Información general

Utilice Diseñador de flujo de trabajo para crear flujos de trabajo que adapten los procesos de firma a sus necesidades empresariales concretas. Con esta nueva herramienta, los administradores pueden diseñar y administrar las plantillas de flujos de trabajo fácilmente con un editor intuitivo de arrastrar y soltar. Es fácil especificar los documentos que se incluirán en un acuerdo; las características de los participantes (incluidos los nombres, las funciones y las distribuciones predefinidas); los campos de formulario que rellenará previamente el remitente; los correos electrónicos que se enviarán a los participantes; el vencimiento del acuerdo o las opciones de contraseña; etc.

Los flujos de trabajo también crean experiencias de envío fáciles de seguir para sus usuarios, de modo que los pasos de los procesos se pueden seguir siempre de forma consistente. Mediante instrucciones y campos personalizados se guiará en el proceso de envío a los remitentes que usen una plantilla de flujo de trabajo, de modo que todo resulte más sencillo y menos propenso a errores.

Novedades...

En la versión de junio de 2018, se han aplicado varios cambios al Diseñador de flujo de trabajo, lo que lo acerca a la funcionalidad del proceso de envío manual.

Las nuevas funciones incluyen la posibilidad de:

  • Utilizar firmas digitales para uno o más de los destinatarios.
  • Configurar los destinatarios para que utilicen la autenticación de destinatario basada en el teléfono (SMS).
  • Configurar grupos de destinatarios durante el proceso de envío.
  • Adjuntar documentos de todos los orígenes activados durante el proceso de envío.

 

Todas las funciones anteriores están activadas al registrarse en el nuevo proceso Envío de Flujo de trabajo personalizado.

Este nuevo proceso de envío se muestra en una página nueva reajustable, como la página Envío; para habilitarlo, puede ir a: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de envío > Envío de Flujo de trabajo personalizado.

Nota:

Recuerde que justo antes de lanzar la versión de junio, se han detectado dos defectos conocidos. Se espera que ambos se corrijan con un parche en agosto.

1. El HTML que ha permitido la creación de listas y parte del formato del texto de las instrucciones no se representa correctamente y se muestra como HTML sin procesar en la página.

Si no utiliza HTML en las instrucciones, no se dará cuenta de esto.

Soluciones recomendadas:

  • Eliminar el HTML de las instrucciones y actualizar el flujo de trabajo.
  • Si el HTML sin procesar no afecta a nada, puede ignorarlo hasta que la corrección se aplique en agosto.
  • Retrasar la activación de la nueva experiencia de flujo de trabajo hasta agosto.

 

2. Los archivos adjuntos en el Diseñador de flujo de trabajo no se adjuntan automáticamente durante el proceso de envío. El archivo se debe adjuntar manualmente.

El vínculo Agregar archivo para adjuntar el archivo muestra el archivo de la biblioteca (y solo ese archivo).

Si el hecho de que el archivo se adjunte automáticamente es fundamental, no active la nueva experiencia de envío hasta después del parche de agosto.

navigate_to_customworkflowsend

 

Autenticación de los destinatarios

En el Diseñador de flujo de trabajo, todos los métodos de autenticación activados se muestran en el objeto de destinatario.

Los métodos de autenticación se han actualizado para mostrarse como casillas, lo que permite que el diseño del flujo de trabajo ofrezca opciones al emisor. 

Si se marcan diversas opciones en el diseñador, estas mismas opciones estarán disponibles para el emisor durante el proceso de envío.

Esta versión también agrega el teléfono (SMS) como opción en el diseñador.

workflow_phone_authentication

 

Grupos de destinatarios

Ahora, los objetos de destinatario en el diseñador se pueden marcar como grupos de destinatarios. Esto permite que el emisor configure un conjunto de las direcciones de correo electrónico con permiso para firmar el pasode esafirma.

