Adobe Acrobat Sign 中的数据治理

使用可配置的保留策略，自动管理协议和相关数据在 Adobe Acrobat Sign 中的保留时长。

Adobe Acrobat Sign 中的数据治理允许管理员在定义的保留期后，自动从 Acrobat Sign 系统中删除协议和相关数据。这有助于组织减少存储的数据、满足合规要求，并在无需手动清理的情况下管理协议生命周期。

数据治理充当延迟触发器，仅在协议达到最终系统状态后才开始运行。

保留策略在协议达到终止状态后应用，例如协议完成、取消或过期时。触发后，策略定义协议和相关数据在永久删除前的保留时长。

数据治理的工作原理

数据治理遵循基于触发器的模型：

• 当 Acrobat Sign 将协议记录为已完成、已取消或已过期时，协议达到终止状态。
• 当 Acrobat Sign 将协议记录为终端状态时，会应用保留规则。
• 规则定义协议和相关数据在删除前的保留时长。
• 对于新终止的协议，一次只有一个保留规则处于活跃状态。创建新规则时，该规则将成为主要规则，并适用于将来达到终止状态的所有协议。之前的主要规则将继续适用于已分配给它们的协议，无需禁用。

保留规则采用发送用户在协议达到终止状态时所属的主要组的规则。如果用户在协议完成前更改主要组，则适用新组的保留规则。

保留期限根据协议记录为终止状态时所配置的时长来应用。由于终端状态处理可能延迟多达 12 小时，保留期的开始时间也可能相应延迟。

终止状态时间如何影响数据治理

数据治理策略仅在协议达到终止状态（如已完成、已取消或已过期）后才开始。

为了优化系统性能，Acrobat Sign 会根据处理协议的服务器，在非高峰时段处理终端状态事件。非高峰时段为晚上 7 点到次日早上 7 点（服务器本地时区）。

如果协议在高峰时段达到终止状态，则该事件会被排队，并在下一个非高峰时段进行处理。这可能会将最终状态更新延迟多达 12 小时。

在此处理时段内：

• 在“管理”页面和 API 响应中，该协议将保持先前“进行中”的状态。
• 收件人无法再签署协议，如果尝试访问协议，会收到错误消息。
• 对于即将过期的协议，发送者可以在此时间窗口内更新过期日期以延长签署期限。
• 在处理完成之前，终端事件不会记录在审核报告中。

由于数据治理策略仅在协议达到最终状态后才会触发，处理过程中的任何延迟也会延迟保留期的开始。

使用方式

组织使用数据治理来：

• 在定义的期限后自动删除已完成或非活动协议。
• 减少存储的协议数据量。
• 使文档保留与内部合规策略保持一致。
• 无需手动干预即可管理数据生命周期。

如果协议达到终止状态时未定义保留规则，则不会分配删除日期。协议将保留在系统中，直到手动删除或通过 GDPR 工具移除。

可以删除的内容

保留规则定义在执行规则时删除哪些数据：

• 协议文档。
• 审核报告。
• 在事务期间收集的相关个人数据。
• 如果协议使用可产生签名者身份报告的身份验证方法，则该报告将作为个人数据的一部分被删除。

审核和个人数据必须至少与协议保留相同的时间，如果需要，可以配置为保留更长时间。

需要了解的事项

• 在协议进入终止状态时应用保留规则，而不是在创建协议时应用。
• 当协议变为终止状态时，只会对该协议应用一个保留规则。
• 保留规则基于发送用户在协议达到终止状态时所属的组的规则。
• 如果用户在协议完成之前更改组，则应用新组的规则。
• 在高峰时段，终端状态处理可能会延迟最多 12 小时，从而延迟保留策略的开始。
• 如果未定义保留规则，协议将保留直到手动删除或通过其他流程移除。

相关文章

• 配置保留规则
• 管理保留规则
• 使用数据治理和 GDPR 工具删除协议。