Een reden voor ondertekening vereisen

Met de functie voor ondertekeningsredenen kan de ondertekenaar aangeven waarom hij of zij de overeenkomst ondertekent. Dit soort informatie is vereist in sommige werkprocessen (bijvoorbeeld: Titel 21 CFR deel 11).

• De redenen kunnen vereist of optioneel zijn.
• Het veld Reden kan worden toegepast op elektronische of digitale ondertekeningsvelden.
  
  • De oorspronkelijke velden zijn niet opgenomen.
• Redenen kunnen worden geselecteerd uit een vooraf gedefinieerde lijst die is gemaakt door de Acrobat Sign-beheerder of worden ingevoerd in een vrij tekstveld. 

Gebruik

Wanneer de functie voor ondertekeningsredenen is ingeschakeld, wordt de ondertekenaar gevraagd om aan te geven waarom hij het document ondertekent. Dit gebeurt direct nadat de handtekening wordt getypt, getekend of via een afbeelding wordt geüpload. De handtekening wordt in een nieuw deelvenster weergegeven met een van de volgende opties:

• Een open tekstveld waarin de ondertekenaar een aangepaste reden kan accepteren

• Een vervolgkeuzelijst met acceptabele redenen (zoals gedefinieerd in Acrobat Sign)

Zodra de reden is opgegeven, klikt de ondertekenaar op OK waarna het ondertekeningsproces wordt hervat.

Bij beide opties wordt een handtekeningenblok gegenereerd met daarin de handtekening en rechts daarvan de desbetreffende reden:

Voor beide opties wordt de reden ook getoond in het CSV-bestand voor de overeenkomst:

Configuratieopties

Er zijn vier selecteerbare opties voor het vastleggen van uw ondertekeningsredenen.

De eerste twee geven aan of een reden in het ondertekeningsproces moet worden toegestaan. Elektronische en digitale handtekeningen worden afzonderlijk ingeschakeld:

• Toestaan dat ondertekenaars een ondertekeningsreden opgeven bij workflows voor elektronische ondertekening - Hiermee wordt de inhoud van het veld Reden toegepast op elektronische ondertekeningsvelden
• Toestaan dat ondertekenaars een ondertekeningsreden opgeven bij cloudworkflows voor digitale ondertekening - De inhoud van het veld Reden wordt toegepast op digitale ondertekeningsvelden

Het toestaan van een handtekening vereist geen reden van de ondertekenaar.

Als u echter wel een reden voor de handtekening toestaat, moet u ofwel een lijst met redenen definiëren of toestaan dat een aangepaste reden kan worden ingevoerd.

De andere twee instellingen bieden controle over de toegepaste redenen:

• Vereisen dat ondertekenaars een ondertekeningsreden opgeven - Wanneer deze optie is ingeschakeld, moeten alle ondertekenaars (intern en extern) hun reden invoeren
• Toestaan dat ondertekenaars hun aangepaste ondertekeningsreden opgeven - Hiermee kan de ondertekenaar zijn eigen reden in een tekstveld invoeren
  • Als er geen vooraf gedefinieerde lijst met redenen is ingesteld, moet deze instelling worden ingeschakeld indien redenen voor ondertekening zijn toegestaan

Onder de geselecteerde opties staat een lijst met gedefinieerde redenen.

Als aangepaste redenen niet zijn toegestaan, moet deze lijst ten minste één item bevatten.

Klik op het plusteken om een nieuwe reden toe te voegen 

Een overlay toont het vak Maken, waarmee u de reden kan configureren.  Elke reden bevat drie elementen:

• Naam voor ondertekeningsreden - De nominale naam van de record Reden. 
  • Hierdoor kunnen de redenen, die soms in verschillende talen worden ingevoerd, gemakkelijker worden gesorteerd
• Tekst voor ondertekeningsreden - De feitelijke tekst die wordt ingevoegd in de handtekening en het controlerapport. 
  • Deze tekst is beperkt tot 128 tekens of minder
  • De ondertekenaar kan de volledige tekst bekijken in het selectievenster
• Taal - Alleen redenen met een taalwaarde die overeenkomt met de omgeving van de ondertekenaar, worden als optie weergegeven.  Als u overeenkomsten verzendt met de Franse landinstelling, kunt u alleen die redenen selecteren die zijn gemarkeerd voor de Franse taal
  • Als de ondertekenaar een landinstelling gebruikt die niet overeenkomt met een vooraf gedefinieerde reden, wordt een aangepaste reden geaccepteerd

Zodra de reden correct is geconfigureerd, klikt u op Opslaan.

De reden is nu ook direct beschikbaar voor alle ondertekenaars.

Als u een reden in de lijst wilt bewerken of verwijderen, klikt u op de reden om deze te selecteren.

De opties Bewerken en Verwijderen staan linksboven in de sectie:

In- of uitschakelen

De functie Reden voor handtekening kan op accountniveau worden ingeschakeld door de Acrobat Sign-accountbeheerder.

Instellingen op groepsniveau zijn toegestaan en overschrijven de waarden op accountniveau. 

Om de opties weer te geven gaat u naar: Accountinstellingen > Bio-Pharma-instellingen

Zaken om rekening mee te houden...

• Ondertekeningsredenen werken met digitale en elektronische handtekeningvelden.
  • Elke ondertekenaar heeft één digitaal handtekeningveld en meerdere elektronische handtekeningvelden.
• Ondertekeningsredenen zijn niet van toepassing wanneer alleen een stempel als handtekening wordt gebruikt.