使用自定义工作流设计器创建自定义编辑页面，以支持您的文档、策略和合规性要求。
自定义工作流设计器为用户提供了一个环境来创建工作流模板，这些模板在触发时会创建自定义编写页面。 通过此设计流程，自定义“编写”页面可根据业务需求量身定制，从而简化协议编写程序并实现一致的签名流程。 凭借其直观的界面，您可以定义参与者详细信息（电子邮件、姓名、角色和路由），包括特定文档、设置预填充的表单字段、管理电子邮件分发以及配置到期日期或密码等选项。
工作流模板的好处
工作流模板可通过提供自定义说明和预定义字段来增强一致性、减少错误并简化协议创建流程。
对于需要遵循法规的协议，工作流程可简化签名和通知方面的复杂配置。 它们通过预定义可控元素和为发件人添加的值实施防护机制来确保一致性。 使用这种方法可以节省时间并确保遵守适用的法规。
登录后，在主屏幕的顶部菜单中选择“工作流程”。
访问权限和操作
- 所有用户：创建供个人使用的工作流程。 可以将访问权限分配给组或整个组织（如果配置为这样操作）。
- 组管理员：可以为他们管理的组创建工作流程并授予对该工作流程的访问权限。
- 组管理员可以编辑和重新配置与他们拥有管理权限的组共享的任何工作流程。
- 帐户管理员：可以为组织中的任何用户或组创建工作流程并授予对该工作流程的访问权限。
- 帐户管理员可以编辑和重新配置与组或组织共享的任何工作流程。
通过工作流模板生成的每个协议都被视为独立的协议，其历史记录和审核报告可从管理页面进行访问。
允许对单个协议进行所有常规操作，例如修改到期日期或创建提醒。
报告和数据导出文件
通过应用工作流程过滤器来生成协议报告和数据导出文件，以将指定的工作流程包含在报告数据集中。
配置
可用性：
- Acrobat Standard 和 Acrobat Pro：不支持
- Acrobat Sign Solutions：支持
- Acrobat Sign for Government：支持
配置范围：
影响自定义发送工作流程的控件可以在帐户和组级别访问。
本指南假设您的组织已启用以下设置：
- 启用新的自定义工作流发送体验
- 启用模板定义的签名布局
如果未启用这些设置，请联系支持人员或您的成功经理以帮助更新您的配置。
如果不启用这些设置，某些功能可能无法正常工作。 这些新版体验依赖于更新功能，且与旧版配置不完全兼容。
激活最新的工作流程体验可使工作流程更接近于手动发送流程的功能。
新增功能：
- 可重排页面布局：增强了布局灵活性，使其可用性得到提高。
- 新版创作环境：提供对新版创作环境的访问权限。
- 数字签名：允许一个或多个收件人使用数字签名。
- 高级身份验证：为收件人配置高级身份验证。
- 收件人组：在发送过程中设置收件人组或使用可重复使用的收件人组。
- 文档附件选项：附加多个文档模板，发件人在发送协议时可以从中进行选择。
启用方法：
转到全局设置 > 新的自定义工作流体验，然后将新的工作流体验设置为默认体验。
新版创作
新版创作环境与最新版工作流设计器的编写页面集成。 此实施方案允许发件人在编写视图和创作视图之间无缝切换，此功能在早期版本中不可用。
如果禁用了新的工作流设计器体验，系统将默认设为经典创作环境，并隐藏切换链接。 新版创作体验仅与新版编写页面兼容，无法连接到经典编写视图。
高级身份验证
在工作流设计器中，所有已启用的身份验证方法都显示在收件人对象中。
- 复选框选项：身份验证方法将显示为复选框，允许工作流设计器指定可用的选项。 仅显示在组设置中启用的方法。
- 发件人灵活性：如果在设计器中选择了多个身份验证选项，则发件人在发送过程中将有权访问相同的选项（如果收件人标记为可编辑）。
此设置可确保灵活性，同时继续控制收件人身份验证方法。
收件人组
在工作流设计器中，可将收件人对象分配为收件人组，从而为签名工作流程提供灵活性。
- 可重复使用的组或临时组：发件人可以从其通讯簿中选择一个收件人组，也可以通过指定多个电子邮件地址来创建临时组。
- 责任共担：收件人组允许多个人执行一个签名步骤。
示例用例：
如果您需要三位经理中的一位会签协议，请执行以下操作：
