新版傳送體驗的情況下,當使用者啟動有問題的工作流程時,會看到指出錯誤的紅色橫幅:

v3_error_message

 

如果依照預設將帳戶設定為沿用傳統體驗,工作流程仍然可以依照這些規則正常運作。 

然而,當「請試用新版使用體驗」連結出現有圓形外框的問號時,代表系統偵測到錯誤。

按一下問號可以顯示錯誤訊息:

v2_error_message

 

在發現多個問題的情況下,所有偵測到的錯誤都會列示在畫面中。

若要讓工作流程依照新版介面規則集正常運作,管理員必須編輯工作流程及更正偵測到的問題:

無效電子郵件字串

InvalidEmails

依據傳統規則集,電子郵件字串的格式可能有誤,或是以不當的方式分隔 (如空格或逗號)。

當錯誤產生時,管理員應檢查:

  • 副本電子郵件的分隔是否妥當
    • 新版體驗接收逗號或分號
  • 所有定義的收件者電子郵件字串,確保它們的結構正確
    • (如 name@domain.tld)

重複的文件標題

DuplicateDocumentTitles

根據新版體驗的規定,工作流程設計工具「文件」頁面中的所有文件標題必須是不重複的值。

如需該錯誤的詳細資料,請參閱這個頁面

無法存取的資料庫文件

InAccessibleLibraryDocuments

在設計工作流程時,管理員可能會附加存取範圍受限的文件範本。

當範圍之外的使用者嘗試載入工作流程時,不僅無法附加文件,還會觸發安全違規。

例如,管理員建立的新文件範本,可能會有僅限擁有者存取的屬性。  管理員可以將這份文件附加到工作流程,因為他們自己就是擁有者。 

系統內的其他所有使用者不是擁有者,所以他們在文件的範圍之外。

當這個錯誤出現時,管理員必須調整附加文件範本的屬性。

如需檢閱及調整範本屬性的步驟,請參閱這個頁面



2018 年 6 月版

推出 2018 年 6 月版後,已針對工作流程設計工具套用多項變更,使其更貼近「傳送」程序的功能。

各項新功能如下:

  • 針對您的一或多位簽署者使用數位簽名
  • 設定收件者以使用電話式 (SMS) 收件者認證
  • 在傳送程序期間設定收件者群組
  • 在傳送程序期間,附加來自所有已啟用來源的文件

 

當您選擇加入全新的自訂工作流程傳送程序,便會啟用所有上述功能。

這項新的傳送程序會顯示在可重排版面的新頁面,就像「傳送」頁面一樣,而且可透過導覽至以下位置加以啟用:「帳戶 > 帳戶設定 > 傳送設定 > 自訂工作流程傳送」

ui_controls_for_v3sendpage

收件者驗證

工作流程設計工具裡,所有啟用的驗證方式皆顯示於收件者物件中。

驗證方式已更新以顯示為核取方塊,讓工作流程設計可允許傳送者使用選項。 

若於設計工具中核取多個選項,傳送者將可於傳送程序期間使用這些相同的選項。

此版本亦新增電話 (SMS) 作為設計工具中的選項。

workflow_phone_authentication

收件者群組

設計工具中的收件者物件現在可標示為收件者群組。  這讓傳送者能夠設定允許簽署該步驟的一系列電子郵件地址簽名

舉例來說,如果您需要五位經理當中一位副署,您可以列出所有五個電子郵件,但只需其中一個套用簽名即可。

workflow_recipientgrouppair

註解:

工作流程設計工具可將收件者視為收件者群組,但無法在工作流程設計中加以設定。

唯有在傳送程序期間,才能設定收件者群組。

檔案附件

傳送程序期間,文件現在可從任何已啟用 Adobe Sign 來源附加。

workflow_librarypair

 

工作流程的使用者介面傳送體驗已更新為可重排版面的新穎設計,就像「傳送」頁面一樣。

先前位於收件者清單右方的指示已移至頁面最上方的可收合視窗中。

new_workflow_sendexperience

建立自訂工作流程

只有管理員才能建立工作流程。帳戶管理員可以為整個帳戶或帳戶內的特定群組建立工作流程。群組管理員可以查看所有工作流程,但是只能編輯其群組內的工作流程。

建立工作流程包括定義以下資訊:

  • 工作流程資訊—定義工作流程本身,包含命名、為使用的傳送者輸入自訂指示,以及授與使用此工作流程的權限。
  • 合約資訊—定義與自訂要顯示在「傳送」頁面上的合約資訊。
  • 收件者—依所需的簽署順序新增收件者 (簽署者和核准者),藉以建立路由路線。
  • 電子郵件– 指定在傳送過程的不同步驟傳送給不同參與者的電子郵件。
  • 文件—指定工作流程中應包含哪些文件
  • 傳送者輸入欄位—定義傳送者可用來在傳送合約時輸入資訊的欄位。傳送輸入欄位會先合併至合約中,然後再傳送給簽署者和核准者。

