使用應用程式內編寫工具來建立表單

Adobe Sign 最強大的功能之一,是建立可重複使用的表單和表單覆疊,用以定義簽署者需填寫的欄位。

花點時間思考簽署程序並仔細建立表單,最終可以節省您和簽署者的時間、改進簽署者採用程序,最終讓您的文件在更短的時間內完成。

建立表單共有四個階段,以下詳細說明:

可重複使用的文件或欄位覆疊

可重複使用的文件或欄位圖層... 哪個適合您?

說到底,這需由您的表單以及您如何生產文件來決定。

如果您會用到樣板文件,其中的內容不會變動,則可建立重複使用文件。

這包含信用卡收費表、稅務表格、申請書等。

在上述這些例子中,除了簽署者在欄位中輸入的資訊以外,沒有其他獨特內容。

另一方面,表單欄位圖層只是放置在已上載表單/檔案上方的欄位圖層。如果您有表單包含變數內容,就可以使用這個東西。例如租賃合約,文件內容中有自訂資訊,但客戶欄位相同,也在同樣位置。

若是這種情況,您應從上載文件產生新文件,然後再於文件上方套用欄位圖層。

註解:

任何檔案都能套用多個欄位圖層,所以您可以視自己的使用情況,建立模組化欄位圖層。

角色—參與者以及如何正確識別他們

角色定義各方 (簽署者、傳送者等) 如何與文件/交易互動。至於表單 (尤其是多重簽署者表單),請務必了解如何透過角色,通知合約應將哪些欄位顯示給每位簽署者。 

每個欄位都會分配一個角色。只有具備正確角色的簽署者才能存取分配給他們的欄位。 

概念本身不至於太艱難,但其邏輯是電腦邏輯,所以您可能需要先從人類的詞彙意義跳脫出來,才好進入狀況。按一下此處可獲得更詳細的角色資訊。

有三個重要角色需要了解:

預填 (由傳送者填寫) – 此角色定義您要傳送者在第一位簽署者之前填寫的欄位。如果臨時要將訂價或折扣資訊加入文件中,預填欄位就很有用。

預填欄位只能由傳送者在準備傳送文件時填寫,而如果有必要預填欄位,就必須填寫該欄位後才能傳送文件。

預填欄位不能在預填階段後進行編輯。該文件的後續簽署者都無法編輯預填欄位。按一下此處可獲得更詳細的預填程序資訊。

參與者 N (其中 N 是從 1 開始的遞增數字) – 這裡開始有一點棘手....

參與者 1 是您傳送文件以供簽名或核准的第一個人 (電子郵件地址)。 

參與者 2 是核准或簽署文件的第二個人

記憶訣竅是根據您在「傳送」索引標籤「收件人:」欄位中輸入的簽署者角色順序。

「收件人」欄位中的第一個電子郵件地址是參與者 1。第二個是參與者 2,以此類推...

很簡單吧?

現在,您熟悉傳送程序後,會注意到「傳送」索引標籤上有一個選用核取方塊:「我必須簽署」,該核取方塊會將傳送者插入至簽名流程。

如果您維持預設選項,傳送者會是最後一位簽署者。

如果有兩位客戶需要先簽名,他們就是參與者 1 和 2,而傳送者是參與者 3。

如果您選擇變更設定,讓傳送者第一個簽名,則傳送者是參與者 1,而在上述範例中,客戶將是參與者 2 和 3。

 

現在假設要傳送文件出去進行三個簽名,但您想以並行簽名工作流程傳送文件。所有方會同時收到通知,無法預期哪位簽署者第一個簽名。那麼,誰是參與者 1?

簡短的答案是: 也許是「收件人」欄位中的第一個電子郵件

長一點的答案是: 「收件人」欄位中的第一個電子郵件 (假設您未勾選「我必須簽署」核取方塊也未定義傳送者第一個簽署)。

 

任何人 – 此角色允許任何簽署者存取欄位 (包括預填方)。

任何人角色的秘訣是,該欄位適用於任何人,直到有人填寫欄位為止。有人填寫欄位後,該欄位的內容會就地鎖定,後續簽署者都無法編輯。

註解:

如果您將任何人定義欄位設為必要,則有權存取該欄位的第一個人就必須填寫欄位。如果您使用預填欄位,這一定是預填方,否則就是參與者 1。

欄位類型

有數種欄位類型,其中許多提供特定功能 (例如簽名欄位),一些則提供一般用途 (例如文字欄位)。

這些欄位劃分為五個索引標籤:

簽名欄位 – 這些欄位是實際的簽名欄位,也是電子簽署的根基所在!

簽名欄位只擷取簽署者的簽名值。如果提供多個簽名欄位給簽署者,他們需填寫第一個簽名欄位,但簽署者可以按一下後續欄位套用該值。

縮寫簽名與簽名欄位相同,只需填寫一次,其他欄位可以用點按方式進行。

簽名區塊實際上是容器物件,保存您的帳戶完成簽名所需的所有欄位。依預設,簽名區塊只會保存簽名欄位和電子郵件欄位。但帳戶管理員可以選擇配置簽名首選項,要求填入職稱和/或公司值。如果這些值為必要,則簽名區塊也會包含它們。

簽署者資訊欄位 – 這些欄位會收集或顯示簽署者/簽名的相關資訊。

您注意到的第一件事或許是欄位有兩種顏色: 藍色和白色。

藍色欄位可與客戶互動,白色欄位則由系統填入。簽署者無法在白色欄位中直接輸入資訊。

這些欄位提供特殊用途,當使用者必須再次簽名時,可讓簽署程序更簡單。

您應該已經看過個人首選項頁面,這裡定義您的姓名、職稱和公司。

這些欄位會填入簽署者設定檔內的相關資訊。

注意: 公司欄位不是用於取得公司名稱的通用輸入欄位。該欄位必須分配給角色,而欄位中輸入的內容會儲存為所連結參與者角色的公司資訊。

如果您為參與者放置職稱和/或公司欄位,此服務會將該內容儲存為簽署者的職稱 / 公司資訊,並在簽署者下次必須簽署這些欄位時,自動為其填入。

簽署者姓名欄位會顯示簽署者於簽名欄位鍵入內容的排版版本。欄位在表單中會先顯示為空白區域,直到套用簽名為止,之後就會填入該欄位。

您可以把這個欄位想成許多表單中簽名行下方都會出現的「用印刷體書寫姓名」那一行。

電子郵件 (地址) 會自動填入簽署者的電子郵件地址。電子郵件地址是已知值,只需在此插入即可。

注意: 與職稱和公司欄位相同,此欄位不應用來收集電子郵件地址。如果您需要收集電子郵件地址,請使用文字欄位 (請參閱下方)。

日期 – 此欄位會顯示參與者將其簽名套用至文件時的當前日期。這不是用於取得日期的通用輸入欄位。如果需要輸入欄位,請使用文字欄位。

資料欄位 – 資料欄位可供收集識別簽署者以外的文件相關資訊。這是用來向客戶收集資訊的工具,也是目前為止最常用到的欄位類型。

文字欄位是需向簽署者取得之內容的通用輸入欄位。包括信用卡資訊、地址、電話號碼、備註或說明等,完成簽約程序所需的任何項目。

下拉欄位,適用於提供某個範圍的選項,讓客戶從中選取一項。

核取方塊是用於一組選項陣列的物件,您希望客戶盡可能選取所有適用的項目

相較於核取方塊,選項按鈕同樣可以呈現選項陣列,但簽署者只能從中選取一個項目。

更多欄位 – 不完全是資料欄位,「更多欄位」索引標籤包含檔案附件的選項,或是能夠定義文件上的超連結「作用點」。

戳記 – 這些欄位類型是由 Adobe Sign 填入,可顯示通常不在文件上的交易資料

「參與戳記」會顯示該欄位指定之參與者 (角色) 的姓名、時間和電子郵件地址

「交易號碼」會顯示交易號碼 (如果有問題或需要支援人員追蹤交易時很好用)

註解:

欄位有許多可供配置的屬性,如果您想深入了解選項,可從本篇詳細文章開始

版面配置 / 對齊工具

放置好所有欄位後,最後一個步驟是將所有項目正確對齊,讓您的表單看起來專業又美觀。

在欄位功能區最左邊,有一個鉛筆和直尺圖示。按一下該圖示會彈出對齊工具。

選取一個欄位 (您想做為「樣式」的欄位),按住 CTRL (或 Command) 按鈕再選取其他欄位。您會看到圖示亮起,接著您可按一下任一個圖示,將欄位相對於圖示中的細線進行對齊。例如,第一個圖示在兩個欄位頂端顯示一條線,表示欄位會對齊上邊緣。

「大小」選項可讓您選取多個欄位,然後將它們貼齊至相同大小。

第一個圖示是調整欄位的高度,第二個圖示是調整寬度,第三個圖示可同時調整這兩個尺寸。欄位會調整大小至第一個選取欄位的確實大小。

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