- 添加一个收件人组，其中包含所有三位经理的电子邮件地址。
- 当需要收件人组签名时，所有三位经理都会收到通知。
- 只需一位经理完成签名操作即可继续。
收件人组通过确保灵活性和避免签名过程中出现不必要的延迟来简化工作流程。
- 必须单独启用收件人组。
- 必须先配置可重复使用的收件人组，然后才能将其包含在工作流程设计中。
在工作流程中使用可重复使用的收件人组时，请确保首先创建组，并且可以在工作流程范围内访问该组。 例如，如果整个组织均可使用工作流程，则收件人组也必须在整个组织范围内可用。
要添加可重复使用的收件人组，请单击添加收件人组以打开组选择器。
收件人组的兼容性取决于工作流程权限：
- 整个帐户都可以访问的工作流程只能使用帐户管理的组。
- 特定组可用的工作流程可同时使用组管理和帐户管理的组。
- 个人用户可用的工作流程可使用用户、组管理和帐户管理的组。
附加备注：
- 使用模板发送协议时，会自动将可重复使用的组的名称用作收件人组名称。
- 无法编辑、添加或移除组中的收件人。
- 即使收件人未标记为必需，也无法从签名流中移除收件人组。
- 如果收件人被配置为收件人组，则在使用模板发送协议时，就不能再编辑该收件人。
临时收件人组直接在自定义工作流程中创建，且特定于该工作流程。 临时收件人组不能保存，也不能在其他流程中重复使用。
要配置临时收件人组，请执行以下操作：
- 在收件人字段中输入组成员的电子邮件地址，以逗号分隔。
- 选中标记为收件人组复选框。
当发件人使用工作流程启动协议时，系统会自动生成一个组名称。 此名称包含一个前缀，用于标识该名称是自动生成的；后跟“Recipient Group X”，其中 X 是基于所添加收件人组总数的序列号。
如果将收件人设置为可编辑，则发件人可以：
- 编辑组名称。
- 移除任意预填充的成员。
- 根据需要添加新成员。
可重排版设计，按照发送页面的样式构建自定义编写页面。
“新”设置下的用户体验已更新为模拟发送页面的新版可重排版设计。
旧版体验中收件人列表右侧的说明已移至可折叠窗口的页面顶部。
模板定义的字段任务
模板定义的字段任务可确保在自定义工作流设计器中定义的收件人列表与表单上的相应字段之间建立强有力的链接。
示例用例：
- 客户签名者首先签名。
- 可选共同签名者可以第二个签名。
- 销售代表作为第二或第三收件人，可以应用内部会签。
传统上，由于收件人索引，需要两个单独的表单：
- 一个表单用于单个签名者方案，将内部会签设计为第二个签名者索引。
- 另一个表单用于共同签名者方案，其中共同签名者为签名者索引 2，而会签者为签名者索引 3。
按照模板定义的规则，您可以设计一个包含所有潜在收件人字段的表单。
工作方式：
- 严格执行签名者索引（如自定义工作流设计器中定义）。
- 发送协议时，分配给省略（可选）收件人的字段在其索引编号范围内被理解，但在签名周期内会被忽略。
在上述示例中：
- 始终将共同签名者指定为签名者索引 2。
- 如果省略了共同签名者，则会忽略 signer2 字段。
- 会签者（签名者索引 3）仅分配给 signer3 字段，并且仅与这些字段交互，无论共同签名者（签名者索引 2）是否存在。
启用模板定义的签名布局：
- 导航至发送设置 > 自定义工作流程控件 > 启用模板定义的签名布局
此功能可简化复杂的收件人方案，从而减少对多个表单的需要，并确保正确分配字段。
了解收件人与字段之间的关系
协议中的每个收件人都会分配一个“签名者索引号”，用于确定他们可以填写或签署的字段。 每个字段还有一个匹配的索引，用于将该字段链接到特定的签名者。 例如，签名者 1 可以访问为签名者 1 标记的所有字段。
这些索引号基于每位收件人在发送页面上的位置（第一个收件人为索引 1，第二个收件人为索引 2，依此类推）。 如果启用了收件人必须按顺序签名选项，则可以轻松且清楚地看到这些索引。
通过理解这种关系，您可以确保每位收件人仅与为他们而设的字段进行交互，从而使签名流程更顺畅、更有条理。
如有任何字段没有签名者索引，那么任何想要填写该字段的收件人均可填写（填写字段后，此时，它与其他已填写的字段一样被锁定）。
