Kezelt fájlokkal kapcsolatos alapvető munkafolyamatok ismertetése

Az Adobe InCopy LiveEdit-munkafolyamat bővítményei lehetőséget adnak arra, hogy az írók és szerkesztők elkészíthessék a másolatot az InCopy programban, miközben a tervezők előkészítik a terveket az Adobe InDesign programban. A munkafolyamat a kapcsolódó tartalomrészek csoportosítására és a fájlok zárolására szolgáló tárolófájlokat, más néven hozzárendeléseket, valamint a fájloknak az InCopy vagy az InDesign programban egy megosztott hálózaton keresztül vagy e-mailben terjeszthető elosztható tömörített csomagokban történő megosztásához és frissítéséhez alkalmazható értesítőeszközöket tartalmaz.

A megosztott munkafolyamatban az InDesign program felhasználói a szöveget és a grafikát egy fájlrendszer megosztott helyére exportálják, ahol a fájlok hozzáférhetővé válnak az InCopy azon felhasználói számára, akik a tartalom írását és szerkesztését végzik. A kijelölt szöveg- vagy grafikakeretek exportálása vagy a hozzárendelésbe vagy különálló InCopy-fájlokként történik, ahol azok a kezelt folyamat részeivé válnak, és az InDesign-dokumentumhoz lesznek csatolva. E megosztott fájlokat kezelt fájloknak is nevezik. Amikor a felhasználók a hozzárendelésfájlban vagy egy helyi kiszolgálón lévő InDesign-fájlban dolgoznak, a hozzárendelt elrendezés vagy tartalom módosításairól az összes, az adott dokumentumhoz tartozó munkafolyamatban résztvevő felhasználó értesül.

Egyidejűleg több InCopy- vagy InDesign-felhasználó nyithatja meg ugyanazt a tartalomfájlt, illetve egyszerre több InCopy-felhasználó nyithatja meg ugyanazt a hozzárendelésfájlt. Egyszerre csak egy felhasználó foglalhatja le ugyanakkor az InCopy-fájlt szerkesztésre. A többi felhasználó a fájlt írásvédettként tekintheti meg. A szerkesztett InCopy-fájlt lefoglaló felhasználó megoszthatja saját munkáját más felhasználókkal, ha a fájlt menti a megosztott kiszolgálón vagy visszaküldi az InDesign-felhasználónak; a többi felhasználó azonban nem végezhet módosításokat azon mindaddig, amíg a fájl lefoglalását fel nem oldják. E rendszer lehetővé teszi, hogy több felhasználó férhessen hozzá ugyanahhoz a fájlhoz, megakadályozza ugyanakkor, hogy a felhasználók felülírják egymás munkáját.

További információt az InCopy LiveEdit-munkafolyamatot ismertető, PDF formátumú útmutatóban talál a www.adobe.com/go/learn_liveedit_hu címen.

A tartalommal való munka módjai az InCopy programban

A tartalom vagy egy vagy több kereten keresztül folyó szövegtörzs, vagy egy importált grafika. A tartalommal való munkának a következő öt alapvető módja létezik az InCopy programban: hozzárendelésfájl megnyitása, hozzárendelési csomag megnyitása, csatolt InCopy-fájl megnyitása, egy csatolt InCopy-fájlokkal rendelkező InDesign-fájl megnyitása és a tartalomnak teljes mértékben az InCopy programban történő összeállítása.

Az InDesign programban létrehozott hozzárendelésfájlok megnyitása

Az InDesign-felhasználók létrehozhatnak egy hozzárendelésfájlt, és megadhatják a megosztani kívánt tartalmat. E módszerrel lehetővé válik, hogy az InDesign-felhasználók a kapcsolódó összetevők (fejléc, törzs, grafikák, feliratok stb.) társítását követően azokat különböző InCopy-felhasználókhoz rendeljék hozzá írás és szerkesztés céljából. Az InCopy-felhasználók a hozzárendelésfájl megnyitása után csak az ahhoz hozzárendelt összetevőkön dolgoznak. Az aktív elrendezési nézet anélkül jeleníti meg a szerkesztett másolat InDesign-elrendezéshez való kapcsolódásának módját, hogy a teljes InDesign-dokumentumot meg kellene nyitnia. Ha azonban az elrendezés módosul, az InDesign-felhasználónak frissítenie kell a hozzárendeléseket ahhoz, hogy az InCopy-felhasználók értesüljenek a változásokról. A hozzárendelésfájlok kiszolgálókon vagy hozzárendelési csomagokon keresztül oszthatók meg.

