La función de eliminar información del usuario de Adobe Sign se encuentra disponible para el administrador de privacidad de todas las cuentas con múltiples licencias.

Descripción de la función

Adobe Sign permite que toda la información guardada en un ID de usuario se elimine completamente del sistema de Adobe Sign (de acuerdo con el Reglamento general de protección de datos, RGPD). Una vez iniciada, la eliminación es completa e irrevocable.

El acceso a la herramienta está limitado a administradores de cuenta que tengan activada la opción Administrador de privacidad.

Los administradores de privacidad solo tienen autoridad para eliminar losID de usuarioque se encuentran dentro de su cuenta (normalmente, los empleados de la empresa).


Cómo se usa

Para eliminar un usuario del servidor de Adobe Sign es necesario tener autoridad del sistema sobre dicho ID de usuario. Si el usuario no está en su cuenta, no tiene autoridad para eliminarlo.

 

Para determinar si el usuario se encuentra bajo su autoridad:

  • Vaya a la interfaz de usuario: Cuenta > Usuarios
  • Haga clic en el icono Opciones (tres líneas a la derecha)
  • Seleccione Mostrar todos los usuarios
  • Buscar la dirección de correo electrónico del usuario
navigate_to_users

 

Si la dirección de correo electrónico no se encuentra dentro de la cuenta, el mensaje No hay usuarios disponibles con el filtro actual aparecerá en la pantalla.

user_not_found

 

Si existe el usuario, dispondrá de un solo registro (dado que las direcciones de correo electrónico son únicas).

 

Para eliminar el usuario:

  • Compruebe que la dirección de correo electrónico es correcta y que el ID de usuario que va a eliminar es el correcto
  • Haga clic en el registro de usuario para resaltarlo. Esto muestra los vínculos de acción justo sobre el registro del usuario
  • Si el usuario se encuentra en un estado que no sea Inactivo, haga clic en el vínculo Desactivar usuario
    • Solo pueden eliminarse los usuarios Inactivos
  • Haga clic en el vínculo Eliminar información del usuario
delete_the_user

 

Se abrirá el desafío Eliminar usuario, indicando las repercusiones de lo que va a hacer.

Si elimina un usuario:

  • Se cancelarán los acuerdos que se encuentren actualmente enprocesoy que haya iniciado este usuario.
  • Se rechazarán los acuerdos que se encuentren enprocesoy que estén destinados al usuario.
  • Se desactivarán todos los widgets activos que haya creado este usuario.
  • Se impedirá que cualquier integración asociada a este usuario haga llamadas a API.
  • Se eliminarán todas las plantillas de biblioteca guardadas que haya creado este usuario.
  • Se eliminarán los elementos que haya compartido este usuario.

 

Justo debajo de advertencias urgentes, hay tres opciones:

  • Conservar los acuerdos iniciados por este usuario, pero eliminar su información, incluidos los recursos indicados arriba
    • Selecciónela si el usuario ha creado acuerdos que todavía son necesarios para la empresa
      • Los acuerdos se comparten automáticamente en la cuenta del administrador que elimine al usuario (consulte la nota relacionada más abajo)
    • Solo se aplica a los acuerdos completados
    • Puede eliminar estos acuerdos más adelante, si es necesario
  • Eliminar la información del usuario, incluidos los recursos indicados arriba y todos los acuerdos que haya iniciado
    • Todo vale
  • No eliminar la información del usuario en este momento 
    • La opción predeterminada

Nota:

Si se selecciona la opción Conservar los acuerdos:

  • Todo el contenido finalizado creado por el ID de usuario se comparte en la cuenta del administrador que elimina el usuario
  • La dirección de correo electrónico del ID de usuario eliminado se conserva, por lo que se puede hacer referencia a ella de forma adecuada en el historial/informe de auditoría
  • Como se conserva la dirección de correo electrónico, no es posible crear un nuevo usuario con el mismo valor de correo electrónico
  • Si es necesario crear un nuevo ID de usuario usando la dirección de correo electrónico conservada, todo el contenido compartido se debe eliminar primero o no se permitirá crear el usuario (debido a una dirección de correo electrónico duplicada en el sistema).

Seleccione la opción que se adapte a su situación y, a continuación, haga clic en Eliminar información del usuario (o en Cancelar)

delete_user_challenge

 

Aparece un último desafío:

  • Haga clic en Eliminar información del usuario si está seguro
    • En caso contrario, haga clic en Cancelar
delete_user_challenge-part2

 

Se mostrará un mensaje de operación realizada correctamente, lo que indica que el ID de usuario se eliminará de la base de datos.

  • Nada de arrepentirse... haga clic en OK
delete_user_success


Opciones de configuración

No hay opciones más allá de la activación/desactivación de la función.


Cómo activar o desactivar esta función

El acceso a la función Eliminar información del usuario está limitada a los administradores de privacidad.

Solo los usuarios marcados como administradores de privacidad tendrán acceso.

Para habilitar la administración de privacidad:

  • Inicie sesión como administrador de cuenta
  • Vaya a Cuenta > Usuarios.
  • Haga clic en el usuario que desea promover a administrador de privacidad
  • Seleccione Editar en el menú que hay encima de la lista de usuarios
navigate_to_users

 

Cuando el panel de usuario se abre:

  • Consulte el cuadro situado en la parte inferior del panel donde aparece el mensaje El usuario es un administrador de privacidad
  • Haga clic en Guardar

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