Willkommen bei Adobe Sign!

Bevor Sie mit Adobe Sign arbeiten, sollten wir uns mit einigen Grundlagen befassen. Der Zweck dieses Handbuchs ist, dass Sie sich mit Adobe Sign sowie den Funktion vertraut machen, die Ihnen als Benutzer zur Verfügung stehen.

Dieses Handbuch behandelt alle wichtigen Prozesse in Adobe Sign und macht Sie mit der Benutzeroberfläche vertraut. In der Hilfe zu Adobe Sign finden Sie bei Bedarf detailliertere Informationen. Wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, können Sie auf die Links in den grauen Feldern klicken, die mit dem Text „Weitere Informationen …“ beginnen, um die zugehörigen Hilfethemen anzuzeigen. 

Hinweis:

Sofern zutreffend, werden die Funktionen von Adobe Sign – Business und/oder Adobe Sign – Enterprise oder von beiden Versionen angegeben. In diesem Handbuch werden die Funktionen behandelt, die auf der höchsten Stufe der Lizenzvereinbarung (Adobe Sign – Enterprise) verfügbar sind. Um den zu Ihren Anforderungen passenden Lizenztyp zu finden, klicken Sie auf Mein Profil. Wenn Sie Fragen zu den im Rahmen Ihrer Lizenz verfügbaren Funktionen haben, wenden Sie sich an Ihren Client Success Manager oder den Adobe Sign-Support.

Adobe Sign ist eine überaus flexible Anwendung mit einer Vielzahl an Funktionen für die verschiedensten Einsatzbereiche.Unter Umständen wurden einige der Optionen durch Ihren Konto- oder Gruppenadministrator deaktiviert. Wenn Sie eine Funktion benötigen, die für Sie nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an Ihren Gruppen- oder Kontoadministrator. Unser Dienst unterstützt verschiedene Konfigurationen für verschiedene Gruppen. Daher ist es jederzeit möglich, Funktionen, die für eine Gruppe deaktiviert sind, für eine andere Gruppe zu aktivieren.

 

Lesen Sie dieses Handbuch, um sich mit den Standardabläufen zum Senden von Dokumenten mit Adobe Sign vertraut zu machen. Sie erfahren außerdem, wie Sie Ihre Verträge verwalten und Berichte erzeugen können, damit Sie stets wissen, was bereits erledigt und was noch offen ist.

Personalisieren Sie Ihr Konto.

Wenn Sie sich zum ersten Mal bei Adobe Sign anmelden, sollten Sie Ihre persönlichen Angaben überprüfen. Diese Informationen werden in einigen Vorlagen verwendet und sollten daher unbedingt korrekt sein.

  • Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihren Namen oben rechts, um das Menü zu öffnen, und klicken Sie auf Mein Profil.
Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihren Namen oben rechts auf der Seite.

Bestimmte Angaben auf der Profilseite werden von Adobe Sign zur Personalisierung Ihrer Transaktionen verwendet. Besonders wichtig sind:

  • Ihr vollständiger Name: wird in E-Mails und für Ihre Standardsignatur verwendet
  • Ihre Stellenbezeichnung: wird automatisch eingesetzt, wenn ein entsprechendes Feld vorhanden ist
  • Ihr Firmenname: wird in E-Mails angegeben; sollte die vollständige juristische Bezeichnung Ihrer Firma sein
  • Zeitzone: Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden Berichte mit einem Zeit-/Datumsstempel basierend auf Ihrer Zeitzone versehen.

Klicken Sie zum Ändern von Inhalten auf die Schaltfläche Bearbeiten, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und speichern Sie Ihre Änderungen.

Werfen Sie nach der Konfiguration Ihrer persönlichen Angaben einen kurzen Blick auf die weiteren persönlichen Einstellungen links am Bildschirm.Diese Optionen beziehen sich speziell auf Sie als Benutzer und können unter Umständen von Nutzen sein:

  • Mein Profil: Ihre persönlichen Daten
  • Zugriffstoken: Hier sind die API-Token von Entwicklern definiert und aufgeführt.
  • Twitter: Senden Sie bei jedem Vertragsabschluss einen Tweet!
  • Meine E-Mail-Fußzeile: Fügen Sie am unteren Rand Ihrer E-Mail-Vorlagen eine benutzerdefinierte Fußzeile (in Klartext) hinzu, wenn Sie neue Verträge senden.
  • Automatische Delegierung: Delegieren Sie zur Signatur an Sie gesendete Adobe Sign-Verträge an den genannten Beteiligten. Diese Funktion ist mit der Weiterleitung von Adobe Sign-Verträgen bei Abwesenheit vergleichbar.
  • Meine Events/Benachrichtigungen: Legen Sie fest, über welche Events/Benachrichtigungen Sie von Adobe Sign informiert werden möchten und auf welche Weise das geschehen soll. Sie können sich in Echtzeit per E-Mail benachrichtigen lassen oder das Event protokollieren und sich für einen täglichen oder wöchentlichen Benachrichtigungszyklus entscheiden. (Events sind Auslöser für den Fall, dass etwas Bedeutendes stattfindet. Benachrichtigungen werden ausgelöst, wenn ein Zeitintervall verstreicht und ein Ereignis nicht eintritt.)
  • Gem. Events/Benachr.: Wenn das Konto eines anderen Benutzers für Sie freigegeben ist, können Sie festlegen, über welche Events und Benachrichtigungen des anderen Benutzers Sie informiert werden möchten.
  • Meine Signatur: Laden Sie ein Bild Ihrer Signatur und Ihrer Initialen hoch. PNG-Dateien eignen sich besonders gut.
  • Spracheinstellungen: Unter diesem Punkt sind zwei Einstellungen zu beachten:
    • Meine Sprachvorgaben: Mit dieser Einstellung wird die Sprache festgelegt, die Sie in der Web-Anwendung von Adobe Sign verwenden möchten. 
    • Signiersprache: Mit dieser Einstellung wird die Standardsprache festgelegt, die für E-Mails und das Signieren durch den Empfänger verwendet wird.
  • Andere Konten anzeigen: Hier können Sie Verträge unter dem Konto eines anderen Benutzers anzeigen. Eine Liste der verfügbaren Konten wird angezeigt. Diese Ansicht ist schreibgeschützt.
  • Mein Konto freigeben: Wenn Sie Ihr Konto für andere Personen freigeben müssen, können Sie hier festlegen, wer Einblick in Ihre Verträge erhält. Sie geben dabei nur eine Ansicht frei. Der andere Benutzer kann keine Verträge signieren, abbrechen oder delegieren.

Seitenweise Übersicht

Seite „Dashboard“

Das Dashboard ist die erste Seite, über die sich die meisten Benutzer anmelden.(Abhängig von der Konfiguration durch Ihren Kontoadministrator kann auch die Seite „Senden“ angezeigt werden.)

Das Dashboard setzt sich aus den folgenden Bereichen zusammen, die Ihnen einen schnellen Überblick über und Zugriff auf die meisten Funktionen von Adobe Sign ermöglichen:

  • Eine Signatur erhalten: Ein Quick-Link zur Seite „Senden“ mit der zusätzlichen Option, durch Anhängen eines Bibliotheksdokuments den Sendevorgang zu starten. Ein benutzerdefinierter Arbeitsablauf kann ebenfalls gestartet werden (sofern dies für Ihr Konto aktiviert ist).
  • Zusätzliche Funktionen: Eine Liste „besonderer“ Arbeitsabläufe (detaillierte Informationen siehe weiter in diesem Dokument).
    • Vorlage zur Bibliothek hinzufügen: Erstellen Sie Dokumente oder Feldvorlagen zur wiederholten Verwendung. Verwenden Sie Vorlagen für den persönlichen Gebrauch oder für Gruppen oder machen Sie sie für das gesamte Konto verfügbar.
    • Widget erstellen: Widgets sind Dokumente/Formulare, die Sie mit Ihrer Website verknüpfen bzw. in diese einbetten und über die Kunden signierte Dokumente erstellen können. Beispiele hierfür sind Mitgliedsanträge oder Registrierungsformulare auf Ihrer Website.
    • Ich bin der einzige Unterzeichner: Mit dieser Funktion signieren Sie ein Dokument und senden das signierte Dokument anschließend an einen anderen Beteiligten. Beispiele hierbei sind Steuerformulare oder Einverständniserklärungen.
    • Ein Dokument archivieren: Laden Sie Dokumente in Adobe Sign hoch und speichern Sie sie in Ihrem Konto, damit Sie auf der Seite „Verwalten“ im Archivbereich auf sie zugreifen können.
    • Mega-Signatur: Dieser Arbeitsablauf gestattet es, ein Dokument zum Signieren an Hunderte von Personen zu senden. Jede Person erhält dabei einen eigenen Vertrag, der nur noch ihre Signatur erfordert. Ein Beispiel hierbei ist ein jährlich zu signierender Verhaltenskodex.
  • Ihre Aktivität für diesen Monat: Zwei Diagramme zeigen Ihre Aktivität im laufenden Kalendermonat an. Das eine zeigt den Prozentsatz der diesen Monat gesendeten Verträge an, die signiert wurden, das andere die durchschnittliche Dauer (in Minuten) bis zur Signatur der Verträge.
  • Jüngste Benachrichtigungen: Wenn Sie Ihre Voreinstellungen für Events/Benachrichtigungen so konfiguriert haben, dass Benachrichtigungen protokolliert werden, werden diese hier angezeigt.
  • Warten: Eine Liste der Verträge, die noch Ihre Signatur oder Genehmigung erfordern.
  • Aktuelle Ereignisse: Wenn Sie Ihre Voreinstellungen für Events/Benachrichtigungen so konfiguriert haben, dass Events protokolliert werden, werden diese hier angezeigt. 
  • Kontofreigabe/Zum freigegebenen Konto wechseln: Wenn ein weiteres Benutzerkonto für Sie freigegeben ist, ist es hier aufgeführt, damit Sie diese Transaktionen problemlos einsehen können.

