Die Verlaufs- und Berichtsfunktionen von Adobe Acrobat Sign stehen allen Benutzern des Systems zur Verfügung. Jede mit einem Benutzer verknüpfte Vereinbarung verfügt über einen Verlauf und einen zugehörigen Audit-Bericht.
Jede Vereinbarung in Acrobat Sign durchläuft verschiedene sogenannte Meilensteine, die den Fortschritt der Transaktion definieren.
Diese Meilensteine umfassen Ereignisse wie die folgenden:
Meilensteine werden in zwei Formaten aufgezeichnet, die ähnliche Inhalte aufweisen, aber unterschiedlichen Zwecken dienen:
Die Liste Aktivität bietet auf einen Blick eine Übersicht zum aktuellen Stand der Transaktion im Prozess in der Acrobat Sign-Anwendung.
Audit-Berichte enthalten die gleichen Vereinbarungsmeilensteine wie der Verlaufsbereich, jedoch umfassen sie mehr Informationen, z. B. die folgenden:
Audit-Berichte sind als vertrauenswürdige Dokumente gedacht, die angeben, wie ein Dokument von seiner Erstellung bis zu seinem Abschluss bearbeitet wurde. Sie können als PDF-Dateien gespeichert und nach Bedarf für interne Prozesse ausgedruckt werden.
Der Audit-Bericht bietet zwei Phasen:
Zwischenberichte sind oben im Bericht deutlich als solche gekennzeichnet, damit sie in gespeicherter/ausgedruckter Form nicht mit finalen Dokumenten verwechselt werden..
Die Aktivitätsliste wird auf der Seite Verwalten angezeigt, indem Sie unten in den Optionen auf der rechten Leiste auf den Link Aktivität klicken:
Auf den Audit-Bericht können Sie über die Registerkarte Verwalten zugreifen.
Wählen Sie die Vereinbarung aus und klicken Sie auf Audit-Bericht herunterladen.
Verlaufsbereich und Audit-Berichte sind standardmäßig für alle Benutzer aktiviert und können nicht deaktiviert werden.
Audit-Berichte verfügen über drei UI-Steuerelemente, die den Zugriff auf den Bericht regeln, sowie eine API-Einstellung:
Das Steuerelement finden Sie auf der Seite Globale Einstellungen (Gruppeneinstellungen bei Änderungen auf Gruppenebene).
Diese Option ist standardmäßig auf „Alle“ festgelegt und kann auf Konto- oder Gruppenebene konfiguriert werden.
Die Frage lautet: „Wer soll den Audit-Bericht sowie die E-Mail „Signiert und archiviert“ erhalten?“
Folgende Optionen sind verfügbar:
Sofern enthalten, wird der Audit-Bericht mit der Vereinbarung in einem PDF-Dokument zusammengeführt.
Diese Option ist standardmäßig deaktiviert und kann auf Konto- oder Gruppenebene (de-)aktiviert werden.
Das Steuerelement finden Sie auf der Seite Globale Einstellungen (Gruppeneinstellungen bei Änderungen auf Gruppenebene)..
Wenn aktiviert, enthalten alle Dokumente, die der Benutzer über die Seite „Verwalten“ herunterlädt, den Audit-Bericht als Teil der Vereinbarungs-PDF.
Diese Option ist standardmäßig deaktiviert und kann auf Konto- oder Gruppenebene (de-)aktiviert werden.
Das Steuerelement finden Sie auf der Seite Globale Einstellungen (Gruppeneinstellungen bei Änderungen auf Gruppenebene).
Wenn aktiviert, kann jeder Benutzer mit der Transaktions-ID der Vereinbarung über die Prüferseite auf den Audit-Bericht zugreifen.
Audit-Bericht kann automatisch an jedes Dokument angehängt werden, das über den Aufruf von getLatestDocument abgerufen wird.
Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.
Diese Einstellung muss von Ihrem Success Manager aktiviert werden und gilt für alle Instanzen des Aufrufs.
Dokumente, die sich noch in Bearbeitung befinden, erhalten einen Zwischenbericht.
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