Adobe Sign for Microsoft Dynamics 内部部署：用户指南

概述

通过将 Adobe Sign 集成到 Dynamics 中，可为获得任何表单/合同文档所需的签名提供一个即插即用的解决方案。 此集成具备以下优点：

• Adobe Sign 已内置到 CRM 记录中，例如“联系人”、“帐户”、“潜在客户”、“业务机会”、“订单”、“发票”、“报价单”、“合同”及您的管理员开发的任何自定义 CRM 实体。
• 通过从 Dynamics 中一键发送合同和销售文件等协议，加快报价至收款的流程。
• 管理员可配置数据映射，通过该功能将 Dynamics 中的数据（例如“帐户”和“联系人”）合并到协议中，并将在签名过程中从签名者收集到的数据推送回 Dynamics 中。
• 通过客户支持中心在移动设备上启用（在 Dynamics 365 9.x 及更高版本中提供）
• 让收件人可以随时随地在任何设备上轻松地进行签名。
• 让用户可以跟踪从 Dynamics 中发出以供签名的文档。
• 在整个流程中无需手动操作。

本文档专门针对 Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 内部部署 及更高版本。                                            

访问 Adobe Acrobat Sign

Adobe Sign 由 Dynamics 管理员安装，并通过安全角色授予访问权限。  如果您需要访问 Adobe Sign，但在主页上未看到 Adobe Sign 选项，请联系您的 Dynamics 管理员来请求用户访问权限。

请求签名

可以在客户服务中心创建新协议

在客户服务中心创建新协议的方法：

• 单击新建记录按钮（灰色加号）并选择协议
• 导航到协议菜单选项，然后单击顶部操作功能区中的新建协议按钮：

请求签名选项位于更多…菜单中。

您可以使用 "请求签名" 选项从 Dynamics 实体或协议页面发送协议以供签名。

要从实体发送协议，请执行以下操作：

• 导航至 CRM 中的实体记录（如“业务机会”、“帐户”），然后通过单击打开该记录。
• 单击更多命令 (...) 菜单
• 从菜单中选择 "请求签名"
  • 可用模板列表将替换该菜单
  • 模板列表的底部是新建协议，用于不是以模板为基础的协议。

这时会打开新的“协议”页面，在“协议模板”中已定义 的 所有字段值都会自动填充。

要定义并发送协议，您只需提供以下几项：

• 收件人 – 您需要请求其为文档签名或批准文档的一个人或多个人
• 协议名称 – 在签名者的电子邮件主题行及内部报告中突出显示该协议的方式
• 需要签名的文档 – 可以是一个或多个表单、合同或需要合法签名的任何其他文档

收件人部分
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在“收件人”部分，需要指定一个或多个签名者。  按照对该文档进行签名的顺序，输入收件人。 如果您出错了，可以编辑收件人列表左侧的签名顺序字段。

要定义收件人，请执行以下操作：

• 单击收件人面板右上角的添加收件人：

这时将打开一个下拉叠加窗口，您可以从中选择签名者/审批人的类型：

1. 从"收件人类型"选择列表中选择正确的值

• 新收件人 – 表示该收件人在 Dynamics 中是未知值
• 联系人 – 表示该收件人在 Dynamics 中是已定义的“联系人”实体
• 潜在客户 – 表示该收件人在 Dynamics 中已定义为“潜在客户”
• 用户 – 表示该收件人在您的 Dynamics 环境中是内部客户

2(a). 选择新收件人后，该叠加窗口将发生变化，让您可以输入完整姓名和电子邮件地址。

此操作不会将新的联系人/潜在客户保存到 Dynamics，而只是在此次事务中使用该姓名和电子邮件。

2(b). 选择联系人、潜在客户或用户后，该叠加窗口将发生变化，在这里可以搜索您选择的特定实体。 键入名称（或名称的一部分），然后单击搜索图标以选取您要包含的特定收件人。

由于 Dynamics 可识别这些类型的实体，因此会从数据库导入电子邮件地址。

3. 必须为每个收件人定义收件人角色。  这些角色包括：

• 签名者（默认） – 签名者必须至少将一个签名应用到协议中。
• 审批人 – 审批人并非必须为协议签名（如果为他们留出了签名字段，他们也可以签名），但他们必须主动“批准”协议，这将是纳入记录的事件。
• 抄送 – 在协议的通知过程中会包含抄送 (CC) 方，但抄送方与协议或签名流程并无互动。

