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协议活动日志和审核报告

 

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概述

Acrobat Sign 中的每份协议都经历了一系列的事件“里程碑”,里程碑定义了事务的进度。

这些里程碑可能包括以下事件:

  • 文档创建
  • 对已发送事务的修改
  • 发送给收件人的电子邮件
  • 收件人查看的电子邮件
  • 收件人权限的委派
  • 应用于协议中的签名/批准意见
  • 已完成/已拒绝/已取消状态

 

里程碑以两种格式记录,其内容相似但目标略有不同:

活动列表

活动列表是对事务在端到端流程中所处位置的“概览”摘要,您可以在 Acrobat Sign 应用程序中查看。

  • “活动”列表包含的信息量很少,仅显示事件、注册该事件的用户/收件人(通过电子邮件地址确定),以及事件的时间/日期戳(根据本地系统设置,调整为查看者所在的时区)
  • 更改文档的每个事件(例如,修改、收件人操作)都包含一个链接,通过此链接,可在该事件之后立即显示文档
  • “活动”列表的范围涵盖整个事务。因此,您可能会看到审核报告(更多地受限于文档交互)中未包含的信息
    • 当事务仍在“处理中”时,“活动”列表的底部将显示协议工作流程中剩余的预期收件人列表
    • “保留”和“电子保管”事件将在文档完成后发生
  • “活动”列表是协议的一个元素,可通过一些会删除协议的明确操作(例如:GDPR)销毁。如果因为某种原因而将协议从用户帐户中删除,则该项目视图的“历史记录”内容将丢失并且无法恢复

审核报告包含与“历史记录”面板相同的协议里程碑,但是还包含了 Acrobat Sign 服务器上权威文档的事务 ID。

如有需要,管理员可以选择启用 IP 地址收藏集

审核报告

审计报告应该是权威文档,它阐释了从“开始创建文档”到“完全确定下来”这一段期间,对文档执行了哪些处理。可将这些报告保存为 PDF 文件,或根据需要将其打印以用于内部处理。

  • 需要注意的一个主要区别是,“审计报告”显示了所有符合 GMT 时区标准的事件。这减轻了审计人员在审查跨时区用户事务时的困扰。
    • “活动列表”是为查看者动态生成的,该列表反映了查看者本地系统时区中的所有事件。
    • 嵌入到协议中的可见“签名字段”的时间戳反映了应用签名时签名者本地系统的时区。提供了时区代码以便在查看 PDF 时显示上下文。
  • 将日期戳的格式设置为 YYYY-MM-DD。
  • 审计报告的存储独立于在 Web 应用程序的“管理”选项卡中看到的协议对象。如果从“管理”页面删除对象,将不会删除审计报告。

 

审计报告分为两个阶段:

  • “临时”报告 – 当事务仍在“处理中”时,审计报告是在发出请求时根据协议记录的事件生成的。根据定义,这份报告是不完整的,并且在下一个收件人提交记录事件时可能会发生更改。

临时报告在该报告顶部有明确的标记,以确保在保存/打印时不会将其误解为最终文档。

  • “最终”报告 – 一旦协议达到最终状态(已签名、已取消、已拒绝或已过期),就会生成并存储最终的审计报告。不能将与事务相关的其他事件(例如,保留)添加到报告中。  这将创建一个完成的事件报告,指明为签名文档而发生的事件,并不会创建其他内容。

登录后,选择管理 > 要查看的协议的状态 > 选择协议名称,然后在右侧窗格中选择“下载审核报告”。

使用方式

单击右边栏选项底部的“活动”链接,“活动”列表会显示在管理页面上:

活动

 

审核报告可通过“管理”选项卡进行访问。

选择协议,然后单击下载审核报告

下载审核报告

配置

可用性:

活动日志和审核报告适用于所有 Acrobat Sign 帐户。

配置范围:

活动日志和审核报告默认处于启用状态,并且无法禁用。

许多设置都会影响审核报告中报告的事件(以及使用的术语)。如果有您认为应包含在“审核报告”中的事件,请与您的组或帐户管理员核实以确认是否可以添加这些事件。

对于用户,有四种方法可访问审核报告

  • 将审核报告附加到已签署并存档的电子邮件中。
  • 将审计报告附加到从“管理”页面下载的文档中。
  • 允许通过事务验证页面访问审计报告。
  • 调用 getLatestDocument 时,通过 API 附加审计报告。

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