De functie Alleen ik onderteken wordt vervangen door een slimmere en meer doelgerichte interface met de naam 'Invullen en ondertekenen'. Alle serviceniveaus hebben toegang tot de workflow Invullen en ondertekenen.

Beschrijving van functie

Invullen en ondertekenen is ontworpen als een snelle en eenvoudige methode waarop een gebruiker een document kan uploaden, alle benodigde inhoud kan invullen en vervolgens desgewenst zijn handtekening kan toepassen.

Tekstwordt ingevoerd via een directe 'klik en typ'-interface, zonder de noodzaak om allerlei ingewikkelde velden te plaatsen.

Vinkjes en gevulde rondjes zijn beschikbaar voor selectievakjes en keuzerondjes.

Er zijn velden beschikbaar voor zowel handtekeningen als initialen.

Nadat de gebruiker alle benodigde inhoud heeft ingevoerd, kan hij een kopie van het ondertekende document naar een of meerdere ontvangers verzenden.

Alle invoerinhoud wordt vastgelegd en kan in rapporten worden geëxtraheerd. Bovendien wordt de volledige transactie in een controlerapport vastgelegd, net als alle andere overeenkomsten.

Bekijk hier de video over Invullen en ondertekenen

Hoe werkt dit?

Ga naar de pagina Dashboard in Adobe Sign en klik op de koppeling Invullen en ondertekenen in de sectie Aanvullende functies (linksonder). De uploadpagina van Invullen en ondertekenen wordt geopend.

Nav to FaS

 

De uploadpagina van Invullen en ondertekenen bevat twee velden:

○ In de sectie Bestanden kunt u de bestanden die u wilt ondertekenen, slepen en neerzetten

◘ U kunt ook bestanden toevoegen uit de bibliotheek of een andere geïntegreerde bron, net als bij het toevoegen van bestanden op de pagina Verzenden.

○ In het veld Naam van overeenkomst voert u de gewenste naam in voor de overeenkomst

◘ Standaard bevat het veld Naam van overeenkomst de naam van het eerste bestand dat u in de sectie Bestanden neerzet. 

◘ Deze waarde kan desgewenst worden bewerkt.

Opmerking:

Er zijn geen formuliervelden beschikbaar tijdens het invul- en ondertekeningsproces. Het maakt hierbij niet uit waar de bestanden vandaan komen of welke type veld wordt toegepast (ontwerp, tekstlabel of acroform).

Agreement Name adoption

 

U kunt meerdere bestanden toevoegen.

Tijdens het invoerproces staan de bestanden in de volgorde waarin ze worden vermeld in de sectie Bestanden.

U kunt de bestanden opnieuw ordenen met slepen en neerzetten.

Move Files

 

Als u de volgorde wijzigt van de documenten in de lijst Bestanden, verandert hierdoor niet de waarde in het veld Naam van overeenkomst.

Reordered files

 

Als u het oorspronkelijke document verwijdert waarvan de naam werd geïmporteerd in het veld Naam van overeenkomst, wordt een nieuwe naam weergegeven in het veld Naam van overeenkomst. Dit is de naam van het bovenste bestand in de lijst Bestanden.

Renamed Agreement

Opmerking:

Als de Naam van overeenkomst op welke manier dan ook wordt gewijzigd, wordt deze permanent en kunt u de naam niet veranderen, hoe u de bestanden ook bewerkt.

Wanneer u alle bestanden hebt opgenomen en de Naam van overeenkomst naar wens is, klikt u op Volgende.

 

De interface van Invullen en ondertekenen wordt geladen. Hier vindt u de documenten die u hebt geüpload, in de volgorde waarin ze zijn opgenomen.

Bovenaan op de pagina Invullen en ondertekenen staan de invoergereedschappen.

Tool Bar

De invoertypen van links naar rechts:

A. Tekstinvoer: klik op deze optie en klik op een willekeurige plek in het document als u tekst wilt toevoegen. Als u naar een ander deel van het document wilt gaan, moet u expliciet in het nieuwe gebied klikken en beginnen met typen. Bij de tekstinvoer wordt rekening gehouden met harde regeleinden (carriage returns), zodat u gemakkelijk opmerkingen kunt typen die uit meerdere regels bestaan.

