Cumple los requisitos del RGPD

Adobe Sign cumple completamente con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) para todos los usuarios.

Nota:

Según el requisito del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de obtener el consentimiento del usuario antes de almacenar datos en el dispositivo del usuario, algunos usuarios pueden experimentar una o más solicitudes para activar las cookies:

  • Los usuarios que acceden a Adobe Sign desde las configuraciones regionales que aplican el Reglamento General de Protección de Datos deben activar las cookies de servicio principal.
    • Las cookies de rendimiento y de publicidad personal se pueden activar o desactivar haciendo clic en el botón Personalizar.
    • Las cookies se pueden administrar en cualquier momento haciendo clic en el vínculo de Rendimiento de cookies situado en la parte inferior derecha de todas las páginas web de Adobe Sign:
  • Las cuentas que migran al dominio adobesign.com (desde echosign.com) deben configurar sus cookies dos veces, ya que cada dominio debe colocar cookies únicas.

Aviso legal: Esta guía está pensada como referencia y no constituye ningún tipo de asesoramiento legal. Consulte al asesor jurídico de su empresa para cumplir los requisitos en las regiones en las que trabaja.

¿Qué es el RGPD?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es la nueva ley de privacidad de la Unión Europea que unifica y moderniza los requisitos de protección de datos. Aunque hay muchos requisitos nuevos o mejorados, los principios subyacentes son los mismos. Las nuevas reglas tienen una definición más general de los datos personales y un amplio alcance que afecta a cualquier empresa que recopile información personal de ciudadanos de la UE. Parte del reglamento requiere que las personas tengan derecho a comprender cuáles de sus datos personales se han recopilado y a solicitar que eliminen dichos datos cuando sea apropiado.

Para el fin de este artículo, el término “Usuario” hace referencia a un miembro de una empresa que envía acuerdos para firmar. El término “Firmante” se refiere a la persona que recibe y firma o rechaza el acuerdo. Un administrador de privacidad es un administrador de cuenta de Adobe Sign con los controles especiales para eliminar la información personal del servicio a petición de un remitente o del firmante.

La unicidad de los usuarios viene dada por la dirección de correo electrónico, que se utiliza para su identificación. Una persona que tiene varias direcciones de correo electrónico podría tener varios identificadores de usuario diferentes en el sistema. Todos los controles del RGPD en Adobe Sign utilizan la dirección de correo electrónico para buscar y administrar la información personal. No hay conexión entre las direcciones de correo electrónico únicas. Un administrador solo encontrará los datos de la dirección de correo electrónico proporcionada.


Funciones compatibles con el RGPD

Adobe Sign ofrece funciones para ayudar a los clientes a cumplir el RGPD. Para obtener más información sobre cómo Adobe protege su privacidad, visite https://www.adobe.com/es/privacy.html.

Con el RGPD, han mejorado los derechos de las personas a solicitar el acceso, la corrección y la eliminación de su información personal.

  • Acceso: Un usuario o firmante puede acceder directamente a su información personal a través de la interfaz de usuario de Adobe Sign.  Hay una pequeña cantidad de información de actividad que no está disponible directamente en la actualidad. Un titular de la cuenta individual deberá ponerse en contacto con la oficina de privacidad de Adobe en Adobe.com/es/privacy para solicitar acceso a esta información.  Un ejemplo del informe se incluye más adelante en este artículo.
  • Corrección: Toda la información personal que se ha recabado sobre usuarios o firmantes está disponible a través de la interfaz de usuario.  Si se requieren cambios, el usuario o el firmante pueden realizarlos directamente sin ponerse en contacto con Adobe o con el administrador.
  • Eliminación: Se pueden llevar a cabo diferentes acciones según la función desempeñada en el proceso de firma.  El usuario que envía acuerdos debe hacer la solicitud a la empresa que les contrata.  Adobe no puede participar en esta interacción y no controla los datos que el empleador ha recopilado en el proceso de realización de su trabajo.  El proceso de firma recopila la cantidad mínima de información sobre el firmante durante la ceremonia.  Esto incluye el nombre, la dirección de correo electrónico, la dirección IP y, de forma opcional, el número de teléfono y el código OTP.  Esta información se almacena con el acuerdo con su firma y queda bajo el control de la empresa que distribuyó el acuerdo.  Si un firmante necesita la información relacionada con la información personal recopilada en ese acuerdo, tienen que ponerse en contacto con el emisor del mismo.  Como procesador de datos, Adobe no puede proporcionar información al firmante sobre el acuerdo o la empresa que lo envió. Dado que la única información guardada sobre el firmante está en el acuerdo, eliminarlo también borrará la información personal del firmante.  Si el remitente se compromete a eliminar la información del firmante, puede utilizar el menú de privacidad para buscar y eliminar los acuerdos en los que haya participado el firmante.

