功能說明

Adobe Sign 能為目前與您的合約進行互動的收件者,提供定期傳送電子郵件提醒的選項。未來的收件者在成為簽名工作流程的目前參與者之前,不會收到通知。

提醒的內容包含文件縮圖、您定義的訊息,以及合約連結。

您可以在傳送過程中建立提醒,或是在傳送合約後,再到「管理」頁面建立提醒。

Enterprise 和 Business 服務等級可以在帳戶或群組層級中,建立預設的提醒與訊息,傳送者不需要自行設定。

週期性提醒會定期發送,且會在提醒生命週期中 (根據週期時間) 定期觸發,或持續到收件者完成應執行的動作為止。

多收件者類型的提醒會在使用者成為目前工作流程的收件者時,為其觸發新的提醒週期/生命週期。

特設提醒只能在「管理」頁面中建立,可對合約相關的參與者傳送單次提醒。您甚至可以設定這些單次提醒,待收件者完成動作或合約順利完成後傳送。

新增功能

9 月的版本中,常用的挑選清單新增了其他選項。

除了「每日」和「每週」等發送頻率之外,目前還有以下選項:

  • 每個工作天 (星期一至星期五)
  • 每隔一天
  • 每三天
  • 每五天
sept_-_reminder_frequency

所有新選項都有 60 天的使用期限。

 

使用方式

在傳送過程中設定提醒

若使用者沒有幫群組或帳戶設定預設提醒,傳送過程中還是有機會可以定義提醒。

這些提醒都會定期傳送,且適用於合約的所有收件者。傳送者只需定義提醒的發送頻率。共有六個選項:

  • 每天
  • 每週
  • 每個工作天
  • 每隔一天
  • 每三天
  • 每五天
reminder_frequency

首次傳送含提醒的合約時,會向第一個收件者傳送一封「請簽署」電子郵件。此事件會啟動第一個提醒的計時器。

舉例來說,如果提醒設定為每三天傳送一次,系統會在「請簽署」電子郵件傳送 72 小時後觸發第一次提醒。

收件者完成合約所需動作時,系統會隨即終止該收件者的提醒倒數。

在有多位收件者的情況下,流程中的下一位收件者會在前一位收件者完成動作後,立即收到「請簽署」電子郵件。新收件者提醒倒數的啟動時機,是根據收件者「請簽署」電子郵件的傳送時間 (並非一開始的時間戳記)。

此程序會在合約的所有收件者之間反覆上演,直到合約完成簽署為止。

註解:

所有週期性提醒都有一個生命週期,提醒會在此週期結束後自行終止。

每天發送的提醒有 10 天的生命週期。

其他所有提醒則有 60 天的生命週期。

 

 

從管理頁面設定提醒

凡是在設定傳送程序之後才建立的提醒,皆可在「管理」頁面上設定。

「管理」頁面提供了幾種「傳送」頁面沒有的選項:

  • 您可以選取要列入提醒對象的收件者。您可以為一個、部分或所有收件者設計提醒。
  • 您可以像在「傳送」頁面上一樣,選取週期性提醒程序
    • 如果您將收件者新增至週期性提醒前,對方已完成合約所需的動作,則該收件者不會收到提醒
  • 您可以建立單次 (特設) 提醒,並設定該提醒「立即」傳送或在「特定日期」傳送
    • 您可以為已完成合約所需動作的參與者設定特設提醒
    • 合約簽署完成而關閉或封存後,依然可以設定特設提醒
  • 請務必在提醒中放入訊息。在「管理」頁面上建立提醒時,這是必填欄位

 

reminder_from_themanagepage

 

如果已為合約設定其他提醒,系統會顯示合約清單,而非「建立提醒」介面。

您可以按一下提醒視窗右上角的「建立」連結,開啟「建立提醒」介面:

select_create_onthemanagepage

 

如何查看提醒

您可以透過下列方式,查看您為合約設定的所有提醒:

  • 瀏覽至「管理」頁面
  • 按一下您要檢閱的合約
  • 按一下右側面板的「提醒」標籤
select_remind_onthemanagepage

為合約設定提醒後,「提醒」標籤會顯示完整清單。

提醒會依照觸發順序加以排序。

所有已取消/過期的提醒會顯示在有效的提醒下方。

canceled_reminderinthelist

 

如果按一下「顯示」連結,畫面會隨即出現彈出式視窗,顯示傳送給收件者的訊息:

reminder_show_link

 

