Archivación de documentos de Adobe Sign con los servicios de protección de eOriginal

Administrar y proteger los documentos digitalmente.

Adobe Sign es socio de eOriginal con el fin de ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos reglamentarios al archivar documentos firmados importantes en una bóveda digital segura. Una vez que se firma un documento, eOriginal puede protegerlo de forma segura con los niveles más altos de protección y conformidad en un entorno digital completo. Las organizaciones pueden decidir guardar todos los documentos en una cuenta determinada, todos los documentos que se inician mediante un grupo específico (o subconjunto de usuarios) o documentos individuales.

Cuando se crea un documento, el documento original que se carga en Adobe Sign se considera la copia autorizada del acuerdo. La copia autorizada permanece en los servidores de Adobe durante el ciclo completo de firma. Una vez que el ciclo de firma queda completo, la copia autorizada se archiva en el servicio de protección de eOriginal y el documento se convierte en un instrumento jurídico. Una copia en PDF del documento permanece en Adobe Sign, pero con la marca de agua “copia de original” para indicar que el documento protegido por eOriginal es la única versión auténtica:

Cómo funciona

Al finalizar el ciclo de firma, cualquier transacción activada para la protección activará el servicio de protección eOriginal para iniciar la transferencia de la copia autorizada. Este es un proceso asíncrono de llamada y respuesta en el que el servicio de protección solicita información de Adobe Sign después de recibir una notificación y Adobe Sign proporciona el contenido que ha solicitado.

Estas solicitudes secuenciales se celebran en tiempo casi real para asegurarse de que la copia autorizada se almacena con el servicio de protección en el momento en que el proceso de firma queda completo.

Tras añadir la última firma, los siguientes pasos tendrán lugar en el orden indicado:

  1. El informe de auditoría se ha actualizado con el evento “Documento listo para proteger”
    • Como el informe de auditoría debe completarse cuanto el acuerdo llegue al estado terminal y el proceso de protección solo ocurre tras completar el proceso de firma, no es posible actualizar el informe de auditoría para indicar un proceso de protección completado. El historial de los eventos de transacción (almacenados en los servidores de Adobe Sign) indicará que el proceso de protección se ha completado.
  2. Este documento y todas las imágenes relacionadas tienen marcas de agua. 
    • Se guardará una copia del documento final sin marca de agua para cargarla al proveedor de protección electrónica.
    • En este momento, solo el proveedor de protección electrónica puede recuperar la versión sin marca de agua con un token de acceso verificado
  3. El servicio de protección recibirá una notificación a través de un ping al Servicio de comunicación de protección cuando el documento esté listo. 
    • Adobe Sign envía al servicio de protección un identificador único para el documento, llamado Clave de capacidad del documento.
  4. El servicio de protección solicita que el seguimiento de la auditoría del documento cree un perfil para el documento.
  5. Adobe Sign proporciona el seguimiento de auditoría
    • El seguimiento de auditoría incluye el registro completo de lo que ha ocurrido durante el proceso de firma, incluida la identidad de los firmantes, la fecha y la hora de cada evento, la dirección IP y la información de la ubicación (si está disponible).
  6. El servicio de protección solicita el documento sin marca de agua.
  7. Adobe Sign proporciona el documento sin marca de agua al servicio de protección.
  8. El servicio de protección confirma la recepción del documento y notifica a Adobe Sign que el proceso de protección ha finalizado.
  9. La copia sin marca de agua del contrato final se purga del sistema de Adobe Sign.

Nota:

El servicio de protección solo implica la copia final (autorizada) del documento y las imágenes relacionadas.

Las versiones intermedias del documento (antes de la firma final) no son parte del proceso de protección.

Estas versiones no oficiales se mantienen en los servidores de Adobe Sign sin marca de agua a menos que se borren por algún otro proceso (como el de una política de retención o una acción de RGPD).

Diagrama del proceso de protección electrónica

En este momento, Adobe Sign solo almacena una copia con marca de agua del documento final. Las imágenes de miniatura (como se ven en Adobe Sign) también tienen marcas de agua para asegurar que solo hay una versión sin marca de agua, que se encuentra en posesión del servicio de protección.

Una vez el documento esté protegido, Adobe no mantendrá copias del documento final sin marca de agua.

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