Documenten schriftelijk laten ondertekenen

Overzicht

Voor sommige documenten is een fysieke handtekening vereist. Dit kan juridische redenen hebben of te wijten zijn aan compatibiliteitsvereisten of beleidsrichtlijnen, of eenvoudigweg omdat één of beide partijen het fijner vindt om met de hand te ondertekenen.

De schriftelijke ondertekeningsworkflow van Adobe Acrobat Sign ondersteunt het verkrijgen van fysieke handtekeningen. Tegelijkertijd garandeert Adobe correct toegangsbeheer en het behoud van hoge kwaliteit en duidelijkheid van het uiteindelijke document. Ook worden de voordelen van elektronische verwerking en controle optimaal benut.

Een overeenkomst voor schriftelijke ondertekening verzenden

Het verzenden van een overeenkomst om een met de hand geschreven handtekening te verkrijgen, vereist alleen dat de verzender de optie Schriftelijk selecteert in de sectie Type handtekening van het deelvenster Opties.

Merk op dat deze optie alleen zichtbaar is als zowel de handtekeningtypen Elektronisch als Schriftelijk voor de groep zijn ingeschakeld. Anders wordt het ingeschakelde type handtekening gebruikt en wordt de optie om een handtekening te kiezen verborgen.

Beheerders van het account of de groep kunnen de standaardwaarde op Schriftelijk zetten als verwacht wordt dat vooral schriftelijke handtekeningen worden gebruikt. (Raadpleeg Configuratieopties)

Overeenkomsten die worden verstuurd met het handtekeningtype Schriftelijk vereisen dat alle ontvangers schriftelijk ondertekenen.

Schriftelijk selecteren als type handtekening

Opmerking:

De verzender heeft niet de mogelijkheid om de overeenkomst na verzending om te zetten in een elektronische handtekeningworkflow. De ontvanger heeft evenmin de mogelijkheid de handtekening om te zetten in een elektronische handtekening.


Schriftelijke ondertekening - het perspectief van de ondertekenaar

Voor ondertekenaars komt de handtekeningworkflow Schriftelijk sterk overeen met de workflow Elektronisch, tot het punt dat ze het document moeten afdrukken om hun handtekening te zetten:

  • De ontvanger wordt via e-mail op de hoogte gebracht met een koppeling Openen en afdrukken naar het document.
  • Wanneer de koppeling is geselecteerd, krijgt de ontvanger eerst een overzicht van de drie stappen van het ondertekeningsproces te zien:
Stappen voor de schriftelijke handtekening

  • De ontvanger kan in de elektronische ervaring alle vereiste of gewenste formuliervelden in de overeenkomst invullen.
  • Vervolgens klikt de ontvanger op de knop Volgende onderaan de pagina om verder te gaan naar de instructies voor downloaden, afdrukken en ondertekenen:
De overeenkomst downloaden

 

  • De ontvanger klikt op de knop Downloaden om het document te downloaden (inclusief alle elektronisch ingevulde velden).
  • De ontvanger opent de gedownloade PDF en drukt deze af.
  • De ontvanger ondertekent de gedrukte overeenkomst met de hand.
  • De ondertekende overeenkomst moet vervolgens weer in digitale vorm worden gescand.
    • Acrobat Sign accepteert het bestand met de standaard geaccepteerde indelingen (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
    • Acrobat Sign accepteert maar één bestand. Als er meerdere afbeeldingen zijn, moeten deze worden samengevoegd tot één bestand.
  • Er wordt een nieuwe e-mail naar de ontvanger gestuurd met het verzoek het ondertekende document te uploaden (onderwerp van de e-mail: Upload {Agreement Name}). De mail bevat een koppeling om de interface Uploaden om te verzenden te openen.
    • Ontvangers kunnen ook klikken op de koppeling in de oorspronkelijke e-mail Openen en afdrukken om de interface Uploaden te openen:
Uploaden om de overeenkomst te verzenden

 

  • Als de gebruiker op de knop Uploaden om te verzenden klikt, verschijnt een browservenster waarin de ontvanger het bestand van de ondertekende overeenkomst in het lokale systeem kan vinden en selecteren.
  • Zodra het bestand is geselecteerd, wordt het bestand geüpload naar Acrobat Sign en is de ontvanger klaar.
  • Indien er volgende ontvangers zijn, gaat de overeenkomst door naar de volgende. Zo niet, dan is de overeenkomst voltooid.

Ontvangers de mogelijkheid bieden hun handtekening om te zetten van elektronisch naar schriftelijk

Klanten die geen elektronische handtekening vereisen, en eventuele scepsis van klanten ten aanzien van elektronische handtekeningen willen wegnemen, kunnen ontvangers toestaan het handtekeningtype om te zetten van elektronisch in geschreven.

Wanneer deze conversie is ingeschakeld, zien ontvangers een optie voor Afdrukken, ondertekenen en uploaden in het menu Opties op de pagina voor elektronische ondertekening.

Optiemenu voor omzetten in een geschreven handtekening

Let op:

Zodra een ontvanger in overeenkomsten met meerdere ontvangers zijn handtekeningstype omzet in een schriftelijke handtekening, worden alle formuliervelden uit de overeenkomst verwijderd. De volgende ondertekenaars hoeven dan geen formuliervelden in te vullen. Ze hoeven alleen maar hun handtekeningvelden onderaan de pagina in een handtekeningenblok in te vullen.