B. Invoer voor vinkjes: hiermee plaatst u een eenvoudige afbeelding van een vinkje. Ideaal voor selectievakjes.

C. Gevuld rondje: gevulde rondjes zijn ook eenvoudige afbeeldingen die traditioneel worden gebruikt in keuzerondjes, maar u kunt ze ook toepassen in selectievakjes.

D. Handtekeningveld: hiermee kan de gebruiker een handtekening plaatsen. Als u een handtekening hebt opgeslagen in uw account, wordt deze standaard gebruikt. Als dat niet het geval is, beschikt u over de normale ondertekeningsopties die door de accountinstellingen zijn toegestaan.

E. Veld voor initialen: net als handtekeningen gebruikt het veld Initialen de afbeeldingen die u hebt opgeslagen, en zijn de normale invoeropties toegestaan als er geen opgeslagen afbeelding is.

 


De tekengrootte wijzigen

De tekengrootte van elk invoertype kan worden aangepast zodat deze groter of kleiner is dan de standaardgrootte. Elk invoertype behoudt zijn afzonderlijke instellingen voor de grootte, onafhankelijk van de andere invoertypen.

In één overeenkomst kunt u verschillende formaatvoorbeelden hebben voor elk invoertype.

 

Tekst, vinkjes en gevulde rondjes ondersteunen een stapsgewijs mechanisme voor het aanpassen van de tekengrootte, zowel voor een groter als kleiner formaat.

Boven elk van deze velden bevindt zich een interface met een pictogram Verwijderen (de prullenbak rechts) en twee voorbeelden van de letter 'A'.

De 'A' links is kleiner en de tekengrootte is met één stap verlaagd.

De 'A' rechts is groter en de tekengrootte is met één stap verhoogd.

Stepped Size

Opmerking:

Als u de tekengrootte voor een bepaald invoertype wijzigt, geldt deze wijziging ook voor alle nieuwe velden van hetzelfde type. 

Voor de beste resultaten typt u wat tekst in het eerste veld en vervolgens maakt u het lettertype stapsgewijs groter of kleiner totdat het proportioneel past bij het lettertype op het onderliggende document. Wanneer u eenmaal de goede grootte hebt, hoeft u het lettertype niet nogmaals te vergroten of te verkleinen.

 

U kunt vinkjes, gevulde rondjes en de velden voor de handtekening of initialen dynamisch groter of kleiner maken. Hiervoor klikt u op de blauwe handgreep van het invoerveldvak.

Drag Sizing

Hierbij geldt wederom dat deze manier van vergroten of verkleinen een blijvend resultaat heeft, totdat u de grootte van het invoertype opnieuw verandert (met behulp van een van deze twee methoden).


De invoervelden verplaatsen

Na plaatsing kunnen alle invoervelden altijd worden verplaatst. Afhankelijk van de manier waarop het formulier is gemaakt, is het misschien eenvoudiger om uw invoer in een afzonderlijke sectie van het formulier te typen en de invoer vervolgens op de juiste plaats te zetten.

Een veld verplaatsen:

    ○ Klik één keer om het veld te selecteren. Het omsluitende kader van het veld wordt weergegeven.

    ○ Als de cursor op het veld wordt geplaatst, verandert deze in een pijl met vier richtingen.  Klik en houd de muisknop ingedrukt om het veld naar de gewenste plaats te slepen.

Move Input


Voltooi het document

Bewerk het hele document op deze manier totdat alle invoer op de juiste plaats staat.

Een handtekeningveld is niet verplicht.

Complete form

Zodra het document is ingevuld, klikt u op Gereed in de rechterbovenhoek van het venster.


Succes!

Nadat u op de knop Gereed hebt geklikt, wordt de pagina opnieuw geladen naar de pagina 'U hebt het document ondertekend'.

