Adobe Acrobat Sign for ServiceNow：安装和配置指南 (V 2.2)

概述

Adobe Acrobat Sign for ServiceNow 应用程序允许您使用 ServiceNow 平台的原生功能发送文档进行签署。Acrobat Sign 与 ServiceNow 的集成为您提供以下特性和功能的访问权限：

• 向多个收件人发送文档进行签署。 
• 跟踪签署过程的整个生命周期，并识别每个阶段的预期签署者。
• 检索已签署的文档，其中包含嵌入式或单独的审核跟踪文档。
• 检索在签署过程之前或期间在文档中输入的表单数据。
• 创建签署过程草稿，用于初始审阅和后续提交。提交前对签署人的任何修改都会同步到 ServiceNow 中。
• 在签署过程中生成并向相关人员发送电子邮件通知。
• 从 ServiceNow 中的本地文件或外部来源获取要签署的文档。
• 使用文档模板，其中的字段可以在提交前使用 ServiceNow 记录中的数据进行填写。它允许您使用单个模板，基于选定的主题记录（例如问题或服务请求）生成特定于用户的文档。
• 使用您 Adobe Acrobat Sign 帐户的库模板，这些模板会同步到 ServiceNow，并可在提交过程中进行选择。

Adobe Acrobat Sign for ServiceNow：安装和自定义指南提供以下操作说明：

• 安装适用于 ServiceNow 应用程序的 Acrobat Sign
• 连接到 Acrobat Sign
  • 商业云客户
  • 政府云客户
• 为 ServiceNow 应用程序配置 Acrobat Sign
  • 设置应用程序属性
  • 配置自定义组件
  • 配置服务门户组件
  • 创建文档模板
  • 同步库模板
  • 创建本地模板
  • 创建服务目录项
  • 通过工作流活动创建协议
• 将 Acrobat Sign 与合同管理结合使用
• 使用脚本 API

安装并配置 Acrobat Sign for ServiceNow 应用程序后，您可以使用它来发送、签署、跟踪和管理协议。请参阅 Adobe Acrobat Sign for ServiceNow：用户指南。

安装 Acrobat Sign for ServiceNow 应用程序

您必须是 Adobe Acrobat Sign 管理员和 ServiceNow 系统管理员 (admin)，才能在 ServiceNow 上安装应用程序。  

连接 Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign for ServiceNow 应用程序设计为同时适用于商业和政府 (FedRAMP) 帐户。如果您不确定自己拥有什么帐户，请按照适用于商业云客户的说明操作。

对于商业云客户：

在 ServiceNow 中安装 Adobe Acrobat Sign 应用程序后，Adobe Acrobat Sign 组或帐户管理员必须使用以下步骤将 ServiceNow 连接到 Adobe Acrobat Sign Commercial Cloud：
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政府云客户：

在 ServiceNow 中安装 Adobe Acrobat Sign 应用程序后，Adobe Acrobat Sign 政府云组或帐户管理员用户即可将 ServiceNow 连接到 Adobe Acrobat Sign 政府云。

