Visualize, filtre e controle como as regras de retenção são aplicadas e mantidas ao longo do tempo.
As regras de retenção definem quando os contratos e dados associados são excluídos. O gerenciamento dessas regras garante que as políticas ativas sejam aplicadas corretamente e que as regras aplicadas anteriormente continuem a governar os contratos conforme esperado.
Antes de começar
- Você deve ser um administrador de nível de conta ou de grupo para gerenciar regras de retenção.
Configuração
Disponibilidade
- Acrobat Sign Solutions: compatível.
- Acrobat Sign for Government: compatível.
- Acrobat Standard e Acrobat Pro: incompatíveis.
Escopo da configuração
Regras de retenção podem ser gerenciadas nos níveis de conta e grupo.
As configurações em nível de grupo substituem as configurações em nível de conta.
Para acessar esta configuração
Nível da conta:
- Navegue até Configurações da conta > Governança de dados.
Nível de grupo:
- Navegue até: Administrador > Grupos.
- Selecione um grupo.
- Selecione Configurações do grupo > Governança de dados.
Como as regras de retenção se comportam
As regras de retenção seguem um ciclo de vida definido:
- Apenas uma regra de retenção fica ativa por vez para contratos recém-terminais. Quando uma nova regra é criada, ela se torna a regra principal e se aplica a todos os contratos que são registrados em estado final daqui para frente. As regras anteriormente ativas continuam a se aplicar aos contratos que já foram atribuídos a elas e não precisam ser desabilitadas.
- Cada contrato recebe uma regra de retenção quando é registrado em estado final.
- Os contratos mantêm a regra atribuída mesmo se regras mais recentes forem criadas posteriormente.
- Desabilitar uma regra impede a exclusão de todos os contratos que ainda não foram excluídos sob essa regra.
Status das regras
As regras de retenção podem ter um dos seguintes status:
- Habilitada – A regra é aplicada atualmente a contratos recém-finalizados ou ainda governa contratos programados para exclusão.
- Desabilitada – A regra não é mais aplicada. Os contratos associados à regra não são excluídos.
- Expirada – Todos os contratos governados anteriormente pela regra já foram excluídos.
- Legado – Representa políticas de retenção configuradas por meio de configurações anteriores do sistema. Os contratos já atribuídos a regras legadas continuam a honrar esses cronogramas de exclusão.
Filtrar regras de retenção
Use o controle de filtro para exibir regras por status:
- Todas as regras (padrão).
- Regras habilitadas.
- Regras desabilitadas.
- Regras expiradas.
É possível configurar o número de registros exibidos por página, incluindo opções como 15, 30 ou 50 regras.
Desabilitar regra de retenção
Desabilitar uma regra interrompe a exclusão de todos os contratos associados a essa regra.
- Selecione a regra que deseja desabilitar.
- Clique em Desabilitar.
A desabilitação de uma regra não pode ser revertida.
Os contratos associados a uma regra desabilitada não têm mais uma ação de exclusão aplicada e devem ser removidos usando outros métodos, como ferramentas GDPR.
Exibir regras de nível de grupo a partir do nível da conta
É possível acessar regras de retenção de nível de grupo a partir da interface de nível da conta:
- Navegue até Configurações da conta > Governança de dados.
- Clique na guia Grupos com regras de retenção.
- Selecione um grupo.
- Selecione Visualizar regras de retenção do grupo.
Informações importantes
- Apenas uma regra de retenção fica ativa por vez para contratos recém-encerrados.
- As regras de retenção não podem ser modificadas após serem criadas. Novas regras devem ser criadas para alterar o comportamento de retenção no futuro.
- As regras aplicadas anteriormente continuam a governar os contratos que já foram atribuídos a elas.
- As regras de retenção não podem ser editadas após serem aplicadas a um contrato.
- O processamento do estado final pode ser atrasado em até 12 horas durante horários de pico, atrasando o início da retenção.
- As regras desabilitadas não podem ser reativadas.
- As regras de retenção associadas a grupos excluídos permanecem acessíveis para preservar o histórico de auditoria. As configurações de grupo ainda podem ser revisadas e gerenciadas por meio da interface de nível da conta.
