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Configurar regras de governança de dados

 

Guia do Adobe Acrobat Sign

Novidades

  1. Notas de pré-lançamento
  2. Notas de versão
  3. Notificações importantes

Introdução

  1. Guia de início rápido para admins
  2. Guia de início rápido para usuários
  3. Para desenvolvedores(as)
  4. Biblioteca de tutoriais em vídeo
  5. Perguntas frequentes

Administrar

  1. Visão geral do Admin Console
  2. Gerenciamento de usuários
    1. Adicionar um usuário
    2. Adicionar usuários em massa
    3. Adicionar usuários do diretório
    4. Adicionar usuários do MS Azure Active Directory
    5. Criar usuários focados em funções
      1. Contas técnicas - Orientadas por API
      2. Contas de serviço - Orientadas manualmente
    6. Verificar usuários com erros de provisionamento
    7. Alterar nome/endereço de email
    8. Editar a associação de grupo de um usuário
    9. Editar a associação de grupo de usuários por meio da interface de grupo
    10. Promover um usuário a uma função de admin
    11. Tipos de identidade de usuário e logon único
    12. Alternar identidade de usuário
    13. Autenticar usuários com o MS Azure
    14. Autenticar usuários com a federação do Google
    15. Perfis de produto
    16. Experiência de logon 
  3. Configurações de conta/grupo
    1. Visão geral das configurações
    2. Configurações globais
      1. Nível de conta e ID
      2. Fluxos de trabalho de autoassinatura
      3. Envio em massa
      4. Formulários web
      5. Fluxos de trabalho de envio personalizados
      6. Fluxos de trabalho do Power Automate
      7. Documentos da biblioteca
      8. Coletar dados de formulário com contratos
      9. Visibilidade de documento limitada
      10. Anexar uma cópia em PDF do contrato assinado 
      11. Incluir um link no email
      12. Incluir uma imagem no email
      13. Arquivos anexados a emails receberão o nome
      14. Anexar relatórios de auditoria a documentos
      15. Mesclar vários documentos em um
      16. Fazer upload de um documento assinado
      17. Delegação para usuários da minha conta
      18. Permitir que destinatários externos deleguem
      19. Autoridade para assinar
      20. Autoridade para enviar
      21. Autoridade para adicionar selos eletrônicos
      22. Definir um fuso horário padrão
      23. Definir um formato de data padrão
      24. Usuários em vários grupos (UMG)
        1. Atualizar para usar o UMG
      25. Permissões de admin de grupo
      26. Substituir destinatário
      27. Relatório de auditoria
        1. Visão geral
        2. Permitir acesso não autenticado na página de verificação de transação
        3. Incluir lembretes
        4. Incluir eventos de exibição
        5. Incluir contagem de páginas e anexos do contrato
      28. Mensagens e orientações nos produtos
      29. PDFs acessíveis
      30. Nova experiência de criação
      31. Cliente do setor de saúde
    3. Configuração da conta
      1. Adicionar logotipo
      2. Personalizar nome do host e URL da empresa    
      3. Adicionar nome da empresa
      4. Redirecionamento de URL pós-conclusão de contrato
    4. Preferências de assinatura
      1. Assinaturas bem formatadas
      2. Permitir que destinatários assinem por
      3. Permitir que signatários alterem seus nomes
      4. Permitir que os destinatários usem a assinatura salva
      5. Divulgação do cliente e Termos de uso personalizados
      6. Navegar pelos destinatários em campos de formulário
      7. Recusar-se a assinar
      8. Permitir fluxos de trabalho de carimbo
      9. Exigir que signatários informem o cargo ou empresa
      10. Permitir que os signatários imprimam e insiram uma assinatura manuscrita
      11. Mostrar mensagens ao assinar eletronicamente
      12. Exigir que signatários usem um dispositivo móvel para criar assinaturas
      13. Solicitar endereço IP dos signatários
      14. Excluir o nome da empresa e o cargo dos carimbos de participação
    5. Assinaturas digitais
      1. Visão geral
      2. Baixar e assinar com o Acrobat
      3. Assinar com assinaturas em nuvem
      4. Incluir metadados para provedores de identidade
      5. Provedores de assinatura em nuvem restritos
    6. Selos eletrônicos
    7. Identidade digital
      1. Gateway de identidade digital
      2. Política de verificação de identidade
    8. Configurações de relatório
      1. Nova experiência de relatório