Seite „Senden“

Auf dieser Seite können Sie neue Vereinbarungen erstellen. Die Seite ist in die folgenden vier Bereiche eingeteilt:

  • Empfänger: Empfänger sind Personen, die mit Ihrem Vertrag interagieren müssen. Es gibt drei „Empfänger“-Typen:
    • Unterzeichner: Personen, die den Vertrag mindestens einmal signieren sollen.
    • Genehmiger: Personen, die einen Vertrag zwar genehmigen, nicht aber signieren sollen.
    • Delegierende: Personen, die angeben sollen, von wem ein Vertrag signiert oder genehmigt werden muss. Delegierende signieren/genehmigen den Vertrag nicht selbst.
  • Nachricht: Hier definieren Sie den Namen des Vertrags sowie eine Nachricht, die an die Empfänger gesendet wird.
  • Optionen: Diese Optionen unterstützen Sie bei der Verwaltung des Vertrags.
    • Kennwortschutz: Schützen Sie signierte Dokumente durch ein Kennwort, das verhindert, dass die fertige PDF-Datei nicht berechtigten Personen angezeigt wird.
    • Ausfülltermin: Wenn ein Vertrag bis zu einem bestimmten Datum signiert werden muss, können Sie diese Option wählen, um den Vertrag nach einer bestimmten Anzahl von Tagen abzubrechen.
    • Erinnerung senden: Sie können Erinnerungen einrichten, die täglich oder wöchentlich an die aktuell aktiven Empfänger gesendet werden.
    • Sprache des Empfängers: Die hier ausgewählte Sprache wird in der E-Mail-Kommunikation mit dem Empfänger sowie auf der eSign-Seite verwendet.
  • Dateien: Hier wählen Sie die Dokumente aus, die tatsächlich zur Signatur gesendet werden.

Seite „Verwalten“

Wenn Sie als Absender, Empfänger oder als eine Person in CC Teilnehmer mit einem Adobe Sign-Vertrag waren, ist dieser Vertrag auf Ihrer Verwaltungsseite verfügbar.Diese Seite, die als Portal zu allen mit Ihrem Benutzer verknüpften Verträgen fungiert, soll Ihnen zwei Dinge ermöglichen: die Suche nach zu prüfenden Verträgen sowie deren Verwaltung.

Der Hauptteil der Seite besteht aus einer Auflistung Ihrer Verträge, die basierend auf dem aktuellen Status der Verträge („Zur Signatur gesendet“, „Signiert“ oder „Abgebrochen“) grob in einklappbare Bereiche unterteilt ist. Des Weiteren finden Sie hier alle Dokumente, die zur Archivierung hochgeladen, als Widgets erstellt oder als Vorlagen in Ihrer Bibliothek gespeichert wurden.

Filterfunktionen am oberen Rand der Seite erleichtern die Suche nach bestimmten Dokumenten. Die Werkzeuge rechts ermöglichen Anzeige, Freigabe und Schutz des Dokuments.

Seite „Berichte“

Mithilfe regelmäßiger Berichte können Sie den Fortschritt bei Ihren Dokumente schnell beurteilen und erkennen, wo Ihre Aufmerksamkeit gefragt ist. Sie können Berichte ganz nach Ihren Wünschen gestalten. Berichte können an beliebigen Tagen zu jeder Zeit ausgelöst werden und sämtliche Verträge oder nur Dokumente mit einem bestimmten Namen umfassen.

Benutzeroberfläche der Seite „Bericht“
Diagramme zu zurückgesendeten Berichten

Senden von Verträgen

Verwenden Sie Adobe Sign, um Dokumente zu senden und Signaturen und Genehmigungen einzuholen. Jeder Kunde hat unterschiedliche Anforderungen in Bezug darauf, welche Personen mit dem Dokument interagieren sollen und welche Reihenfolge dabei gilt. Auf der Seite „Senden“ finden Sie einige Funktionen zu diesem Arbeitsablauf, mit denen Sie vertraut sein sollten. 

Bereich „Empfänger“

Um einen Vertrag zu senden, definieren Sie zuerst die Empfänger und legen die Reihenfolge fest, in der sie mit dem Dokument interagieren können.

Im Bereich „Empfänger“ können Sie über den obersten Schieberegler die grundlegende Signaturreihenfolge festlegen:

  • Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist (siehe oben), werden die einzelnen Signierschritte nacheinander abgearbeitet und die Empfänger werden nummeriert, um die exakte Reihenfolge der Teilnehmer festzuhalten.
    • Innerhalb der einzelnen Schritte können Sie weitere Schritte definieren, die Folgendes ermöglichen:
      • Eine Untergruppe von Unterzeichnern, die die Dokumente parallel signieren können (Hybrid-Arbeitsablauf).
      • Eine Gruppe von Personen, von denen jede im Namen der gesamten Gruppe teilnehmen kann (Empfängergruppe).
  • Wenn In beliebiger Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist, können die Dokumente parallel signiert werden und die Empfänger sind nicht nummeriert.

Rechts neben dem Schieberegler zur Festlegung der Signierreihenfolge finden Sie zwei Links:

  • Mich hinzufügen: Klicken Sie auf diesen Link, um sich selbst als den nächsten Empfänger hinzuzufügen.
  • Empfängergruppe hinzufügen: Klicken Sie auf diesen Link, um eine Empfängergruppe zu erstellen, aus der ein Empfänger im Namen der gesamten Gruppe teilnehmen kann. Erstellen Sie beispielsweise eine Gruppe für die Personalabteilung, aus der nur eine Person den Vertrag signieren muss.

Hinweis:

Um die Reihenfolge der Empfänger zu ändern, klicken Sie auf die entsprechenden Empfänger und ziehen diese an die gewünschte Position in der Reihenfolge. Es ist außerdem möglich, direkt die Nummerierung der Empfänger anzupassen.

 

Jeder Empfänger wird mit fünf Elementen erstellt:

A. Signierreihenfolge: Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen ausgewählt ist, gibt die Signierreihenfolge genau vor, wann jeder einzelne Empfänger mit dem Vertrag interagiert.

B. Rolle: Was müssen die Empfänger tun, wenn sie mit dem Vertrag interagieren?

Unterzeichner (Standardauswahl): Empfänger, von denen mindestens eine Signatur erwartet wird

Genehmiger: Empfänger, die den Vertrag überprüfen und genehmigen, ihn aber ggf. nicht signieren müssen

Delegierende: Empfänger, die wissen müssen, von wem ein Vertrag signiert oder genehmigt werden soll. Delegierende können keine Angaben machen und einen Vertrag weder signieren noch genehmigen.

C. E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Empfängers, die für die gesamte Kommunikation mit ihm verwendet wird – auch für die Aufforderung zur Signatur.

D. Authentifizierungsmethode: Vorgehensweise bei der Empfängerauthentifizierung

E-Mail (Standardauswahl): Die Authentifizierung hängt vom Zugriff auf die Mailbox ab.

Kennwort: ein vom Absender generiertes alphanumerisches Kennwort, das gesondert an den Empfänger übermittelt werden muss

Online-Identität: Authentifizieren Sie sich über ein soziales Netzwerk wie Facebook oder LinkedIn.

KBA (nur USA): Die wissensbasierte Authentifizierung (Knowledge Based Authentication) erfordert vom Empfänger die Eingabe der Sozialversicherungsnummer, woraufhin verschiedene nicht triviale Fragen basierend auf öffentlichen Datenbanken gestellt werden.

Mobil: Diese Methode erfordert vom Absender die Angabe der Mobilfunknummer des Empfängers, damit ihm per SMS ein Code gesendet werden kann, sobald eine Signatur erforderlich ist.

E. Private Nachricht (optional): Der Absender kann einzelnen Empfängern individuelle Anweisungen geben, die angezeigt werden, wenn der entsprechende Empfänger den Vertrag öffnet.

 

Über den Link „Kopie an“ anzeigen können Sie ein Feld einblenden, in dem Sie die E-Mail-Adressen weiterer Empfänger angeben können, die den Vertrag erhalten sollen. Diese Empfänger sind nicht autorisiert, den Vertrag zu signieren oder zu genehmigen. 

Hybrid-Arbeitsabläufe

Ein Hybrid-Arbeitsablauf ist eine Instanz der Signierreihenfolge, entsprechend derer in einem oder mehreren Schritten zwei oder mehr Teilnehmer gleichzeitig Zugriff auf das Dokument erhalten. Alle Unterzeichner/Genehmiger dieses Schritts müssen zuerst ihren Aufgaben nachkommen, bevor der nächste Schritt beginnt.

Das obige Bild zeigt einen aus drei Schritten bestehenden Signaturzyklus:

  • Schritt 1: fclarke@gmail.com Wenn der Vertrag zur Signatur gesendet wird, erhält nur fclarke eine Benachrichtigung. Nachdem fclarke das Dokument signiert hat, folgt der nächste Schritt.
  • Bei Schritt 2 handelt es sich um den hybriden Schritt. Wie Sie sehen können, haben alle drei Empfänger dieselbe Nummer (2). Das bedeutet, dass Adobe Sign alle Empfänger gleichzeitig benachrichtigt.Diese können ihre Signaturen in beliebiger Reihenfolge anwenden. Bevor jedoch der nächste Schritt im Signaturzyklus beginnen kann, müssen alle Empfänger die Signatur abgeschlossen haben.
  • Schritt 3 betrifft wiederum nur einen Empfänger, dieses Mal jedoch einen Genehmiger (statt der Füllerspitze wird ein Häkchen angezeigt). Sobald der Empfänger aus Schritt 3 den Vertrag genehmigt hat, ist der Prozess abgeschlossen. Der Vertrag gilt nun als vollständig verarbeitet und alle Beteiligten erhalten eine Kopie des Vertrags im PDF-Format.

