La función Solo mi firma se está reemplazando por una interfaz más clara y precisa, denominada Rellenar y firmar. Se puede acceder al flujo de trabajo de rellenar y firmar desde todos los niveles de servicio.

Descripción de la función

La función Rellenar y firmar está diseñada para que un usuario cargue un documento de forma fácil y rápida, rellene el contenido necesario y, a continuación, si es necesario, lo firme. 

El textose introduce a través de una interfaz de “hacer clic y escribir” que elimina la necesidad de utilizar campos elaborados.

Las marcas de verificación y los puntos rellenos están disponibles para las casillas de verificación y los botones de opción.

Los campos de firma e iniciales están disponibles según resulta necesario.

Tras introducir todo el contenido requerido, el usuario puede enviar una copia del documento firmado a uno o varios destinatarios.

Todo el contenido introducido se captura y se puede extraer en informes, y la transacción completa queda registrada en un informe de auditoría, como con cualquier otro acuerdo.

Consulte el vídeo de la función Rellenar y firmar aquí.

Cómo se usa

Desde la página del Tablero de Adobe Sign, haga clic en el vínculo Rellenar y firmar que aparece en la sección Funciones adicionales (esquina inferior izquierda). Se abre la página de carga Rellenar y firmar.

Nav to FaS

 

Los dos campos disponibles en la página de carga Rellenar y firmar son:

○ La sección Archivos, donde puede arrastrar y soltar los archivos que desee firmar

◘ Los archivos también se pueden agregar desde la biblioteca o cualquier otro origen integrado, como si adjuntara archivos en la página de envío.

○ El campo Nombre del acuerdo, que sirve para asignar un nombre al acuerdo

◘ De forma predeterminada, el campo Nombre del acuerdo adopta el valor del nombre del primer archivo que se introduce en la sección Archivos

◘ Si lo desea, puede modificar este valor.

Nota:

Durante el proceso de rellenar y firmar, no hay campos de formulario disponibles, independientemente del lugar del que provengan los archivos o del tipo de campos aplicados (Creación, Etiqueta de texto o Acroforms).

Agreement Name adoption

 

Se pueden agregar varios archivos.

Durante el proceso de entrada, los archivos se muestran en el orden en el que aparecen en la sección Archivos.

El orden de los archivos se puede cambiar arrastrándolos y soltándolos.

Move Files

 

Si se limita a cambiar el orden de los documentos en la lista Archivos, el valor del campo Nombre del acuerdo no cambiará.

Reordered files

 

Si elimina el documento original del que se ha importado el valor Nombre del acuerdo, el campo Nombre del acuerdo adoptará un nuevo valor basado en el archivo situado en la parte superior de la lista Archivos.

Renamed Agreement

Nota:

Si el nombre del acuerdo se modifica, se conserva y solo cambia la forma de gestionar los archivos.

Cuando se han incluido todos los archivos y el nombre del acuerdo sea el definitivo, haga clic en Siguiente.

 

Se carga la interfaz Rellenar y firmar, en la que se muestran los archivos de documentos que ha cargado, en el orden en que aparecen en la lista.

En la parte superior de la página Rellenar y firmar se muestran las herramientas de entrada.

Tool Bar

Los tipos de entrada, de izquierda a derecha, son los siguientes:

A. Entrada de texto: haga clic en esta opción y, a continuación, en cualquier lugar del documento donde desee agregar texto. Para desplazarse a otra sección del documento, debe hacer clic en la zona en cuestión y comenzar a escribir. Las entradas de texto respetan los saltos de línea, por lo que resulta fácil escribir en campos de notas de varias líneas.

B. Introducción de marcas de verificación: con esta opción se introduce un sencillo gráfico de marca de verificación. Es ideal para las casillas de verificación.

C. Entrada de puntos rellenos: los puntos rellenos también son gráficos sencillos que tradicionalmente se han utilizado junto con los conjuntos de botones de opción, pero también se pueden aplicar a las casillas de verificación.

D. Campo de firma: el campo de firma permite al usuario introducir una firma. Si tiene una firma guardada en su cuenta, se utiliza de forma predeterminada. En caso contrario, aparecen las opciones de firma habituales que permite la configuración de la cuenta.

E. Campo de iniciales: igual que en el campo de firma, en el de iniciales se utiliza cualquier imagen guardada y, si no se encuentra ninguna, se admiten las opciones de entrada habituales.

 


Cambio del tamaño de fuente

Se puede ajustar el tamaño de fuente de todos los tipos de entrada para que sea mayor o menor que el predeterminado; este tamaño se conservará de forma independiente al de los demás tipos de entrada.

Un tipo de entrada concreto en un acuerdo puede tener diferentes ejemplos de tamaño.