      2. Configurações clássicas de relatório
    9. Configurações de segurança
      1. Configurações de logon único
      2. Configurações de lembrete pessoal
      3. Política de senha de logon
      4. Nível de segurança da senha de logon
      5. Duração da sessão da Web
      6. Tipo de criptografia PDF
      7. API
      8. Acesso às informações de usuários e grupos
      9. Intervalos de IP permitidos
      10. Compartilhamento de conta
      11. Permissões de compartilhamento da conta
      12. Controles de compartilhamento de contrato
      13. Verificação de identidade de signatário
      14. Senha de assinatura do contrato
      15. Nível de segurança da senha do documento
      16. Bloquear signatários por geolocalização
      17. Autenticação por telefone
      18. Autenticação baseada em conhecimento (KBA)
      19. Permitir extração de página
      20. Validade do link do documento
      21. Fazer upload de um certificado de cliente para webhooks e retornos de chamada
      22. Carimbo de data e hora
    10. Configurações de envio
      1. Mostrar a página Enviar após o logon
      2. Solicitar nome do destinatário ao enviar
      3. Bloquear valores de nome para usuários conhecidos
      4. Funções de destinatário permitidas
      5. Grupos de destinatários
      6. Campos obrigatórios
      7. Anexar documentos
      8. Compactar campo
      9. Modificar contratos
      10. Nome do contrato
      11. Idiomas
      12. Mensagens privadas
      13. Tipos de assinatura permitidos
      14. Lembretes
      15. Proteção com senha de documentos assinados
      16. Opções de identificação do signatário
        1. Visão geral
        2. Senha de assinatura
        3. Senha de uso único por email
        4. Autenticação do Acrobat Sign
        5. Autenticação por telefone
        6. Assinatura digital baseada na nuvem
        7. Autenticação baseada em conhecimento
        8. Documento de identidade
        9. Relatórios de identidade do signatário
      17. Proteção de conteúdo
      18. Habilitar transações da Notarize
      19. Expiração do documento
      20. Visualizar, posicionar assinaturas e adicionar campos
      21. Ordem de assinatura
      22. Liquid Mode
      23. Controles de fluxo de trabalho personalizados
      24. Opções de upload para a página de assinatura eletrônica
      25. URL de redirecionamento para confirmação pós-assinatura
    11. Modelos de mensagem
    12. Configurações de Bio-Pharma
      1. Visão geral
      2. Autenticação de identidade aplicada
      3. Motivos para assinar
    13. Integração de fluxo de trabalho
    14. Configurações de autenticação
    15. Integração de pagamento
    16. Mensagens para signatários
    17. Configurações de SAML
      1. Configuração de SAML
      2. Instalar o serviço de federação do Microsoft Active Directory.
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar a federação de identidade da Oracle
    18. Governança de dados
    19. Configurações de carimbo de data e hora
    20. Arquivo externo
    21. Idiomas da conta
    22. Configurações de email
      1. Imagens de cabeçalho e rodapé do email
      2. Permitir rodapés de email de usuário individual
      3. Personalizar o email de solicitação de assinatura
      4. Personalizar os campos Para e CC
      5. Modelos de email personalizados
      6. Habilitar notificações sem link
    23. Migração de echosign.com para adobesign.com
    24. Opções de configuração para destinatários
  4. Orientações com respeito aos requisitos normativos
    1. Acessibilidade
      1. Conformidade de acessibilidade
      2. Criar formulários acessíveis com o Acrobat para desktop
      3. Criar Acroforms acessíveis
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. Visão geral do GDPR
      2. Redigir um usuário
      3. Redigir contratos de um usuário    
    4. 21 CFR parte 11 e EudraLex anexo 11
      1. Pacote de validação do 21 CRF parte 11
      2. Manual EudraLex, anexo 11 e 21 CFR
      3. Análise das responsabilidades compartilhadas
    5. Clientes do setor de saúde
    6. Suporte a IVES
    7. “Armazenamento” de contratos
    8. Considerações para a UE e Reino Unido
      1. Transações transfronteiriças da UE/Reino Unido e eIDAS
      2. Requisitos HMLR para escrituras assinadas eletronicamente
      3. O impacto do Brexit nas leis de assinatura eletrônica do Reino Unido
  5. Baixar contratos em massa
  6. Reivindicar um domínio 