 

Um eine Hybrid-Gruppe zu erstellen, geben Sie die E-Mail-Adressen der jeweiligen Parteien wie für einzelne Empfänger ein. Klicken Sie dann auf das Feld mit der E-Mail-Adresse eines Empfängers und ziehen Sie es auf ein anderes Feld in der Hybrid-Gruppe. Am Bildschirm wird die Meldung angezeigt, dass Sie nun eine Hybrid-Gruppe erstellen. Wenn Sie bei der Nummerierung der Empfänger manuell denselben Wert festlegen, wird ebenfalls eine Hybrid-Gruppe erstellt.

Empfängergruppen

Empfängergruppen sind dann hilfreich, wenn Sie die Zustimmung eines Teams bzw. einer Firma benötigen, nicht jedoch die einer bestimmten Person in dieser Gruppe. Jedes Mitglied der Gruppe ist berechtigt, Dokumente im Namen der gesamten Gruppe zu signieren bzw. zu genehmigen. 

Das obige Beispielbild zeigt einen aus drei Schritten bestehenden Signaturzyklus:

  • Die Person aus Schritt 1 (MaxMustermann) ist ein Unterzeichner. Dieser wird unmittelbar nach Senden des Vertrags darüber benachrichtigt, dass seine Signatur erforderlich ist.  Nach der Signatur durch MaxMustermann wird Schritt 2 des Vertrags eingeleitet.
  • Schritt 2 betrifft eine aus Genehmigern bestehende Empfängergruppe mit der Bezeichnung „Personalabteilung“. Die Gruppe umfasst vier Personen mit jeweils unterschiedlichen Überprüfungsprozessen (nur als Beispiel). Sobald einer der identifizierten Empfänger seine Genehmigung erteilt hat, wechselt der Vertrag in den dritten Schritt.
  • Schritt 3 bezieht sich auf einen einzelnen Unterzeichner. Nach dieser letzten Signatur ist der Vertrag vollständig verarbeitet; alle Beteiligten werden benachrichtigt und erhalten eine Kopie des Vertrags im PDF-Format.

 

Um eine Empfängergruppe zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf den Link Empfängergruppe hinzufügen. So erstellen Sie den Container, in dem Sie darauf den Gruppennamen und die möglichen Empfänger eingeben müssen.

Hinweis:

Alle Mitglieder der Empfängergruppe erhalten eine abschließende Kopie des signierten Vertrags im PDF-Format – selbst wenn sie nicht direkt beteiligt waren.

Bereich „Nachricht“

Der Bereich „Nachricht“ umfasst zwei Felder, die zu Ihrem Erfolg maßgeblich beitragen können.

In das Feld Vertragsname können Sie jegliche Zeichenfolge als individuelle Bezeichnung des Vertrags eingeben.Dieser Name wird in der Betreffzeile der E-Mail an den Empfänger (unten gelb hervorgehoben) sowie als Name auf der Seite „Verwalten“ angezeigt. Durch einen einzigartigen und aussagekräftigen Vertragsnamen können Empfänger Ihre Nachricht einfacher zuordnen und Sie können den Vertrag bei Bedarf schneller finden.

Hinweis:

Wenn Sie vor dem Anhängen eines Dokuments keinen Vertragsnamen eingeben, wird für den Vertrag der Name der zuerst angehängten Datei übernommen. Dieser Wert kann bearbeitet werden, solange der Vertrag noch nicht gesendet wurde.

 

Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung können Sie Anweisungen oder Anmerkungen für den Empfänger eingeben (unten grün hervorgehoben). Dieser Text wird in den Bitte signieren-E-Mails allen Empfängern angezeigt (anders als bei der privaten Nachricht, die nur an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist).

Nachrichtenvorlagen

Enterprise-Kunden haben Zugriff auf durch Ihren Administrator konfigurierte Nachrichtenvorlagen. Nachrichtvorlagen sind direkt mit der Funktion Sprache des Empfängers im Bereich Optionen verknüpft. Wenn Sie also in der Dropdown-Liste „Spanisch“ auswählen, sind alle Ihre auf Spanisch basierenden Vorlagen verfügbar.  

Hinweis:

Wenn Sie eine Sprache ausgewählt haben, mit der keine Vorlagen verknüpft sind, wird die Option Nachrichtenvorlagen auf der Seite „Senden“ nicht angezeigt.

Bereich „Optionen“

Der Bereich „Optionen“ bietet Verwaltungsfunktionen für den Vertrag, nachdem er gesendet wurde:

  • Kennwortschutz: Fordern Sie Empfänger dazu auf, zum Öffnen und Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort einzugeben.Dieses Kennwort wird vom Absender definiert und gesondert übermittelt. Merken Sie sich dieses Kennwort unbedingt, da es von Adobe Sign nicht gespeichert wird!
  • Ausfülltermin: Stellen Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen der Vertrag abläuft und nicht mehr abgeschlossen werden kann.
  • Erinnerung festlegen: Legen Sie die Häufigkeit (täglich oder wöchentlich) fest, in der bis zum Abschluss des Vertrags Erinnerungen gesendet werden sollen. Nur die aktuellen Empfänger werden benachrichtigt.
  • Sprache des Empfängers: Wählen Sie die Sprache aus, die für E-Mails und beim Signiervorgang verwendet werden soll.
    • Wenn Ihr Konto für die Verwendung von Nachrichtenvorlagen konfiguriert ist, wird durch diese Einstellung auch festgelegt, welche Nachrichtenvorlagen angezeigt werden.

Bereich „Dateien“

Im Abschnitt „Dateien“ hängen Sie die Dokumente der Transaktion an.

Für den Signiervorgang führt Adobe Sign alle Dokumente in einem alles umfassenden PDF-Vertrag zusammen. Der Aufbau der PDF-Datei basiert dabei auf der Reihenfolge, in der die Dokumente aufgelistet sind. Sie können die Reihenfolge der Dokumente ändern, indem Sie auf ein Dokument klicken und es an eine andere Position in der Liste ziehen.

Dateien können aus der Adobe Sign-Bibliothek, Google Docs, Box.net oder Dropbox heraus angehängt, von Ihrem lokalen System über die Dateisuche hochgeladen oder per Drag-and-drop der Seite „Senden“ angehängt werden.

Folgende Dateitypen werden unterstützt: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, GIF, JPG, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF und HTML


Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“

Direkt unter der Dateiliste sehen Sie das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“.Diese Option ermöglicht es Ihnen, die hochgeladenen Dokumente zu öffnen und ihnen je nach Bedarf Formularfelder hinzuzufügen. 

Sie sollten zumindest die Signaturfelder hinzufügen. Es gibt jedoch noch viele weitere Felder, die Sie zur Erstellung komplexer Formulare verwenden können.

Hinweis:

Wenn keine Signaturfelder hinzugefügt werden, fügt Adobe Sign am Ende des Dokuments automatisch eine neue Seite für Signaturen hinzu.

Senden eines Vertrag an einen Empfänger

Der gängigste Arbeitsablauf ist das Senden eines Dokuments an nur einen Empfänger. Außerdem bietet dies eine gute Möglichkeit, um sich mit der grundlegenden Vorgehensweise vertraut zu machen. Sie benötigen lediglich Folgendes:

  • E-Mail-Adresse des Empfängers
    • Diese E-Mail-Adresse muss sich von der unterscheiden, mit der Sie sich anmelden, da Sie keine Dokumente an sich selbst senden können.
  • Dokumente oder Dateien, die signiert werden sollen

 

1. Navigieren Sie zur Seite „Senden“, indem Sie auf die Registerkarte Senden oder den Link Ein Dokument signieren lassen auf der Seite „Dashboard“ klicken bzw. ein Bibliotheksdokument auswählen und auf die Schaltfläche Start klicken.

2. Konfigurieren Sie den Empfänger:

A. E-Mail-Adresse: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.

B. Rolle: Legen Sie fest, ob es sich beim Empfänger um einen „Unterzeichner“ oder einen „Genehmiger“ handelt.

○ A Unterzeichner müssen das Dokument signieren, Genehmiger nicht.

C. Authentifizierung: Die E-Mail-Authentifizierung ist als Standard ausgewählt und stellt die Mindestanforderung für eine gültige Signatur dar.

3. Geben Sie unter Nachricht je nach Bedarf einen Vertragsnamen und eine Nachricht ein. 

4. Unter Dateien können Sie per Drag-and-drop eine oder mehrere Dateien von Ihrem Computer in den Bereich Datei hierher ziehen und ablegen ziehen. Sie können jedoch auch auf Dateien hinzufügen klicken, um das Dialogfeld „Dateien auswählen“ zu öffnen. Über dieses Dialogfeld können Sie auf alle Quelldokumente zugreifen, die für Ihr Konto aktiviert sind. 

Hinweis:

  • Die Dokumentreihenfolge kann geändert werden, indem Sie auf die Dokumente klicken und sie nach oben oder unten ziehen.
  • Um ein Dokument aus der Liste zu löschen, klicken Sie auf das X ganz rechts.

5. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie unter Optionen die einzelnen Optionen, um den gesamten Funktionsumfang der Optionen anzuzeigen.

○ Kennwortschutz: Fordern Sie Empfänger dazu auf, zum Öffnen und Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort einzugeben.

○ Ausfülltermin: Stellen Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen der Vertrag abläuft und nicht mehr abgeschlossen werden kann.

○ Erinnerung festlegen: Legen Sie die Häufigkeit fest, in der bis zum Abschluss des Vertrags Erinnerungen gesendet werden sollen.

○ Sprache des Empfängers: Wählen Sie die Sprache aus, die für E-Mails und beim Signiervorgang verwendet werden soll.

 

6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“ . Wenn Sie diese Option aktivieren, wird das neue Authoring-Erlebnis gestartet, um das Dokument zu überprüfen und Formularfelder einzufügen.

