De Adobe Sign-functie voor aangepaste e-mailsjablonen is alleen beschikbaar voor het serviceniveau voor ondernemingen

Overzicht

Alle e-mails die vanuit Adobe Sign worden verzonden, worden gegenereerd op basis van een HTML-sjabloon waarin enkele variabele velden worden gebruikt, zodat elke e-mail wordt aangepast aan de specifieke overeenkomst en ontvangers. De belangrijkste structuur, zoals de paginalay-out, blijft onveranderd. Alleen enkele variabelen (zoals de naam en het bericht van de overeenkomst) veranderen voor elke overeenkomst die wordt verzonden.

Met de functie CEMT (custom email templates, ofwel aangepaste e-mailsjablonen) past u de HTML-sjabloon aan op basis waarvan e-mails vanuit uw Adobe Sign-account worden gegenereerd. Met CEMT kunt u de standaarde-mail aanpassen aan de look van uw bedrijf met uw eigen vertrouwde branding, kleurschema, afbeeldingen en tekst. U kunt ook de normaliter statische structuren wijzigen en onder andere de paginalay-out, de gebruikte terminologie en de ingevoegde afbeeldingen aanpassen.

Als u het abonnement voor ondernemingen hebt, kunt u samen met ons Professional Services-team werken aan de perfecte e-mailsjabloon voor uw account als geheel, of voor elke groep in uw account, indien nodig. Er kunnen kosten in rekening worden gebracht.

Aangepaste e-mailsjabloon


Hoe werkt dit?

Als uw Customer Success Manager u heeft geregistreerd voor het programma, kan het Professional Services-team de bestaande sjablonen in samenwerking met uw Adobe Sign-accountbeheerder aanpassen.

Adobe Sign beschikt momenteel over vier aanpasbare sjablonen.

Aangepaste sjablonen kunnen worden geïnstalleerd op account- of groepsniveau. Sjablonen op accountniveau worden gedistribueerd naar groepen en vervolgens naar gebruikers. Account > Groep > Gebruiker

Sjablonen op groepsniveau vervangen de sjablonen op accountniveau. De sjabloon op groepsniveau wordt vervolgens gedistribueerd naar de gebruikers in die groep. Zo kunnen individuele groepen het ontwerp van hun e-mailsjablonen volgens hun wensen instellen.

Als er bijvoorbeeld een Photoshop-groep is die deel uitmaakt van het Adobe-account, kunnen er speciale e-mails worden ontworpen die specifiek aantrekkelijk zijn voor de Photoshop-doelgroep. Op dezelfde wijze kan de juridische afdeling eigen e-mailsjablonen (laten) ontwerpen die weer heel anders van toon zijn.

Als de sjablonen zijn bijgewerkt, publiceert uw PS-contactpersoon deze naar een groep in uw account, zodat u ze kunt testen. U kunt dan controleren of de sjablonen naar behoren werken en desgewenst meer wijzigingen aanvragen. Als uw Adobe Sign-beheerder de sjabloon heeft geverifieerd, wordt de sjabloon live gezet en kan deze door de desbetreffende groep of het desbetreffende account worden gebruikt.

 

Gebruikers en beheerders

Zodra de e-mailsjablonen gereed staan, hoeven gebruikers en beheerders niets meer te doen. De e-mailsjablonen worden automatisch toegepast.


Wat kan worden aangepast

Met CEMT past u de e-mailsjablonen aan die worden gebruikt voor transactie-e-mails die vanuit uw Adobe Sign-account worden verzonden.

Afzenders (de partij die de overeenkomst ter ondertekening verzendt) kunnen de aangepaste e-mailsjabloon niet weergeven, aangezien hun e-mail is ingesteld op een ander type sjabloon. Afzenders blijven hun bestaande standaarde-mailsjabloon zien.

Van elk sjabloontype kunnen meerdere versies bestaan. Er is een versie voor elke ondersteunde taal (of landinstelling). Enterprise-klanten kunnen overeenkomsten verzenden in meer dan 30 talen en elke taal heeft een eigen gelokaliseerde sjabloon voor elk sjabloontype. Als u de tekst voor een Spaanse e-mailsjabloon bijwerkt, dient u de juiste tekst te verschaffen, zodat uw PS-contactpersoon de sjabloon kan bijwerken met de juiste tekst.

Bijvoorbeeld: Please Sign:English verwijst naar de sjabloon Wilt u alstublieft ondertekenen? en de Engelse taal.

 

U kunt de e-mailsjablonen die worden gebruikt voor uw accounts of groepen in Adobe Sign op twee manieren aanpassen:

  1. Begin met de basissjabloon (de standaardsjabloon) en vertel uw PS-contactpersoon welke aanpassingen u in die sjabloon wilt aanbrengen.
  2. Maak uw eigen, intern samengestelde HTML-document met behulp van de hieronder vermelde referentiegids. U kunt beginnen met de boilerplates in onze public github-repository 


De functie in- of uitschakelen

De functie voor aangepaste e-mailsjablonen kan in het Adobe Sign-systeem alleen worden ingeschakeld en geconfigureerd door het Adobe Sign Professional Services-team. Neem contact op met uw Customer Success Manager om de hoeveelheid werk en de extra kosten te bepalen voor het geval u deze functie wilt gebruiken.

