Adobe Acrobat Sign es socio de eOriginal con el fin de ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos reglamentarios al archivar documentos firmados importantes en una bóveda digital segura. Una vez que se firma un documento, eOriginal puede protegerlo de forma segura con los niveles más altos de protección y conformidad en un entorno digital completo. Las organizaciones pueden decidir guardar todos los documentos en una cuenta determinada, todos los documentos que se inician mediante un grupo específico (o subconjunto de usuarios) o documentos individuales.
Cuando se crea un documento, el documento original que se carga en Acrobat Sign se considera la copia autorizada del acuerdo. La copia autorizada permanece en los servidores de Adobe durante el ciclo completo de firma. Una vez que el ciclo de firma queda completo, la copia autorizada se archiva en el servicio de protección de eOriginal y el documento se convierte en un instrumento jurídico. Una copia en PDF del documento permanece en Acrobat Sign, pero con la marca de agua “copia de original” para indicar que el documento protegido por eOriginal es la única versión auténtica:
Al finalizar el ciclo de firma, cualquier transacción activada para la protección activará el servicio de protección eOriginal para iniciar la transferencia de la copia autorizada. Este es un proceso asíncrono de llamada y respuesta en el que el servicio de protección solicita información de Acrobat Sign después de recibir una notificación y Acrobat Sign proporciona el contenido que ha solicitado.
Estas solicitudes secuenciales se celebran en tiempo casi real para asegurarse de que la copia autorizada se almacena con el servicio de protección en el momento en que el proceso de firma queda completo.
Tras añadir la última firma, los siguientes pasos tendrán lugar en el orden indicado:
El servicio de protección solo implica la copia final (autorizada) del documento y las imágenes relacionadas.
Las versiones intermedias del documento (antes de la firma final) no son parte del proceso de protección.
Estas versiones no oficiales se mantienen en los servidores de Acrobat Sign sin marca de agua a menos que se borren por algún otro proceso (como el de una directiva de retención o una acción de RGPD).
En este momento, Acrobat Sign solo almacena una copia con marca de agua del documento final. Las imágenes de miniatura (como se ven en Acrobat Sign) también tienen marcas de agua para asegurar que solo haya una versión sin marca de agua, que se encuentra en posesión del servicio de protección.
Una vez el documento esté protegido, Adobe no guarda copias del documento final sin marca de agua.
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