Best practices en overwegingen

Het wordt accounts die Gebruikers in meerdere groepen hebben ingeschakeld sterk aangeraden om hun workflows die een schriftelijke handtekening vereisen, te identificeren en in hun eigen groep te isoleren. Hierdoor kunnen meer standaardwaarden worden toegepast die het aantal configureerbare opties op de pagina Verzenden beperken, waardoor het verzendproces wordt gestroomlijnd en configuratiefouten worden vermeden.

Als u schriftelijke handtekeningen via een optie inschakelt, moet u overwegen Een ondertekend document uploaden in te schakelen voor het geval een ontvanger het document naar u terugmailt.


Configuratieopties

De opties voor schriftelijke handtekeningen zijn beschikbaar op account- en groepsniveau. Wanneer u opties voor geschreven handtekeningen configureert, dient u het volgende in gedachten te houden:

  • Alle groepsinstellingen worden in eerste instantie overgenomen van de accountinstellingen.
  • Expliciet geconfigureerde instellingen op groepsniveau overschrijven de overgenomen instellingen op accountniveau.
  • Alle overeenkomsten nemen de eigenschappen over van de groep waarvan zij afkomstig zijn op het moment dat zij worden aangemaakt.

Er zijn vier instellingen die in aanmerking moeten worden genomen wat de opties voor schriftelijke handtekeningen betreft:

  • Sta het handtekeningtype Schriftelijk toe voor verzenders.
    • Stel het standaard handtekeningtype in op Schriftelijk als uw proces dit vereist.
  • Activeer de optie voor ontvangers om elektronische handtekeningen om te zetten in het handtekeningtype Schriftelijk.
  • Schakel handtekeningen van het type Schriftelijk in wanneer Beperkte documentzichtbaarheid is ingeschakeld.

Het handtekeningtype Schriftelijk toestaan voor verzenders

Om uw verzenders in staat te stellen overeenkomsten te configureren met een geschreven handtekeningtype:

  1. Navigeer naar Accountinstellingen > Verzendinstellingen
  2. Schuif omlaag naar Toegestane handtekeningtypes
  3. Schakel de optie Laat afzenders documenten verzenden voor schriftelijke handtekeningen in
  4. Klik op Opslaan om de wijziging vast te leggen

Het handtekeningtype Schriftelijk definiëren als de standaard voor nieuwe overeenkomsten

Indien het standaard handtekeningtype gedefinieerd is als Schriftelijk, worden alle nieuwe overeenkomsten die in de groep worden aangemaakt, geconfigureerd voor een geschreven handtekening.

Indien de handtekeningoptie Elektronisch ook is ingeschakeld, kan de afzender het type handtekening wijzigen bij het configureren van de overeenkomst.

Afzenders toestaan een schriftelijke handtekening te kiezen

Opmerking:

Als voor de groep slechts één type handtekening is ingeschakeld, dan wordt de optie om een type handtekening te selecteren verborgen op de pagina Verzenden. Beide opties moeten ingeschakeld zijn om de optie zichtbaar en selecteerbaar te maken voor verzenders.

Ontvangers in staat stellen om te zetten naar een schriftelijke handtekening

De optie om ontvangers toe te staan om te converteren naar een geschreven handtekening, is handig als de ondertekenaar sceptisch staat tegenover het proces van elektronische ondertekening.

  1. Navigeer naar Accountinstellingen > Voorkeuren handtekening.
  2. Scroll omlaag beneden naar Extra instellingen.
  3. Schakel de optie Toestaan dat ondertekenaars de overeenkomst afdrukken, handmatig ondertekenen en opnieuw uploaden naar Acrobat Sign, in plaats van elektronisch ondertekenen in.
  4. Klik op Opslaan om de wijziging vast te leggen.
Ontvangers in staat stellen over te schakelen naar een schriftelijke handtekening

Opmerking:

De optie om ontvangers toe te staan over te schakelen naar schriftelijke handtekeningen is niet afhankelijk van de optie om schriftelijke handtekeningen toe te staan bij het verzenden van nieuwe overeenkomsten.

Handtekeningen van het type Schriftelijk inschakelen wanneer Beperkte documentzichtbaarheid is ingeschakeld

Als u workflows voor Beperkte documentzichtbaarheid (LDV) gebruikt en u moet de optie voor schriftelijke handtekening toestaan, moet u het handtekeningtype Schriftelijk expliciet inschakelen binnen het bereik van LDV.

Anders is de optie om overeenkomsten van het type Schriftelijk te verzenden niet zichtbaar op de pagina Verzenden en kan deze niet door de verzender worden geconfigureerd.

  1. Navigeer naar Accountinstellingen > Globale instellingen (Groepinstellingen indien geconfigureerd op groeps niveau).
  2. Scroll omlaag naar Beperkte documentzichtbaarheid.
  3. Vink de optie Verzenden voor schriftelijke handtekening toestaan. Ontvangers zien altijd alle pagina's als ze een schriftelijke handtekening moeten plaatsen
  4. Klik op Opslaan om de wijziging vast te leggen.
Schriftelijke handtekeningen toestaan in workflows voor Beperkte documentzichtbaarheid

Zoals de instelling aangeeft, negeert elke verzonden overeenkomst die zowel Beperkte documentzichtbaarheid als het handtekeningtype Schriftelijk gebruikt, de LDV-workflow en wordt het volledige document getoond aan de ontvanger.

Adobe-logo

Aanmelden bij je account