Por ejemplo, si necesita que uno de cinco administradores refrende la firma, puede mostrar los cinco mensajes de correo electrónico, pero solo uno de ellos debe aplicar la firma.

workflow_recipientgrouppair

Nota:

Los destinatarios en el diseñador de flujos de trabajo pueden identificarse como un grupo de destinatarios, pero no se configuran en el diseño del flujo de trabajo.

El grupo de destinatarios solo se puede configurar durante el proceso de envío.

 

Archivos adjuntos

Ahora, durante el proceso de envío, los documentos pueden adjuntarse de cualquiera de los orígenes activados de Adobe Sign.

workflow_librarypair

 

La interfaz de usuario para la experiencia deenvíode flujo de trabajo se ha actualizado a un diseño reajustable moderno, como la página Enviar.

Las instrucciones incluidas anteriormente en el lado derecho de la lista de destinatarios se han colocado en la parte superior de la página en una ventana que puede contraerse.

new_workflow_sendexperience

Crear un flujo de trabajo personalizado

Solo los administradores pueden crear flujos de trabajo. Los administradores de cuentas pueden crear flujos de trabajo para toda su cuenta o para grupos específicos dentro de la cuenta. Los administradores de grupo pueden ver todos los flujos de trabajo, pero pueden editar únicamente los de su grupo.

Crear un flujo de trabajo consiste en definir la siguiente información:

  • Información del flujo de trabajo: defina el flujo de trabajo en sí, lo que incluye darle nombre, introducir instrucciones personalizadas para los remitentes que lo utilicen y conceder permisos de uso.
  • Información del acuerdo: defina y personalice la información del acuerdo que se muestra en la página Enviar.
  • Destinatarios: cree una distribución añadiendo destinatarios (firmantes y aprobadores) en el orden de firma requerido.
  • Correos electrónicos: especifique los correos electrónicos que deben enviarse a los distintos participantes en cada paso del proceso de firma.
  • Documentos: especifique qué documentos se deben incluir en el flujo de trabajo.
  • Campos de entrada del remitente: defina los campos que los remitentes pueden utilizar para introducir información al enviar el acuerdo. La información introducida se combina con el acuerdo antes de enviarlo a los firmantes y aprobadores.

Los campos requeridos se indican con un asterisco rojo. Algunas etiquetas de campo son editables, lo que se indica con el
icono del lápiz, como, por ejemplo, Nombre del acuerdo:

editable label

Haga clic en el icono del lápiz para introducir una etiqueta personalizada. Esta etiqueta se mostrará en la página Enviar cuando se utilice el flujo de trabajo para enviar un documento. Para volver a la etiqueta original, haga clic en el icono de deshacer.

Información del flujo de trabajo

1. Inicie sesión como administrador de cuentas y vaya a: Cuenta > Flujos de trabajo.

2. Nav to Workflow

2. Haga clic en el botón Crear un flujo de trabajo nuevo para abrir Diseñador de flujo de trabajo. 

Create New

Diseñador de flujo de trabajo se abre y el panel Información del flujo de trabajo muestra:

workflow_-_workflowinfo

En el letrero de Diseñador de flujo de trabajo se muestra el nombre predeterminado del flujo de trabajo (p. ej., Nuevo flujo de trabajo).

El punto situado junto al nombre indica si el flujo de trabajo es un borrador o está inactivo (punto gris), o si está activo
(punto verde).

A la derecha se encuentran los siguientes controles:

  • Cerrar: haga clic para cerrar el flujo de trabajo
  • Guardar: haga clic para guardar los cambios
  • Activar/Desactivar: haga clic para activar (o desactivar) el flujo de trabajo para el grupo seleccionado

 

1. En la página Información del flujo de trabajo, introduzca la siguiente información:

  • Nombre del flujo de trabajo: escriba un nombre para el flujo de trabajo. Este nombre se muestra en el letrero de Diseñador de flujo de trabajo, en la lista desplegable Utilizar un flujo de trabajo del Tablero y en la parte superior de la página Enviar cuando se utiliza el flujo de trabajo para enviar un acuerdo. 
  • Instrucción para el remitente: introduzca las instrucciones de uso del flujo de trabajo. Estas instrucciones se muestran en la parte superior de la página Enviar cuando el flujo de trabajo se utiliza para enviar un acuerdo.