Links op deze pagina staat een miniatuur van het document dat u zojuist hebt ondertekend. De pagina toont ook de vier 'volgende stappen' waarop u kunt klikken:

○ Een kopie verzenden: met deze optie start u een nieuwe workflow waarin het ondertekende document wordt verzonden naar een of meer e-mailadressen.

○ Kopie downloaden: als u op deze koppeling klikt, wordt een kopie van het ondertekende PDF-bestand op uw lokale systeem geopend.

○ Dit document beheren: hiermee opent u het tabblad Beheren.

○ Een ander document ondertekenen: met deze koppeling opent u de pagina Invullen en ondertekenen opnieuw, zodat u een ander document kunt ondertekenen.

Pose Send page


Kopie verzenden

Als u klikt op de optie Een kopie verzenden, wordt een nieuw venster geopend. Hier typt u de e-mailadressen waarnaar u het document wilt verzenden.

Send a Copy to another

In het veld Ontvangers voert u de e-mailadressen in.  Als u naar meer dan één e-mailadres moet verzenden, scheidt u de adressen met een komma.

○ Wanneer u op Mij toevoegen klikt in de rechterbovenhoek van het ontvangersveld, wordt uw e-mailadres aan het veld toegevoegd.

In het veld Bericht kunt u tekst invoeren die u samen met het document wilt opsturen.

 

De ontvanger krijgt een e-mailbericht met een koppeling naar het document en de berichttekst.

Ontvangers met een actief Adobe Sign-account krijgen ook het document te zien op hun pagina Beheren in de sectie Ondertekend.

 

Wanneer het proces van Een kopie verzenden is voltooid, wordt een nieuwe pagina geladen om aan te geven dat het proces goed is verlopen.

Er zijn twee opties beschikbaar:

○ Dit document beheren

○ Een ander document ondertekenen

Post Share

Opmerking:

De afzender kan op elk gewenst moment een kopie van het document delen met het e-mailadres van elke ontvanger via het tabblad Beheren.

Dit werkt op exact dezelfde manier als de optie Een kopie verzenden op de pagina 'U hebt het document ondertekend', alleen gebruikt u hier het gereedschap Delen op de pagina Beheren om het e-mailadres van de ontvanger in te voeren.

Documenten voor Invullen en ondertekenen op de pagina Beheren

De maker van het document ziet zijn document voor Invullen en ondertekenen gesorteerd staan op de pagina Beheren, net als elke andere overeenkomst.

Als het proces voor Invullen en ondertekenen wordt onderbroken voordat de handtekening is toegepast, staat het document in de sectie Concept.

Documenten voor Invullen en ondertekenen die wel correct zijn ondertekend, staan in de sectie Ondertekend.

Sender - Manage page

 

Als er geen handtekening is toegepast op het formulier, staat het document in de sectie Ingevevuld. 

filled_form_on_themanagetab

 

De ontvangers krijgen het document in het Postvak IN van hun e-mailprogramma, maar het document is ook als een gedeeld document gekoppeld aan hun Adobe Sign-account.

Iedere ontvanger die zijn Adobe Sign-account activeert, kan het document zien staan in de sectie Ondertekend.

De lichtgrijze tekst onder de waarde Naam geeft aan dat het document door een andere gebruiker wordt gedeeld.

Sharee Manage


Historie/Controlerapport

Het tabblad Historie op de pagina Beheren biedt een overzicht van alle handelingen met betrekking tot het document.

Het regelitem 'Document gedeeld met' geeft aan naar wie het document is verzonden.

Hiostory tab

 

Het controlerapport bevat al deze gebeurtenissen als een normale overeenkomst in dezelfde indeling.

Audit Report


Invoergegevens exporteren

Van documenten voor Invullen en ondertekenen die tekstinvoer bevatten, kan een CSV-bestand worden gegenereerd waarin alle veldgegevens zijn opgenomen.

 

Gebruikers

De gebruiker die het document voor Invullen en ondertekenen oorspronkelijk heeft gemaakt, kan de documentgegevens en alle inhoud op veldniveau exporteren via zijn tabblad Beheren.