 

7. Klicken Sie auf Weiter.

 

8. Wenn die neue Authoring-Umgebung angezeigt wird, können Sie über die Funktionen auf der rechten Seite die verfügbaren Feldtypen anzeigen und per Drag-and-drop die benötigten Felder in das Dokument einfügen.

○ Fügen Sie mindestens ein Signaturfeld ein.

Hinweis:

Die Authoring-Umgebung kann schnell komplex werden. Nehmen Sie sich daher bei der Erstellung von Formularen Zeit und experimentieren Sie etwas herum. Detaillierte Informationen zur Nutzung finden Sie im Abschnitt Authoring-Umgebung dieses Dokuments.

 

9. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Senden.

Beachten Sie die Option In Dokumentenbibliothek speichern direkt über der Schaltfläche „Senden“.Wenn Sie ein erstelltes Dokument regelmäßig verwenden möchten, können Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, um das Dokument mit den bereits eingebetteten Feldern in Ihrer Bibliothek zu speichern. Sie können die Vorlage später falls nötig bearbeiten.

 

10. Auf der Bestätigungsseite haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Benachrichtigungseinstellungen ändern: Auf der Bestätigungsseite sind die Standardeinstellungen für Benachrichtigungen ausgewählt. Über diesen Link können Sie die Grenzwerte für diesen Einzelvertrag ändern.

Ein anderes Dokument senden: Über diesen Link laden Sie die Seite „Senden“ neu, damit Sie einen neuen Vertrag konfigurieren können.

Zur Seite Verwalten wechseln: Über diesen Link laden Sie die Seite „Verwalten“.

Vertrag ändern: Über diesen Link können Sie die angehängten Dateien und/oder die Reihenfolge der Dateien im Vertrag ändern.

Zu diesem Zeitpunkt befindet sich der Vertrag bereits im Signaturzyklus und Adobe Sign sendet in Echtzeit eine E-Mail an den ersten Empfänger. 

Weitere Informationen über das Senden eines Vertrags an einen Unterzeichner finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign. 


Senden an mehrere Empfänger

Das Senden eines Vertrags an mehrere Empfänger läuft nach exakt demselben Muster ab, jedoch mit zwei wesentlichen Unterschieden:

  • Sie müssen im Bereich „Empfänger“ jeden Empfänger in einer eigenen Zeile angeben – und zwar in der Reihenfolge, in der sie den Vertrag signieren sollen.
  • Wenn Sie Felder einfügen, müssen Sie angeben, welche Empfänger Zugriff auf dieses Feld haben sollen. Doppelklicken Sie hierfür auf das Feld und geben Sie für Empfänger den entsprechenden Wert an.

Signaturumgebung

Um das Endergebnis der vom Absender vorgenommenen Konfiguration besser zu verstehen, ist es hilfreich, den Signiervorgang selbst durchzuführen.

Das Signiererlebnis

1. Der Empfänger erhält eine E-Mail.

○ Der Betreff beginnt mit Bitte signieren Sie {Dokumentname}.

2. Klicken Sie auf den Link Hier klicken, um {Dokumentname} zu überprüfen und zu signieren, um den Vertrag zu öffnen.

 

3. Der Vertrag wird in einem Browserfenster geöffnet und die Nachricht wird kurz angezeigt. Wenn Sie eine persönliche Nachricht für den Empfänger konfiguriert haben, wird diese beim Öffnen der Seite ebenfalls angezeigt.

 

Weitere Optionen auf dieser Seite:

A. Optionen: Diese Liste enthält die Optionen, die dem Empfänger entsprechend seiner Rolle zur Verfügung stehen.

○ Ich werde nicht elektronisch signieren/genehmigen: Durch diese Option erlischt der Vertrag.

○ Jemand anders sollte signieren/genehmigen: Diese Option gestattet es dem Empfänger, die Zuständigkeit an eine andere Person zu delegieren. Hierbei kann es sich beispielsweise um einen Kollegen oder Manager handeln.

○ Dokumentdaten löschen: Durch diese Option wird der Inhalt aller Felder gelöscht.

B. Nachricht: Über das Sprechblasensymbol kann die Nachricht erneut angezeigt werden.

C. Feldzähler: Dieser Zähler zeigt die Anzahl der erforderlichen Felder im Dokument an, die noch nicht ausgefüllt wurden. Durch Klicken auf diese Felder navigiert der Unterzeichner durch die erforderlichen (nicht optionalen) Felder, die für ihn verfügbar sind.

D. Nächstes Feld: Mit diesem gelben Pfeil können Sie in großen Dokumenten die nächsten Felder finden.Mit dieser Funktion werden alle Felder angesteuert – nicht nur erforderliche.

Dieses Dokument enthält nur ein Signaturfeld – und zwar ein erforderliches, was durch das rote Sternchen angezeigt wird. In Dokumenten mit mehreren auszufüllenden Feldern können Sie durch die einzelnen Felder schalten.

 

4. Um eine Signatur anzuwenden, doppelklicken Sie auf das Feld, um das Signaturbedienfeld zu öffnen.

5. Geben Sie in das oberste Feld des Signaturbedienfelds Ihren Namen ein.

Ihnen stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung, um die Signatur abzuschließen:

○ Typeset-Schriftart (Standardauswahl): Adobe Sign wendet auf den eingegebenen Namen eine schreibschriftähnliche Schriftart an.

○ Per Hand: Signieren Sie das Dokument mit der Maus, einem Eingabestift oder einem anderes Zeigegerät. Mit Ihrem Finger auf einem Tablet werden ausgezeichnete Ergebnisse erzielt.

○ Bild: Wenn Ihnen ein Bild Ihrer Signatur vorliegt, können Sie es hochladen.

6. Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Signatur im Signaturfeld zu platzieren und zum Dokument zurückzukehren.

7. Nachdem alle erforderlichen Felder ausgefüllt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Hier signieren am unteren Rand des Fensters.

Weitere Informationen zum Signieren von Verträgen finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.

Hinweis:

Am unteren Rand von Adobe Sign befindet sich eine Symbolleiste mit Werkzeugen. Sie ermöglichen Ihnen die Navigation im Vertrag sowie das Vergrößern oder Verkleinern und das Herunterladen des Dokuments. Sie können diese Symbolleiste ausblenden, indem Sie rechts unten auf das „X“ klicken. Um die ausgeblendete Werkzeugleiste vorübergehend wieder einzublenden, bewegen Sie den Cursor über den unteren Rand des Fensters. 

Weitere Informationen zum Verwenden der Zoomfunktion finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.

Verwalten von Verträgen

Die Verwaltung Ihrer Verträge ist ein wichtiger Aspekt bei der Arbeit mit Adobe Sign. Verwenden Sie die Seite „Verwalten“, um Verträge zu verfolgen, zu bearbeiten und anzupassen. Ganz gleich, ob Sie einen Vertrag abbrechen oder einen Unterzeichner ersetzen möchten – mit diesen Vorgängen können Sie den Fortschritt der Transaktion im System beeinflussen.

Verwalten der Seitenstruktur

Die Seite „Verwalten“ bietet zahlreiche eingebettete Funktionen, die es zu entdecken gilt. Der Einfachheit halber kann die Seite in vier Funktionsbereiche aufgeteilt werden:

A. Vertragsfilter

B. Vertragsliste

C. Metadaten des Vertrags

D. Vertragswerkzeuge


Vertragsfilter

Am oberen Rand der Seite befinden sich vier Werkzeuge, die Ihnen durch Filtern der Listen dabei helfen, bestimmte Verträge zu finden. Die Dropdown-Listen werden aus den geladenen Verträgen in den Listen dynamisch gefüllt. Folgende Filter stehen zur Verfügung:

  • Nach Namen/Unternehmen filtern: Hierbei handelt es sich um eine Liste aller Namen und Unternehmen, die als Empfänger in Ihre Verträge eingegeben wurden. Wenn Sie ein Element aus der Liste auswählen, werden alle anderen Verträge herausgefiltert.
  • Nach Dokumentstatus filtern: Diese Liste klappt alle Statusbereiche mit Ausnahme des ausgewählten ein.
  • Nach Dokumenteigentümer filtern: Diese Filterfunktion ist dann hilfreich, wenn Sie autorisiert sind, die Verträge anderer Adobe Sign-Benutzer anzuzeigen. Mit dieser Option können Sie nur die Verträge des ausgewählten Eigentümers (Absenders) anzeigen.

Das Textfeld auf der rechten Seite ermöglicht die Suche nach beliebigen Zeichenfolgen, bei denen es sich um Namen von Empfängern, Firmennamen, E-Mail-Adressen oder Namen von Dokumenten handeln kann.


Vertragslisten

Der Hauptteil der Seite enthält eine Liste der Verträge, mit denen Sie zu tun haben.Jeder Vertrag, der Ihre E-Mail-Adresse enthält, wird in dieser Liste angezeigt. Die Liste enthält nicht nur die von Ihnen initiierten Verträge, sondern auch die Verträge, die Sie zum Signieren/Genehmigen erhalten haben, sowie alle Verträge, bei denen Sie in CC gesetzt wurden.

