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上传文档后自动检测字段

 

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概述

将新表单上载到“创作”环境时,Adobe Acrobat Sign 会评估文档,并在页面上标识可能需要放置候选字段的位置。

然后,进一步评估签名字段类型附近的候选字段,以确定该字段类型是否是可预测的,并将尝试放置逻辑字段类型(例如:全名、签名日期、职务、公司)。

作者可以接受以放置候选字段、删除候选字段,或者将候选字段转换为其他字段类型。

使用方式

当文档发送到“编辑”环境时,将自动进行字段检测。这个过程涉及创建模板、创建 Web 表单,或者涉及单个的“发送”事件。

  • 如果确定了候选字段,则创作窗口的顶部中心会显示一个“放置所有字段”弹出对话框。
  • 如果选中了放置所有字段按钮,则会评估文档中的所有页面,并放置所有字段。
  • 选择弹出对话框右上角的 X 可关闭对话框,而不放置任何字段。
    • 如果手动将字段放置在字段检测最初认为应放置字段的位置,则会放置该字段并使之适合自动检测最初定义的区域。该字段可以正常调整大小和移动。
    • 如果删除某个字段然后再读取,不会触发该字段的自动大小和适合度,并且放置的字段将使用字段的默认大小。
ML 版本的自动字段检测

  • 如果字段放置对话框已关闭,但您想要重新显示,请选择窗口右下角的重置字段链接(返回发送按钮上方)。
“重置字段”链接

  • 如果未检测到任何候选字段,则不会显示放置所有字段对话框。
注意:

在以下情况下,不会触发字段检测功能:

作者应评估每个字段以确保正确放置字段以及设置字段属性,特别是字段名称、字段分配和字段类型。当协议有多个收件人时,字段分配非常重要。

  • Acrobat Sign 无法直观地知道字段名称应是什么,因此所有字段都应用了一个通用名称(例如:自定义字段 1)。 
  • Acrobat Sign 无法确定应将该字段分配给哪位收件人。默认情况下,所有字段都会分配给收件人列表中的第一位收件人。
编辑收件人和字段名称

注意:

自动放置的字段支持所有常规字段选项,如字段验证规则、条件语句、字体外观工具等。

  1. 删除所有未正确放置的多余字段。

    通常会有一些行或框被解释为候选字段,需要清除这些行或框,或者将它们移到其他位置。

    删除所有额外字段

    有三种途径可用于删除字段:

    • 选择字段,然后按键盘上的 Delete 键。
    • 双击字段并在属性面板中选择删除字段链接。
    • 右键单击字段,然后从上下文菜单中选择删除选项。
    字段属性面板,其中突出显示了“删除字段”链接

    注意:

    您可以通过按住 Shift 键来选择多个字段,然后使用鼠标指针单击表单并绘制一个框。所有涉及描述区域的字段都将被选中。

    然后,您可以移动或删除这组字段。

    要在选择后删除多个字段,请使用 Delete 键,或者右键单击其中一个选定字段,然后选择删除所选字段

    要在选择后移动多个字段,请单击并拖动其中一个字段。所有选定字段将作为一个单元移动。

  2. 调整各个字段的大小并移动放置不当的字段。

    根据需要调整字段大小并移动字段

    要调整字段大小,请将鼠标指针悬停在字段右下角,然后单击并拖动这个角以调整字段形状。

    要移动字段,请单击字段的中心并拖动到所需位置。

    提示:

    在许多情况下,最简单的方法是

    1. 将字段大小调小很多
    2. 移动字段以将左上角放置在正确的锚点位置。
    3. 再次调整字段大小以适合字段空间。
  3. 确保将这些字段标识为正确的字段类型

    放置最多的候选字段是文本字段。不过,可以轻松地将它们转变为其他常见的单行字段类型。

    针对您期望字段捕获的内容类型评估表单。如果内容类型不是简单文本,请编辑字段类型并查看是否有更适合您期望的字段类型。

    要查看和编辑字段类型,请执行以下操作:

    1. 双击字段以打开属性面板。
      • 或者,您可以右键单击字段,然后从上下文菜单中选择编辑选项。
    2. 展开字段类型下拉菜单,然后从字段菜单中选择一种类型。
    3. 选择确定以保存字段属性。

     

    编辑字段类型

  4. 通过从右侧面板中选择字段并将其拖放到所需位置,可手动放置任何缺失的字段。

    可以根据需要调整字段大小和位置。

    根据需要放置字段

    注意:

    自动放置的字段会尝试调整字段大小和形状,以适合包含该字段的线或框。

    手动放置的字段使用默认字段“空间”放置,可能需要调整大小。

    如果删除自动放置的字段,然后手动重新放置,则会根据自动放置的字段存在某种缺陷的印象使用默认字段空间。

  5. 根据需要分配字段。

    如果表单要求第一位收件人输入所有内容,则默认的任务负责人值正是您所需要的。

    不过,如果需要发件人预填充所有字段,或者如果有多位收件人,则应选中任务负责人字段,并根据需要进行调整,以确保将每个字段正确分配给正确的收件人。

    要调整收件人,请执行以下操作:

    1. 双击字段以打开属性面板。
      • 或者,您可以右键单击字段,然后从上下文菜单中选择编辑选项。
    2. 展开任务负责人下拉列表,然后从下拉列表中选择应该填写字段的收件人。
      • 预填充字段由发件人在生成协议并发送给第一个收件人之前填写。
      • 任何人字段可以由任何收件人填写。任何一方填写该字段后,字段中的值将被锁定,其他收件人将无法访问它。
    3. 选择确定以保存字段属性。
    编辑字段收件人

  6. 提供一个有意义的名称,以便报告更易于阅读,数据映射更易于设计。现在花时间提供直观的名称将改善您稍后在生成报告时的体验。

    要重命名字段,请执行以下操作:

    1. 双击字段以打开属性面板。
      • 或者,您可以右键单击字段,然后从上下文菜单中选择编辑选项。
    2. 选择字段名称旁的编辑图标 ,然后键入字段的完整名称。请注意,字段名称定义报表中的列名称。为字段添加描述性名称将使得阅读 CSV 报告(无需访问表单的视觉效果)更易于理解。
    3. 选择确定以保存字段属性。
    编辑字段名称

 

逐步完成文档,并根据需要更新/验证字段。

当所有字段准备就绪后,单击保存发送,以完成创作过程。

如果您要创建模板,则可以通过管理页面,完整地编辑这些字段。

如果您在“保存”或“发送”文档之前离开了“创作”环境,那么可以在管理页面的草稿部分找到该文档,不过,所有的字段放置信息都将丢失。

如何启用或禁用

只有 Acrobat Sign 技术支持人员可以在“帐户”和/或“组”级别中启用或禁用“自动字段检测”功能。

允许群组级别的设置,并且该设置将会覆盖帐户级别的值

需要了解的事项

总页数超过 25 页的协议将不会触发自动字段检测。

注意:

自动字段检测可在三个服务器群集之一中处理,这些群集可能与用于处理其他 Acrobat Sign 数据的群集不同。用于托管文档创作的服务器环境确定了用于自动字段检测的服务器群集(见下文)。请咨询法律顾问,以确定自动字检测段是否适合您的用例。

 创作环境  自动字段检测服务器群集
 Na1、NA2、NA3、NA4  美国维吉尼亚州的群集 VA6
 EU1、EU2  爱尔兰都柏林的群集 IRL1
 AU1、IN1、JP1、SG1  日本东京的群集 JPN3

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