 

El texto, las marcas de verificación y los puntos rellenos admiten un mecanismo de tamaños “escalonado” por el que la fuente se ajusta al siguiente tamaño predefinido, ya sea mayor o menor.

En la parte superior de cada uno de estos campos se encuentra una interfaz que contiene el icono Eliminar (una papelera en la parte derecha) y dos muestras de la letra “A”.

La “A” de la izquierda es más pequeña y sirve para reducir un “nivel” el tamaño de fuente.

La “A” de la derecha es más grande y sirve para aumentar un “nivel” el tamaño de fuente.

Stepped Size

Nota:

El cambio del tamaño de fuente de cualquier tipo de entrada se mantiene para todos los campos posteriores del mismo tipo. 

Para obtener los mejores resultados, escriba texto en el primer campo y, a continuación, escale el tamaño de fuente hacia arriba o hacia abajo para que aparezca de forma proporcional a la fuente del documento inferior. Cuando se encuentra el tamaño adecuado, ya no es necesario volver a cambiar la fuente.

 

Se puede cambiar dinámicamente el tamaño de los campos de marcas de verificación, puntos rellenos, firma e iniciales haciendo clic en el “control” azul y arrastrándolo en el cuadro del campo de entrada.

Drag Sizing

De nuevo, los cambios de tamaño realizados de esta forma son permanentes hasta que se vuelve a cambiar el tamaño del tipo de entrada (con cualquiera de los métodos).


Desplazamiento de los campos de entrada

Después de colocar los campos de entrada, se pueden mover. En función de cómo se haya creado el formulario, puede resultar más fácil escribir el contenido en otra sección del formulario y, después, moverla hasta su lugar.

Para mover un campo, siga estos pasos:

    ○ Haga clic en el campo para seleccionarlo. Aparece el cuadro delimitador del campo.

    ○ Al colocar el cursor sobre el campo, se convierte en una flecha de cuatro direcciones.  Mantenga pulsado el botón del ratón para arrastrar el campo hasta el lugar donde desee.

Move Input


Compleción del documento

Introduzca el contenido necesario en el documento como considere conveniente.

No es necesario disponer de un campo de firma.

Complete form

Cuando haya rellenado el documento, haga clic en Listo, en la esquina superior derecha de la ventana.


Operación correcta

Después de hacer clic en el botón Listo, la página se vuelve a cargar y cambia a “Firmado correctamente”.

En la parte izquierda de la página, aparece una miniatura del documento que acaba de firmar y cuatro “próximos pasos” en los que puede hacer clic:

○ Enviar una copia: con esta opción se inicia un nuevo flujo de trabajo en el que se envía el documento firmado a una o varias direcciones de correo electrónico.

○ Descargar una copia: al hacer clic en este vínculo, se abre una copia del PDF firmado en su sistema local.

○ Gestionar este documento: con esta opción se abre la ficha Gestionar.

○ Firmar otro documento: con este vínculo se vuelve a abrir la página de carga Rellenar y firmar para que pueda firmar otro documento.

Pose Send page


Envío de una copia

Al hacer clic en la opción Enviar una copia, se abre una nueva ventana en la que puede introducir las direcciones de correo electrónico a las que quiere enviar el documento.

Send a Copy to another

Debe escribir las direcciones de correo electrónico en el campo Destinatarios.  Si quiere enviar la copia a varias direcciones de correo electrónico, sepárelas con comas.

○ Al hacer clic en el vínculo Añadirme en la parte superior derecha del campo de destinatario, su dirección de correo electrónico se introduce en el campo.

En el campo Mensaje puede introducir el texto que desea enviar junto con el documento.

 

El destinatario recibe un correo electrónico con un vínculo al documento y al texto de su mensaje.

Los destinatarios con una cuenta de Adobe Sign activa también pueden ver el documento en la página Gestionar de la sección Firmados.

 

Tras completar el proceso de Enviar una copia, se carga una nueva página en la que se indica que el proceso se ha completado correctamente.

Hay dos opciones disponibles:

○ Gestionar este documento

○ Firmar otro documento

Post Share

Nota:

Siempre que lo desee, el remitente puede compartir una copia del documento con la dirección de correo electrónico de cualquier destinatario desde la ficha Gestionar.

Este procedimiento funciona exactamente igual que Enviar una copia en la página “Firmado correctamente”. Solo tiene que utilizar la herramienta Compartir en la página Gestionar para introducir la dirección de correo electrónico del destinatario.

Documentos de Rellenar y firmar en la página Gestionar

El creador del documento de Rellenar y firmar puede verlo ordenado en la página Gestionar, igual que cualquier otro acuerdo.

Si el proceso de Rellenar y firmar se interrumpe antes de que se aplique la firma, el documento se situará en la sección Borradores.