Die Liste ist in einklappbare Bereiche aufgeteilt, die den Status des Vertrags anzeigen. Von oben beginnend:

  • Warten auf Genehmigung/Signatur: Diese Verträge stehen ganz oben in der Liste, da für sie eine Aktion Ihrerseits erwartet wird.
  • Entwurf: Diese Verträge wurden bis zu dem Punkt erstellt, an dem sie an die Authoring-Umgebung gesendet wurden. Sie wurden aber noch nicht zum Unterzeichnen oder Genehmigen gesendet.
    • Klicken Sie auf den Link Bearbeiten, um das Dokument in der Authoring-Umgebung zu öffnen und den Sendevorgang abzuschließen.
  • Zur Signatur/Genehmigung gesendet: Diese Verträge befinden sich im Signiervorgang und stehen dazu bereit, von anderen Personen signiert/genehmigt zu werden.
  • Signiert/Genehmigt: Vollständig ausgeführte/abgeschlossene Verträge.
  • Abgebrochen/Abgelehnt: Alle Verträge, die von Ihnen abgebrochen oder von einem Empfänger aus einem beliebigen Grund abgelehnt wurden.
  • Abgelaufen: Alle Verträge, die abgebrochen wurden, weil sie nicht vor der Ablauffrist ausgeführt wurden.
  • Archiviert: Dateien, die in das Adobe Sign-System hochgeladen wurden. Diese Dokumente sind nicht Teil eines gültigen Signiervorgangs, der von Adobe Sign verwaltet wird.
  • Bibliotheksvorlagen: Alle Vorlagen, die von Ihnen erstellt oder von einer anderen Person der Gruppe/des Kontos für Sie freigegeben wurden.
    • Die Bearbeitung der Vorlage ist nur durch den Eigentümer (Ersteller) der Vorlage möglich.
    • Durch Klicken auf den Link Senden wird ein neuer Vertrag initiiert, an den die Vorlage bereits angehängt ist.
  • Widget: Eine vollständige Liste von Ihnen erstellter Widgets.
    • Verwenden Sie den Link Code abrufen, um die URL, den HTML- oder den JavaScript-Code anzuzeigen.
    • Der Link Bearbeiten ermöglicht Ihnen das Bearbeiten und Speichern der Feldplatzierungen im Widget.

Sie können die Inhalte der einzelnen Bereiche sortieren, indem Sie auf die Kopfzeilen am oberen Rand der Listen klicken. Wenn Sie erneut auf sie klicken, wird die Sortierreihenfolge umgekehrt.

 

Die einzelnen Datensätze enthalten die folgenden Informationen:

  • Name: Dieser Wert ist entweder der Name oder die E-Mail-Adresse des ersten Empfängers, der nicht der Absender ist.
    • Eine E-Mail-Adresse wird verwendet, wenn der Empfänger noch nie ein Dokument über das Adobe Sign-System signiert hat.
    • Sobald während des Signiervorgangs ein Name eingegeben wird, wird die E-Mail-Adresse durch den Namen ersetzt.
  • Firma: Wenn der erste Empfänger entweder über ein Signaturfeld oder durch Anmelden und Aktualisieren seines Profils einen Firmennamen eingibt, wird der Firmenname angezeigt.
    • Wenn Ihre Verträge keine Felder für Firmennamen enthalten, bleibt diese Spalte weitestgehend leer.
  • Dokumenttitel: Die Bezeichnung Ihres Vertrags.
  • Symbole: Vier Symbole weisen auf die Verfügbarkeit zusätzlicher Steuerelemente hin:
    • Hinweise: Eine Sprechblase zeigt an, dass dem Vertrag Notizen hinzugefügt wurden, die Sie durch Klicken auf die Registerkarte „Notizen“ im Werkzeugbereich anzeigen können.
    • Erinnerungen: Das Glockensymbol zeigt an, dass für den Vertrag mindestens eine Erinnerung vorhanden ist, die Sie durch Klicken auf die Registerkarte „Erinnerungen“ im Werkzeugbereich prüfen können.
    • Kennwortschutz: Ein Vorhängeschlosssymbol zeigt an, dass die Anzeige des Dokuments durch ein Kennwort geschützt ist.
    • Feldinhalt: Dieses Symbol ist nur bei Verträgen mit Formularfeldern vorhanden. Über das Aktensymbol können Sie eine CSV-Datei öffnen, die alle im Vertrag erfassten Felddaten enthält.
  • Datum: Dieses Datum gibt das Datum der letzten Änderung an. Hierbei handelt es sich um den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung des Vertrags als Sende- bzw. Signier-/Genehmigungsereignis.


Metadaten des Vertrags

Wenn ein Vertrag aus der Liste ausgewählt wird, werden in diesem kleinen Bereich die Metadaten für diesen Vertrag angezeigt.Enthalten sind die folgenden Daten:

  • Name des Vertrags: Der Name, den Sie dem Vertrag bei der Erstellung gegeben haben
    • Vertrag ändern: Wenn der Inhalt des Vertrags geändert werden kann, wird neben dem Namen des Vertrags diese Option angezeigt.
  • Von: Der Absender des Vertrags (und sein Firmenname, sofern bekannt)
  • An: Der erste Unterzeichner des Vertrags (und sein Firmenname, sofern bekannt)
  • Datum: Der Zeit-/Datumsstempel mit dem Zeitpunkt der letzten Änderung des Vertrags
  • Status: Der aktuelle Funktionsstatus des Vertrags
    • Link „Unterzeichner ersetzen“: Wenn der Absender den aktuellen Unterzeichner laut Vertrag ersetzen kann, wird unter dem Status ein Link angezeigt. Das ist hilfreich, wenn Sie den Vertrag an die falsche E-Mail-Adresse gesendet haben oder falls der aktuelle Unterzeichner nicht verfügbar ist.
    • Signierte Kopie hochladen: Wenn die Kontoeinstellungen es zulassen, wird unter dem Status ein Link zum Hochladen des signierten Dokuments angezeigt.Diese Möglichkeit ist in dem ungewöhnlichen Fall hilfreich, dass das Dokument ausgedruckt, signiert und per Post an Sie zurückgesendet wird.
  • Nachricht: Die ursprüngliche Nachricht, die in das Nachrichtenfeld eingegeben wurde
  • Ablaufdatum: Dieses Feld enthält das Datum, an dem der Vertrag automatisch abgebrochen wird.
    • Hinzufügen/Bearbeiten: Wenn die Konfiguration Ihres Kontos Ablaufdaten zulässt, ist ein Link verfügbar, über den das Ablaufdatum des Vertrags hinzugefügt bzw. bearbeitet werden kann. 

Vertragswerkzeuge

Das Bedienfeld mit den Vertragswerkzeugen ermöglicht Ihnen den Zugriff auf einige Steuerelemente, die Ihnen dabei helfen, Ihre Verträge besser zu verwalten und zu verstehen.

  • Ansicht: Eine Miniaturansicht des Vertrags in seinem aktuellen Zustand wird angezeigt.
  • Freigeben: Wenn Sie ein Dokument mit dieser Funktion freigeben, werden Sie aufgefordert, eine E-Mail-Adresse und eine Nachricht einzugeben. Anschließend müssen Sie eine Kopie des Vertrags in seinem aktuellen Zustand an diese E-Mail-Adresse senden und das Dokument der Registerkarte „Verwalten“ der E-Mail-Adresse hinzufügen.
  • Schützen: Nur verfügbar, solange das Dokument noch nicht abgeschlossen ist; über diese Registerkarte können Sie das Dokument vor der Anzeige schützen, nachdem der Vertrag gesendet wurde.
  • Erinnern: Erstellen und löschen Sie Erinnerungen, nachdem der Vertrag gesendet wurde. Darüber hinaus können Sie eine Erinnerung in Echtzeit oder an einem bestimmten Datum senden.
  • Verlauf: Auf dieser Registerkarte finden Sie eine umfassende Liste aller Ereignisse, die durch den Vertrag erfasst wurden – vom Sendeereignis bis hin zum abschließenden Signierereignis.
    • Audit-Bericht: Durch diesen Link wird ein erweiterter PDF-Bericht des Vertragsverlaufs einschließlich präziserer Parameter wie der IP-Adresse für jedes Ereignis erstellt.
  • Hinweise: Sie können jedem Vertrag persönliche Notizen hinzufügen. Diese Notizen sind nur für Sie sichtbar und nicht für andere Benutzer oder Unterzeichner freigegeben.

Quick-Links zu gängigen Aufgaben

Nachfolgend finden Sie eine Kurzanleitung zu den gängigsten Aufgaben sowie eine umfassende Umfrage zur Seite „Verwalten“ und zu wichtigen Funktionen.

Weitere Informationen zum Verwalten von Verträgen finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign. Für weitere Informationen zu den folgenden Themen klicken Sie auf die angegebenen Links:

* Dieser Vorgang kann dabei nützlich sein, wenn die E-Mail mit der Signieraufforderung den Empfänger nicht erreicht hat.

Berichte (Adobe Sign – Business und Enterprise)

Mit der Berichtfunktionen können Sie überprüfen, wie Adobe Sign mit Ihrem Konto genutzt wird. Erstellen Sie Ihre eigenen Berichte und erhalten Sie umfassenden Einblick in den Signiervorgang des Dokuments, während Sie sehen, wie einzelne Gruppen und Benutzer arbeiten.

Erstellen von Berichten

Um einen neuen Bericht zu erstellen, navigieren Sie zur Seite „Berichte“, indem Sie auf die Registerkarte „Berichte“ klicken. Klicken Sie dann auf den Link Neuen Bericht erstellen.

 

Die Seite „Neuen Bericht erstellen“ wird angezeigt:

Weitere Informationen zum Erstellen von Berichten finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.


Berichtparameter

Beim Einrichten eines Berichts können die Ergebnisse über mehrere Parameter angepasst werden. Alle Parameter, die im Folgenden beschrieben werden, sind verfügbar. 

Erstellungsdatum

Das Erstellungsdatum ist der Zeitraum, den der Bericht einschließen soll. Verwenden Sie entweder einen der vier vorgegebenen Zeiträume (diese Woche, letzte Woche, dieser Monat, letzter Monat) oder geben Sie einen beliebigen Datumsbereich ein.

Benutzer und Gruppen

Mit diesem Parameter können Sie den Bericht für bestimmte Benutzer oder Gruppen ausführen. Wählen Sie einzelne oder mehrere aus oder führen Sie den Bericht für alle Benutzer des Kontos aus.

