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自訂電子郵件範本

 

Adobe Acrobat Sign 指南

新功能

  1. 發行前說明
  2. 發行說明
  3. 重要通知

開始使用

  1. 管理員快速入門指南
  2. 使用者快速入門指南
  3. 適用於開發人員
  4. 影片教學課程資料庫
  5. 常見問題集

管理

  1. Admin Console 概觀
  2. 使用者管理
    1. 新增使用者
    2. 大量新增使用者
    3. 從目錄新增使用者
    4. 從 MS Azure Active Directory 新增使用者
    5. 建立以功能為導向的使用者
      1. 技術帳戶 - API 導向
      2. 服務帳戶 - 手動導向
    6. 檢查有佈建錯誤的使用者
    7. 變更姓名/電子郵件地址
    8. 編輯使用者的群組成員資格
    9. 透過群組介面編輯使用者的群組成員資格
    10. 將使用者升級為管理員角色
    11. 使用者身分類型與 SSO
    12. 切換使用者身分
    13. 使用 MS Azure 驗證使用者
    14. 使用 Google Federation 驗證使用者
    15. 產品設定檔
    16. 登入體驗
  3. 帳戶/群組設定
    1. 設定概觀
    2. 全域設定
      1. 帳戶層級與 ID
      2. 自我簽署工作流程
      3. 大量傳送
      4. 網頁表單
      5. 自訂傳送工作流程
      6. Power Automate 工作流程
      7. 資料庫文件
      8. 透過合約收集表單資料
      9. 限制文件可見性
      10. 附加已簽署合約的 PDF 副本
      11. 在電子郵件中加入連結
      12. 在電子郵件中加入影像
      13. 附加至電子郵件的檔案將命名為
      14. 將稽核報告附加至文件
      15. 將多個文件合併為一個
      16. 上傳已簽署的文件
      17. 我的帳戶中的使用者委派
      18. 允許外部收件者委派
      19. 授權簽署
      20. 授權傳送
      21. 有權新增電子印章
      22. 設定預設時區
      23. 設定預設日期格式
      24. 使用者加入多個群組 (UMG)
        1. 升級以使用 UMG
      25. 群組管理員權限
      26. 更換收件者
      27. 稽核報告
        1. 概觀
        2. 在交易驗證頁面上允許未驗證的存取
        3. 包含提醒
        4. 包括檢視事件
        5. 包含合約頁面/附件計數
      28. 產品內傳送訊息和指示
      29. 無障礙 PDF
      30. 全新撰寫體驗
      31. 醫療保健客戶
    3. 帳戶設定
      1. 新增標誌
      2. 自訂公司主機名稱/URL
      3. 新增公司名稱
    4. 簽名偏好設定
      1. 格式固定的簽名
      2. 允許收件者簽署
      3. 簽署者可變更其姓名
      4. 允許收件者使用已儲存的簽名
      5. 自訂使用條款和消費者資訊披露
      6. 透過表單欄位導覽收件者
      7. 拒絕簽署
      8. 允許戳記工作流程
      9. 要求簽署者提供其職稱或公司
      10. 允許簽署者列印並置入書面簽名
      11. 在電子簽署時顯示訊息
      12. 需要簽署者使用行動裝置來建立自己的簽名
      13. 要求取得簽署者的 IP 位址
      14. 將公司名稱和職稱排除在參與戳記之外
    5. 數位簽名
      1. 概觀
      2. 使用 Acrobat 下載並簽署
      3. 以雲端簽名簽署
      4. 受限制的雲端簽名提供者
    6. 電子印章
    7. 數位身分
    8. 報告設定
      1. 全新報告體驗
      2. 傳統報告設定
    9. 安全性設定
      1. 單一登入設定
      2. 記住我設定
      3. 登入密碼原則
      4. 登入密碼強度
      5. 網頁工作階段期間
      6. PDF 加密類型
      7. API
      8. 使用者和群組資訊存取
      9. 允許的 IP 範圍
      10. 帳戶共用
      11. 帳戶共用權限
      12. 合約共用控制項
      13. 簽署者身分驗證
      14. 合約簽署密碼
      15. 文件密碼強度
      16. 依地理位置封鎖簽署者
      17. 電話驗證
      18. 知識式驗證 (KBA)
      19. 允許頁面擷取
      20. 文件連結過期
      21. 上傳 Webhook/回呼的用戶端憑證
      22. 時間戳記
    10. 傳送設定
      1. 登入後顯示「傳送」頁面
      2. 傳送時需有收件者名稱
      3. 鎖定已知使用者的名稱值
      4. 允許的收件者角色
      5. 收件者群組
      6. 必填欄位
      7. 附加文件
      8. 修改合約
      9. 合約名稱
      10. 語言
      11. 私人訊息
      12. 允許的簽名類型
      13. 提醒
      14. 已簽署文件的密碼保護
      15. 簽署者身分識別選項
        1. 概觀
        2. 簽署密碼
        3. 透過電子郵件傳送的一次性密碼
        4. Acrobat Sign 驗證
        5. 電話驗證
        6. 雲端型數位簽名
        7. 知識式驗證
        8. 政府核發證件
        9. 簽署者身分報告
      16. 內容保護
      17. 啟用公證交易
      18. 文件過期
      19. 預覽、定位簽名及新增欄位
      20. 簽署順序
      21. Liquid mode
      22. 自訂工作流程控制項
      23. 電子簽署頁面的上傳選項
      24. 「簽署後」確認重新導向 URL
    11. 訊息範本
    12. 生技製藥設定
      1. 概觀
      2. 強制執行身分識別驗證
      3. 簽署原因
    13. 工作流程整合
    14. 公證設定
    15. 付款整合
    16. 簽署者傳訊
    17. SAML 設定
      1. SAML 設定
      2. 安裝 Microsoft Active Directory Federation Service
      3. 安裝 Okta
      4. 安裝 OneLogin
      5. 安裝 Oracle Identity Federation
    18. 資料控管
    19. 時間戳記設定
    20. 外部封存
    21. 帳戶語言
    22. 電子郵件設定
      1. 電子郵件標題/頁尾影像
      2. 允許個別使用者電子郵件頁尾
      3. 自訂「請求簽名」電子郵件
      4. 自訂「收件者」和「副本收件者」欄位
      5. 自訂電子郵件範本
      6. 啟用無連結通知
    23. 從 echosign.com 移轉至 adobesign.com
    24. 為收件者設定選項
  4. 法規要求指引
    1. 協助工具
      1. 協助工具合規性
      2. 使用 Acrobat 桌面應用程式建立可存取的表單
      3. 建立可存取的 AcroForms
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR 概觀
      2. 將使用者標記密文
      3. 將使用者的合約標記密文
    4. 21 CFR part 11 和 EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF part 11 驗證套件
      2. 21 CFR 和 EudraLex Annex 11 手冊
      3. 共同責任分析
    5. 醫療保健客戶
    6. IVES 支援
    7. 動產文據的 eOriginal 保存
    8. 歐盟/英國考量事項
      1. 歐盟/英國跨境交易與 eIDAS
      2. 以電子方式簽署之契約的 HMLR 要求
      3. 英國脫歐對英國電子簽名法的影響
  5. 大量下載合約
  6. 宣告您的網域

