Adobe Sign 的“删除用户信息”功能,适用于管控所有多个许可证帐户的隐私管理员。

功能说明

为了遵守《通用数据保护条例》(GDPR),Adobe Sign 允许隐私管理员从 Adobe Sign 系统中彻底删除某个用户 ID 中保存的所有信息。一旦启动这项功能,相关的用户信息将会彻底删除,并且该操作无法撤消。

唯有启用了隐私管理员选项的帐户管理员,才拥有该工具的访问权限。

隐私管理员只能删除存在于他们帐户中的用户 ID(通常为公司员工)。


使用方式

若要从 Adobe Sign 服务器中删除某个用户,您首先应该拥有针对该用户 ID 的系统权限。如果该用户不在您的帐户内,您将无权删除该用户。

 

要确定用户是否在您的权限范围内,请执行以下操作:

  • 导航至用户界面:帐户 > 用户
  • 单击选项图标(即,位于最右侧且由三条线构成的图标)
  • 选择显示所有用户
  • 搜索该用户的电子邮件地址
navigate_to_users

 

如果在帐户中找不到相关的电子邮件地址,屏幕上将会显示使用当前的过滤条件无匹配的用户

user_not_found

 

如果搜索到这位用户,您将会看到单独的一条记录(因为电子邮件地址是唯一的)。

 

要删除该用户,请执行以下操作:

  • 验证电子邮件地址是否正确,以及您要删除的是否是这个用户 ID
  • 单击用户记录,以便加亮显示该记录。执行此操作时,可在用户记录上方显示相关的操作链接
  • 如果用户不是处于非活动状态,请单击停用用户链接
    • 只能删除非活动用户
  • 单击删除用户信息链接
delete_the_user

 

系统将打开“删除用户”询问窗口,向您表明执行此项操作的后果。

如果删除用户,将会产生以下后果:

  • 取消由这位用户发起的当前正在执行的任何协议
  • 拒绝在这位用户作为收件人的流程中所涉及的任何协议
  • 禁用这位用户创建的任何活动 Widget
  • 阻止任何与这位用户关联的集成执行任何 API 调用
  • 移除由这位用户创建的任何已保存的库模板
  • 删除与这位用户有关的任何帐户共享

 

在严重警告下方,有三个选项:

  • 保留该用户发起的协议,但删除包括上述资源在内的用户信息
    • 如果用户创建的协议对公司仍有价值,请选中此选项
      • 协议将会自动共享到删除该用户的管理员帐户中(请参阅下面的注释)
    • 仅适用于已完成的协议
    • 您可以根据需要,稍后删除这些协议
  • 删除用户信息,包括上述资源和此用户发起的所有协议
    • 将删除所有内容
  • 此时请不要删除用户信息
    • 默认选项

注意:

选中保留协议选项后:

  • 由这个用户 ID 创建的所有已完成内容,将会共享到删除该用户的管理员帐户中
  • 将会保留已删除的用户 ID 的电子邮件地址,以便历史记录/审核报告可以正确地引用该电子邮件地址
  • 由于保留了该电子邮件地址,因此不能在系统中使用相同的电子邮件地址创建新用户
  • 如果必须使用已保留的电子邮件地址创建新用户 ID,则应当首先删除所有共享的内容,否则将不允许创建用户(因为系统中出现了重复的电子邮件地址)。

请选择适合相应情况的选项,然后单击删除用户信息(或取消

delete_user_challenge

 

屏幕上将显示最后一个询问窗口:

  • 如果您确定删除用户,请单击删除用户信息
    • 否则,请单击取消
delete_user_challenge-part2

 

系统会发送一则成功消息,指明将从数据库中删除这个用户 ID。

  • 如果确认删除... 请单击确定
delete_user_success


配置选项

除了启用/禁用该功能之外,没有其他任何选项。


如何启用或禁用

唯有“隐私管理员”才具备“删除用户信息”功能的访问权限。

只有当用户被标记为“隐私管理员”时,他们才会拥有相关的访问权限。

要启用“隐私管理员”,请执行以下操作:

  • 以帐户管理员的身份登录
  • 导航至帐户 > 用户
  • 单击您要提升为隐私管理员的用户
  • 从位于用户列表上方的菜单中选择编辑
navigate_to_users

 

当用户面板打开时:

  • 选中面板底部的复选框:用户是隐私管理员
  • 单击保存

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