Dokumente und Arbeitsabläufe

Über diese Option können bestimmte Dokumente ausgewählt und in den Bericht aufgenommen werden. Bei den in diesem Feld aufgelisteten Dokumenten handelt es sich um die Bibliotheksdokumente, die für das Konto verwendet werden. Einzelne einmalige Dokumente werden hier nicht aufgeführt. 

Name des Dokuments

Dieser Parameter wird verwendet, um Dokumente ein- oder auszuschließen, die eine vorgegebene Variable enthalten bzw. nicht enthalten. Sie können festlegen, ob die eingegebene Zeichenfolge enthalten sein soll oder nicht.

Mega-Signatur

Wenn Sie diesen Parameter aktivieren, werden Mega-Signatur-Verträge in den Bericht aufgenommen.

Leistungsziele

Über die Ansicht „Leistungsziele“ können Sie Grenzwerte für die Leistung festlegen. Die gemessene Leistung wird im fertigen Bericht angezeigt.

Benchmark

Standardmäßig ist der Benchmark-Parameter für Berichte deaktiviert. Klicken Sie auf den Link „Berichteinstellungen“, um ihn zu aktivieren.

Benchmarking bietet eine ergänzende Methode zur Verfolgung des Fortschritts bei Verträgen und Signierraten. 

Diagramm der Verträge von

Jede aktivierte Option (nach Datum, Absender, Gruppe, Formular, Arbeitsablauf und Signaturtyp) bietet einen anderen Diagrammtyp für den Bericht.

Und so weiter

Die Parameter in diesem Bereich werden verwendet, um die Diagramme im Bericht zu ändern. Wenn Sie die Standardparameterwerte ändern, kann dies den Berichtvorgang beschleunigen.

Berichtergebnisse

Sobald Sie auf die Schaltfläche Bericht ausführen klicken, wird der Bericht basierend auf Ihren Parametern generiert. Für Ihren Bericht stehen mehrere Aktionen zur Verfügung.

Bericht mit aktuellen Daten aktualisieren

Klicken auf diesen Link gleicht einer Aktualisierung der Seite. Der neue Bericht enthält die letzten Transaktionen und Aktivitäten.

Bericht speichern

Wenn Sie den Bericht speichern, können Sie ihn zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausführen.

Bericht freigeben

Durch die Freigabe des Berichts können Sie die Berichtergebnisse an andere Personen senden. Sie müssen nur ihre E-Mail-Adressen und eine Nachricht eingeben.

Bericht planen

Durch das Festlegen eines Zeitplans für diesen Bericht wird er mit den gleichen Parametern in der von Ihnen vorgegebenen Häufigkeit ausgeführt.

Berichtdaten exportieren

Nach dem Klicken auf diesen Link werden Sie aufgefordert, eine CSV-Datei zu öffnen oder zu speichern. CSV-Dateien können in Excel geöffnet werden und alle Transaktionsinformationen für die im Bericht enthaltenen Verträge werden in verschiedenen Spalten kategorisiert.

Druckerfreundliche Version

Durch Klicken auf diesen Link öffnen Sie eine druckerfreundliche Version des Berichts.

Funktionen für Vorschau und Verfassen

In der Authoring-Umgebung von Adobe Sign erstellen Sie Ihre Formulare. Neben Signaturfeldern können Sie Felder einbinden, die automatisch mit Inhalten (z. B. dem Datum oder, sofern bekannt, den Signaturwerten des Unterzeichners) aufgefüllt werden, oder Textfelder, mit denen Inhalte überprüft und/oder komplexe Berechnungen durchgeführt werden können. Andere gängige Feldtypen wie Dropdown-Listen, Optionsschalter und Kontrollkästchen sind ebenfalls verfügbar.

Zugreifen auf die Authoring-Umgebung

Auf die Authoring-Umgebung greifen Sie folgendermaßen zu:

  • Senden eines neuen Dokuments und Aktivieren des Kontrollkästchens Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“ auf der Seite Senden

 

  • Bearbeiten eines Dokumententwurfs auf der Seite Verwalten

 

  • Erstellen einer neuen Vorlage oder eines neuen Widgets über die Seite Dashboard

 

  • Bearbeiten eines vorhandenen Bibliotheksdokuments oder Widgets über die Seite Verwalten

○ Sie können nur diejenigen Vorlagen bearbeiten, die Sie hochgeladen haben. Die zweite Vorlage im folgenden Bild wurde von einem anderen Benutzer freigegeben und kann daher nicht bearbeitet werden.

Authoring-Umgebung

Beachten Sie nach dem Start die fünf Hauptbereiche der Authoring-Umgebung:

A. Formularfeldvorlage: Diese Option wird nur dann angezeigt, wenn Sie mindestens eine Formularfeldvorlage erstellt und in der Bibliothek gespeichert haben.

B. Feldlayout und -ausrichtung: Diese Option zeigt die Symbolleiste zur Festlegung von Größe und Ausrichtung des Formularfelds an.

C. Empfänger auswählen (Rolle): Diese Dropdown-Liste enthält die Empfänger des Vertrags.

D. Formularfeldreiter: Über diese Reiter können Sie Felder auswählen und Ihrem Dokument hinzufügen.

E. Zoomen und Zurücksetzen: Mit diesen Werkzeugen können Sie das Dokument vergrößern oder verkleinern und alle Felder auf die Anfangswerte beim ersten Start der Authoring-Umgebung zurücksetzen.

Formularfeldvorlage

Wenn Sie für Ihr Dokument eine Formularfeldvorlage erstellt haben, können Sie diese Vorlage mit diesen Werkzeugen auswählen und anwenden.

Die Dropdown-Listen enthält die zur Verfügung stehenden Formularfeldvorlagen und Sie können wählen, auf welcher Seite die Vorlage beginnen soll.Sie können auch mehrere Vorlagen anwenden.

Weitere Informationen zum Verwenden von Formularfeldvorlagen finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.

Feldlayout und -ausrichtung

Diese Menüoption zeigt die Werkzeuge zur Ausrichtung und Größenänderung von Feldern im Verhältnis zueinander an. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf mehrere Felder oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt und wählen Sie mit der Maus einen Bereich aus, um die Felder als Gruppe anzupassen.

Über die sechs Symbole auf der linken Seite richten Sie die Felder am oberen Rand, an der horizontalen Mittellinie, am unteren Rand, am linken Rand, an der vertikalen Mittellinie und am rechten Rand aus (von links nach rechts betrachtet). 

Über die folgenden drei Symbole wählen Sie für alle Felder dieselbe Breite, Höhe oder beides. 

Ausrichtung und Größenänderung basieren auf dem zuerst ausgewählten Feld.

Empfänger auswählen (Rolle)

Das wohl wichtigste Element der Formularerstellung ist die Zuweisung der verschiedenen Empfänger zu den Feldern, die von ihnen ausgefüllt werden müssen. Wenn Sie zuerst die Empfänger aus der Liste Empfänger auswählen, werden alle weiteren Felder des Formulars automatisch mit diesem Empfänger verknüpft. Ändern Sie den Empfänger und alle neu hinzugefügten Felder werden mit diesem neuen Empfänger verknüpft.

Hinweis:

Wenn Sie einen bestimmten Empfänger auswählen, werden die ihm zugewiesenen Felder im Dokument hervorgehoben. So können Sie jederzeit erkennen, welche Felder den ausgewählten Empfängern bereits zugewiesen sind.

 

Sobald sich ein Feld in einem Dokument befindet, können Sie den Empfänger, dem das Feld zugewiesen ist, ändern, indem Sie per Doppelklick auf das Feld das Feldmenü öffnen und den Empfänger über die Dropdown-Liste ändern.

Weitere Informationen zu Teilnehmerrollen finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.

Weitere Informationen speziell zur Rolle „Vorausgefüllt“ finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.

Formularfeldmenüs

Alle Felder, die in Adobe Sign verfügbar sind, finden Sie über die Menüs in der rechten Navigationsleiste. Diese Felder sind nach Verwendung und Feldtyp kategorisiert und die Höhe und Breite der meisten Felder kann entsprechend Ihrem Formular angepasst werden.

Weitere Informationen zu Formularfeldtypen finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.


Signaturfelder

  • Signatur: Dieses Feld wird von Unterzeichnern zum Signieren des Vertrags verwendet. Für jeden Unterzeichner eines Dokuments muss mindestens ein erforderliches Signaturfeld ohne Bedingungen vorhanden sein.
  • Digitale Signatur: In diesem Feld platzieren Unterzeichner ihre digitale Signatur. Dieses Feld muss in den Kontoeinstellungen aktiviert werden, bevor es als Option angezeigt wird.
  • Initialen: In dieses Feld fügen Unterzeichner ihre Initialen ein. Diese Felder sind kein Ersatz für ein Signaturfeld. Felder für Initialen sind standardmäßig erforderlich. Diese Einstellung kann jedoch geändert werden.
  • Signaturblock: Eine Ansammlung von Feldern, die für den Unterzeichner erforderlich sind. Wenn Ihre Kontoeinstellungen Titel und Unternehmen des Unterzeichners erfordern, werden die Felder dem Signaturblock hinzugefügt. Dieser umfasst mindestens die Signatur- und E-Mail-Felder.

Informationsfelder für Unterzeichner

Trotz der Bezeichnung Informationsfelder für Unterzeichner können diese Felder jedem Teilnehmer zugewiesen werden – auch Genehmigern.Diese Felder enthalten Informationen über den Empfänger, dem sie zugewiesen sind. Sie werden nicht verwendet, um zusätzliche Informationen zu erfassen, die den Empfänger identifizieren.

