以 eOriginal 保存服務封存 Adobe Sign 文件

數位管理和保護文件。

Adobe Sign 合作夥伴可使用 eOriginal 功能,將已簽署的重要文件封存於安全的數位保存庫,協助企業組織符合法規。文件一經簽署,eOriginal 功能會在完全數位化的環境中以最高保護層級來安全地保存文件以合乎法規。機構可以選擇封存特定帳戶中的所有文件、特定群組啟用的所有文件 (或用戶子集),或是個別文件。

建立文件後,上傳至 Adobe Sign 的原始文件會視為契約的授權副本。授權副本會在整個簽名循環中,保存在 Adobe 伺服器。一旦簽名循環完成後,授權副本會封存於 eOriginal 保存庫,而文件會變成法律文書。文件的 PDF 副本會保存於 Adobe Sign,但是會具有「原始副本」的浮水印,表示 eOriginal 保存的文件是唯一真實版本。

運作方式

一旦完成簽名循環,任何針對保存啟用的交易會觸發 eOriginal 保存服務,以開始轉移授權副本。這是非同步的呼叫回應流程,保存服務會先收到通知,再從 Adobe Sign 要求資訊,之後 Adobe Sign 會提供所要求的內容。

這些循序要求會近乎即時處理,以確保簽名流程完成之際,也同時利用保存服務儲存授權副本。

套用最終簽名後,系統會以顯示的順序執行下列步驟:

  1. 以「文件已可供保存」事件更新稽核報告
    • 由於稽核報告必須在合約處於終止狀態時才能完成,且保存程序只能在簽署程序完成後執行,因此無法更新稽核報告,以此表示保存程序已完成。交易事件的記錄 (儲存在 Adobe Sign 伺服器) 會顯示保存程序是否完成。
  2. 文件和所有相關影像都會加上浮水印。 
    • 系統會為最終文件保留一份未加上浮水印的副本,以供最後上傳給電子保存庫供應商。
    • 到目前為止,只有電子保存庫供應商可使用通過驗證的存取權杖,擷取未加上浮水印的版本
  3. 系統會透過保存庫回呼的 Ping,通知保存服務文件已就緒,可供保存。 
    • Adobe Sign 會傳送文件的唯一識別碼至保存服務,該識別碼稱為「文件功能金鑰」。
  4. 保存服務會要求文件提供稽核記錄,以建立文件的設定檔。
  5. Adobe Sign 會提供稽核記錄
    • 稽核記錄包含簽署過程中所發生事件的完整記錄,包括簽署者身分、每個事件的日期和時間、IP 位址,以及位置資訊 (如果有的話)。
  6. 保存服務會要求取得未加上浮水印的文件。
  7. Adobe Sign 會將未加上浮水印的文件提供給保存服務。
  8. 保存服務確認收到文件後,就會通知 Adobe Sign 保存流程已完成。
  9. 未加上浮水印的最終合約副本會從 Adobe Sign 系統中清除。

註解:

保存服務只會處理文件的最終 (授權) 副本和相關影像。

文件 (在最終簽署之前) 的中期版本並非保存程序的一部分。

除非透過其他程序 (例如保留原則或 GDPR 動作) 加以刪除,否則這些非正式版本都會以未加上浮水印的狀態保存在 Adobe Sign 伺服器。

電子保存流程圖

至此,Adobe Sign 僅儲存最終文件加上浮水印的版本。縮圖影像 (在 Adobe Sign 中檢視) 也會加上浮水印,以確保只有一個未加上浮水印的版本,由保存服務所存留。

文件完成保存後,Adobe 就不會再為最終文件保留任何未加上浮水印的副本。

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