必要欄位會以紅色星號標示。有些欄位標籤可以編輯,並以
鉛筆圖示表示,例如合約名稱:

editable label

按一下鉛筆圖示即可輸入自訂標籤。當工作流程用來傳送文件時,此標籤就會顯示在「傳送」頁面上。若要還原為原始標籤,請按一下還原圖示。

工作流程資訊

1. 以帳戶管理員身分登入,並瀏覽至:「帳戶 > 工作流程

2. Nav to Workflow

2. 按一下「建立新的工作流程」按鈕,開啟工作流程設計工具。

Create New

工作流程設計工具隨即開啟,而「工作流程資訊」面板顯示如下:

workflow_-_workflowinfo

在「工作流程設計工具」橫幅中,會顯示工作流程的預設名稱 (例如「新工作流程」)。

工作流程名稱旁的點指出該工作流程是草稿/非作用中 (灰色點) 或作用中
(綠色點)。

右側具有下列控制項:

  • 關閉按一下可關閉工作流程
  • 儲存—按一下可儲存變更
  • 啟用/停用—按一下可啟用 (或停用) 選定群組的工作流程

 

1. 在「工作流程資訊」頁面中,輸入下列資訊:

  • 工作流程名稱—輸入工作流程的名稱。此名稱會顯示在工作流程設計工具橫幅中、顯示面板的「使用工作流程」下拉式清單中,以及當工作流程用來傳送合約時的「傳送」頁面頂端。
  • 給傳送者的指示—輸入使用工作流程的指示。當工作流程用來傳送合約時,這些指示就會顯示在「傳送」頁面的最上方。

註解:

可使用 HTML 標籤來新增指示。指示區段中可使用下列 html 標籤及其屬性: <p>、<br>、<b>、<i>、<u>、<ul>、<ol>、<li>、<img src=”fully qualified path”> 以及 <a href=”fully qualified path”>。

如果您想使用 src href 路徑,則需將這些路徑加入白名單。請將 URL 傳送給您的客戶成功經理

  • 啟用對象—指定誰能使用工作流程。選項有「所有群組」或帳戶內的群組。

 

以下是工作流程資訊的範例: 

Workflow Info

合約資訊

1. 按一下左側欄中的「合約資訊

workflow_-_agreementinfo

2. 在「合約資訊」區段中,定義應顯示在傳送者的「傳送」頁面上的合約資訊:

  • 合約名稱—輸入合約的名稱。當工作流程用來傳送合約時,此名稱會顯示在「傳送」頁面上,以及「請簽署/請核准」電子郵件標題中。這是必要欄位,且標籤可以進行編輯。
  • 訊息—輸入給收件者的訊息。當工作流程用來傳送合約時,此訊息會顯示在「傳送」頁面上。這是必要欄位,且標籤可以進行編輯。
  • 副本—如有需要,請輸入副本收件者的電子郵件地址。電子郵件地址必須以逗號或分號分隔
    • 最少—指定副本可加入的電子郵件地址數下限。
    • 最多—指定副本可加入的電子郵件地址數上限。
    • 可編輯—啟用此選項以允許傳送者編輯「傳送」頁面上的工作流程副本地址。
  • 收件者的語言—傳送者可使用此選項來指定收件者的語言。  此設定定義是否在「傳送」頁面上顯示語言選取器,以及若顯示,則顯示哪種預設語言。
  • 傳送選項
    • 設定密碼以開啟下載的 PDF—啟用此選項以允許傳送者指定下載的 PDF 的密碼。
      • 設定此選項也會同時設定「簽署者密碼驗證」,並使用相同的密碼值。
      • 必要—啟用此選項將一律要求下載的 PDF 需要密碼。若設定此選項,傳送者無法在「傳送」頁面上將其停用,必須提供密碼。
    • 完成截止日期—啟用此選項以允許在「傳送」頁面上指定完成截止日期。
      • 完成合約的天數 – 選取收件者必須完成簽署程序的預設天數。指定的天數一律可在「傳送」頁面上進行編輯。
    • 允許在傳送前編寫文件—啟用此選項以允許傳送者使用「傳送」頁面的「預覽」選項,在編寫環境中修改文件表單欄位。
      • 預設啟用編寫—啟用此選項會在「傳送」頁面上自動啟用「預覽」選項。

 

以下是合約資訊的範例: 

Agreement Info

收件者

1. 按一下左側欄中的「收件者」,存取「收件者路由」區段

workflow_-_recipients

2. 在「收件者路由」區段中,您可以根據您的需求,指定收件者和路由順序。您可以使用序列、並行、混合或巢狀混合路由,建立非常複雜的工作流程。  下列指示強調「收件者路由」可用的功能。