  • Titel: Ein erforderliches Feld für den Unterzeichner oder Genehmiger zur Eingabe der Stellenbezeichnung. Wenn der Unterzeichner oder Genehmiger ein registrierter Benutzer von Adobe Sign ist, wird dieses Feld automatisch mit Informationen aus den Profilinformationen dieser Person ausgefüllt.
  • Firma: Ein erforderliches Feld für den Unterzeichner oder Genehmiger zur Eingabe des Unternehmens. Wenn der Unterzeichner oder Genehmiger ein registrierter Benutzer von Adobe Sign ist, wird dieses Feld automatisch mit Informationen von der Seite „Mein Profil“ dieser Person ausgefüllt.
  • Unterzeichnername: Ein schreibgeschütztes Feld, das automatisch mit dem Namen ausgefüllt wird, der vom Unterzeichner oder Genehmiger bei der Signatur eingegeben wird. Wenn der Unterzeichner oder Genehmiger ein registrierter Benutzer von Adobe Sign ist, wird dieses Feld automatisch mit Informationen von der Seite „Mein Profil“ dieser Person ausgefüllt.
  • E-Mail: Ein schreibgeschütztes Feld, das automatisch mit der E-Mail-Adresse des Empfängers ausgefüllt wird, an den der Vertrag gesendet wurde.
  • Datum: Ein schreibgeschütztes Feld, das automatisch mit dem Datum ausgefüllt wird, an dem der Vertrag geöffnet, signiert oder genehmigt wird. Dieses Feld sollte nicht für benutzerdefinierte oder eingegebene Daten verwendet werden.

Datenfelder

  • Textfeld: Ein leeres Textfeld, mit dem speziell formatierte Daten erfasst werden können Bei Konten für Adobe Sign – Business und Adobe Sign – Enterprise können Textfelder außerdem als Komponenten von Feldberechnungen sowie für bedingte Logikfelder verwendet werden.
Weitere Informationen zur Anpassung des Erscheinungsbilds von Textfeldern finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.
  • Dropdown-Feld: Ein Objekt, das zur Erstellung von Auswahllisten für den Empfänger verwendet wird Jedes Dropdown-Menü muss mindestens eine Option enthalten und weder die Optionen noch die Exportwerte dürfen leer sein.
  • Kontrollkästchen: Ein Objekt, das vom Unterzeichner aktiviert und deaktiviert werden kann Diese Objekte sind für Anwendungsfälle, in denen alle zutreffenden Optionen ausgewählt werden sollen, optimal geeignet.
  • Optionsschalter: Ein Objekt, das als Gruppe eingefügt werden muss Aus dieser Gruppe kann der Unterzeichner nur eine Option auswählen. Diese Objekte sind für Anwendungsfälle, in denen ausschließlich eine Option ausgewählt werden muss, optimal geeignet.

Weitere Felder (Adobe Sign – Business und Adobe Sign – Enterprise)

  • Dateianhang: Ein Feld, das zur Erfassung von Dateien von Empfängern verwendet wird Es kann für Dokumente wie Lebensläufe oder Ausweisbilder verwendet werden.
  • Hyperlink: Ein transparentes Objekt für Texte, die mit einer URL oder einer anderen Seite in einem Vertrag verknüpft werden sollen Hierbei kann es sich auch um einen Link von einem Vertrag zu einer externen Webseite handeln.

Stempel (Adobe Sign – Business und Adobe Sign – Enterprise)

  • Teilnahmestempel: Ein Stempel, der nach der Signatur des Vertrags durch den zugewiesenen Empfänger angewendet wird. Der Stempel enthält den Namen des Empfängers, den Zeitpunkt der Signatur und die E-Mail-Adresse.
  • Vorgangsnummer: Ein Stempel, der auf das fertige, signierte PDF-Dokument angewendet wird. Diese Nummer wird als Referenznummer für den Vertrag verwendet.

In Dokumentenbibliothek speichern

Nach dem Hinzufügen der neuen Formularfelder zu Ihrem Vertrag können Sie eine Kopie des Vertrags in Ihrer Bibliothek speichern, bevor Sie den Vertrag zur Signatur senden.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In Dokumentenbibliothek speichern unten rechts im Authoring-Fenster, bevor Sie auf Senden klicken, um den geänderten Vertrag zu Ihrer Bibliothek hinzuzufügen.

 

Zuerst wird das Dokument in der Bibliothek gespeichert.

 

Anschließend wird Ihr Vertrag zur Signatur gesendet.

Zoom, Zurücksetzen und Speichern/Senden

Die verbleibenden Optionen ermöglichen Ihnen das Vergrößern und Verkleinern des Dokuments, das Zurückzusetzen oder Löschen aller hinzugefügter Felder sowie das Speichern/Senden des Dokuments im aktuellen Zustand. Die Schaltfläche „Speichern“ wird nur dann angezeigt, wenn Sie ein Bibliotheksdokument erstellen. Ansonsten wird die Schaltfläche „Senden“ angezeigt.

Ein bewährtes Verfahren besteht darin, Bibliotheksdokumente häufig zu speichern. Wenn Sie die Authoring-Umgebung verlassen, wird das Dokument automatisch gespeichert. Sie können dann zu einem späteren Zeitpunkt von der Seite „Verwalten“ aus darauf zugreifen.

Bibliotheksvorlagen

Bei einer Bibliotheksvorlage handelt es sich um ein wiederverwendbares Objekt. Adobe Sign unterstützt zwei Arten von Bibliotheksvorlagen: Dokumentvorlagen und Formularfeldvorlagen.

  • Dokumentvorlagen: Eine Dokumentvorlage ist ein wiederverwendbares Dokument. Dokumentvorlagen können für andere Benutzer in Ihrem Konto freigegeben werden. So können mehrere Benutzer dasselbe Dokument senden, ohne Änderungen daran vornehmen zu müssen.
  • Formularfeldvorlagen: Bei einer Formularfeldvorlage handelt es sich um eine wiederverwendbare Feldebene, die auf jedes Dokument angewendet werden kann. Formularfeldvorlagen können ebenfalls für andere Benutzer Ihres Kontos freigegeben werden. Formularfeldvorlagen sind besonders in folgenden Situationen geeignet:
    • Sie haben ein Feldlayout, das bei mehreren Dokumenten verwendet werden kann.
    • Sie haben ein Dokument, für das es mehrere unterschiedliche Sendemöglichkeiten gibt.
    • Sie müssen den Inhalt des Dokuments überarbeiten, aber die Felder lassen sich nicht bewegen.

Statt jedes Mal ein neues Bibliotheksdokument erstellen zu müssen, wenn ein Dokument aktualisiert wird, kann einfach dieselbe Formularfeldebene angewendet werden. Formularfeldvorlagen können bearbeitet werden, um die Änderungen an den Feldern oder Feldeigenschaften eines Vertrags zu erleichtern. Auch für die Erstellung einer Formularfeldvorlage stehen alle Werkzeuge der Authoring-Umgebung zur Verfügung.

 

Idealerweise sollte ein einzelner Benutzer (Dokumentadministrator) für die Erstellung und Verwaltung von Vorlagen zuständig sein. Eigene Anmeldeinformationen für den Dokumentadministrator beugen Verwirrungen hinsichtlich der Verwendung von Vorlagen vor und erlauben eine Versionskontrolle Ihrer wiederverwendbaren Dokumente.

Wir empfehlen bei der Erstellung dieser Anmeldeinformationen für den Dokumentadministrator die Verwendung einer Verteilerliste oder einer Funktions-E-Mail-Adresse. So können Sie den Zugriff auf diese Anmeldeinformationen für den Dokumentadministrator kontrollieren und gleichzeitig die Verantwortung dafür je nach Bedarf aufteilen.

Weitere Informationen zum Verwenden der Authoring-Werkzeuge bei der Erstellung von Vorlagen finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.

Erstellen einer Bibliotheksvorlage

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Dashboard. Klicken Sie dann im Bereich „Zusätzliche Funktionen“ auf Vorlage zur Bibliothek hinzufügen.

 

Die Seite Erstellen einer Bibliotheksvorlage wird angezeigt.

 

2. Geben Sie im Feld Vorlagenname einen Namen für die Vorlage ein. Der Name kann später bei Bedarf geändert werden.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um auf Ihrem lokalen System zu der Datei zu navigieren, die zur Erstellung der wiederverwendbaren Vorlage verwendet werden soll. Wenn Sie ein wiederverwendbares Dokument erstellen, wird diese Datei samt Inhalt verwendet. Wenn Sie eine wiederverwendbare Formularfeldebene erstellen, wird der Inhalt der Datei für die Vorlage nicht berücksichtigt.

4. Wählen Sie die entsprechende Vorlagenoption aus: Als wiederverwendbares Dokument erstellen, Als wiederverwendbare Ebene für Formularfelder erstellen oder beide Optionen.

 

5. Wählen Sie die passende Berechtigungsoption für die Freigabe der Vorlage aus.

Hinweis:

Gruppenberechtigungen können nur für die Gruppe gewährt werden, in der Sie derzeit Mitglied sind. Sie können anderen Gruppen keine Berechtigungen gewähren.

 

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder in der Vorschau anzeigen oder hinzufügen. Das Authoring- Erlebnis wird angezeigt. 

 

7. Platzieren Sie die erforderlichen Felder für die gewünschten Teilnehmer, indem Sie sie per Drag-and-drop von den Formularfeldregisterkarten auf das Dokument ziehen.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, nachdem Sie die gewünschten Felder hinzugefügt haben.

Die Vorlage wird jetzt im Bereich „Bibliotheksvorlagen“ auf der Seite „Verwalten“ angezeigt. Wenn Sie die Vorlage über die entsprechenden Berechtigungen für Benutzer in Ihrer Gruppe oder innerhalb Ihres Unternehmens freigegeben haben, wird die Vorlage jetzt auch im Bereich „Bibliotheksvorlagen“ auf der Seite „Verwalten“ dieser Benutzer angezeigt. 

Hinweis:

Nur der Benutzer, der die Bibliotheksvorlage erstellt hat, kann sie bearbeiten oder löschen. 

Verwenden einer Bibliotheksvorlage

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Bibliotheksvorlage in Ihren Vertrag aufzunehmen:

  • Starten Sie einen neuen Vertrag, indem Sie die Vorlage in der Dropdown-Liste Aus der Bibliothek senden auf der Seite Dashboard auswählen.