En cuanto a las herramientas de Adobe Sign, hay tres funcionalidades:

  • Registros de nivel de usuario: Un registro de los distintos eventos (que incluye información personal) en el entorno de Adobe Sign
  • Eliminación del acuerdo: Los administradores de privacidad tienen autoridad para ver y eliminar cualquier acuerdo creado por cualquier usuario en la cuenta.
  • Eliminación de usuario: Los administradores de privacidad tienen autoridad para eliminar a cualquier usuario en su cuenta.

 


Registros de nivel de usuario

Cualquier usuario puede hacer una solicitud al Centro de privacidad de Adobe para proporcionar un registro de sus actividades en el sistema de Adobe Sign que incluya información privada.

Dicha información se enviará como un CSV que contendrá:

  • La fecha del evento
  • El tipo de evento
  • La dirección IP desde la que se activó el evento


Eliminación del acuerdo

Solo se aplica a los acuerdos enviados por los usuarios bajo la autoridad del administrador de privacidad.

Cuando un firmante solicita la eliminación de la información del sistema de Adobe Sign, el administrador de privacidad de cuentas puede realizar una búsqueda con la dirección de correo electrónico del usuario y devolver todos los acuerdos en los que participó con esa dirección de correo electrónico y que se crearon en la cuenta de administrador.

Si el administrador de privacidad determina que el contrato ya no es necesario, puede eliminarlo del servicio de forma completa e irrevocable.

Los destinatarios que contacten con Adobe Sign deberán revisar su pestaña Administrar y ponerse en contacto con la empresa que creó originalmente la transacción con el fin de eliminar el acuerdo.

Adobe Sign, como procesador de datos del cliente, nunca eliminará un acuerdo a petición de un destinatario.


Eliminación de usuarios

Solo se aplica a los usuarios con la autoridad del administrador de privacidad

Cuando un empleado solicite la eliminación de su información de sus sistemas, esta herramienta eliminará también toda la información del usuario de los servidores de Adobe Sign. 

Los usuarios deben realizar esta solicitud al administrador de privacidad de cuentas directamente. Solo el administrador de privacidad tiene autorización para eliminar usuarios.

El servicio de asistencia de Adobe Sign no puede eliminar usuarios de una cuenta, y si se le solicita, redirigirá al usuario al administrador de cuentas.

Nota:

Cuentas individuales y gratuitas

Los usuarios que existen como la única persona en una cuenta o que solo tengan una cuenta gratuita no pueden eliminarse a sí mismos. En este caso, el usuario deberá ponerse en contacto con el Centro de privacidad de Adobe.

El usuario debe proporcionar su dirección de correo electrónico y una instrucción explícita de eliminar al usuario asociado a la dirección de correo electrónico de los sistemas de Adobe Sign. El Centro de privacidad de Adobe seguirá los pasos necesarios para asegurarse de que se elimina el usuario.


¿Cómo pueden los usuarios solicitar que sus datos se eliminen de Adobe Sign?

La eliminación de la información personal del sistema de Adobe Sign requiere que los activos del usuario se resuelvan correctamente.  Este proceso varía en función del tipo de usuario/cuenta involucrados, que puede agruparse en cuatro categorías:

Los firmantes son únicos en el sentido de que todos sus contratos han sido creados por otro usuario.

El primer paso para la eliminación de su contenido en el sistema de Adobe Sign es registrar su dirección de correo electrónico y revisar el contenido que está asociado con esta.