  • 若要在現有收件者之前或之後新增其他收件者:
    • 按一下新增圖示
    • 選取您要插入的角色 (針對帳戶啟用的所有角色皆可使用)
recip1

 

  • 若要指定平行分支,請按一下收件者上方的新增圖示並選取「平行分支」。
Recip2

 

  • 若要刪除收件者,請將游標移到收件者泡泡上方,然後按一下刪除圖示
Recip4

 

  • 若要自訂收件者,請將游標移到泡泡上方,然後按一下編輯 圖示
recipient_properties

編輯收件者時,您可以設定下列項目:

  • 收件者標籤—自訂收件者的標籤。例如,可將預設收件者標籤變更為「買方」。
    • 收件者的標籤在工作流程中必須是唯一的
  • 電子郵件地址—輸入收件者的預設電子郵件地址
  • 此收件者是傳送者 – 若核取,傳送者將作為收件者插入
  • 標示為收件者群組 – 若核取,傳送程序期間,收件者將對傳送者顯示為空白的收件者群組。  傳送者必須針對收件者群組設定電子郵件地址
  • 角色—更新收件者的角色 (簽署者或核准者)
  • 必要—如果需要收件者的簽名,請啟用此選項
  • 可編輯—啟用此選項以允許傳送者在「傳送」頁面上更新此收件者的電子郵件地址
  • 身分驗證 – 選取簽署者需要提供哪一種身分驗證
    • 可能的選項包括「無」、「Adobe Sign」、「電話」、「KBA」、「密碼」與「網路識別」
    • 只會顯示針對 Adobe Sign 帳戶啟用的選項

註解:

啟用密碼做為身分驗證,會新增相同的密碼至「文件安全性」,必須輸入密碼才能檢視 PDF。

請務必按一下「儲存」,儲存所進行的收件者設定。

 

以下是收件者資訊與路由的範例,其中已自訂簽署者 (買方和銷售總監) 和核准者 (銷售副總裁) 的標籤。

Recip Example

電子郵件

1. 按一下左側欄中的「電子郵件」,移至「電子郵件」區段

在「電子郵件」區段,您可以根據不同的事件,控制在簽署和核准過程中要傳送給哪些電子郵件。

例如,您可以在合約取消時,指定將通知電子郵件傳送給收件人與副本收件人。 

2. 勾選您要觸發電子郵件通知之事件的方塊

workflows_-_emails

註解:

有些電子郵件事件無法進行編輯:

  • 「始終」表示一律會針對該事件和電子郵件收件者傳送電子郵件
  • 「-」表示該事件和電子郵件收件者組合無效,將不會傳送電子郵件

文件

1. 按一下左側欄中的「文件」,移至「文件」區段

workflows_-_documents

 

2. 在「文件」區段中,您可以設定下列項目:

  • 文件標題—輸入文件的標題。當您使用工作流程傳送文件時,此標題會顯示在「傳送」頁面的「文件」區域中
  • 檔案—按一下「新增檔案」圖示,從您的 Adobe Sign 文件庫附加文件。當您使用此工作流程進行傳送時,會自動附加此文件
    • 若未選取任何檔案,工作流程會允許傳送者在傳送合約時提供檔案
    • 如果將文件標示為「必填」,當工作流程啟動時,系統會自動附加到合約中
    • 刪除檔案—如果您附加了錯誤的檔案,則可按一下檔案名稱旁的刪除圖示 (X),將其移除
  • 文件名稱—輸入可讓傳送者辨識文件的有意義名稱。已上傳的資料庫文件名稱是預設的,但可以覆寫
  • 必要—指定文件是否為必要
  • 新增文件—按一下「新增文件」按鈕,新增一列給其他文件
    •  文件標題必須是不重複的值
  • 刪除列—按一下刪除列圖示 (X) 可刪除整個列

註解:

只有已上傳至 Adobe Sign 文件庫的檔案可以附加至設計中具中的工作流程。

將檔案附加到工作流程時,請務必將範本屬性設定為允許傳送者存取

傳送程序期間,傳送者可以附加 Adobe Sign 設定中啟用之任何來源的檔案。

 

以下是已設定文件區段的範例:

Document Info

傳送者輸入欄位

1. 按一下左側欄中的「傳送者輸入欄位」,存取「傳送者輸入欄位」區段。

這些輸入欄位會對應至已附加文件 (在工作流程設計過程中附加,或是由傳送者上傳的檔案) 中定義的表單欄位。

傳送者可使用這些欄位,在傳送合約給收件者前預先填入內容。

workflow_-_senderinputfield

2. 在「傳送者輸入欄位」面板中,按一下「新增欄位

input firld record

接著針對新增的每一列,您可以設定下列項目:

  • 欄位標題—輸入欄位的標題。此值會顯示在「傳送」頁面上供傳送者參考
  • 文件欄位名稱—針對已附加文件庫文件的欄位,輸入欄位名稱
    • 此處輸入的欄位名稱必須符合文件中的表單欄位名稱
  • 預設值—輸入預設值 (若有的話)。
  • 必要—如果在傳送合約前必須輸入此欄位的值,請啟用此選項
  • 可編輯—啟用此選項以允許合約的傳送者修改預設值
  • 按一下刪除列圖示 (X) 可刪除整個列

 

以下是傳送者輸入欄位的範例: 

Sendere Input fields

完全設定好工作流程後,按一下頁面頂端的「儲存」。

若要立即啟用工作流程,請按一下「啟用」。隨時都可以編輯工作流程。

使用自訂工作流程進行傳送

您可以使用工作流程傳送合約。當您選取工作流程時,「傳送」頁面會顯示已定義的自訂欄位,包括自訂指示、預設收件者等。

傳送過程

1. 在「顯示面板」中,從「使用工作流程」下拉式清單中選取工作流程,然後按一下「開始

workflow_menu_onthedashboardpage

 

隨即顯示「傳送」頁面:

whole_workflow_pagebysection

在上方顯示的「傳送」範例頁面中,顯示了下列自訂項目:

A. 在「工作流程資訊」區段中:

○ 頂端的工作流程名稱 (GlobalCorp 服務契約 <50K)

○ 傳送者的指示 (此工作流程適用於低於 50K 的契約...)

B. 在「合約資訊」區段中:

○ 自訂合約名稱 (2018 年的 GlobalCorp 服務契約)

○ 訊息 (請見隨附的服務契約...)

○ 密碼保護已簽署文件 (允許但未定義)

C. 在「收件者」區段中:

○ 適用於收件者 (簽署者副署者) 以及適用於認證收件者的自訂標籤 (法律團隊) 顯示

○ 電子郵件地址傳送者若為其中一位簽署者便會隱藏,改為列出「我自己」

○ 收件者群組的電子郵件地址 (法律團隊) 將由傳送者輸入

D. 在「文件」區段中:

○ 「文件」區域中顯示預先附加的契約 (服務契約) 名稱

○ 也會顯示傳送者必須上傳的引薦文件檔案名稱

E. 在「傳送者輸入欄位」區段中:

○ 定義的欄位顯示在「欄位」區域中

○ 已匯入預設值,但可加以編輯

 

2. 填寫工作流程要求必填的欄位。

在上述範例中,這些欄位為:

  • 法律團隊電子郵件地址
  • 任何副本電子郵件地址 (選擇性)
  • 上傳引薦文件檔案
  • 必要欄位資訊 (產品總成本)
  • 密碼保護已簽署文件」和「預覽、定位簽名或新增表單欄位」對於此工作流程都是選擇性欄位。

3. 按一下「傳送」。

4. 可以選擇在編寫環境中視需要修改欄位,然後按一下「傳送

簽署並核准工作流程合約

工作流程合約會依路由中指定的順序傳送出去。簽署者和核准者可以使用「請簽署/請核准」電子郵件中的連結進行簽署,而如果他們是 Adobe Sign 的註冊使用者,則也可以從其「管理」頁面中進行簽署。這與標準傳送過程的做法相同。

可從「管理」頁面存取工作流程合約的歷史記錄與稽核報告。當合約進行中時,您可以新增提醒並執行其他工作。

編輯自訂工作流程

如何更新現有的工作流程

1. 以帳戶管理員身分登入,並瀏覽至:「帳戶 > 工作流程

24. Nav to Workflow

2. 在「工作流程」清單中,按一下以選取工作流程

workflows

 

3. 在上下文功能表中,按一下「開啟」。隨即顯示工作流程設計工具

工作流程設計工具開啟後,可以完整編輯工作流程。您可視需要變更所有區段,而除非按一下「更新」按鈕,否則不會儲存任何變更。

 

在工作流程設計工具中,您可以進行下列變更:

workflow_header

 

A) 複製工作流程 - 選取此圖示,會提示您設定新的工作流程名稱,接著以這個新名稱儲存完全相同的副本

B) 刪除工作流程 - 此選項會詢問您是否確定要刪除工作流程,如果您同意這麼做,工作流程就會刪除且無法回復

C) 關閉 - 這會關閉工作流程設計工具,不儲存任何變更

D) 更新 - 如果您對工作流程進行了任何變更,按一下此按鈕可儲存變更

E) 停用 - 此按鈕會將工作流程的狀態從「作用中」變更為「草稿」。使用者無法使用草稿工作流程。

 

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