Klik eenmaal op de desbetreffende overeenkomst om deze te selecteren en klik vervolgens op het pictogram 'Heeft formuliergegevens'.

CSV Icon

Het CSV-bestand wordt op uw systeem gedownload en kan met elke toepassing worden geopend die de CSV-indeling kan lezen (Excel is het de meest waarschijnlijke kandidaat).

Het CSV-bestand toont de invoergegevens in een reeks kolommen met de koptekst 'MULTILINEDATA'.

CSV from Manage

 

Beheerders

Beheerders kunnen de overeenkomsten voor Invullen en ondertekenen zien staan op hun geëxporteerde rapporten.

Als het account is ingesteld voor het exporteren van gegevens op veldniveau, zien ze ook de kopteksten 'MULTILINEDATA' en de bijbehorende veldinhoud.

Report Data

Opmerking:

Voor beheerders moet de functie Gegevensexport op hun account zijn ingeschakeld om gegevens op veldniveau te kunnen bekijken via het geëxporteerde rapport.  Als u de functie Gegevensexport wilt inschakelen voor uw account, neemt u contact op met het ondersteuningsteam van Adobe Sign.

De functie in- of uitschakelen

Standaard is de functie Invullen en ondertekenen / Alleen ik onderteken beschikbaar voor alle gebruikers op alle serviceniveaus.

Beheerders die de functie Invullen en ondertekenen / Alleen ik onderteken willen verwijderen van de pagina Dashboard, kunnen hiervoor een verzoek indienen bij het ondersteuningsteam van Adobe Sign.

De functie kan op gebruikers-, groeps- en accountniveau worden ingeschakeld of verwijderd.

 

De accountniveaus Individueel en Team

Bij de accountniveaus Individueel en Team is Invullen en ondertekenen standaard ingeschakeld. 


De accountniveaus Bedrijven en Enterprises

Terwijl de workflows voor Invullen en ondertekenen en Alleen ik onderteken naast elkaar bestaan, kunnen beheerders een van beide workflows instellen als standaard. Ook kunnen ze gebruikers de mogelijkheid bieden om te schakelen tussen de twee functies.

Als u deze instellingen wilt aanpassen, navigeert u naar: Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Nieuwe functie 'Invullen en ondertekenen'

Nav to Settings

U kunt twee opties instellen om de gewenste optie weer te geven:

○ Standaard instellen op de nieuwe functie Invullen en ondertekenen

◘ Als u deze optie inschakelt, wordt de standaardworkflow van het Dashboard ingesteld als Invullen en ondertekenen.

◘ Als u dit selectievakje niet inschakelt, blijft de standaardworkflow van het Dashboard Alleen ik onderteken.

○ Gebruikers toestaan om te schakelen...

◘ Als u dit selectievakje inschakelt, wordt een koppeling geactiveerd waarmee de gebruiker naar wens kan schakelen tussen de twee workflows.

 

Configuratieopties

Beheerders van Business- en Enterprise-accounts kunnen Digitale handtekeningen als een handtekeningoptie laten toevoegen door:

  • Hun Succesmanagers te vragen de optie in te schakelen.
  • Ervoor te zorgen dat digitale handtekeningen zijn ingeschakeld in het account.
    • Navigeer naar Account > Accountinstellingen > Voorkeuren handtekening > Workflows voor digitale ondertekening.
    • Schakel minimaal de volgende opties in
      • Workflows voor digitale ondertekening toestaan.
      • Digitale cloudhandtekeningen toestaan voor interne ondertekenaars van dit account .
      • Selecteer ten minste één Provider voor cloudondertekening.
    • Klik op Opslaan.
fill_and_sign_options

 

De optie Digitale handtekening is de derde optie in het menu Ondertekenen.

add_digital_signature

Door een Digitale handtekening toe te voegen, start u het digitale ondertekeningsproces en krijgt de ondertekenaar rechtstreeks de optie voor het selecteren van een provider voor ondertekening te zien.

Als de handtekening is voltooid en op Gereed is geklikt, wordt het document opgeslagen in de sectie Ondertekend van het tabblad Beheren.

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid