Die Adobe Sign-Funktion zum Löschen von Benutzerinformationen ist für Datenschutzadministratoren aller Konten mit mehreren Lizenzen verfügbar.

Funktionsbeschreibung

Mit Adobe Sign können alle für eine Benutzer-ID gespeicherten Informationen vollständig aus dem Adobe Sign-System gelöscht werden (entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)). Dieser Löschvorgang ist vollständig und unwiderruflich, sobald er gestartet wurde.

Der Zugriff auf das Tool ist Kontoadministratoren vorbehalten, die die Option Datenschutzadministrator aktiviert haben.

Datenschutzadministratoren sind nur berechtigt,Benutzer-IDsinnerhalb ihres Kontos zu löschen (in der Regel die Mitarbeiter der Firma).


Und so funktioniert's

Um einen Benutzer auf dem Adobe Sign-Server zu löschen, benötigen Sie die Systemberechtigung für diese Benutzer-ID. Wenn der Benutzer nicht zu Ihrem Konto gehört, haben Sie keine Berechtigung, ihn zu löschen.

 

So stellen Sie fest, ob Sie eine Berechtigung für den Benutzer besitzen:

  • Navigieren Sie zur Benutzeroberfläche: Konto > Benutzer.
  • Klicken Sie auf das Symbol Optionen (drei Zeilen ganz rechts).
  • Wählen Sie Alle Benutzer zeigen.
  • Suchen Sie nach der E-Mail-Adresse des Benutzers.
navigate_to_users

 

Wenn die E-Mail-Adresse nicht innerhalb des Kontos gefunden wird, dann wird Keine Benutzer mit dem aktuellen Filter verfügbar auf dem Bildschirm angezeigt.

user_not_found

 

Wenn der Benutzer vorhanden ist, wird nur ein Datensatz angezeigt (da E-Mail-Adressen eindeutig sind).

 

So löschen Sie den Benutzer:

  • Vergewissern Sie sich, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist und Sie die richtige Benutzer-ID löschen.
  • Klicken Sie einmal auf den Benutzerdatensatz, um ihn hervorzuheben. Dadurch werden die Aktionslinks direkt über dem Benutzerdatensatz angezeigt.
  • Wenn der Benutzer sich in einem anderen Status als Inaktiv befindet, klicken Sie auf den Link Benutzer deaktivieren.
    • Nur inaktive Benutzer können gelöscht werden.
  • Klicken Sie auf den Link Information zur Benutzerlöschung.
delete_the_user

 

Eine Warnmeldung zur Benutzerlöschung wird angezeigt, um Sie auf die Konsequenzen Ihrer Aktion hinzuweisen.

Das Löschen eines Benutzers ist mit folgenden Aktionen verbunden:

  • Alle von diesem Benutzer initiierten Vereinbarungen, die zurzeitbearbeitetwerden, stornieren
  • Alle Vereinbarungen, zu deren Empfängern der Benutzer zählt und die zurzeitbearbeitet werden, ablehnen
  • Alle von diesem Benutzer erstellten aktiven Widgets deaktivieren
  • API-Aufrufe durch diesem Benutzer zugeordnete Integrationen verhindern
  • Alle von diesem Benutzer gespeicherten Bibliotheksvorlagen entfernen
  • Alle Kontenfreigaben für und von diesem Benutzer löschen

 

Direkt unterhalb dieser wichtigen Warnungen stehen drei Optionen zur Verfügung:

  • Behalten Sie die von diesem Benutzer initiierten Vereinbarungen bei, aber entfernen Sie die Benutzerinformationen, einschließlich der oben genannten Ressourcen
    • Wählen Sie diese Option, wenn der Benutzer Vereinbarungen erstellt hat, die für das Unternehmen weiterhin wertvoll sind.
      • Die Vereinbarungen werden automatisch für das Konto des Administrators freigegeben, der den Benutzer löscht (siehe Hinweis unten).
    • Dies gilt nur für abgeschlossene Vereinbarungen.
    • Sie können diese Vereinbarungen später ggf. löschen.
  • Entfernen Sie die Benutzerinformationen, einschließlich der Ressourcen darüber und aller durch diesen Benutzer initiierten Vereinbarungen
    • Alles wird gelöscht.
  • Löschen Sie die Benutzerinformationen zu diesem Zeitpunkt nicht 
    • Die Standardoption

Hinweis:

Wenn die Option Vereinbarungen beibehalten ausgewählt wird, geschieht Folgendes:

  • Der gesamte abgeschlossene Inhalt, der mit der Benutzer-ID erstellt wurde, wird für das Administratorkonto freigegeben, das zur Löschung des Benutzers verwendet wird.
  • Die E-Mail-Adresse der gelöschten Benutzer-ID wird beibehalten, sodass sie im Verlauf/Prüfbericht ordnungsgemäß referenziert werden kann.
  • Da die E-Mail-Adresse beibehalten wird, kann kein neuer Benutzer mit der gleichen E-Mail-Adresse im System erstellt werden.
  • Wenn eine neue Benutzer-ID mithilfe der beibehaltenen E-Mail-Adresse erstellt werden muss, müssen zunächst alle freigegebenen Inhalte gelöscht werden, oder der Benutzer kann nicht erstellt werden (aufgrund einer doppelten E-Mail-Adresse im System).

Wählen Sie die für Ihre Situation am besten geeignete Option und klicken Sie auf Information zur Benutzerlöschung (oder auf Abbrechen).

delete_user_challenge

 

Eine letzte Warnmeldung wird angezeigt:

  • Klicken Sie auf Information zur Benutzerlöschung, wenn Sie sicher sind.
    • Klicken Sie andernfalls auf Abbrechen.
delete_user_challenge-part2

 

Eine Erfolgsnachricht wird angezeigt, die darauf hinweist, dass die Benutzer-ID aus der Datenbank gelöscht wurde.

  • Wenn Sie nichts zu bedauern haben, klicken Sie auf OK.
delete_user_success


Optionen zur Konfiguration

Über das Aktivieren/Deaktivieren der Funktion hinaus gibt es keine weiteren Optionen.


Aktivierung oder Deaktivierung

Der Zugriff auf die Funktion „Information zur Benutzerlöschung“ ist auf Datenschutzadministratoren beschränkt.

Nur wenn angegeben ist, dass der Benutzer ein Datenschutzadministrator ist, hat er Zugriff auf diese Funktion.

So aktivieren Sie den Zugriff als Datenschutzadministrator:

  • Melden Sie sich als Kontoadministrator an.
  • Navigieren Sie zu Konto > Benutzer.
  • Klicken Sie einmal auf den Benutzer, den Sie zum Datenschutzadministrator heraufstufen möchten.
  • Wählen Sie im Menü über der Benutzerliste Bearbeiten aus.
navigate_to_users

 

Wenn der Benutzerbereich geöffnet wird:

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen am unteren Rand des Bereichs neben Benutzer ist ein Datenschutzadministrator.
  • Klicken Sie auf Speichern.

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