Enviar, assinar e gerenciar contratos

  1. Opções do destinatário
    1. Cancelar um lembrete de email
    2. Opções na página de assinatura eletrônica
      1. Visão geral da página de assinatura eletrônica
      2. Abrir para ler o contrato sem campos
      3. Recusar-se a assinar um contrato
      4. Delegar autoridade de assinatura
      5. Reiniciar o contrato
      6. Baixar um PDF do contrato
      7. Exibir o histórico do contrato
      8. Exibir as mensagens do contrato
      9. Converter de uma assinatura eletrônica para uma assinatura manuscrita
      10. Converter de uma assinatura manuscrita para uma assinatura eletrônica 
      11. Navegar pelos campos do formulário
      12. Limpar os dados dos campos de formulário
      13. Ampliação e navegação da página de assinatura eletrônica
      14. Alterar o idioma usado nas ferramentas e informações do contrato
      15. Revisar os Avisos legais
      16. Ajustar as preferências de cookies do Acrobat Sign
  2. Enviar contratos  
    1. Visão geral da página Enviar
    2. Enviar um contrato somente para você
    3. Enviar um contrato para outras pessoas
    4. Assinaturas manuscritas
    5. Ordem de assinatura dos destinatários
    6. Envio em massa
      1. Visão geral do recurso de Envio em massa
      2. Envio em massa - Destinatários manuais
      3. Envio em massa - Upload de CSV
      4. Cancelar uma transação de Envio em massa
      5. Adicionar lembretes de Envio em massa
      6. Relatórios de Envio em massa
  3. Criar campos em documentos
    1. Ambiente de criação no aplicativo
      1. Detecção automática de campo
      2. Arrastar e soltar campos usando o ambiente de criação
      3. Atribuir campos de formulário aos destinatários
      4. Função de preenchimento prévio
      5. Aplicar campos com um modelo de campo reutilizável
      6. Transferir campos para um novo modelo de biblioteca
      7. Ambiente de criação atualizado ao enviar contratos
    2. Criar formulários e tags de texto
    3. Criar formulários usando o Acrobat (Acroforms)
      1. Criação do Acroform
      2. Criar PDFs acessíveis
    4. Campos
      1. Tipos de campos
        1. Tipos de campo comuns
        2. Imagens incorporadas
        3. Imagens do carimbo
      2. Aparência do conteúdo do campo
      3. Validações de campo
      4. Valores de campos ocultos
      5. Definir condições para mostrar e ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Perguntas frequentes sobre criação
  4. Assinar contratos
    1. Assinar contratos enviados a você
    2. Preencher e assinar
    3. Autoassinatura
  5. Gerenciar contratos
    1. Visão geral da página Gerenciar
    2. Delegar contratos
    3. Substituir destinatários
    4. Limitar a visibilidade do documento 
    5. Cancelar um contrato 
    6. Criar novos lembretes
    7. Revisar lembretes
    8. Cancelar um lembrete
    9. Mais ações...
      1. Como a pesquisa funciona
      2. Visualizar um contrato
      3. Criação de um modelo a partir de um contrato
      4. Ocultar ou reexibir contratos
      5. Fazer upload de um contrato assinado
      6. Modificar os arquivos e campos de um contrato enviado
      7. Editar o método de autenticação de um destinatário
      8. Adicionar ou modificar uma data de expiração
      9. Adicionar uma nota ao contrato
      10. Compartilhar um contrato individual
      11. Deixar de compartilhar um contrato
      12. Baixar um contrato individual
      13. Baixar os arquivos individuais de um contrato
      14. Baixar o relatório de auditoria de um contrato
      15. Baixar o conteúdo dos campos de um contrato
  6. Relatório de auditoria
  7. Relatórios e exportações de dados
    1. Visão geral
    2. Conceder aos usuários acesso aos relatórios
    3. Gráficos de relatório
      1. Criar novo relatório
      2. Relatórios de contrato
      3. Relatórios de transação
      4. Relatório de atividades de configuração
      5. Editar um relatório
    4. Exportações de dados 
      1. Criar uma nova exportação de dados
      2. Editar uma exportação de dados
      3. Atualizar o conteúdo da exportação de dados
      4. Baixar a exportação de dados
    5. Renomear um relatório ou exportação
    6. Duplicar um relatório ou exportação
    7. Agendar um relatório ou exportação
    8. Excluir um relatório ou exportação
    9. Verificar o uso de transações