配置 Acrobat Sign for ServiceNow 应用程序

要了解如何为 ServiceNow 应用程序配置 Acrobat Sign，请参阅以下配置设置：

• 设置应用程序属性
• 配置自定义组件
• 配置服务门户组件
• 创建文档模板
• 同步库模板
• 创建本地模板
• 创建服务目录项
• 从工作流活动创建协议

设置应用程序属性

要访问和设置应用程序属性，请导航至 Adobe Acrobat Sign > 管理 > 属性。

它显示以下默认设置：

• 主机名 [x_adosy_as.redirect_host]：如果您有自定义实例 URL，请指定要在重定向 URI 中用于 OAuth 和 API 回调（例如 Webhook）的完全限定主机。
  \n默认情况下，此值为空，主机是由"glide.servlet.uri 系统属性"保存的值。
  \n它仅适用于 ServiceNow 实例重定向。如果您想在签名后将签名者重定向到不同的主机，请在签名者重定向 URI (post_sign_uri) 属性中提供该主机。
• 默认签名后 URL [x_adosy_as.post_sign_uri]：用户在 Acrobat Sign 中签署文档后重定向到的默认位置。当在协议创建过程中未指定签名后 URI 时使用。此 URI 相对于指定的实例名称，但可以通过包含协议（如 https://www.adobe.com/)）来覆盖，这允许签名后重定向到此 ServiceNow 实例以外的其他位置。创建的协议的 sys_id 可以在 URL 中使用"{sys_id}"注入。默认值为 "/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on"，它将用户带到已完成协议的列表。
• 签名者重定向延迟 [x_adosy_as.post_sign_delay]：用户在 Adobe Acrobat Sign 中签署文档后被重定向前的延迟（以秒为单位）。默认值为 3。
• 点击劫持防护 [x_adosy_as.clickjacking_domains]：提供一个以逗号分隔的父域 URL 列表，这些域中发送供签名的文档可能会包含在 iframe 中，例如 service-now.com。
  政府云客户需要此项。将此字段留空可能会导致 Acrobat Sign 在框架中显示时出现空白页面。
• 允许来自 Adobe Acrobat Sign 的电子邮件 [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]：控制在签名过程中是否由 Adobe Acrobat Sign 发送通知电子邮件。默认值为 false。
• 弹出草稿协议 [x_adosy_as.popout_draft]：默认情况下，单击协议上的"审阅详细信息"按钮将在同一浏览器窗口中在 Acrobat Sign 中打开草稿。
  \n将此选项设置为 true 可在新窗口中打开。默认值为 false。
• 包含审核 [x_adosy_as.include_audit]：控制已签名文档中包含的审核跟踪。默认值为 true。
• 使用 Adobe Acrobat Sign Government Cloud [x_adosy_as.fedramp]：Adobe Government Cloud 客户必须启用此属性，以便 Acrobat Sign for ServiceNow 使用 Acrobat Sign Government Cloud 服务。默认值为 false。
• 连接登录提示 [x_adosy_as.login_hint]：首次连接到 Adobe Acrobat Sign Government Cloud 时使用的 login_hint 值。这将自动填充"连接到 Acrobat Sign"页面，通常是帐户管理员用户的电子邮件。默认值为空。
• 协议活动格式器字段 [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]：设置在协议记录上显示的活动格式中应显示哪些字段。
  默认值为"name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag"。
• "我的协议"问题 [x_adosy_as.my_agreements_query]：在门户等位置显示我的协议时使用的问题。默认值为"requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe"，返回用户作为请求者或签署者的协议。
• 多部分文件扩展名 [x_adosy_as.multipart_extension]：临时多部分文件附件的文件扩展名。默认（推荐）值为"mpfd"。
• 应用程序记录 [x_adosy_as.logging.verbosity]：控制系统记录。默认值为"info"。
• 调试连接 [x_adosy_as.connect_debug]：连接到 Acrobat Sign 时显示诊断警报。默认值为 false。

默认重定向 URL 属性适用于"登录后 URI"字段中的值尚未设置的任何协议。

其余属性管理 Acrobat Sign 在签署过程中是否发送通知（默认值 = 否）以及已签署文档是否包含审核记录（默认值 = 是）。
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配置自定义组件

Adobe Acrobat Sign 应用程序包含可根据您的要求进行配置的自定义组件。请参阅以下组件列表，了解如何修改每个组件。

配置服务门户组件

Acrobat Sign for ServiceNow 应用程序附带以下服务门户元素，可与您自己的服务门户一起使用或复制。

创建文档模板

文档模板定义了可选择纳入协议的模板。模板可用于提供标准文档，该文档可在许多个体协议中重复使用。"源文档"记录引用模板，使关联协议能够使用该模板的功能。

模板可以是 ServiceNow 实例的本地模板，也可以是从连接的 Adobe Acrobat Sign 帐户同步详情的库模板。

同步库模板

安装和配置应用程序后，管理员可以同步库模板。Adobe Acrobat Sign 库模板在 Acrobat Sign 帐户内定义，其详情会同步到 ServiceNow 中。库模板的定义文档也存储在连接的 Acrobat Sign 帐户中，因此提交时无需上载。