Los documentos de Rellenar y firmar a los que se haya aplicado la firma correctamente se situarán en la sección Firmados.

Sender - Manage page

 

Si en el formulario no se ha aplicado ninguna firma, el documento figurará en la sección Rellenados. 

filled_form_on_themanagetab

 

Los destinatarios reciben el documento en su bandeja de entrada de correo electrónico, pero también lo pueden ver en su cuenta de Adobe Sign como documento compartido.

Todos los destinatarios que activan sus cuentas de Adobe Sign pueden ver el documento en la sección Firmados.

El texto de color gris claro que aparece debajo del valor Nombre indica que el documento está compartido por otro usuario.

Sharee Manage


Historial/Informe de auditoría

En la ficha Historial de la página Gestionar se ofrece un resumen de todas las acciones realizadas con respecto al documento.

En el elemento de línea “Documento compartido con” se muestra a quién se envió el documento.

Hiostory tab

 

En Informe de auditoría se reflejan todos los eventos iguales como un acuerdo normal, en el mismo formato.

Audit Report


Exportación de datos de entrada

Los documentos de Rellenar y firmar que disponen de entrada de texto pueden generar un archivo CSV que incluya los datos de todos los campos.

 

Usuarios

El usuario original que creó el documento de Rellenar y firmar puede exportar los detalles del documento y el contenido de los campos desde la ficha Gestionar.

Haga clic en el acuerdo en cuestión para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en el icono “Contiene datos de formulario”.

CSV Icon

El archivo CSV se descarga en el sistema y se puede abrir con cualquier aplicación capaz de leer este formato (Excel es la más común).

El archivo CSV muestra los datos de entrada en una serie de columnas, con el encabezado “MULTILINEDATA”.

CSV from Manage

 

Administradores

Los administradores pueden ver los acuerdos de Rellenar y firmar en los informes exportados.

Si la cuenta está configurada para exportar datos en el nivel de campo, también verán los encabezados “MULTILINEDATA” y el contenido del campo relacionado.

Report Data

Nota:

Para poder ver los datos en el nivel de cuenta en el informe exportado, los administradores deben tener activada en su cuenta la opción Exportación de datos.  Para activar la exportación de datos en su cuenta, contacte con el equipo de asistencia de Adobe Sign.

Cómo activar o desactivar esta función

La función Rellenar y firmar/Solo firmo yo está disponible de forma predeterminada para todos los usuarios en todos los niveles de servicio.

Los administradores que deseen eliminar la función Rellenar y firmar/Solo firmo yo de la página del tablero deben solicitarlo al equipo de asistencia de Adobe Sign.

La función se puede activar o eliminar en los niveles de usuario, grupo y cuenta.

 

Cuentas en los niveles Individual y Team

Las cuentas en los niveles Individual y Team tienen la función Rellenar y firmar activada de forma predeterminada. 


Cuentas en los niveles Business y Enterprise

Aunque los flujos de trabajo de Rellenar y firmar y Solo firmo yo coexisten, los administradores pueden establecer uno de ellos como predeterminado y los usuarios pueden cambiar de uno a otro.

Para ajustar estos parámetros, vaya a: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de envío > Nueva experiencia Rellenar y firmar

Nav to Settings

Hay dos opciones que puede configurar para exponer la opción que prefiera:

○ Opción predeterminada en la experiencia de Rellenar y firmar

◘ Al marcar esta opción, se establece el flujo de trabajo predeterminado del tablero en Rellenar y firmar.

◘ Al desmarcar esta casilla, el flujo de trabajo predeterminado del tablero cambia a Solo firmo yo.

○ Permitir a los usuarios cambiar entre…

◘ Al marcar esta casilla, se activa un vínculo que permite al usuario cambiar libremente entre los dos flujos de trabajo.

 

Opciones de configuración

Los administradores de cuentas Business y Enterprise pueden agregar firmas digitales como opción de firma:

  • Póngase en contacto con su responsable de satisfacción del cliente y solicítele que active esta opción.
  • Asegúrese de que las firmas digitales estén permitidas en su cuenta.
    • Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Preferencias de firma > Flujos de trabajo de firmas digitales.
    • Por lo menos, active lo siguiente:
      • Permitir los flujos de trabajo de firma digital.
      • Permitir las firmas digitales basadas en la nube para los firmantes internos de esta cuenta 
      • Seleccione por lo menos un proveedor de firmas en la nube.
    • Haga clic en Guardar.
fill_and_sign_options

 

La opción Firma digital es la tercera opción del menú Firma.

add_digital_signature

Al agregar una firma digital, se da por iniciado el proceso de firma, lo cual lleva al firmante directamente a la opción pertinente para seleccionar el proveedor de firmas.

Tras completar la firma y hacer clic en Listo, el documento se almacena en la sección Firmados de la pestaña de administración.

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