Configurar regras de retenção no Adobe Acrobat Sign

Defina por quanto tempo os contratos e dados relacionados são mantidos antes de serem automaticamente excluídos.

As regras de retenção permitem que administradores controlem por quanto tempo os contratos e dados associados são armazenados no Adobe Acrobat Sign após atingirem um estado terminal. Isso ajuda as organizações a automatizar a limpeza de dados e alinhar o ciclo de vida do documento com políticas de conformidade internas.

Antes de começar

• Você deve ser um administrador de nível de conta ou de grupo para configurar regras de retenção.

Configuração

Disponibilidade

• Acrobat Standard e Acrobat Pro: incompatíveis.
• Acrobat Sign Solutions: compatível.
• Acrobat Sign for Government: compatível.

Escopo da configuração

As regras de retenção podem ser configuradas nos níveis de conta e de grupo.

As configurações em nível de grupo substituem as configurações em nível de conta.

• Comportamento padrão - Se nenhuma regra de retenção for configurada, os contratos são mantidos até serem excluídos manualmente ou removidos por outros processos.
• Impacto em contratos em andamento - As regras de retenção são aplicadas quando um contrato é registrado em um estado terminal. Os contratos que já estão em andamento não são afetados até atingirem um estado terminal.

Para acessar esta configuração

Nível da conta:

• Navegue até Configurações da conta > Governança de dados.

Nível de grupo:

1. Navegue até Administrador > Grupos.
2. Selecione um grupo.
3. Selecione Configurações do grupo > Governança de dados.

Criar uma regra de retenção

Quando uma nova regra é criada, ela se torna a regra ativa. As regras ativas anteriores permanecem na lista com uma data final e continuam a governar os contratos que já foram atribuídos a elas.

Configurar substituições no nível do grupo

As regras no nível do grupo substituem as regras no nível da conta para usuários do grupo. Se nenhuma regra no nível do grupo for definida, a regra no nível da conta será aplicada.

• Criar uma regra usando as mesmas etapas da configuração no nível da conta.
• (Opcional) Habilite Reter todos os contratos para este grupo para evitar exclusão automática.
  • Use esta opção para ignorar a configuração no nível da conta quando os contratos do grupo devem ser retidos.

Se um usuário se mover entre os grupos, a regra de retenção aplicada será baseada no grupo ao qual o usuário pertence no momento em que o contrato é registrado em um estado terminal.

Como funciona a configuração

Quando um contrato entra em um estado terminal:

• A regra de retenção principal é aplicada e associada ao contrato.
  • A regra de retenção aplicada está associada ao contrato, garantindo que a regra correta seja honrada no momento da exclusão.
• O sistema calcula a data de exclusão com base no período de retenção definido.
• O contrato é excluído quando o período de retenção expira, desde que a regra permaneça habilitada.

O processamento de estado terminal pode ser atrasado em até 12 horas durante horários de pico, o que pode atrasar quando o período de retenção começa.

Para entender como o tempo afeta a retenção, consulte a página de visão geral da governança de dados.

Práticas recomendadas

• Defina regras de retenção antes de enviar contratos para garantir aplicação consistente da política.
• Use regras no nível do grupo para dar suporte a diferentes requisitos de retenção entre equipes.
• Revise as regras periodicamente para confirmar que estão alinhadas com os requisitos de conformidade atuais. 

Informações importantes

• As regras de retenção são aplicadas quando um contrato é registrado em um estado terminal.
• Apenas uma regra de retenção fica ativa por vez para contratos recém-terminais. Quando uma nova regra é criada, ela se torna a regra principal e se aplica a todos os contratos que são registrados em estado terminal daqui para frente. Regras anteriormente ativas continuam a se aplicar aos contratos que já foram atribuídos a elas e não precisam ser desabilitadas.
• A regra aplicada baseia-se no grupo ao qual o usuário criador pertence no momento em que o contrato entra em um estado terminal.
• O processamento de estado terminal pode ser atrasado em até 12 horas durante horários de pico, atrasando o início das políticas de retenção.
• Se nenhuma regra for definida, os contratos são retidos indefinidamente.
• Desabilitar uma regra impede a exclusão de todos os contratos que adotaram essa regra e ainda não foram excluídos.

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