傳送、簽署與管理合約

  1. 傳送合約  
    1. 傳送頁面概述
    2. 只傳送合約給您自己
    3. 傳送合約給他人
    4. 書面簽名
    5. 收件者簽署順序
    6. 大量傳送
      1. 「大量傳送」功能的概觀
      2. 大量傳送 - 手動收件者
      3. 大量傳送 - CSV 上傳
      4. 取消「大量傳送」交易
      5. 在大量傳送中新增提醒
      6. 報告可供大量傳送
  2. 在文件中撰寫欄位
    1. 應用程式內製作環境
      1. 自動欄位偵測
      2. 使用製作環境拖放欄位
      3. 將表單欄位指派給收件者
      4. 預填角色
      5. 以可重複使用的欄位範本來套用欄位
      6. 將欄位轉送至新的資料庫範本
      7. 已在傳送合約時更新製作環境
    2. 以文字標籤建立表單
    3. 使用 Acrobat (AcroForms) 建立表單
      1. 建立 AcroForm
      2. 建立可存取的 PDF
    4. 欄位
      1. 欄位類型
        1. 常見欄位類型
        2. 內嵌影像
        3. 戳記影像
      2. 欄位內容外觀
      3. 欄位驗證
      4. 已遮罩的欄位值
      5. 設定顯示/隱藏條件
      6. 計算欄位 
  1. 編寫常見問答集
  2. 簽署合約
    1. 簽署已傳送給您的合約
    2. 填寫和簽署
    3. 自我簽署
  3. 管理合約 
    1. 管理頁面概述
    2. 委派合約
    3. 更換收件者
    4. 限制文件可見性
    5. 取消合約
    6. 建立新提醒
    7. 檢閱提醒
    8. 取消提醒
    9. 更多動作…
      1. 搜尋的運作方式
      2. 檢視合約
      3. 從合約建立範本
      4. 在檢視中隱藏/取消隱藏合約
      5. 上傳已簽署的合約
      6. 修改已傳送合約的檔案或欄位
      7. 編輯收件者的驗證方法
      8. 新增或修改到期日
      9. 將備註新增至合約
      10. 共用個別合約
      11. 取消共用合約
      12. 下載個別合約
      13. 下載合約的個別檔案
      14. 下載合約的「稽核報告」
      15. 下載合約的欄位內容
  4. 稽核報告
  5. 報告與資料匯出
    1. 概觀
    2. 授予使用者報告的存取權
    3. 報告圖表
      1. 建立新報告
      2. 合約報告
      3. 交易報告
      4. 設定活動報告
      5. 編輯報告
    4. 資料匯出 
      1. 建立新的資料匯出
      2. 編輯資料匯出
      3. 重新整理資料匯出內容
      4. 下載資料匯出
    5. 重新命名報告/匯出
    6. 複製報告/匯出
    7. 排程報告/匯出
    8. 刪除報告/匯出
    9. 檢查交易使用量

