将签名文档的 PDF 副本附加至发送给下列人员的电子邮件

概述

成功完成签名流程后，可以将已签名协议的 PDF 副本附加到发送给协议参与者的最终电子邮件通知中。

已签名的 PDF 的发送对象基于在发送协议的组中定义的设置，并且可以将分发限制为仅内部收件人、外部收件人、内部和外部收件人或者不发送给任何人。

发送的 PDF 直接附加到电子邮件且由 Adobe Acrobat Sign CDS 签名证书验证，可确保文档是 Acrobat Sign 服务器上的合法签署的原始认证副本。

管理员应考虑其文档中收集内容的性质，并评估以电子邮件格式提供附加的文档副本的好处和风险。如果未向收件人提供副本，则应建立用于为外部签名者提供已签名文档副本的系统。

最佳实践

管理员需要了解所发送协议的性质，以及将已签名文档发送给签名者的便利性是否超过了附加 PDF 可能带来的风险。

客观地说，禁止通过电子邮件发送已签名的 PDF 会更安全。与此同时，还必须考虑将已签名文档发送给签名者（如果存在）的要求。如果禁止自动发送，管理员应制定接收和发送流程，以在请求时将已签名文档发送给其签名者。

根据协议数量和各种协议的敏感性，可能有必要设立不同的组，以提供具有更严格的安全选项的高度敏感协议。

配置

可用性：

用于将 PDF 附加到最终电子邮件的选项适用于团队和企业许可计划。

配置范围：

该功能可以在帐户级别和组级别启用。

可以通过导航至全局设置 > 将已签名文档的 PDF 副本附加至发送给下列人员的电子邮件
来访问此功能的控件

这些控件可以限制交付用户：

• 所有收件人 - 协议流程中涉及的所有方均将获取文档的副本。
  
• 内部收件人 - 仅 Acrobat Sign 帐户的内部参与者将获取文档。
  • 请注意，内部收件人可以直接在其 Acrobat Sign 帐户的管理页面上访问以下载原始协议的副本。
• 外部收件人 - 仅 Acrobat Sign 帐户的外部参与者将获取文档。
  • 请注意，外部收件人通常无法直接访问 Acrobat Sign 系统上的协议。需要文档副本的外部收件人必须联系您的组织以请求副本。
• 无 - PDF 未附加到最终电子邮件中。