4. 必须为每个收件人定义身份验证。您可使用的选项由管理员启用的身份验证方式决定。

• 电子邮件是默认值，仅要求收件人通过其电子邮件链接访问协议。
• Adobe Sign 验证要求收件人对 Adobe 身份标识系统进行身份验证。
  
  • 仅由发送方签署的所有协议必须将身份验证设置为Adobe Sign
  • 不建议对外部收件人使用 Adobe Sign 作为验证方法，除非您确信他们已有 Adobe 帐户进行身份验证。
• 电话验证向收件人发送包含代码的消息，他们必须输入该代码。
  • 发送方必须在配置收件人时提供收件人的电话号码
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• 密码验证要求发送方通知收件人（通过带外方式）有关密码的信息，以便他们可以验证身份
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• 知识库验证使用收件人的公开信息（可选择性地使用其美国社会安全号码）来提出一系列问题。 
  
  • 知识库验证仅对美国境内的收件人有用
    

5. 定义收件人后，单击"保存"

6. 为所有签署者/审批者重复步骤 1-5

签名顺序

签署顺序有两种工作流：顺序签署和并行签署。此选项由收件人面板底部的按顺序签署复选框控制。

勾选"按顺序签署"时，收件人将按照"收件人"部分中收件人的列表顺序接收协议。第一个收件人会收到协议通知，在第一个收件人完成操作之前，不会通知其他各方。  然后通知第二个收件人，依此类推，直到协议完成。

未勾选"按顺序签署"时，协议将发送进行并行签署，因此立即通知所有收件人，当所有人都完成操作时协议即告完成。

更改收件人顺序

单击收件人姓名左侧的数字。 该数值将变为可编辑。 根据您希望该收件人在签名流程中所处的顺序，更改该值。 这时其他收件人的顺序会相应地进行调整。

编辑收件人值

您可以单击相应的字段来编辑未锁定（根据锁图标指示）的任何收件人值。

此操作会打开字段，以便对其进行编辑或从选择列表中选择新的值。

完成更改后，请单击“收件人”面板中的保存图标。

文件部分

要向您的协议添加文档，请单击文件部分右上角的添加文件按钮。

单击添加文件后，弹出窗口为您提供从两个来源上传文件的选项：

• 我的计算机 允许从您的本地系统或网络驱动器（例如 SharePoint）搜索并上传文件。
  
• 模板– 模板选项提供对您 Adobe Sign 帐户中上传的模板的访问权限。
  • 从 Adobe Sign 库附加文件选项仅在创建新协议文档时适用，在创建模板时不可用。
    
  • 只有管理员可向库中添加文档

消息部分

消息部分包含协议主题（也用作协议名称）和发送给收件人的全局消息。

• 主题 – 主题在通知过程中很突出，显示在电子邮件主题行中、电子邮件正文的粗体字体中，以及整个样板描述的较小字体中（如下面黄色高亮所示）
• 消息 – 消息字段是一个开放的纯文本字段，您可以在其中插入任何消息或对签署者的说明（如下面绿色高亮所示）

选项部分

选项部分包含许多仅适用于此交易的配置选项：

• 在发送前预览和定位签名 –选中此选项后，协议会自动打开编辑环境，以便发件人可以置入表单字段
• 完成期限– 如果选中，协议定义协议过期的终止日期
• 协议到期前的天数 - 此设置定义了当协议到期功能启用时，协议保持可签署状态的天数。
• 需要本人签名 – 如果需要签名者在其本地系统或平板电脑上进行签名，而不是使用相关的电子邮件，则发件人可以使用此选项主持签名
• 添加签名后的登陆页面 – 启用此选项后，您可以指定在收件人完成与协议的互动后将转到的 URL
• 签名后的登陆页面 – 在启用“添加签名后的登陆页面”的情况下，此字段包含您希望将收件人定向到的页面 URL
• 重定向延迟秒数 – 在定义“签名后的登陆页面”时，需要设置此选项，此设置指示在应用签名后需等待多久才将收件人重定向到指定的登陆页面。
• 收件人提醒- 为交易定义提醒周期。  可将提醒配置为按每日或每周周期
  发送给当前收件人\n
• 签名类型 - 规定协议上所需的签名类型：
  