進階合約功能與工作流程

  1. 網頁表單 
    1. 建立網頁表單
    2. 編輯網頁表單
    3. 停用/啟用網頁表單
    4. 隱藏/取消隱藏網頁表單
    5. 尋找 URL 或指令碼
    6. 使用 URL 參數預填網頁表單欄位
    7. 儲存網頁表單以便稍後完成
    8. 調整網頁表單大小
  2. 可重複使用的範本 (資料庫範本)
    1. 在 Acrobat Sign 資料庫中的美國政府表單
    2. 建立資料庫範本
    3. 變更資料庫範本的名稱
    4. 變更資料庫範本的類型
    5. 變更資料庫範本的權限層級
    6. 複製、編輯和儲存共用範本
    7. 下載資料庫範本的彙總欄位資料
  3. 轉移網頁表單與資料庫範本的所有權
  4. Power Automate 工作流程 
    1. Power Automate 整合與包含授權的概觀
    2. 啟用 Power Automate 整合
    3. 追蹤 Power Automate 使用狀況
    4. 建立新的流程 (範例)
    5. 用於流程的觸發器
    6. 從 Acrobat Sign 之外匯入流程
    7. 管理流程
    8. 編輯流程
    9. 共用流程
    10. 停用或啟用流程
    11. 刪除流程
    12. 實用範本
      1. 僅限管理員
        1. 將所有完成的文件儲存至 SharePoint
        2. 將所有完成的文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將所有完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將所有完成的文件儲存至 DropBox
        5. 將所有完成的文件儲存至 Box
      2. 合約封存
        1. 將完成的文件儲存至 SharePoint
        2. 將完成的文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將完成的文件儲存至 DropBox
        5. 將完成的文件儲存至 Box
      3. 網頁表單合約封存
        1. 將完成的網頁表單文件儲存至 SharePoint 資料庫
        2. 將完成的網頁表單文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將完成的網頁表單文件儲存至 Box
      4. 合約資料擷取
        1. 從您簽署的文件擷取表單欄位資料,並更新 Excel 表
      5. 合約通知
        1. 傳送包含合約內容和已簽署合約的自訂電子郵件通知
        2. 在 Teams 頻道中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
        3. 在 Slack 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
        4. 在 Webex 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
      6. 合約產生
        1. 從 Power App 表單和 Word 範本產生文件,傳送以供簽署
        2. 從 OneDrive 的 Word 範本產生合約,並取得簽名
        3. 為所選的 Excel 列產生合約,傳送以供檢閱和簽名
  5. 自訂傳送工作流程
    1. 自訂傳送工作流程概觀
    2. 建立新的傳送工作流程
    3. 編輯傳送工作流程
    4. 啟動或停用傳送工作流程
    5. 以「傳送工作流程」傳送合約
  6. 共用使用者與合約
    1. 共用使用者
    2. 共用合約