要将库模板同步到 ServiceNow：

1. 导航到 Adobe Acrobat Sign > 管理 > 文档模板。
2. 选择刷新库。

它会使用来自已连接的 Acrobat Sign 帐户的库模板更新列表视图。
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创建本地模板
\n

本地模板的定义文档作为附件记录保存在 ServiceNow 中，必须在提交过程中上传到 Acrobat Sign。

模板的文档可能包含也可能不包含需要使用协议主题记录中的数据进行预填充的表单字段。如果文档包含此类表单字段，您必须使用模板。

创建服务目录项

Acrobat Sign for ServiceNow 允许您通过创建记录生成器来创建用户可通过服务目录访问的新协议。您可以配置记录生成器来收集要合并到文档中的任何数据，并自动创建协议并将其发送给用户。 

具有catalog_admin或admin权限的用户可以创建目录项。以下步骤说明如何创建名为记录生成器的目录项。您可以复制这些步骤来创建其他目录项。

注意：配置实例时，请确保未选择 Adobe Acrobat Sign 应用程序。

创建每个记录生成器的过程可能因文档字段、模板、变量等的具体要求而有所不同；但是，相同的原则适用。本指南中的示例展示了如何创建停车许可证协议。 

创建记录生成器：

从工作流活动创建协议

要将签名文档添加到现有目录项，您可以向工作流程添加一个生成协议的任务，以及一个将协议分配给用户进行签名的目录任务。

以下示例演示了如何使用 Acrobat Sign 应用程序，但配置步骤的具体细节可能因您的流程要求而有所不同。

要从工作流程活动创建协议，您必须配置以下组件：

• 目录任务：创建协议，提交以供签名，并向签名者分配任务。
• 脚本操作：响应协议签名时触发的事件，然后关闭任务，提供反馈回路并允许工作流程继续进行。 

创建目录任务：

1. 在工作流程编辑器中，选择"核心"选项卡。
2. 导航至核心活动 > 任务，然后将目录任务活动拖动到工作流中的适当位置。
3. 为任务命名并设置优先级。
4. 将"等待完成"设置为真。
5. 在"脚本"部分中，将"高级"标志设置为真，然后在"高级脚本"字段中编写您的代码。下面给出了示例代码。
6. 选择更新。

现在，您可以设置脚本操作，以便在协议完成时自动将目录任务设置为"已关闭完成"状态。您必须将脚本操作配置为由协议表上的 x_adosy_as.agreement.complete 事件触发。

要创建新的脚本操作：

1. 导航至系统策略 > 事件 > 脚本操作，然后单击新建。
2. 在新脚本操作页面上：
   1. 为脚本操作指定名称。
   2. 将事件名称设置为x_adosy_as.agreement.complete。
   3. 选中活动复选框。 
   4. 在脚本字段中，从下面的脚本操作：示例代码复制并粘贴脚本。
3. 右键单击页眉栏并选择保存。

脚本操作：示例代码

// 用于将目录任务状态设置为关闭完成的脚本操作

(function () {

var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

return;

  }

catalog_task.state = 3; // 已关闭完成

catalog_task.update();

})();

将 Acrobat Sign 与合同管理配合使用

您可以将 Acrobat Sign 与除基于任务的记录之外的其他记录配合使用，如上述 自定义组件中所述。以下说明演示了如何使用 Acrobat Sign 进行合同管理。配置步骤的具体详情可能因您流程的要求而有所不同。

要使用 Acrobat Sign 进行合同管理，您必须配置以下两个组件：

• UI 操作：它创建协议并提交以供签署。协议签署后，会触发一个事件。 
• 脚本操作：它响应事件并提供反馈回路，推进流程并更新合同。 

注意：只有拥有"ui_action_admin"或"admin"角色的用户才能定义 UI 操作。拥有"admin"角色的用户只能定义脚本操作。

使用脚本 API

您可以使用内部 API 轻松扩展 Adobe Acrobat Sign 应用程序以配合您的任何流程。API 可通过 x_adosy_as 命名空间访问。