Nota:

Las instrucciones se pueden agregar mediante etiquetas HTML. Pueden utilizarse las siguientes etiquetas HTML y sus atributos en la sección de instrucciones: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="ruta completa"> y <a href="ruta completa">.

Si tiene intención de utilizar las rutas src o href, estas deben estar incluidas en las listas de aprobación. Envíe las direcciones URL a su gestor de éxito de clientes

  • Activar para: especifique quién puede utilizar el flujo de trabajo. Las opciones son Todos los grupos o los grupos dentro de su cuenta.

 

A continuación se muestra un ejemplo de Información del flujo de trabajo

Workflow Info

Información del acuerdo

1. Haga clic en Información del acuerdo en la barra de la izquierda.

workflow_-_agreementinfo

2. En la sección Información del acuerdo, defina esta información tal y como debería mostrarse en la página Enviar del remitente:

  • Nombre del acuerdo: introduzca el nombre del acuerdo. Este nombre se muestra en la página Enviar cuando se utiliza el flujo de trabajo para enviar un acuerdo y en el encabezado de correo electrónico “Firme/Apruebe”. Este campo es obligatorio y la etiqueta es editable.
  • Mensaje: introduzca un mensaje para los destinatarios. Este mensaje se muestra en la página Enviar cuando se utiliza el flujo de trabajo para enviar un acuerdo. Este campo es obligatorio y la etiqueta es editable.
  • Cc: si es necesario, introduzca las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en copia.
    • Mínima: especifique el número mínimo de direcciones de correo electrónico que se pueden incluir en copia Cc.
    • Máxima: especifique el número máximo de direcciones de correo electrónico que se pueden incluir en copia Cc.
    • Editable: habilite esta opción para permitir a los remitentes editar las dirección en copia del flujo de trabajo en la página Enviar.
  • Idioma del destinatario: el remitente puede utilizar esta opción para especificar el idioma para el destinatario. Esta configuración define si se muestra o no el selector de idioma en la página Enviar y, en este caso, qué idioma predeterminado se debe mostrar.
  • Opciones de envío
    • Establecer contraseña para abrir un PDF descargado: active esta opción para permitir que el remitente especifique una contraseña para un PDF descargado.
      • Si establece esta opción, también se configurará la verificación del firmante en Contraseña y utilizará el mismo valor de contraseña.
      • Necesario: active esta opción para exigir siempre una contraseña para el PDF descargado. Si se establece esta opción, los remitentes no la pueden desactivar en la página Enviar y deben proporcionar una contraseña.
    • Fecha límite de finalización: active esta opción para permitir el establecimiento de una fecha límite de finalización en la página Enviar.
      • días para completar el acuerdo: seleccione el número predeterminado de días que los destinatarios tienen para completar el proceso de firma. El número de días especificado siempre se puede modificar en la página Enviar.
    • Permitir la creación de documentos antes de su envío: active esta opción para permitir a los remitentes modificar los campos de formulario del documento en el entorno de edición empleando la opción Vista previa de la página Enviar.
      • Habilitar creación de forma predeterminada: active esta opción para habilitar automáticamente la opción Vista previa en la página Enviar.

 

A continuación se muestra un ejemplo de Información del acuerdo

Agreement Info

Destinatarios

1. Haga clic en Destinatarios en la barra de la izquierda para obtener acceso a la sección Distribución de los destinatarios.

workflow_-_recipients

2. En la sección Distribución de los destinatarios puede especificar los destinatarios y su orden de participación, según las necesidades. Puede crear flujos de trabajo muy complejos con distribución en serie, en paralelo, híbrida o híbrida anidada. Las instrucciones siguientes destacan la funcionalidad disponible para Distribución de los destinatarios.