Recursos e fluxos de trabalho avançados de contratos

  1. Formulários web 
    1. Criar um formulário web
    2. Editar um formulário web
    3. Desabilitar ou habilitar um formulário web
    4. Ocultar ou reexibir um formulário web
    5. Localizar o URL ou o código de script 
    6. Preencher campos de formulário web com parâmetros de URL
    7. Salvar um formulário web para concluir mais tarde
    8. Redimensionar um formulário web
  2. Modelos reutilizáveis (modelos de biblioteca) 
    1. Formulários do governo dos EUA na biblioteca do Acrobat Sign
    2. Criar um modelo de biblioteca
    3. Alterar o nome de um modelo de biblioteca
    4. Alterar o tipo de um modelo de biblioteca
    5. Alterar o nível de permissão de um modelo de biblioteca
    6. Copiar, editar e salvar um modelo compartilhado
    7. Baixar os dados de campo agregado de um modelo de biblioteca
  3. Transferir a propriedade de formulários web e modelos de biblioteca
  4. Fluxos de trabalho do Power Automate 
    1. Visão geral da integração com o Power Automate e direitos incluídos
    2. Habilitar a integração do Power Automate
    3. Acompanhamento do uso do Power Automate
    4. Criar um novo fluxo (exemplos)
    5. Acionadores usados para fluxos
    6. Importação de fluxos de fora do Acrobat Sign
    7. Gerenciar fluxos
    8. Editar fluxos
    9. Compartilhar fluxos
    10. Desabilitar ou habilitar fluxos
    11. Excluir fluxos
    12. Modelos úteis
      1. Somente admins
        1. Salvar todos os documentos concluídos no SharePoint
        2. Salvar todos os documentos concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar todos os documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar todos os documentos concluídos no Dropbox
        5. Salvar todos os documentos concluídos no Box
      2. Arquivar o contrato
        1. Salvar seus documentos concluídos no SharePoint
        2. Salvar seus documentos concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar seus documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar seus documentos concluídos no Dropbox
        5. Salvar seus documentos concluídos no Box
      3. Arquivar o contrato de formulário web
        1. Salvar documentos de formulários web concluídos na biblioteca do SharePoint
        2. Salvar documentos de formulários web concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar documentos de formulários web concluídos no Box
      4. Extração de dados do contrato
        1. Extraia dados de campos de formulário do documento assinado e atualize a planilha do Excel
      5. Notificações de contrato
        1. Enviar notificações personalizadas por email com o conteúdo do contrato e o contrato assinado
        2. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign em um canal do Teams
        3. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Slack
        4. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Webex
      6. Geração de contrato
        1. Gerar documento a partir de um modelo do Word e formulário do Power App, e enviar para assinatura
        2. Gere um contrato a partir de um modelo do Word no OneDrive e obter a assinatura
        3. Gerar contrato para a linha selecionada do Excel e enviar para revisão e assinatura
  5. Fluxos de trabalho de envio personalizados
    1. Visão geral do fluxo de trabalho de envio personalizado
    2. Criar um novo fluxo de trabalho de envio
    3. Editar um fluxo de trabalho de envio
    4. Ativar ou desativar um fluxo de trabalho de envio
    5. Enviar um contrato com um fluxo de trabalho de envio
  6. Compartilhar usuários e contratos
    1. Compartilhar um usuário
    2. Compartilhar contratos