Hozzárendelési csomagok megnyitása

A hozzárendelési csomagokat alkalmazó munkafolyamat akkor lehet különösen hasznos, ha az ugyanazon a projekten dolgozó tervezők és írók nem férnek hozzá egy helyi kiszolgálóhoz. Ilyen esetekben az InDesign-felhasználó létrehozhat egy vagy több csomagot, majd elküldheti e-mail üzenetben a tömörített fájlokat a hozzárendelt InCopy-felhasználóknak. Az InCopy-felhasználók megnyithatják a hozzárendelési csomagokat, szerkeszthetik a tartalmakat, és visszaküldhetik a csomagokat az InDesign-felhasználónak, aki ezt követően frissítheti a dokumentumot.

Az InDesign programból exportált csatolt InCopy-fájlok megnyitása

Egyes munkafolyamatokban az InDesign-felhasználók a szöveget és a grafikákat egy hozzárendelésfájlon belüli exportálás helyett külön fájlokként exportálhatják. A külön fájlok exportálása akkor lehet hasznos, ha egymáshoz nem kapcsolódó grafikákon vagy szövegtörzseken dolgozik. Az InCopy-felhasználók ugyanakkor nem látják, hogy a tartalom miként helyezkedik el az InDesign-elrendezésben.

Csatolt InCopy-fájlokkal rendelkező InDesign-dokumentumok megnyitása

Az összes oldalelemnek egy egész elrendezés környezetében való megtekintéséhez az InCopy-felhasználók megnyithatják és szerkeszthetik az InDesign-dokumentumokat az InCopy programban. Ez a módszer hasznos lehet másolás és illesztett másolás esetén akkor, ha fontos a teljes elrendezés megjelenítése, illetve ha egy dokumentumban a legtöbb szövegegységet szerkeszteni kívánja. Miután az InCopy-felhasználó szerkeszti a szövegegységeket, az InDesign-felhasználó frissítheti a csatolásokat a módosított fájlokra. Ha az InDesign-felhasználó módosítja az elrendezést, az InCopy-felhasználót értesíti erről a program, amikor az menti az InDesign-dokumentumot.

Tartalom teljes mértékben az InCopy programban történő összeállítása

Az InCopy alkalmazásban létrehozhat olyan tartalmat, amely egyetlen InDesign-fájlhoz sincs hozzárendelve. Az ilyen önálló dokumentumokban elvégezheti szöveg beírását, betűtípusok és -stílusok hozzárendelését, valamint grafikák más alkalmazásokból (például az Adobe Illustrator és az Adobe Photoshop programból) való importálását a szöveg gazdagítása céljából. Ezenkívül címkéket is hozzárendelhet az XML-fájlokban való későbbi használatra. E módszert olyan szerkesztési munkafolyamatban célszerű használni, ahol a tartalom elkészítése megelőzi a látvány megtervezését. Az önálló InCopy-dokumentumok szövegterületét, oldalméretét és helyzetét is módosíthatja. Ha azonban a szövegegységet később egy InDesign-dokumentumhoz csatolják, az InDesign-beállítások felülbírálják az InCopy programban használt beállításokat.

Kezelt fájlok

A kezelni kívánt fájlokat hozzá kell adni egy, az InDesign programból InCopy-tartalomként exportált hozzárendelésfájlhoz, vagy InCopy-tartalomként kell elhelyezni az InDesign programban. A kezelt fájlok a tartalom állapotáról és a tulajdonosról egyaránt tájékoztatást adnak. A kezelt fájlokkal a következőkre van lehetősége:

• Végrehajthatja a szövegegységek zárolását és zárolásának feloldását a fájlok sértetlenségének megőrzése érdekében.

• Értesítheti az InCopy-felhasználókat, ha a kapcsolódó InDesign-elrendezés elavulttá válik.