在自定义工作流设计器中创建收件人流程时，签名者索引将被指定为从上到下、从左到右。
例如，如果签名者和共同签名者均显示在顶部：
- 位于最左侧的签名者将成为签名者 1。
- 右侧的共同签名者将成为签名者 2。
他们可以并行签名，但这些索引会确保每个收件人仅与特定于该收件人的字段交互（签名者对应于 Signer1 字段，共同签名者对应于 Signer2 字段）。
签名者和共同签名者签名后，由排在第三位的“销售代表”签名。
销售代表完成会签后，将请求执行第四步“执行批准”。
收件人标签（例如“签名者”、“共同签名者”、“销售代表”等。) 不会影响分配的字段。 它们是管理员定义的名称，可帮助用户快速了解工作流模板。
上述设计器收件人流程将会生成一个自定义编写页面，其中包含收件人部分，如下所示。
（在自定义编写页面中，虽然未显示索引号，但堆栈顺序十分明显。）
在创作表单时，会将每个字段分配给特定的签名索引，方法是：先选择一位参与者，然后为该参与者放置相应的字段。
为了清晰起见，每位参与者都会进行颜色编码，因此可以轻松查看哪些字段属于谁。
要选择配置工作流程，必须启用该功能。
导航至全局设置 > 自定义发送工作流程，然后启用启用管理员的工作流设计器。
启用该选项后，所有帐户和组级别管理员都有权访问各自管理员菜单中的工作流设计器。
- 组级别管理员可以为他们具有管理权限的组创建工作流程。
- 帐户级别管理员可以为任何组创建工作流，并可以创建组织范围内的工作流程。
还提供一个可在用户级别创建工作流的选项，从而授予非管理员用户创建自己的自定义工作流的权限。
- 如果启用此设置，选择工作流程选项卡后，自定义工作流程选项可用。
- 如果禁用此设置，自定义工作流程选项不可用。
默认情况下，非管理员用户只能为自己创建工作流程，不能与其组共享工作流程。 但是，您可以在帐户或组级别启用工作流程共享，方法是：导航至全局设置 > 自定义发送工作流 > 允许与其群组任何人员共享用户创建的工作流程。
- 如果启用此设置，用户会看到“组选择器”下拉框选项，以指定谁可以使用此工作流程。
- 如果禁用此设置，则不会在界面中显示组选择器下拉选项。
如果帐户想要强制执行一致流程并最大限度地减少用户输入，则可以为所有文档创建预定义的工作流程，从而防止临时发送。 如果您的帐户使用位于多个组的用户，则可以在组级别配置工作流程设置，以确保始终应用正确的签名选项和通知。
要限制用户仅使用已批准的工作流发送协议，请导航至全局设置 > 自定义发送工作流 > 启用仅使用工作流发送协议。
旧版环境中常见问题的错误报告
由于新界面增强了控件功能和安全性，某些旧版工作流元素可能会导致错误。 为了更好地解释这些问题，我们添加了额外的错误检查。
如果您的帐户配置为使用新版发送体验，并且启动了有问题的工作流程，则会向用户显示一个指示该错误的红色横幅：
如果默认情况下仍将帐户配置为使用经典版体验，则工作流程可能会继续按照这些规则运行。
新版体验会显示检测到的错误。
如果发现多个问题，则会列出检测到的所有错误。
要想工作流程在新界面规则集下正常工作，管理员必须编辑工作流程并更正检测到的问题：
在经典版规则集下， 电子邮件字符串可能会出现格式错误或分隔不当问题（例如，使用空格和逗号分隔）。
出现此错误 时，管理员应检查：
- 抄送 电子邮件分隔是否正确
- 任何
定义的收件人电子邮件字符串，以确保其构造正确无误
- （例如， name@domain.tld）
-
- 新版体验接受逗号或分号
新版体验需要在工作流设计器的文档页面上为所有文档标题提供唯一值。
在设计工作流程时，管理员可以附加具有有限访问范围的文档模板。
如果超出此范围的用户尝试加载工作流程，则会无法附加文档并会触发安全违规。
例如，管理员可以创建一个新文档模板，其中包含将访问权限限制为仅限所有者的属性。 由于管理员是所有者，因此他们可以将该文档附加到工作流程。
系统的任何其他用户都不是所有者，因此他们不属于文档的范围。
当提示出现此错误时，管理员将需要调整所附加文档模板的属性。