Integrar a outros produtos

  1.  Visão geral das integrações do Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps e Power Automate
    6. Conector do Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Outras integrações
    1. Acrobat Sign for ServiceNow
    2. Acrobat Sign for HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign for SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign for Workday
    5. Acrobat Sign for NetSuite
    6. Acrobat Sign for VeevaVault
    7. Acrobat Sign for Coupa BSM Suite
  5. Integrações gerenciadas por parceiro
  6. Como obter uma chave de integração

Acrobat Sign Developer

  1. APIs REST 
    1. Documentação de métodos
    2. Guia do desenvolvedor e SDK
    3. Perguntas frequentes sobre API 
  2. Webhooks 
    1. Visão geral do webhook
    2. Configurar um novo webhook
    3. Exibir ou editar um webhook
    4. Desativar ou reativar um webhook
    5. Excluir um webhook
    6. Certificados SSL bidirecionais
    7. Webhooks na API

Suporte e solução de problemas

  1. Recursos de suporte ao cliente
  2. Recursos de sucesso do cliente corporativo 

Visão geral sobre governança/retenção de dados

Por padrão, o Adobe Acrobat Sign mantém com segurança todos os documentos do cliente disponíveis no serviço enquanto a conta estiver ativa.

As informações transacionais persistem no sistema até que o cliente execute uma ação para excluir os contratos explicitamente.

  • O serviço do Acrobat Sign é compatível com vários padrões da indústria para segurança e disponibilidade de dados, como PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Tipo II e ISO 27001.
Observação:

Após o término da vigência ou da licença de um cliente para o Acrobat Sign, a Adobe não terá a obrigação de manter os contratos, relatórios de auditoria ou outros dados do cliente.

No entanto, se a Adobe retiver esses dados, eles serão excluídos de acordo com as políticas de retenção definidas quando o cliente tinha uma licença ativa do Acrobat Sign.

Os clientes que preferirem armazenar seus registros de contrato em seus próprios sistemas, e que desejarem excluir os documentos originais dos sistemas do Acrobat Sign, podem definir uma “política de retenção” que determina por quanto tempo o Acrobat Sign deve manter a transação e exclui automaticamente o contrato (e opcionalmente os dados pessoais/de auditoria de suporte) do Acrobat Sign após esse período.

As regras de retenção são definidas por um administrador no nível de conta na seção Governança de dados do menu de administrador.