  • Para agregar otro destinatario antes o después de uno existente:
    • Haga clic en el icono agregar.
    • Seleccione la función (todas las funciones disponibles para la cuenta estarán disponibles) que desea insertar.
recip1

 

  • Para especificar una rama paralela, haga clic en el icono agregar sobre un destinatario y seleccione Ramas paralelas
Recip2

 

  • Para eliminar un destinatario, pase el cursor sobre su burbuja y haga clic en el icono eliminar.
Recip4

 

  • Para personalizar un destinatario, pase el cursor sobre la burbuja y haga clic en icono editar.
recipient_properties

Al editar un destinatario puede configurar lo siguiente:

  • Etiqueta del destinatario: personalice la etiqueta para el destinatario. Por ejemplo, puede cambiar la etiqueta predeterminada a Buyer. 
    • Dentro de un flujo de trabajo, las etiquetas de los destinatarios deben ser únicas.
  • Correo electrónico: escriba la dirección de correo electrónico predeterminada del destinatario.
  • El destinatario es el remitente: cuando se selecciona, el emisor se inserta como el destinatario.
  • Marcar como grupo de destinatarios: cuando se selecciona, el destinatario se muestra como un grupo de destinatarios vacío para el emisor durante el proceso de envío. El emisor debe configurar las direcciones de correo electrónico para el grupo de destinatarios.
  • Función: actualice la función del destinatario (Firmante o Aprobador).
  • Necesario: active esta opción si se precisa una firma del destinatario.
  • Editable: active esta opción para permitir que el remitente actualice la dirección de correo electrónico de este destinatario en la página Enviar.
  • Verificación de la identidad: seleccione qué tipo de verificación de la identidad se requiere para el firmante.
    • Ninguna, Adobe Sign, Teléfono, KBA, Contraseña e Identidad web son las opciones posibles.
    • Solo estarán visibles las opciones que se hayan activado para la cuenta de Adobe Sign.

Nota:

Habilitar la contraseña como verificación de la identidad del firmante añade a la Seguridad del documento la misma contraseña, que habrá que introducir para poder ver el PDF.

Asegúrese de hacer clic en Guardar para guardar cualquier configuración del destinatario establecida.

 

A continuación se muestra un ejemplo de la información de Destinatarios y una distribución en la que se han personalizado las etiquetas de ambos firmantes (Buyer y Sales Director) y la del aprobador (VP Sales). 

Recip Example

Correos electrónicos

1. Haga clic en Correos electrónicos en la barra de la izquierda para entrar en dicha sección.

En la sección Correos electrónicos puede controlar qué correos se envían durante el proceso de firma y aprobación, en función de distintos eventos.

Por ejemplo, puede especificar que se envíen correos electrónicos de notificación a los destinatarios y a los Cc cuando se cancele un acuerdo. 

2. Marque la casilla de los eventos que quiere que activen un correo electrónico de notificación.

workflows_-_emails

Nota:

Algunos eventos de correo electrónico no se pueden modificar:

  • “Siempre” significa que siempre se enviará un correo electrónico por este evento a los destinatarios.
  • “-” significa que la combinación de evento y destinatario de correo electrónico no es válida y no se enviará ningún correo electrónico.