如何取消提醒

若要取消提醒,請執行以下操作:

  • 以建立合約的使用者身分登入
  • 瀏覽至「管理」頁面
  • 按一下相關合約加以選取
  • 按一下右側面板的「提醒」標籤
  • 找到您要取消的提醒,接著按一下
  • 按一下刪除圖示 (垃圾桶)
select_delete_onthemanagepage

註解:

收件者有權終止提醒電子郵件中的提醒功能。這是必需的功能,無法隱藏。

 

提醒與 REST API

REST v6 API 允許透過四項操作,直接存取提醒對象:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - 根據路徑中 agreementId 所指定的合約,針對特定參與者建立提醒
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - 根據路徑中 agreementId 所指定的合約,擷取合約的提醒
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 擷取與合約相關的特定提醒
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 更新合約的現有提醒

 

 

提醒與操作記錄標籤/稽核報告

提醒不會記錄在「操作記錄」標籤,也不會記錄在合約的稽核報告。

「操作記錄」和「稽核」報告主要是記錄文件簽署程序中的標誌性時刻。這包括收件者的第一則通知 (請簽署),但不包括由相同收件者簽署的反覆要求 (提醒)。

使用 API (供企業級客戶使用) 可取得提醒的操作記錄

 

如何啟用/停用功能

所有服務等級皆可存取:

  • 建立週期性提醒
    • 在傳送過程中
    • 從「管理」頁面
  • 從「管理」頁面建立週期性和特設提醒

個人和團隊服務等級無法自動化或隱藏提醒功能。

 

Business 及 Enterprise 等級選項

Enterprise 和 Business 服務等級可以在傳送過程中選擇性地顯示「提醒」選項,或可啟用整個帳戶/群組的提醒定期發送自動化和訊息功能。

這兩項設定可以透過下列方式啟用/停用:

  • 以管理員身分登入 Adobe Sign
  • 瀏覽至「帳戶 > 帳戶設定 > 傳送設定 > 提醒」

 

目前提供兩種方式:

  • 允許傳送者在傳送頁面上設定提醒 - 啟用此項目後,傳送頁面就會顯示提醒的設定選項。若停用此項目,傳送頁面就不會提供提醒的設定選項
  • 為使用者以此帳戶建立的合約設定預設提醒 - 啟用此項目後,管理員可以建立預設提醒的發送頻率,並為傳送的所有合約提供預設訊息。這可以在帳戶及/或群組層級設定(群組層級的設定會覆寫帳戶的層級設定)。
navigate_to_the_remindersettings

註解:

啟用「為使用者以此帳戶建立的合約設定預設提醒」後,「傳送」頁面上的提醒設定功能將會隱藏。

不過,您仍然可以從「管理」頁面設定提醒。

設定選項

提醒的設定選項取決於您建立提醒的時間。

在「傳送」頁面上建立提醒時,唯一可用的選項是設定提醒的觸發頻率 (每天、每隔一天等)。系統會根據您所選取的觸發頻率,為合約中附加的所有收件者發送提醒。

 

在「管理」頁面上建立提醒時,會有三個元素可以設定:

  • 提醒發送頻率
  • 提醒訊息
  • 提醒的收件者

 

在帳戶/群組層級設定預設提醒時,共有兩個選項:

  • 提醒發送頻率
  • 提醒訊息

由帳戶/群組層級驅動的提醒,會將所有收件者列為提醒對象。


自訂電子郵件範本

若是使用 Enterprise 帳戶,可選擇為提醒建立完全自訂的電子郵件範本。 

若想瞭解如何自訂電子郵件範本,請參閱這份指南

 

注意事項

  • 週期性提醒的生命週期:
    • 每日提醒於 30 天後到期
    • 其他所有週期性提醒於 60 天後到期
  • 特設提醒
    • 僅觸發一次
    • 可加以設定,將提醒傳送給已完成合約所需動作的參與者
    • 即使合約已完成或封存,仍可設定
      • 無法為已取消、拒絕或過期的合約設定提醒
  • 系統寄出原始「請簽署」電子郵件時,就會觸發提醒
    • 在擁有多收件者的工作流程中,一旦收件者完成動作,且系統依序觸發下一位收件者時,提醒倒數會重設為該時間
    • 在「管理」頁面上替換目前的簽署者不會重設提醒時間
  • 收件者有權取消提醒。沒有任何選項可剝奪他們的這項權利

 

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