  • Os administradores de nível de grupo não têm autoridade para criar ou desativar regras de retenção
  • As configurações em nível de conta são herdadas por todos os grupos na conta como seu valor padrão
    • Os grupos devem ser configurados individualmente se forem diferentes da configuração no nível de conta
    • As configurações em nível de grupo sempre substituem a configuração em nível de conta
Navegar até Governança de dados

Documentos/arquivos/anexos vs. Contratos vs. Transações

  • Documentos/arquivos/anexos são todos os arquivos individuais carregados no sistema do Acrobat Sign. Os materiais de construção do contrato.
  • Os contratos são os objetos voltados para o cliente que o Acrobat Sign cria a partir dos arquivos carregados e que os destinatários preenchem e/ou assinam. "Contrato" é o termo usado para definir o objeto durante o processo de obtenção de assinaturas e o PDF final gerado.
  • As transações abrangem o contrato e todos os registros e documentação associados gerados para/pelo contrato ao longo do caminho. (por exemplo: relatórios de auditoria, resultados de autenticação, dados de campo páginas .csv)

 

Regra vs RuleID

O termo Regra (no contexto deste artigo) descreve um processo prescrito. Nesse caso, o processo que controla quando um contrato é excluído do sistema do Acrobat Sign. É um termo genérico usado para falar sobre a ideia de aplicar uma condição variável (quando excluir um contrato) a outro objeto (neste caso, contratos).

O termo RuleID é usado para descrever uma regra configurada específica. Quando uma regra é criada, um número de ID exclusivo é atribuído (portanto, um RuleID) para diferenciá-lo de todas as outras regras. O ruleID configurado é o objeto literal relacionado ao contrato

 

Estado terminal de um contrato

As regras de retenção são acionadas quando um contrato atinge um "estado terminal".

Um estado terminal é alcançado quando o contrato não tem outras ações a serem tomadas pelos destinatários a fim de concluí-lo. Há três estados terminais:

  • Concluído - alcançado quando o contrato conclui todos os processos com todos os destinatários com sucesso.
  • Abandonado - um contrato abandonado foi interrompido por ação explícita. Essa ação pode vir de uma de várias fontes:
    • Cancelado pelo remetente
    • Recusado pelo destinatário
    • Falha devido a um problema na autenticação do destinatário
    • Falha devido a um erro do sistema
  • Expirado - contratos que atingem sua data de expiração devido à inação dentro do prazo definido.

Como usar

Quando um contrato entra em um estado terminal:

  • O Acrobat Sign verifica as regras de retenção em nível de grupo do usuário que criou o contrato (o grupo atual no qual o usuário está quando o contrato se torna terminal)
    • Se não houver nenhuma regra de nível de grupo sendo aplicada no momento, a regra de nível de conta será usada
    • Se a regra de nível de conta também for indefinida, nenhuma regra de retenção será definida e o contrato não adquire uma data de exclusão

 

Se uma regra de retenção for aplicada ao contrato:

  • O contrato está programado para ser excluído com base nos parâmetros da regra
  • O RuleID aplicado à regra está associado à transação, garantindo que a regra correta seja honrada no momento da exclusão

 

O contrato terminal aguarda até o tempo de exclusão designado.

  • O número de dias até a exclusão é literal. 
    • Por exemplo: se forem definidos 14 dias, a ação de exclusão será acionada exatamente 14 dias (para o segundo) após o contrato se tornar terminal

 

Quando o tempo de exclusão chegar, o Acrobat Sign verificará o RuleID para determinar se a regra está Desativada ou não

  • Se a regra estiver Desativada, nenhuma ação será executada
  • Se a regra não foi Desativada, o contrato é excluído
    • Se a opção para excluir o relatório de auditoria e as informações pessoais (PII) estiver ativada, esse mesmo processo será aplicado com base no intervalo de tempo definido para esses documentos
      • Contas que usam o método de autenticação por Documento de identidade excluem o relatório de identidade do signatário (se coletado) como parte do PII

Configuração

Disponibilidade:

O ambiente Governança de dados está disponível para planos de licença de equipe e corporativos.

Escopo de configuração:

As regras de governança de dados podem ser acessadas nos níveis de conta e grupo.

A interface desse recurso pode ser acessada em Governança de dados no menu de administração.

Criar uma regra

Configurar regras de retenção no nível de conta

Configure a retenção no nível de conta (se houver) primeiro.