Documentos

1. Haga clic en Documentos en la barra de la izquierda para desplazarse a esta sección.

workflows_-_documents

 

2. En la sección Documentos puede configurar lo siguiente:

  • Título de documento: introduzca un título para el documento. Este título aparecerá en el área Documentos de la página Enviar cuando utilice el flujo de trabajo para realizar un envío.
  • Archivos: haga clic en el icono Agregar archivo para adjuntar un documento de la biblioteca de Adobe Sign. Este documento se adjunta automáticamente cuando realiza un envío mediante este flujo de trabajo.
    • Si no se selecciona ningún archivo, el flujo de trabajo permite al remitente proporcionar uno al enviar el acuerdo
    • Eliminar archivo: si adjunta un archivo incorrecto, puede hacer clic en el icono eliminar (X) junto al nombre del archivo para eliminarlo.
  • Nombre del documento: introduzca un nombre descriptivo que identifique el documento para el remitente. El nombre del documento cargado de la biblioteca adopta el valor predeterminado, pero se puede sobrescribir.
  • Necesario: especifica si el documento es necesario.
  • Agregar documento: haga clic en el botón Agregar documento para agregar filas donde añadir documentos adicionales.
  • Eliminar fila: haga clic en el icono eliminar fila (X) para eliminar toda la fila.

Nota:

A los flujos de trabajo del diseñador solo se pueden adjuntar archivos cargados en la biblioteca Adobe Sign.

Durante el proceso de envío, los emisores pueden adjuntar archivos de cualquier origen activado en la configuración de Adobe Sign.

 

A continuación se muestra un ejemplo de una sección Documentos configurada:

Document Info

Campos de entrada del remitente

1. Haga clic en Campos de entrada del remitente en la barra de la izquierda para obtener acceso a esta sección.

Estos campos de entrada se asignan a los campos de formulario definidos en los documentos adjuntos (como parte del diseño del flujo de trabajo o como un archivo cargado por el remitente).

El remitente puede utilizar estos campos para rellenar el contenido antes de enviar el acuerdo al destinatario.

workflow_-_senderinputfield

2. En el panel Campos de entrada del remitente, haga clic en Agregar campo.

input firld record

A continuación, puede configurar lo siguiente por cada fila añadida:

  • Título del campo: introduzca un título para el campo. Este valor se mostrará en la página Enviar como referencia para el remitente.
  • Nombre de campo de documento: introduzca el nombre de un campo en el documento adjunto de la biblioteca.
    • El nombre del campo introducido debe coincidir con el nombre de campo de formulario en el documento.
  • Valor predeterminado: introduzca un valor predeterminado, de haberlo.
  • Necesario: active esta opción si se debe introducir un valor para este campo antes de enviar el acuerdo.
  • Editable: active esta opción para permitir al remitente del acuerdo modificar el valor predeterminado.
  • Haga clic en el icono de eliminar fila (X) para eliminar toda la fila.

 

A continuación se muestra un ejemplo de Campos de entrada del remitente

Sendere Input fields

Una vez que el flujo de trabajo esté configurado, haga clic en Guardar en la parte superior de la página.

Para activar el flujo de trabajo de forma inmediata, haga clic en Activar. El flujo de trabajo se puede editar en cualquier momento.

Enviar utilizando un flujo de trabajo personalizado

Puede enviar un acuerdo mediante un flujo de trabajo. Cuando selecciona un flujo de trabajo, la página Enviar muestra los campos personalizados definidos, incluida la instrucción predeterminada, los destinatarios predeterminados, etcétera.

El proceso de envío

1. En el Tablero, seleccione un flujo de trabajo en la lista desplegable Utilizar un flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Inicio.

workflow_menu_onthedashboardpage

 

Se muestra la página Enviar:

whole_workflow_pagebysection

En la página Enviar de ejemplo que se muestra arriba aparecen las siguientes personalizaciones:

A. En la sección Información del flujo de trabajo:

○ El nombre del flujo de trabajo (Contrato de servicio de GlobalCorp < 50 000) en la parte superior

○ Instrucciones para el emisor (Este flujo de trabajo se utiliza para contratos inferiores a 50 000…)

B. En la sección Información del acuerdo:

○ Nombre del acuerdo personalizado (Contrato de servicio de GlobalCorp para 2018)

○ El mensaje (Se adjunta el contrato de servicio…)

○ Proteger el documento firmado con contraseña (opción permitida, pero no definida).