  • 电子签名 - 要求收件人应用电子签名。
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    • 如果您的管理员启用此选项，收件人可以将工作流程更改为书面签名。
      \n
  • 书面 - 要求收件人下载文档，在其上进行物理签名，然后上传该已签名文档的扫描图像。
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    • 书面签名不能转换为电子签名。
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• 收件人的语言 - 此选项决定收件人的电子邮件和 web 界面中使用的语言
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• 密码保护 - 如果您希望为最终文档应用密码以防止未经身份验证的访问权限，请启用此选项

定义收件人、附加文件并完成任何其他字段操作后，从顶部菜单项中单击发送协议：

使用模板从任何实体请求签名

Dynamics 管理员可以为任何 Dynamics 实体（“联系人”、“业务机会”、“帐户”）创建一个或多个将预配置协议的模板，以便为发件人减少手动配置的工作量。

在功能区中，可通过“更多命令”(...) 图标访问模板

从新建 (+) 菜单快速创建协议

如果您知道创建的模板所对应的实体类型，您可以使用“新建”菜单启动新的协议。

• 单击功能区顶部的“新建”(+) 图标
• 从“记录”部分的选项中选择协议
  • 将打开“快速创建：协议”面板

• 选择与您要使用的模板相关联的“实体”
  • 选择后，将公开两个查找，允许您选择 的 要关联协议的特定对象以及您要使用的模板：

• 单击“选择 {Entity}”字段后，将显示相应实体类型的对象列表。 选择您的对象
  • 输入实体名称的一部分内容，可限制菜单只显示与您输入的字符串相匹配的对象。
• 单击“选择模板”字段后，将显示一个小菜单，其中包含与您选择的“实体”相关联的模板。  选择模板
• 单击保存

单击“保存”按钮后，会根据模板的值创建协议：

• 如果模板中未附加收件人或文件，会创建“草稿”状态的协议
• 如果模板中已附加收件人和文件，但未启用“一键发送”，也会创建“草稿”状态的协议
• 如果模板中已附加收件人和文件，并且模板“已”启用“一键发送”，则会自动发送协议以请求签名

检查协议状态

协议状态指示协议的当前法律状态，并在 Dynamics 中按定期的轮询间隔进行更新。 状态有如下几个值：

• 草稿 – 协议已创建，但尚未发送
• 发出进行签名 – 已主动进入签名流程
• 已签名/已批准 - 所有相关方已全部完成
• 已取消 - 在获得所有签名之前已取消签名流程
• 已过期 - 在配置的过期日期前未完成的协议
  

要查找协议，最佳方法是查看与您在创建协议时所用的主要实体相关的实体。

例如，如果您使用“联系人”创建了协议，则可以通过导航至“联系人”，然后单击相关选项卡并从菜单中选择协议来检查相关的实体：

打开关系窗口后，会显示“协议”对象，单击该选项可打开与实体相关联的协议的完整列表。

另外一种查看协议状态的方法是查看协议的完整列表：

• 导航至 Adobe Sign > 协议

“协议”页面的协议列表中会列出所有实体类型的协议。

• 已签署 的协议显示 姓名、协议 状态 以及协议的日期
• 已拒绝、待签署 和 草稿 协议不包含 签署日期，因为它们尚未完成
  • 签署日期值反映了协议完成并正式签署的时间。签署过程中的增量签名不会反映
    

更新状态，发送提醒和取消协议

对于“未签名协议”，有三项可应用的操作：

• 更新 - 主要轮询 Adobe Sign 服务器以获取当前状态
• 发送提醒 – 立即向协议的当前签名者发送电子邮件提醒
• 取消协议 – 在系统中终止协议，并向签名者发送取消通知

上述各项操作可以从协议中使用顶部排列的按钮来发起。

在 Customer Service Hub 上访问 Adobe Sign 功能

如果您的公司已部署 Adobe Sign for Dynamics 版本 9.2 或更高版本，您可以在 Dynamics 客户服务中心访问 Adobe Sign 功能。

Customer Service Hub 除了提供相同的功能之外，还改进了格式设置，允许您通过手机、平板电脑或任何其他移动设备直接访问。

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