Todos os grupos herdam automaticamente as configurações no nível de conta. Portanto, se sua intenção é aplicar uma política a todos os grupos, isso atinge esse objetivo:

  • Navegue até Conta > Configurações da conta > Governança de dados
  • Clique no ícone Mais

A sobreposição Criar regra de retenção apresenta:

  • Definir o número de dias que um contrato deve ser mantido depois de ter atingido um estado terminal
    • 1 dia é o mínimo
    • 5475 dias (15 anos) é o máximo
  • Opcionalmente, defina um período de retenção para a trilha de auditoria do contrato e as informações pessoais associadas das partes envolvidas no contrato
    • A auditoria e o PII devem ser mantidos pelo menos enquanto o contrato for concluído e, potencialmente, por mais tempo
    • Se essa opção não estiver ativada, o registro de auditoria e o PII serão mantidos até serem excluídos por outro método (por exemplo: exclusão do RGPD)
Criar regra de retenção

A primeira regra (na parte superior da pilha, sem uma Data final) é a regra atualmente aplicada. Somente uma regra pode ser aplicada para um grupo por vez. 

Se uma nova regra for criada:

  • A nova regra se torna aquela aplicada no momento
    • A nova regra é inserida na parte superior da lista com a Data inicial de quando a regra foi criada, e nenhuma Data final
  • Se houver uma regra existente anteriormente sendo aplicada de forma ativa quando a nova regra é criada: 
    • A regra existente anteriormente deixa de ser aplicada a novos contratos terminais
    • A regra existente anteriormente move-se para baixo na lista, logo abaixo da nova (atual) regra
    • A regra existente anteriormente adota automaticamente um valor de Data final que se alinha com a Data inicial da nova regra (atual)
Nova regra


Configurar regras de retenção no nível de grupo

Ao configurar as regras de retenção no nível de grupo, você substituirá as regras herdadas no nível de conta para os usuários que estão atualmente no grupo.

Se um usuário for movido entre grupos com contratos em andamento, as regras de retenção do novo grupo se aplicam a todos os contratos que entram em um estado terminal enquanto estão nesse grupo.

Os contratos de terminal com uma regra de retenção aplicada anterior à mudança do usuário criador para um novo grupo honrarão a data de exclusão da regra aplicada, desde que ela não esteja desativada antes da ação de exclusão.

 

Tendo isso em mente, configurar regras de retenção em nível de grupo é diferente em apenas duas maneiras:

Para acessar a guia de governança de dados de um grupo:

  • Navegue até Conta > Grupos
  • Clique uma vez no grupo que deseja editar
  • Selecione Configurações de grupo
Navegue até as configurações de grupo

 

  • Selecione a opção Governança de dados no painel esquerdo
    • Observe que se nenhuma regra de retenção em nível de grupo estiver sendo aplicada, há um indicador claro de que as regras em nível de conta estão em vigor
Governança de dados em nível de grupo

  • Crie novas regras clicando no ícone de mais (assim como na interface em nível de conta)
Observação:

Depois que as regras forem criadas em grupos, você poderá acessar essas regras de retenção em nível de grupo na guia Governança de dados em nível de conta:

  • Navegue até Conta > Configurações da conta > Governança de dados
  • Clique na guia Grupos com regras de retenção
  • Clique uma vez no nome do grupo que deseja editar
  • Selecione Exibir regras de retenção de grupo e a página Governança de dados em nível de grupo se abre
Acessar configurações do grupo por meio da governança de dados no nível de conta

Ao configurar regras de nível de grupo, uma opção adicional para Manter todos os contratos para este grupo está disponível.

Essa opção permite que um grupo substitua uma regra de retenção em nível de conta e mantenha todos os contratos (para os usuários no grupo) indefinidamente.