C. En la sección Destinatarios:

○ Se muestran las etiquetas personalizadas para los destinatarios (Firmante y Persona que refrenda la firma) y para los destinatarios certificados (equipo legal).

○ Las direcciones de correo electrónicoseocultan cuando el emisor es uno de los firmantes y aparece como "Yo mismo" en su lugar.

○ El emisor introduce las direcciones de correo electrónico para el grupo de destinatarios (equipo legal).

D. En la sección Documentos:

○ El nombre del contrato preadjunto (Contracto de servicio) aparece en el área Documentos.

○ También se muestra el nombre del archivo que el remitente debe cargar, el Documento de referencia.

E. En la sección Campos de entrada del remitente:

○ Los campos definidos se muestran en el área Campos.

○ Se han importado los valores predeterminados, pero es posible modificarlos.

 

2. Complete los campos necesarios para su flujo de trabajo.

En el ejemplo anterior, serían los siguientes:

  • La dirección de correo electrónico del equipo legal.
  • Cualquier dirección Cc de correo electrónico (opcional)
  • Cargue el archivo Documento de referencia.
  • La información de los campos necesarios (Product y Total Cost).
  • La contraseña protege el documento firmado, así como los campos Vista previa, colocar firmas o añadir campos de formulario, que son opcionales para este flujo de trabajo.

3. Haga clic en Enviar.

4. De forma opcional, en el entorno de edición, realice las modificaciones necesarias en los campos y, a continuación, haga clic en Enviar.

Firmar y aprobar un acuerdo de flujo de trabajo

El acuerdo de flujo de trabajo se envía en el orden especificado en la distribución. Los firmantes y aprobadores pueden firmar mediante el vínculo incluido en el correo electrónico Firme/Apruebe o desde sus páginas Gestionar, si son usuarios registrados de Adobe Sign. El proceso es el mismo que en un envío estándar.

Desde la página Gestionar se puede acceder al historial y al informe de auditoría del acuerdo de flujo de trabajo. Mientras el acuerdo esté en curso, puede añadir recordatorios y llevar a cabo otras tareas.

Editar un flujo de trabajo personalizado

Cómo actualizar flujos de trabajo existentes

1. Inicie sesión como administrador de cuentas y vaya a: Cuenta > Flujos de trabajo.

24. Nav to Workflow

2. En la lista Flujos de trabajo, haga clic para seleccionar uno.

workflows

 

3. En el menú contextual, haga clic en Abrir. Se muestra Diseñador de flujo de trabajo.

Una vez abierto Diseñador de flujo de trabajo, el flujo de trabajo es totalmente editable. Todas las secciones se pueden cambiar como desee, pero las modificaciones no se guardarán hasta que haga clic en el botón Actualizar.

 

En Diseñador de flujo de trabajo puede realizar los siguientes cambios:

workflow_header

 

A) Clonar flujo de trabajo: al seleccionar este icono se le pide que introduzca un nuevo nombre y, a continuación, se guarda con dicho nombre una copia exacta del flujo de trabajo.

B) Eliminar flujo de trabajo: al seleccionar este icono se le pide que confirme que quiere eliminar el flujo de trabajo. Si lo hace, el flujo de trabajo se elimina de forma irrecuperable.

C) Cerrar: se cierra el Diseñador de flujo de trabajo sin guardar ningún cambio.

D) Actualizar: si realiza cambios en el flujo de trabajo, haga clic en este botón para guardarlos.

E) Desactivar: este botón cambia el estado del flujo de trabajo de Activo a Borrador. Los flujos de trabajo con el estado de Borrador no están disponibles para ningún usuario.

 

Esta obra está autorizada con arreglo a la licencia de Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported de Creative Commons.  Los términos de Creative Commons no cubren las publicaciones en Twitter™ y Facebook.

Avisos legales   |   Política de privacidad en línea