• Azonosíthatja a fájlon dolgozó felhasználót.

• Értesítheti a felhasználókat, ha egy InCopy-tartalomfájl elavulttá válik, ha valaki más használja azt, vagy ha a fájl hozzáférhető szerkesztésre. Az értesítési módok közé tartozik például a figyelmeztető üzenetek, a keretek ikonjai, valamint a Csatolások és a Hozzárendelés panelen megjelenő állapotikonok.

Írásvédett fájlok

Egy kezelt tartalomfájl az azt lefoglaló felhasználón kívül a munkafolyamatban résztvevő összes felhasználó számára írásvédett. Ha egy felhasználó lefoglal egy tartalomfájlt, a szoftver létrehoz egy zárolófájlt (*.idlk), melynek révén a felhasználó kizárólagos szerkesztési jogosultságot kap a fájlhoz. Az írásvédett fájlok a következő tulajdonságokkal rendelkeznek:

• Az InCopy-felhasználók nem formázhatják manuálisan az írásvédett fájlokban lévő szövegeket. Ha azonban a szöveghez karakter- vagy bekezdésstílusok vannak rendelve, az InDesign-felhasználók módosíthatják ezen stílusok definícióját, melynek következtében a szöveg formázása akkor is módosul, ha a fájlt egy másik felhasználó már lefoglalta. Ezeket a stílusdefiníciókon végrehajtott módosításokat a szöveg is tükrözni fogja azt követően, hogy az InDesign-felhasználó frissíti a fájlt.

• Az objektumok, például a szöveg és az alkalmazott stílusok módosítását általában sem az InCopy-, sem pedig az InDesign-felhasználók nem hajthatják végre a zárolt InCopy-tartalomban. Egyes objektumokat, például a karakter- és bekezdésstílusokat csak a tartalom használja. Nem módosíthatja például azt, hogy miként történjen a karakterstílusok alkalmazása a zárolt tartalomban, megváltoztathatja ugyanakkor magát a karakterstílust, és ennek révén a szöveg megjelenését is.

• Az InDesign-felhasználók módosíthatják a szövegtartalom margóit és oszlopait, valamint a szövegegység által lefoglalt szövegkeretek alakját, helyét és számát.

• Az InDesign-felhasználók a grafika lefoglalása nélkül változtathatnak a grafikakeretek geometriáján és formázásán. Az InCopy-felhasználók nem módosíthatják a grafikakeretet vagy a keret bármely formázását. Az InDesign- és az InCopy-felhasználóknak ugyanakkor egyaránt le kell foglalniuk a grafikakeretet magának a grafikának a módosításához (például forgatásához vagy méretezéséhez).

Gyakorlati tanácsok a kezelt fájlokkal való munkához

A következő gyakorlati tanácsok segítségével meggyőződhet arról, hogy a legaktuálisabb tartalommal dolgozik-e, és nem írja felül egy másik felhasználó munkáját:

• A hozzárendelésfájlokat egy olyan kiszolgálón tárolja, melyhez a csapat összes tagja hozzáfér. Ha a csapattagok nem férnek hozzá egyik kiszolgálóhoz sem, lehetősége van hozzárendelési csomagok létrehozására és elosztására.

• Hozzárendelés létrehozásakor a program létrehoz egy speciális mappát a hozzárendelési fájl és a tartalom tárolásához. E hozzárendelési mappák segítségével kezelheti a hozzárendelést és a tartalomfájlokat. A mappák egyszerűsítik a megosztott fájloknak egy munkacsoporton keresztül történő kezelését, valamint segítségükkel biztosítható, hogy a felhasználók a megfelelő fájlokat nyissák meg.

• Egy különálló InCopy-szövegegység helyett nyissa meg a hozzárendelésfájlt az InCopy programban. Ily módon megjelenítheti az illesztett másolási és az elrendezési adatokat a Hasáb és az Elrendezés nézetben. Ha hozzárendelésfájlok használata nélkül hajt végre tartalomexportálást, az illesztett másolási és az elrendezési adatokat csak az InDesign-fájl megnyitásával tekintheti meg.

