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启用无链接通知

 

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允许您的帐户或组向收件人发送不包含活动链接的协议电子邮件。

概述

管理员可以将其帐户或组配置为向其收件人发送不包含活动超链接的协议电子邮件。而收件人会收到带有 URL 和访问代码(链接到可交互协议)的纯文本说明。启用该功能后,审阅并签名提醒电子邮件模板均会更新。

如果合规性法规要求在访问可签名材料时不包含活动链接,则可以选用这种配置。

输入访问代码只取代了在传统电子邮件模板中选择超链接的操作。验证访问代码后,收件人必须接受使用条款,完成配置的所有身份验证方法,并完成所需的协议操作,就像在传统流程中一样。

无链接通知适用于新版本和经典版本的请求签名体验。

可用性:

无链接通知功能适用于商业和企业许可计划。

配置范围:

无链接通知功能可以在帐户级别和组级别启用

可以通过导航至电子邮件设置 > 启用无链接通知来访问此功能的控件

使用方式

启用此设置后,对发件人没有任何影响。发件人可以使用与之前相同的流程和工作流发送协议。唯一的更改是发送给收件人的电子邮件模板。

收件人按照电子邮件中提供的说明访问协议。

  1. 收件人将收到一封用于审阅并签署协议的电子邮件。

    这封电子邮件包含三个关键元素:

    A. 指向接受访问代码的页面的 URL
    B. 收件人的电子邮件地址
    C. 访问代码

    突出显示协议访问代码的电子邮件正文。

    注意:

    提醒电子邮件采用类似的格式,其中包含以文本形式访问协议的三个元素。

  2. 复制 URL 并将其粘贴到新浏览器标签页,以打开访问您的文档页面。

  3. 输入(复制并粘贴)收件人的电子邮件地址和访问代码。

    选择提交

    “访问您的文档”页面,其中填写了电子邮件地址和访问代码字段

  4. 页面将会刷新以显示审阅并签名按钮和(可选)委派按钮(如果为收件人启用了委派)。

    “选项”弹出窗口,其中显示了“审阅并签名”按钮和“委派”按钮。

    选择审阅并签名按钮将重定向到电子签名环境,要求收件人接受使用条款或触发身份验证(具体取决于协议设置)。

    选择委派按钮将打开委派页面,允许收件人将签名权限正确委派给另一方。

    收件人输入:

    • 要完成协议的人员的电子邮件地址
    • 针对新委派方的消息,以介绍协议(如果需要)。

    配置委派后,收件人可选择委派按钮以执行委派流程。

    已填写字段内容的“委派”弹出窗口。

    系统接受委托后,即会显示一条成功消息。

    成功接受委派时显示的成功消息。

    新的被委派人会立即收到一封审阅并签名电子邮件,其中包含新的访问代码以及委派人提供的消息。

最佳实践

虽然访问代码过程并不复杂,但对收件人来说,相对于简单地选择超链接,此过程还是比较麻烦。客户只有在出于与合规性相关的原因时才应启用此功能。

配置

可以通过导航至电子邮件 > 启用无链接通知来访问此功能的控件

“电子邮件设置”页面,其中突出显示了“启用无链接通知”控件

审核报告和活动列表

审核报告明确标识含访问代码的已发送电子邮件:

审核报告,其中突出显示了已发送的电子邮件事件以显示访问代码文本。

注意:

协议的活动列表标识包含访问代码已发送协议电子邮件。

需要了解的事项

  • 当为任意协议触发新的提醒电子邮件时,将评估此设置并选择正确的模板。如果更改设置并触发新提醒,则会遵循新的设置值,并提供与该值相关的模板
  • 自定义电子邮件模板可以支持无链接通知。
  • 启用“举报滥用”链接的帐户可以在电子邮件页脚中找到 URL 的相关打印版本。
电子邮件页脚中“举报滥用”的无链接 URL

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