Die Verlaufs- und Berichtsfunktionen von Adobe Acrobat Sign stehen allen Benutzern des Systems zur Verfügung. Jede mit einem Benutzer verknüpfte Vereinbarung verfügt über einen Verlauf und einen zugehörigen Audit-Bericht.
Überblick
Jede Vereinbarung in Acrobat Sign durchläuft verschiedene sogenannte Meilensteine, die den Fortschritt der Transaktion definieren.
Diese Meilensteine umfassen Ereignisse wie die folgenden:
- Dokumenterstellung
- Änderungen an der gesendeten Transaktion
- An Empfänger gesendete E-Mails
- Von Empfängern angezeigte E-Mails
- Delegierung der Empfängerautorität
- Auf Vereinbarungen angewendete Unterschriften/Genehmigungen
- Status „Abgeschlossen“, „Abgelehnt“ und „Abgebrochen“
Meilensteine werden in zwei Formaten aufgezeichnet, die ähnliche Inhalte aufweisen, aber unterschiedlichen Zwecken dienen:
Die Liste Aktivität bietet auf einen Blick eine Übersicht zum aktuellen Stand der Transaktion im Prozess in der Acrobat Sign-Anwendung.
- Die Aktivitätsliste enthält die nötigsten Informationen und zeigt nur das Ereignis, den Benutzer/Empfänger (identifiziert durch die E-Mail-Adresse), der das Ereignis registriert hat, sowie Zeit-/Datumsstempel des Ereignisses an (angepasst an die Zeitzone des Benutzers basierend auf den lokalen Systemeinstellungen).
- Jedes Ereignis, das das Dokument ändert (z. B. Änderungen, Empfängeraktionen), enthält einen Link, der das Dokument direkt nach dem entsprechenden Ereignis zeigt.
- Die Aktivitätsliste umfasst die gesamte Transaktion. Dementsprechend werden möglicherweise Informationen angezeigt, die nicht im Audit-Bericht enthalten sind (diese befassen sich eher mit der Dokumentinteraktion).
- Wenn die Transaktion noch in Bearbeitung ist, wird unten in der Aktivitätsliste eine Liste der voraussichtlichen Empfänger angezeigt, die im Vereinbarungsarbeitsablauf verbleiben.
- Aufbewahrungs- und eVaulting-Ereignisse, die nach Abschluss des Dokuments stattfinden.
- Die Aktivitätsliste ist ein Vereinbarungselement und wird durch explizite Aktionen, die Vereinbarungen entfernen (z. B. DSGVO), vernichtet. Wenn die Vereinbarung aus dem Benutzerkonto gelöscht wird, wird auch der Verlaufsinhalt für das entsprechende Element entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden.
Audit-Berichte enthalten die gleichen Vereinbarungsmeilensteine wie der Verlaufsbereich, jedoch umfassen sie mehr Informationen, z. B. die folgenden:
- IP-Adresse des Systems, das das Ereignis aufzeichnet
- Transaktions-ID des autoritativen Dokuments auf dem Acrobat Sign-Server
Audit-Berichte sind als vertrauenswürdige Dokumente gedacht, die angeben, wie ein Dokument von seiner Erstellung bis zu seinem Abschluss bearbeitet wurde. Sie können als PDF-Dateien gespeichert und nach Bedarf für interne Prozesse ausgedruckt werden.
- Ein wichtiger Unterschied besteht darin, dass der Auditbericht alle Ereignisse anzeigt, die für die GMT-Zeitzone standardisiert sind. So werden Verwechslungen beim Überprüfen der Transaktionen von Nutzern in verschiedenen Zeitzonen vermieden.
- Die Aktivitätsliste wird dynamisch für den Benutzer generiert und zeigt alle Ereignisse in der Zeitzone des lokalen Systems des Benutzers an.
- Der Zeitstempel des sichtbaren Signaturfelds, das in die Vereinbarung eingebettet ist, gibt die Zeitzone des lokalen Systems des Unterzeichners zum Zeitpunkt der Unterzeichnung an. Der Zeitzonencode wird angegeben, um beim Anzeigen der PDF Kontext bereitzustellen..
- Das Format für Zeitstempel ist auf JJJJ-MM-TT festgelegt.
- Audit-Berichte werden unabhängig vom Vereinbarungsobjekt gespeichert, das auf der Registerkarte „Verwalten“ der Webanwendung angezeigt wird. Wenn Sie also ein Objekt von der Seite „Verwalten“ entfernen, wird der zugehörige Audit-Bericht nicht gelöscht.