 

  • Starten Sie einen neuen Vertrag, indem Sie die Vorlage im Bereich Bibliotheksvorlagen auf der Seite Verwalten auswählen.

 

  • Nehmen Sie die Vorlage in einen bereits initiierten Vertrag auf, indem Sie den Link Dateien hinzufügen verwenden und die Option Bibliotheksdokumente auswählen.

Weitere Informationen zum Verwenden von Bibliotheksvorlagen (sowohl Dokument- als auch Formularfeldvorlagen) finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.

Weitere Informationen zum ausschließlichen Verwenden von Formularfeldvorlagen finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.

Alternativer Arbeitsablauf bei Signaturen

Es gibt mehrere Arbeitsabläufe, um Dokumente zur Signatur zu senden, Signaturen zu erfassen und signierte Dokumente zu senden. Hier sind einige Beispiele:

  • Senden mit „Ich bin der einzige Unterzeichner“
  • Senden mit Mega-Signatur (Adobe Sign – Business und Adobe Sign – Enterprise)
  • Erfassen von Signaturen unter Verwendung von Widgets (Adobe Sign – Business und Adobe Sign – Enterprise)

In den folgenden Abschnitten werden diese Vorgänge ausführlicher behandelt.

Weitere Informationen zum Senden von Verträgen finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.

Senden an mehrere Empfänger

Abhängig von Ihren Geschäftsanforderungen muss ein Vertrag eventuell von mehreren Empfängern bearbeitet werden. Beispielsweise könnte es vorkommen, dass ein Vertrag von zwei Personen signiert und von einer weiteren Person genehmigt oder an einen zusätzlichen Unterzeichner delegiert werden muss. Beim Senden an mehrere Empfänger stehen Ihnen zusätzliche Optionen für die Weiterleitung (sequenzielles, paralleles oder Hybrid-Routing) des Vertrags zur Verfügung. 

Weitere Informationen über das Senden eines Vertrags an mehrere Unterzeichner finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign. 


Ehegattensignatur

Lassen Sie sich von dieser Bezeichnung nicht täuschen. Dieser Vorgang ist mit dem Senden an mehrere Unterzeichner identisch. Anstatt mehrerer E-Mail-Adressen wird in diesem Fall jedoch dieselbe E-Mail-Adresse mehrmals verwendet.

Dieser Vorgang ist in der Regel in Situationen sinnvoll, in denen die Signaturen von zwei Personen erforderlich sind, die sich dieselbe E-Mail-Adresse teilen. Wie beim Senden an mehrere Unterzeichner müssen die Unterzeichner den Vertrag einzeln signieren. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die E-Mail-Benachrichtigungen an dieselbe E-Mail-Adresse gesendet werden.

Weitere Informationen zum Senden eines Vertrags an zwei Unterzeichner mit derselben E-Mail-Adresse finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.

Ich bin der einzige Unterzeichner

Dieser Vorgang läuft genau so ab, wie es der Name bereits vermuten lässt. In diesem Fall müssen nur Sie ein Dokument signieren und an eine oder mehrere Personen senden. Eventuell müssen Sie eine signierte W-9 oder eine Vertraulichkeitsvereinbarung oder beides an eine oder mehrere Personen senden. Sie können das signierte Dokument an sich selbst senden, sofern Sie nicht dieselbe E-Mail-Adresse wie die für die Anmeldung verwenden. Das liegt daran, dass eine Kopie des signierten Dokuments gespeichert wird und Sie über die Registerkarte „Verwalten“ darauf zugreifen können. Die Funktion „Ich bin der einzige Unterzeichner“ ist nur im Dashboard zu finden.

Weitere Informationen zum Verwenden der Option „Ich bin der einzige Unterzeichner“ finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.

 

1. Klicken Sie im Dashboard auf Ich bin der einzige Unterzeichner

 

2. Geben Sie in das Feld An: die E-Mail-Adresse des Empfängers (oder der Empfänger) Ihres signierten Dokuments ein. Verwenden Sie nicht die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei Adobe Sign anmelden. Denken Sie daran, dass Sie dieses Dokument signieren und es an eine andere Person senden.

 

3. Geben Sie für die Kommunikation einen Vertragsnamen sowie eine Nachricht ein und wählen Sie die Signiersprache aus.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen, navigieren Sie zu dem Dokument, das Sie signieren und senden möchten, und klicken Sie auf Öffnen. Alternativ können Sie es in Ihrer Dokumentenbibliothek oder Ihrem Online-Speicher auswählen. 

 

5. Machen Sie sich mit den Optionen Vorschau anzeigen, Felder platzieren oder Formularfelder hinzufügen am unteren Rand des Fensters Ich bin der einzige Unterzeichner vertraut. Durch Aktivieren dieser Option erhalten Sie Zugriff auf das Authoring-Erlebnis, das Ihnen das Platzieren und Ausfüllen von Feldern ermöglicht. Klicken Sie auf Weiter.

 

6. Platzieren Sie die erforderlichen Felder, indem Sie sie per Drag-and-drop von den Formularfeldregisterkarten auf das Dokument ziehen. 

 

7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Unterzeichnen, dann senden.

8. Klicken Sie in die Felder und geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Klicken Sie in das Signaturfeld (den Kasten mit der Beschriftung „Zum Signieren hier klicken“), um das Pop-up-Fenster für die Signatur zu öffnen.

 

9. Wenden Sie Ihre Signatur an, indem Sie die Option Tippen, Zeichnen bzw. Bild auswählen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

 

 

10. Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen eingegeben und Ihre Signatur angewendet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Hier signieren.

11. Wenn die Bestätigungsseite angezeigt wird, können Sie eine Kopie des Dokuments herunterladen, ein weiteres Dokument senden oder die Seite „Verwalten“ öffnen.

 

Mega-Signatur (Adobe Sign – Business and Enterprise)

Der Mega-Signatur-Vorgang ermöglicht Ihnen das Senden eines Dokuments an Hunderte von Personen gleichzeitig. Jeder Unterzeichner signiert eine eigene Kopie des Dokuments und die einzelnen Verträge werden an Sie zurückgesendet. Dieser Vorgang kann dabei von Nutzen sein, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Personaldokumente oder Einverständniserklärungen zu erfassen. Der Link zur Mega-Signatur-Funktion ist im Dashboard zu finden.

Für den Mega-Signatur-Vorgang geben Sie entweder die E-Mail-Adressen der Empfänger in das Feld „An:“ ein oder laden eine CSV-Datei mit den Daten der Empfänger hoch. Wenn Sie eine CSV-Datei verwenden, können Sie die Daten der einzelnen Empfänger bereits im Voraus eingeben. Auf diese Weise können Sie die Feldinformationen für die einzelnen Personen anpassen. Beispielsweise können Sie die Nachricht in der E-Mail anpassen, die an jeden Unterzeichner gesendet wird, um diese aufzufordern, das Dokument zu signieren.

Weitere Informationen zum Verwenden der Mega-Signatur finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.

Widgets (Adobe Sign – Business und Enterprise)

Widgets sind gehostete Dokumente, die von allen Personen signiert werden können, die Zugriff auf sie haben. Sie sind ideal für Anmeldebögen, Verzichtserklärungen oder jegliche Dokumente geeignet, auf die viele Personen online zum Zwecke der Signatur zugreifen können.

Sie können Widgets in zwei verschiedenen Formularen als JavaScript oder URL generieren. Die JavaScript-Option enthält den Code, der benötigt wird, um das Widget in Ihre Website einzubetten. Die URL-Option stellt eine von Adobe Sign gehostete Internetadresse zur Verfügung, die von Absendern verwendet werden kann, um das Dokument signieren zu lassen. Den Link zur Erstellung von Widgets finden Sie im Dashboard.

Das Signiererlebnis mit Widgets unterscheidet sich nicht von regulären Transaktionen über Adobe Sign. Allerdings können Widgets nur von einem Unterzeichner signiert und vom Ersteller des Widgets gegengezeichnet werden. Berücksichtigen Sie das bei der Erstellung des Widgets, da es sich bei der gegenzeichnenden Person eventuell nicht um den Ersteller des Widgets handelt.

Weitere Informationen zu Widgets finden Sie in der Hilfe zu Adobe Sign. Für weitere Informationen zu den folgenden Themen klicken Sie auf die nachstehenden Hilfelinks:

Mobilgeräte

Der wesentliche Zweck von Adobe Sign besteht im Signieren. Jeder kann über einen E-Mail-Link in jedem Webbrowser auf dem Computer oder über ein Mobilgerät Dokumente signieren. Wenn Sie ein Adobe Sign-Konto haben, können Sie zum Signieren auch die App „Adobe Sign-Manager“ für iOS oder Android verwenden. Sie können den Signiervorgang auch über die Seite „Verwalten“ initiieren. Das Signieren ist auch in die Funktion „Ich bin der einzige Unterzeichner“ integriert.

Weitere Informationen zum Signieren von Dokumenten über die App finden Sie hier in der Hilfe zu Adobe Sign.

Adobe Sign unterstützt die neuesten Webbrowser auf Smartphones und Tablets mit iOS- oder Android-Betriebssystem.

Adobe Sign-Manager für iOS

Verwenden Sie das intuitive Dashboard von Adobe Sign-Manager, um über Ihr Mobilgerät Verträge senden und signieren zu lassen. Das neue Dashboard läuft reibungslos unter iOS 9 und iPad Pro. Das verbesserte Sendeerlebnis vereinfacht das Senden von Dokumenten zum Signieren. 

Laden Sie die App hier herunter.

Adobe Sign-Manager für Android

Die Adobe Sign-Manager-App für Android ist ebenso wie Acrobat Mobile in 19 Sprachen verfügbar.

Laden Sie die App hier herunter.

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