Puede registrar su dirección de correo electrónico aquí

 

Una vez registrada su dirección de correo electrónico:

  • Inicie sesión y haga clic en la pestaña Administrar en la parte superior de la ventana.
  • Haga clic en cada filtro en el carril de la izquierda (Esperándole a usted, Completado, Cancelado y Caducado) para encontrar sus acuerdos

Si no existe contenido en esta página, póngase en contacto con el Centro de privacidad de Adobe y solicite la eliminación de su usuario (dirección de correo electrónico) del sistema de Adobe Sign.

Busque al remitente del acuerdo

Para solicitar que se elimine el contenido de su acuerdo debe ponerse en contacto con el remitente original del mismo.

Solo la cuenta de envío original tiene autorización para revisar el acuerdo y eliminarlo.

Nota: El administrador de privacidad que envió el acuerdo original determina si un contrato puede eliminarse.

 

Para determinar quién es el remitente original:

  • Haga clic una vez en un registro en la pestaña Administrar para seleccionarlo (si hace doble clic abrirá el acuerdo)
    • El carril derecho se abre para mostrar los metadatos y las acciones del acuerdo
  • Copie la dirección de correo electrónico en la parte superior derecha de la ventana (junto a De:, resaltada en la imagen anterior)
  • Envíe un correo electrónico al creador del documento original con su correo electrónico, indicando que desea eliminar la información de su cuenta de Adobe Sign.
    • Asegúrese de enviar el correo electrónico desde la misma dirección que el acuerdo original para que sepan que está autorizado a realizar la petición

Repita lo anterior para todos los contratos enumerados en la página Administrar en las categorías Completado y En progreso

  • Las empresas contactadas tienen 30 días para resolver su solicitud de eliminar contenido

 

Todo acuerdo en la sección Esperándole a usted debe rechazarse:

  • Abra el acuerdo para firmar
  • Haga clic en opciones en la esquina superior izquierda
  • Seleccione No firmaré electrónicamente
  • Proporcione una razón para rechazar y, a continuación, haga clic en el botón Rechazar
Rechazar

Una vez todos los acuerdos abiertos se rechazan y se ha contactado a los remitentes de los acuerdos completados, póngase en contacto con el Centro de privacidad de Adobe y solicite que elimine su usuario (dirección de correo electrónico) del sistema de Adobe Sign.

Los planes gratuitos e individuales del servicio tienen un correo electrónico registrado y pueden iniciar sesión en su cuenta para revisar el contenido en cualquier momento.

Si tiene problemas para iniciar sesión, haga clic en el enlace Olvidé mi contraseña justo debajo de los campos de registro y restablezca el valor de la contraseña.

 

Cuando pueda iniciar sesión en el servicio:

  • Haga clic en la pestaña Cuenta en la parte superior de la ventana
  • Haga clic en la opción Privacidad en el panel izquierdo.
    • Se abrirá la página en la que puede utilizar una dirección de correo electrónico para buscar el contenido que ha creado con ese valor de correo electrónico
  • Introduzca su dirección de correo electrónico en la parte superior y haga clic en Intro
    • Aparecerá una lista de todos los acuerdos que ha creado
  • Haga clic en cada acuerdo Completado y descargue el PDF para revisarlo
  • Elimine todos los acuerdos que están en vigor haciendo clic en el icono de papelera situado a la derecha
    • El usuario no puede eliminarse hasta que todos los acuerdos Completados se hayan eliminado de la cuenta

 

Haga clic en la pestaña Administrar en la parte superior de la ventana.

Esta página muestra todo el contenido restante de Adobe Sign que incluya su dirección de correo electrónico.

Página Gestionar De

Para que los acuerdos enviados por otros usuarios se eliminen, debe ponerse en contacto con el remitente original del acuerdo.

Solo la cuenta de envío original tiene autorización para revisar el acuerdo y eliminarlo.

Nota: El RGPD no exige que se eliminen los acuerdos que todavía tengan vigor legal. Esta decisión recae en el Administrador de privacidad de la cuenta de envío original.