Reter todos os contratos


Status da regra de retenção

Ativado - regras que ainda são válidas para os contratos que entraram em um estado terminal quando a regra estava sendo aplicada

  • A regra atualmente aplicada está sempre na parte superior da lista e não contém Data final

Desativado - as regras desativadas não estão mais sendo aplicadas. Se um contrato alcançar um estado terminal sob uma regra desativada, ele não será excluído no dia de exclusão de destino

  • As regras desativadas ficam acinzentadas
  • As regras desativadas não podem ser reativadas

Expirado - regras expiradas não têm contratos terminais pendentes de exclusão

  • Por exemplo: se você tiver uma regra de 14 dias com data final em 10 de março, a regra expirará no final do dia 24 de março, uma vez que todos os contratos cobertos pela regra já foram excluídos

Legado - os clientes que tiveram uma política de retenção regida pela configuração de back-end herdada verão um reflexo dessa política como uma regra de retenção herdada

  • Os contratos que já estavam programados para serem excluídos sob a regra herdada (antes da entrada em vigor das novas regras) honrarão o tempo de exclusão da regra herdada
Estados da regra


Filtrar as regras por status

A lista de regras de retenção pode ser filtrada clicando no ícone de "hambúrguer" no canto superior direito da tabela.

Esse conjunto de opções permite filtrar por:

  • Todas as regras - o valor padrão
  • Somente regras ativadas
  • Somente regras desativadas
  • Somente regras expiradas

Você também tem a opção de retornar 15, 30 ou 50 registros por página.

Filtros de regra


Desativar uma regra

Cuidado:

A desativação de uma regra não pode ser revertida.

Desabilitar uma regra fará com que todos os contratos restantes sujeitos à ela percam sua data de exclusão.

Esses contratos teriam então de ser excluídos usando ferramentas de RGPD.

Para desativar uma regra:

  • Selecione a regra
  • Clique no link Desativar
Desativar uma regra


Grupos excluídos

A retenção se baseia em configurações de nível de grupo (definidas explicitamente ou herdadas das configurações de nível de conta).

A futura auditoria das regras de retenção que foram aplicadas exige que persista um histórico das regras.

Por esse motivo, o GroupID não é totalmente excluído. Em vez disso, as configurações necessárias são mantidas e podem ser revisadas/editadas pelo acesso do administrador no nível de conta para os grupos.

Os grupos excluídos podem ser expostos na página Grupos ao clicar no ícone de "hamburger" e selecionar Mostrar apenas grupos excluídos

Mostrar grupos excluídos

Clique uma vez no grupo a ser editado e clique no link Configurações do grupo.

  • As regras podem ser criadas e desativadas da mesma forma que quando o grupo estava ativo
Grupos excluídos


Ação de exclusão baseada em API

A retenção por demanda pode ser habilitada, onde os administradores de clientes têm a opção de usar a API do Acrobat Sign para remover individualmente os documentos.

Entre em contato com a equipe de suporte para ativar essa opção.

Informações importantes

  • Somente uma regra pode ser aplicada quando os contratos chegam a um estado terminal 
    • Várias regras podem ser Ativadas, pois uma regra permanece ativada enquanto houver contratos com uma data de exclusão de destino (de acordo com o escopo da regra)
  • As regras desativadas podem não ser reativadas. Desativada para sempre
  • As regras de retenção são aplicadas quando um contrato entra em um estado terminal, não quando o contrato é criado
  • A regra de retenção aplicada baseia-se no grupo no qual o usuário criador está atualmente no momento em que o contrato entra em um estado terminal
  • Não é possível editar as regras de retenção aplicadas a um contrato depois de ele ter entrado em um estado terminal em termos de tempo de espera
    • Você pode desativar uma regra para impedir que o contrato seja excluído, mas isso impediria a exclusão de todos os contratos que adotaram a regra e ainda não foram excluídos
  • Você pode determinar qual regra se aplica a qualquer contrato, verificando o relatório de auditoria do contrato e comparando a data em que foi concluído com os intervalos de datas das várias regras de retenção
  • 5475 dias é o período máximo de retenção que você pode instalar

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