• Amikor egy hozzárendelésfájlt vagy egy InDesign dokumentumot nyit meg, illetve tartalmat foglal le InDesign vagy InCopy alkalmazással; mindenképp legyenek a keret szegélyei megjelenítve (Nézet > Extrák > Keret szegélyének megjelenítése), hogy lássa a keretikonokat, amikor megjelennek.

• Ha az InDesign programban fájlokat kell eltávolítania a munkafolyamatból (például egy határidő miatt), megszüntetheti azok csatolását, vagy visszavonhat egy hozzárendelési csomagot.

Példák a kezelt fájlokat alkalmazó munkafolyamatokra

Ha munkafolyamat-kezelést hoz létre az InCopy és az InDesign program között, az írók és a szerkesztők azzal egy időben állíthatják össze, írhatják újra, bővíthetik és szerkeszthetik a dokumentumokat, hogy a tervezők előkészítik az elrendezést. Gyakori munkafolyamat például a fájlok helyi kiszolgálón történő kezelése, fájlok megosztása e-mail csomagokon keresztül vagy a két módszer különféle kombinációinak használata.

E munkafolyamatok feltételezik, hogy rendelkezik egy elrendezési geometriákkal, stílusokkal és helyőrző szöveggel bíró alapvető InDesign-sablonnal. Elrendezési geometriák például az oldalméretek, valamint a szöveg- és grafikakeretek. Az InCopy program ezen elemek segítségével jeleníti meg a megfelelő illesztett másolási adatokat.

Helyi kiszolgálón alapuló munkafolyamat

1. Hozzon létre hozzárendeléseket az InDesign programban, és adjon hozzájuk tartalmat.

Ezzel a lépéssel az exportált szöveg és grafikakeretek egyesíthetők a kezelt folyamattal, ahol hozzáférhetővé válnak az InCopy-felhasználóknak írási és szerkesztési célokra.

2. Tegye hozzáférhetővé a hozzárendelésfájlokat az InCopy-felhasználók számára.

Mentse a fájlokat egy olyan kiszolgálóra, melyhez a munkafolyamat összes felhasználója hozzáfér.

3. Nyissa meg a hozzárendelésfájlt az InCopy programban, majd foglaljon le és szerkesszen egy szövegegységet vagy grafikát.

Az InCopy programban az aktuális felhasználóhoz rendelt tartalmat tartalmazó fájlok megjelennek a Hozzárendelések panelen. Minden egyes alkalommal, amikor a fájlt egy helyi kiszolgálóra menti, a módosításokat a program menti a fájlrendszeren, és a dokumentumon (az InDesign-elrendezésen vagy más, a dokumentumban található kezelt tartalomfájlon) dolgozó összes felhasználót értesíti a változásokról. A felhasználók ezt követően a tartalom frissítésével megtekinthetik a legújabb módosításokat. A tartalom továbbra is lefoglalt marad mindaddig, amíg az aktuális felhasználó fel nem oldja annak lefoglalását.

4. Az InDesign programban az elrendezésen kell dolgoznia.

Az InDesign-felhasználók a tartalomfájlok InCopy programban történő szerkesztése esetén is dolgozhatnak a dokumentumelrendezésen; nincs szükség a dokumentum lefoglalására. Ha az InCopy-felhasználó menti a lefoglalt tartalmat, az InDesign-felhasználó frissítheti azt az elrendezésen belül a legfrissebb változatok megtekintése céljából.

5. Folytassa a munkát az InCopy programban.

Ha befejezte a szerkesztési műveleteket, oldja fel a tartalom lefoglalását. A többi felhasználó ezt követően le tudja foglalni a tartalmat a munkához. Ha ezzel egy időben egy felhasználó módosítja az elrendezést az InDesign programban, akkor a munka közben frissítheti és megtekintheti az elrendezés geometriáját.

6. Az InDesign programban győződjön meg arról, hogy az összes tartalom lefoglalása fel van oldva.

A kezelt munkafolyamat révén megállapítható, hogy mely felhasználó foglalt le fájlokat. A tartalomfájlok lefoglalásának feloldását követően az InDesign-felhasználók lefoglalhatják a fájlokat az elrendezés szükség szerinti véglegesítéséhez.