與其他產品整合

  1.  Acrobat Sign 整合概觀
  2. 適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign
  3. 適用於 Microsoft 的 Acrobat Sign
    1. 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
    2. 適用於 Outlook 的 Acrobat Sign
    3. 適用於 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
    4. 適用於 Teams 的 Acrobat Sign
    5. 適用於 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
    6. 適用於 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 連接器
    7. 適用於 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
    8. 適用於 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
  4. 其他整合功能
    1. 適用於 ServiceNow 的 Acrobat Sign
    2. 適用於 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
    3. 適用於 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
    4. 適用於 Workday 的 Acrobat Sign
    5. 適用於 NetSuite 的 Acrobat Sign
    6. 適用於 VeevaVault 的 Acrobat Sign
    7. 適用於 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
  5. 合作夥伴管理的整合功能
  6. 如何取得整合金鑰

Acrobat Sign 開發人員

  1. REST API
    1. 方法說明文件
    2. SDK/開發人員指南
    3. API 常見問答集
  2. Webhook 
    1. Webhook 概觀
    2. 設定新的 Webhook
    3. 檢視或編輯 Webhook
    4. 停用或重新啟動 Webhook
    5. 刪除 Webhook
    6. 雙向 SSL 憑證
    7. API 中的 Webhook

根據 ETLA 授權合約,企業層級帳戶可使用 Adobe Acrobat Sign 的「自訂電子郵件範本」功能。

概述

Adobe Acrobat Sign 傳送的所有電子郵件都是從使用某些變數欄位並以 HTML 為基礎的範本中產生,將每個電子郵件自訂為特定的合約和收件者。針對每個送出的合約,頁面配置等大型結構會保持固定,只有一些變數會變動 (例如合約名稱和訊息)。

透過自訂電子郵件範本 (CEMT) 功能,您可以對從您的 Acrobat Sign 帳戶產生電子郵件的 HTML 範本進行改版。有了 CEMT,您就能對標準電子郵件進行改版,使用您自己的慣用品牌元素、色彩配置、影像和文字,使其符合貴公司的品牌風格。您也可以變更通常固定的結構,以及自訂頁面配置、使用的術語、插入的影像等項目。

在 ETLA 授權下,企業層級帳戶可以與我們的專業服務團隊合作,視需要針對您的帳戶整體或帳戶中的每個群組,建立完美的電子郵件範本。可能需支付費用。

自訂的電子郵件範本


使用方式

目前有四個可透過 Acrobat Sign 進行自訂的範本。

您可以在「帳戶」或「群組」層級安裝自訂範本。「帳戶」層級範本會向下分發至「群組」,然後再向下傳給「使用者」。「帳戶 > 群組 > 使用者」

「群組」層級範本會取代「帳戶」層級範本。接著,「群組」層級範本會分發給該「群組」中的「使用者」。這也能讓個別「群組」有機會設計具有適當主題的電子郵件範本。

例如,如果該 Adobe 帳戶有 Photoshop 群組,則可將電子郵件設計成可吸引 Photoshop 觀眾的外觀。或者,「法務」群組可能想要非常不一樣的風格,並可據此設計其電子郵件範本。

範本更新後,PS 連絡人會將其發佈至您「帳戶」中的「群組」進行測試。接著,您可以驗證運作是否適當,並視需要進一步要求任何變更。Acrobat Sign 管理員驗證範本後,PS 連絡人會將範本即時推送至適當的「群組」或「帳戶」。

 

使用者和管理員

電子郵件範本就緒後,使用者和管理員就不必再採取任何動作。電子郵件範本將會自動套用。


可自訂的內容

CEMT 可讓您從 Acrobat Sign 帳戶自訂用於交易電子郵件的電子郵件範本。

請注意,「傳送者」(送出合約以供簽署的一方) 將無法檢視自訂電子郵件範本,因為其電子郵件取決於另一個範本類型。「傳送者」將繼續看到現有的預設電子郵件範本。

在每個範本類型內,可能有多個版本。每個支援的語言 (或地區) 各有一個版本。企業客戶可傳送超過 30 種語言的合約,而每個語言各自都有適用於每個範本類型的本地化範本。如果您更新西班牙文的電子郵件範本文字,您會需要提供適當的文字,這樣 PS 連絡人才能使用正確的用語來更新範本。

例如:「請簽署:英文」會識別「請簽署」範本以及「英文」地區。

 

您可透過兩種方式,自訂 Acrobat Sign 中用於「帳戶」或「群組」的電子郵件範本:

  1. 從基礎 (預設) 範本開始,並透過您的 PS 連絡人指定您要在範本內自訂哪些項目。
  2. 使用以下參考指南,從您自己內部內建的 HTML 文件開始,而且您可以從我們公開 github 儲存庫中的樣板開始


如何啟用或停用

自訂電子郵件範本只能由 Acrobat Sign 專業服務團隊在 Acrobat Sign 系統中啟用及設定。

如果您想要啟用此功能,且目前與專業服務團隊之間仍有有效合約,請聯絡團隊,以便決定工作範圍與額外費用。否則,請提出支援申請,要求存取自訂電子郵件範本功能。支援人員會安排您與專業服務團隊接洽。

您可在「帳戶」和/或「群組」層級中並針對任何/每個地區設定範本。

客戶可在內部設計其範本並同時參考以下指南,進而縮短開發時間並降低服務成本:

已知問題

如果您的帳戶設定為在最終電子郵件中將文件分割回其原始檔案,且合約中包含八個以上的檔案,則不會傳回任何檔案。使用 CEMT 郵件服務時,可以附加的檔案數量有固定上限。

  • 移除分割所有檔案的這項條件,就能為建立合約時必須附加多個檔案的客戶解決問題。
  • 您可以從「管理」頁面下載分割文件,不會發生任何問題。


常見問題集:

否。

目前沒有可供客戶使用的電子郵件範本使用者介面。您可以建立自己的 HTML 範本,但必須由 Adobe 的專業服務連絡人進行檢閱及安裝。

自訂適用於帳戶或群組層級。Adobe 不支援可供個別使用者自訂的電子郵件範本,亦不支援特定收件者自訂電子郵件

是,自訂項適用於所有地區

否。

我們目前針對其中四種標準電子郵件提供自訂電子郵件範本:

  • 請簽署
  • 已簽署並歸檔
  • 提醒
  • 已取消。

是,當您要求安裝自訂電子郵件範本時,您必須識別類型 (請簽署) 以及範本的語言。

客戶必須在其自訂 HTML 範本中提供翻譯文字。每個 type:language 組合皆視為獨立的範本。(例如:「請簽署:西班牙文」) 

若收件者拒絕簽署,傳送者將只會收到遭取消電子郵件的自訂電子郵件。

傳送給傳送者的其他電子郵件通訊將會使用與 Adobe Acrobat Sign 相關聯的標準電子郵件。

否。

您也可以在帳戶設定中,於「帳戶 -> 帳戶設定 -> 電子郵件設定」下方更新電子郵件標題影像

這些範本是以整個帳戶範本的形式存在,具有從帳戶中承襲其範本的群組,以及從群組中承襲的使用者。CEMT 能以群組為基礎進行套用,因此該群組中的所有使用者都會承襲群組層級範本。

例如:Adobe 帳戶並未實施 CEMT,但帳戶內的 Acrobat Sign 群組已實施「請簽署」自訂範本。Acrobat Sign 群組中的使用者 Joe 會在送出合約時使用自訂範本。Adobe 帳戶內的所有其他群組都會繼續使用標準電子郵件範本。

 

沒問題!

如果您帳戶中的 HR 群組希望其範本能有與法務群組不一樣的風格,HR 群組可據此設計其範本。請注意,不同的範本會各自產生個別的費用。 

否,沒有另一個範本。目前 CEMT 僅適用於簽署程序中的直接參與者。(簽署者、核准者、委派簽署者) 

影像絕對是重要的構成要素,可在電子郵件中清楚呈現您的訊息,Acrobat Sign 可支援自訂範本中的影像。不過,影像必須由您的團隊或公司進行外部託管,Adobe 不會託管任何影像。 

為了讓 HTML 在多個電子郵件用戶端之間保持一致,建議使用以表格為基礎的版面。也建議表格使用舊式屬性樣式,並僅使用簡單的內置樣式。<style> 標籤已遭到許多電子郵件用戶端捨棄。

CEMT 已在下列電子郵件用戶端上進行測試:

  • Microsoft Outlook 2016/2019
  • Apple Mail 11/12
  • Gmail
  • AOL mail
  • Yahoo! mail

否。

CEMT 只適用於在合約過程中傳送給參與者的電子郵件。

針對網頁表單,完成網頁表單的簽署者會收到自訂的「已簽署並歸檔」,不過完成網頁表單後的登陸頁面無法從 CEMT 自訂。

如果您透過我們的 API 建立網頁表單,就能變更登陸頁面。

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