 

Para determinar quién es el remitente original:

  • Haga clic una vez en un registro en la pestaña Administrar para seleccionarlo (si hace doble clic abrirá el acuerdo)
    • El carril derecho se muestra, lo que proporciona acceso a los metadatos y a las acciones del acuerdo
  • Copie la dirección de correo electrónico en la parte superior derecha de la ventana (junto a De:, resaltada en la imagen anterior)
  • Copie la dirección de correo electrónico
  • Envíe un correo electrónico al creador del documento original con su correo electrónico, indicando que desea eliminar la información de su cuenta de Adobe Sign.
    • Asegúrese de enviar el correo electrónico desde la misma dirección que el acuerdo original para que sepan que está autorizado a realizar la petición
  • Las empresas contactadas tienen 30 días para resolver su solicitud de eliminar contenido

Repita lo anterior para todos los contratos enumerados en la página Administrar en las categorías Completado y En progreso

  • Si ha creado el acuerdo con estado En progreso, Cancélelo.
  • Rechazar cualquier acuerdo en la categoría Esperándole a usted

Una vez que se eliminan todos los acuerdos Firmados, póngase en contacto con el Centro de privacidad de Adobe y solicite la eliminación de su usuario (dirección de correo electrónico) del sistema de Adobe Sign.

 

 

Los usuarios que estén bajo la autoridad de un administrador de cuenta o de privacidad pueden ponerse en contacto con ellos para solicitar que se les elimine del sistema.

El administrador de privacidad tiene autorización para revisar su contenido usuario, y eliminar todo el contenido adecuado.


Eliminar la información de un usuario

Para eliminar un usuario del servidor de Adobe Sign es necesario tener autoridad del sistema sobre dicho ID de usuario. Si el usuario no está en su cuenta, no tiene autoridad para eliminarlo.

Para determinar si el usuario se encuentra bajo su autoridad:

  1. Vaya a la interfaz de usuario: Cuenta > Usuarios

  2. Haga clic en el icono Opciones (tres líneas a la derecha)

  3. Seleccione Mostrar todos los usuarios

  4. Busque la dirección de correo electrónico del usuario

    Si la dirección de correo electrónico no se encuentra dentro de la cuenta, el mensaje No hay usuarios disponibles con el filtro actual aparecerá en la pantalla.

    Si existe el usuario, dispondrá de un solo registro (dado que las direcciones de correo electrónico son únicas).


Eliminar los acuerdos de un usuario

Compruebe que la dirección de correo electrónico es correcta y que el ID de usuario que va a eliminar es el correcto. 

Una vez que se elimina el ID de usuario, la información se borra y no hay manera de volver atrás.

  1. Haga clic en el registro de usuario para resaltarlo. Esto muestra los vínculos de acción justo sobre el registro del usuario

  2. Si el usuario se encuentra en un estado que no sea Inactivo, haga clic en el vínculo Desactivar usuario

    • Solo pueden eliminarse los usuarios Inactivos
  3. Haga clic en el vínculo Eliminar información del usuario

    Precaución:

    Se abrirá el desafío Eliminar usuario, indicando las repercusiones de lo que va a hacer.

    Si elimina un usuario:

    • Se cancelarán todos los acuerdos en curso que haya iniciado este usuario.
    • Reduzca los acuerdos en curso en los que el usuario es un destinatario
    • Deshabilite todos los formularios web activos creados por este usuario.
    • Se impedirá que cualquier integración asociada a este usuario haga llamadas a API.
    • Se eliminarán todas las plantillas de biblioteca guardadas que haya creado este usuario.
    • Se eliminarán los elementos que haya compartido este usuario.
  4. Justo debajo de advertencias urgentes, hay tres opciones.

    Seleccione la opción que se adapte a la situación y haga clic en Eliminar información de usuario (o Cancelar si tiene dudas):

    • Conservar los acuerdos iniciados por este usuario, pero eliminar su información, incluidos los recursos indicados arriba
      • Selecciónela si el usuario ha creado acuerdos que todavía son necesarios para la empresa
        • Los acuerdos se comparten automáticamente en la cuenta del administrador que elimine al usuario (consulte la nota relacionada más abajo)
      • Solo se aplica a los acuerdos completados
      • Puede eliminar estos acuerdos más adelante, si es necesario
    • Eliminar la información del usuario, incluidos los recursos indicados arriba y todos los acuerdos que haya iniciado
      • Todo vale
    • No eliminar la información del usuario en este momento 
      • La opción predeterminada

    Nota:

    Si se selecciona la opción Conservar los acuerdos:

    • Todo el contenido finalizado creado por el ID de usuario se comparte en la cuenta del administrador que elimina el usuario
    • La dirección de correo electrónico del ID de usuario eliminado se conserva, por lo que se puede hacer referencia a ella de forma adecuada en el historial/informe de auditoría
    • Como se conserva la dirección de correo electrónico, no es posible crear un nuevo usuario con el mismo valor de correo electrónico
    • Si es necesario crear un nuevo ID de usuario usando la dirección de correo electrónico conservada, todo el contenido compartido se debe eliminar primero o no se podrá crear el usuario (debido a una dirección de correo electrónico duplicada en el sistema).
  5. Aparece un último desafío:

    • Haga clic en Eliminar información del usuario si está seguro
      • En caso contrario, haga clic en Cancelar

    Se mostrará un mensaje de operación realizada correctamente, lo que indica que el ID de usuario se eliminará de la base de datos.

    • Si no se arrepiente de nada... Haga clic en Aceptar


Eliminar los acuerdos de un usuario

RGPD afirma que los usuarios (firmantes normalmente) tienen el derecho a que se eliminen todos los registros que contengan su información personal de los sistemas que ya no tienen una necesidad empresarial para conservarla.

En el contexto de Adobe Sign, esto significa que el usuario debe ponerse en contacto con la empresa con la que ha firmado documentos para evaluarlos en el sistema y eliminarlos si es necesario.

Debe asignarse un administrador de privacidad entre los administradores de cuenta y concederle la autoridad para ver todos los acuerdos y eliminarlos según sea necesario.

El proceso para cumplir con el RGPD es claro y la opción para eliminar o conservar los acuerdos recae únicamente en el administrador de privacidad de la cuenta.

 

Para revisar y eliminar contenido de un usuario:

  1. Inicie sesión como administrador de su cuenta

  2. Vaya a Cuenta > Privacidad

  3. Escriba la dirección de correo electrónico del solicitante en el campo superior y pulse Intro

  4. Podrá acceder a todos los acuerdos que hayan sido creados por los usuarios de su cuenta y eso incluye la dirección de correo electrónico proporcionada

  5. Seleccione cada registro y, a continuación, haga clic en el vínculo Descargar acuerdo que hay en la parte superior de la lista de acuerdos

    • Abra el PDF descargado y revise el contenido para evaluar si el acuerdo aún se encuentra en vigor, o si tiene alguna otra razón válida para conservar el acuerdo
    • Si no existe ninguna razón para guardar el documento, haga clic en el icono Eliminar (papelera) en el extremo derecho del registro del acuerdo
      • La eliminación del acuerdo es absoluta y definitiva
    Nota:

    El RGPD no requiere que se eliminen los acuerdos que están aún legalmente en vigor.

  6. Se abrirá una ventana con una pregunta para que confirme definitivamente que desea eliminar el acuerdo

    • Haga clic en Eliminar el acuerdo si está absolutamente seguro de hacerlo

    Se muestra un mensaje de operación realizada correctamente, lo que indica que la eliminación está en curso.

    • Ahora ya es demasiado tarde.... Haga clic en Aceptar
    Nota:

    Todos los extremos /agreements con una ruta agreement id en la API REST v6 ahora devuelven un código de error 404 AGREEMENT_DESTROYED si el acuerdo se elimina mediante herramientas RGPD. 


Habilitar a un administrador como administrador de privacidad

El acceso a la página de privacidad está limitado a los administradores de privacidad. 

Solo los usuarios marcados como administradores de privacidad tendrán acceso.


Para habilitar la administración de privacidad:

  1. Inicie sesión como administrador de cuenta

  2. Vaya a Cuenta > Usuarios.

  3. Haga clic en el usuario que desea promover a administrador de privacidad

  4. Seleccione Editar en el menú que hay encima de la lista de usuarios

  5. Cuando el panel de usuario se abre:

    • Consulte el cuadro situado en la parte inferior del panel donde aparece el mensaje El usuario es un administrador de privacidad
    • Haga clic en Guardar.


Centro de privacidad de Adobe

Cualquier solicitud de acción que no sea compatible con las herramientas dentro de la interfaz de usuario, así como las dudas con respecto al cumplimiento del RGPD, deben enviarse al Centro de privacidad de Adobe.

Los agentes de soporte y de éxito no tienen acceso a las herramientas que eliminan el contenido de los servidores.