Sjablonen kunnen worden geconfigureerd op account- en/of groepsniveau en worden aangepast voor elke landinstelling.

Klanten kunnen de ontwikkelingstijd verkorten en de servicekosten verlagen door hun sjablonen intern te ontwerpen met behulp van deze gids:


Veelgestelde vragen:

Nee.

Er is momenteel geen gebruikersinterface voor e-mailsjablonen die klanten kunnen gebruiken. U kunt uw eigen HTML-sjabloon maken, maar deze dient te worden nagekeken en geïnstalleerd door uw Professional Services-contactpersoon bij Adobe.

Aanpassing is beschikbaar op account- of groepsniveau. Adobe biedt geen ondersteuning voor aanpasbare e-mailsjablonen voor individuele gebruikers. We bieden ook geen ondersteuning voor het aanpassen van e-mails voor bepaalde ontvangers

Ja, aanpassing is beschikbaar voor alle regio’s

Nee.

We bieden momenteel alleen aangepaste e-mailsjablonen voor vier standaarde-mails:

  • Wilt u alstublieft ondertekenen
  • Ondertekend en gearchiveerd
  • Herinnering
  • Geannuleerd.

Ja, wanneer u vraagt om een aangepaste e-mailsjabloon te laten installeren, dient u het type (Wilt u alstublieft ondertekenen?) en de taal voor de sjabloon aan te geven.

Klanten dienen de vertaalde tekst op te geven in hun aangepaste HTML-sjabloon. Elke type:taal-combinatie wordt als een afzonderlijke sjabloon beschouwd. (Bijvoorbeeld: Wilt u alstublieft ondertekenen?:Spaans) 

Nee.

Afzenders ontvangen de standaarde-mail die aan Adobe Sign is gekoppeld, aangezien hun sjablonen op een ander sjabloontype zijn gebaseerd. 

Nee.

U kunt de koptekstafbeelding van uw e-mails bijwerken in uw accountinstellingen: Account -> Accountinstellingen -> E-mailinstellingen

Deze sjablonen gelden voor het hele account, waarbij groepen de sjablonen van het account overnemen en gebruikers de sjablonen van de groep. CEMT kan worden toegepast op groepsbasis, zodat alle gebruikers in de groep de sjabloon op groepsniveau overnemen.

Stel bijvoorbeeld dat CEMT niet is geïmplementeerd in het Adobe-account, maar dat voor de Adobe Sign-groep in het account een aangepaste Wilt u alstublieft ondertekenen?-sjabloon is geïmplementeerd. Wim, een gebruiker in de Adobe Sign-groep gebruikt dan de aangepaste sjabloon als hij overeenkomsten verzendt. Alle andere groepen in het Adobe-account gebruiken echter gewoon de standaard e-mailsjabloon.

 

Ja, dat kan.

Als de HR-groep in uw account bijvoorbeeld een andere uitstraling wil dan de juridische afdeling, kunnen de sjablonen voor de HR-groep dienovereenkomstig worden aangepast. Let wel dat er aan elke sjabloon afzonderlijke kosten verbonden zijn. 

Nee, er is geen andere sjabloon. CEMT is momenteel alleen van toepassing op directe deelnemers aan het ondertekeningsproces. (Ondertekenaars, fiatteurs, gedelegeerden) 

Afbeeldingen leveren natuurlijk een belangrijke bijdrage aan het overbrengen van uw boodschap in een e-mail en Adobe Sign ondersteunt afbeeldingen in de aangepaste sjablonen. Afbeeldingen dienen echter extern te worden gehost door uw team of bedrijf. Adobe host geen afbeeldingen. 

Het gebruik van op tabellen gebaseerde lay-outs wordt aangeraden om de HTML consistent weer te geven in meerdere e-mailclients. Het wordt ook aangeraden

de klassieke kenmerkvormgeving te gebruiken voor tabellen en alleen eenvoudige inline stijlen te gebruiken. <style>-tags worden door veel e-mailclients genegeerd.

CEMT is getest met de volgende e-mailclients:

  • Microsoft Outlook 2016/2019
  • Apple Mail 11/12
  • Gmail
  • AOL mail
  • Yahoo! mail

Nee.

CEMT is alleen van toepassing op de e-mails die tijdens een overeenkomst naar de deelnemers worden gestuurd.

In het geval van een webformulier ontvangt de ondertekenaar die het webformulier invult een op maat gemaakte ondertekende en gearchiveerde versie, maar de Startpagina kan na het invullen van het webformulier niet worden aangepast via CEMT.

De Startpagina kan wel worden gewijzigd als u onze API gebruikt om het webformulier te maken.