- Wenn Sie die Transaktions-ID einer Vereinbarung kennen, können Sie über die Website auf den Audit-Bericht für diese Transaktion zugreifen: https://secure.echosign.com/verify (mit passenden Sicherheitseinstellungen)
Der Audit-Bericht bietet zwei Phasen:
- Zwischenbericht: Während sich die Transaktion in Bearbeitung befindet, wird der Audit-Bericht aus den Ereignissen generiert, die zum Zeitpunkt der Anfrage für die Vereinbarung protokolliert wurden. Dieser Bericht ist also per Definition unvollständig und unterliegt Änderungen, wenn der nächste Empfänger ein protokolliertes Ereignis hinzufügt.
Zwischenberichte sind oben im Bericht deutlich als solche gekennzeichnet, damit sie in gespeicherter/ausgedruckter Form nicht mit finalen Dokumenten verwechselt werden..
- Endgültiger Bericht: Sobald eine Vereinbarung einen Endstatus erreicht (unterzeichnet, abgebrochen, abgelehnt oder abgelaufen), wird der finale Audit-Bericht erstellt und gespeichert. Es können keine weiteren Ereignisse hinsichtlich der Transaktion (z. B. Aufbewahrung) zum Bericht hinzugefügt werden. Hierdurch wird ein vollständiger Bericht erstellt – mit sämtlichen Ereignissen, die zum Unterschreiben des Dokuments geführt haben, und sonst nichts.
Und so funktioniert's
Die Aktivitätsliste wird auf der Seite Verwalten angezeigt, indem Sie unten in den Optionen auf der rechten Leiste auf den Link Aktivität klicken:
Auf den Audit-Bericht können Sie über die Registerkarte Verwalten zugreifen.
Wählen Sie die Vereinbarung aus und klicken Sie auf Audit-Bericht herunterladen.
Aktivierung oder Deaktivierung
Verlaufsbereich und Audit-Berichte sind standardmäßig für alle Benutzer aktiviert und können nicht deaktiviert werden.
Konfigurationsoptionen
Audit-Berichte verfügen über drei UI-Steuerelemente, die den Zugriff auf den Bericht regeln, sowie eine API-Einstellung:
- Audit-Bericht an E-Mail Signiert und archiviert anhängen.
- Audit-Bericht nach dem Download von der Verwaltungsseite an Dokumente anhängen.
- Zugang zu Audit-Bericht über Transaktionsbestätigungsseite zulassen.
- Aktuellen Audit-Bericht per API anhängen, wenn „getLatestDocument“ aufgerufen wird.
Audit-Bericht an E-Mail „Signiert und archiviert“ anhängen
Das Steuerelement finden Sie auf der Seite Globale Einstellungen (Gruppeneinstellungen bei Änderungen auf Gruppenebene).
Diese Option ist standardmäßig auf „Alle“ festgelegt und kann auf Konto- oder Gruppenebene konfiguriert werden.
Die Frage lautet: „Wer soll den Audit-Bericht sowie die E-Mail „Signiert und archiviert“ erhalten?“
Folgende Optionen sind verfügbar:
- Nie: Niemand erhält den Audit-Bericht..
- Nur für Absender: der Audit-Bericht wird nur für den Absender der Vereinbarung angehängt.
- Alle (Standard): Alle Teilnehmer erhalten den Audit-Bericht.
Sofern enthalten, wird der Audit-Bericht mit der Vereinbarung in einem PDF-Dokument zusammengeführt.
Audit-Bericht nach dem Download von der Verwaltungsseite an Dokumente anhängen
Diese Option ist standardmäßig deaktiviert und kann auf Konto- oder Gruppenebene (de-)aktiviert werden.
Das Steuerelement finden Sie auf der Seite Globale Einstellungen (Gruppeneinstellungen bei Änderungen auf Gruppenebene)..
Wenn aktiviert, enthalten alle Dokumente, die der Benutzer über die Seite „Verwalten“ herunterlädt, den Audit-Bericht als Teil der Vereinbarungs-PDF.
Zugang zu Audit-Bericht über Transaktionsbestätigungsseite zulassen
Diese Option ist standardmäßig deaktiviert und kann auf Konto- oder Gruppenebene (de-)aktiviert werden.
Das Steuerelement finden Sie auf der Seite Globale Einstellungen (Gruppeneinstellungen bei Änderungen auf Gruppenebene).
Wenn aktiviert, kann jeder Benutzer mit der Transaktions-ID der Vereinbarung über die Prüferseite auf den Audit-Bericht zugreifen.
Aktuellen Audit-Bericht per API anhängen, wenn „getLatestDocument“ aufgerufen wird
Audit-Bericht kann automatisch an jedes Dokument angehängt werden, das über den Aufruf von getLatestDocument abgerufen wird.
Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.
Diese Einstellung muss von Ihrem Success Manager aktiviert werden und gilt für alle Instanzen des Aufrufs.
Dokumente, die sich noch in Bearbeitung befinden, erhalten einen Zwischenbericht.
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