E-mail csomagon alapuló munkafolyamat

1. Az InDesign programban hozzon létre és küldjön el hozzárendelési csomagokat.

Hozzon létre hozzárendelési csomagokat, rendelje hozzá a tartalmakat a megfelelő InCopy-felhasználóhoz, majd küldje el a csomagokat az InCopy-felhasználóknak. A csomagolt fájlokat a program automatikusan lefoglalja a szerkesztési ütközések elkerülése érdekében.

2. Nyissa meg a hozzárendelés-csomagot az InCopy programban, majd foglaljon le és szerkesszen egy szövegegységet vagy grafikát.

Ha egy hozzárendeléscsomagot kap e-mailben, a csomagra duplán kattintva nyissa meg azt az InCopy programban. A fájlon végrehajtott módosításokat a program csak helyileg menti. Más felhasználók nem értesülnek a módosításokról.

3. Az InDesign programban az elrendezésen kell dolgoznia.

Az InDesign-felhasználók a tartalomfájlok csomagolása esetén is dolgozhatnak a dokumentumelrendezésen; nincs szükség a dokumentum lefoglalására. Ha az elrendezés vagy a hozzárendelések frissítésére van szükség, elküldhet egy frissített csomagot az InCopy-felhasználóknak.

4. Az InCopy programban küldje vissza a szerkesztett csomagot.

Ha befejezte a szerkesztést, oldja fel a tartalom lefoglalását, és küldje vissza a módosított csomagot. Más felhasználók ekkor ellenőrizhetik a fájl tartalmát, megtekinthetik legutóbbi változatait és dolgozhatnak rajta.

5. Az InDesign programban győződjön meg arról, hogy az összes tartalom lefoglalása fel van oldva.

A kezelt munkafolyamat révén megállapítható, hogy mely felhasználó foglalt le fájlokat. A hozzárendelési csomagok visszaküldését követően a program feloldja a hozzárendelési csomagokban található szövegegységek lefoglalását. Az InDesign-felhasználók szükség esetén lefoglalhatják a fájlt az elrendezés véglegesítéséhez.

Felhasználó azonosító adatainak megadása

A munkafolyamatban résztvevő összes felhasználó felhasználónévvel kell, hogy rendelkezzen. Ennek köszönhetően megállapítható, hogy mely felhasználó foglalt le egy bizonyos fájlt, és ez az információ a többi felhasználó számára is hozzáférhetővé válik. Az azonosítás a fájlok szerkesztésre való lefoglalásához is szükséges.

Ha már megadott egy felhasználónevet, melyet módosítani szeretne, fel kell oldania az esetlegesen lefoglalt tartalmak lefoglalását. Ellenkező esetben a felhasználó azonosító adatainak egy szerkesztési munkamenetben történő módosításával elveszítené a lefoglalt tartalom szerkesztésének képességét, mivel azt egy másik név alatt foglalta le.

A felhasználóazonosítás alkalmazásfüggő; egy felhasználó nem rendelkezhet több azonosítóval alkalmazásonként.

Ha nem ad meg felhasználónevet ezzel a módszerrel, a program az első munkafolyamat-művelet végrehajtásának megkísérlésekor kéri egy felhasználónév megadását.

Munkafolyamat ikonjai

Az ikonok a szöveg- és a grafikakereten, a Hozzárendelések panelen, valamint a szövegegységsávon (csak az InCopy programban) jelenhetnek meg. A szerkesztési állapotikonok a kezelt fájl mellett jelennek meg a Csatolások és a Hozzárendelések panelen, és a tartalom állapotáról tájékoztatnak. Az ikonok csatolt InCopy szövegegységet tartalmazó kereteken jelenhetnek meg (az InDesign és az InCopy programok Elrendezés nézetében). Ezek az ikonok szintén a tartalom állapotáról adnak tájékoztatást, és a kezelt és kezeletlen tartalom megkülönböztetésére szolgálnak. A hozzájuk tartozó eszközleírás révén megállapítható a szerkesztési állapot és a tulajdonos. Mindenképp legyenek a keret szegélyei megjelenítve (Nézet > Extrák > Keret szegélyének megjelenítése), hogy lássa a keretikonokat.