在 Adobe Acrobat Sign 中配置保留规则

定义协议和相关数据在自动删除前的保留时长。

保留规则允许管理员控制协议和相关数据在 Adobe Acrobat Sign 中达到终止状态后的存储时长。这有助于组织自动化数据清理，并使文档生命周期与内部合规策略保持一致。

准备事项

• 您必须是帐户级或组级管理员才能配置保留规则。

配置

可用性

• Acrobat Standard 和 Acrobat Pro：不支持。
• Acrobat Sign Solutions：支持。
• Acrobat Sign for Government：支持。

配置范围

可以在帐户级别和组级别配置保留规则。

组级别设置会覆盖帐户级别设置。

• 默认行为 - 如果未配置保留规则，协议将一直保留，直到手动删除或通过其他流程移除。
• 对进行中协议的影响 - 保留规则在协议记录为终止状态时应用。已在进行中的协议不受影响，直到它们达到终止状态。

要访问此设置

帐户级：

• 导航至帐户设置 > 数据治理。

组级别：

1. 导航至：管理员 > 组。
2. 选择组。
3. 选择组设置 > 数据治理。

创建保留规则

创建新规则时，它将成为活跃规则。之前的主要规则仍保留在列表中，带有结束日期，并继续管理已分配给它们的协议。

配置组级别覆盖

组级规则会覆盖组内用户的帐户级规则。 如果未定义组级规则，则应用帐户级规则。

• 使用与帐户级配置相同的步骤创建规则。
• （可选）启用为此组保留所有协议以防止自动删除。
  • 当组的协议必须保留时，使用此选项来覆盖帐户级设置。

如果用户在组之间移动，则应用的保留规则基于用户在协议在终止状态下记录时所属的组。

该设置的工作原理

当协议进入终止状态时：

• 活跃保留规则已应用并与协议关联。
  • 已应用的保留规则与协议相关联，以确保在删除时执行正确的规则。
• 系统根据定义的保留期计算删除日期。
• 当保留期过期时，协议将被删除，前提是规则保持启用状态。

在高峰时段，终止状态的处理可能延迟多达 12 小时，这可能会延迟保留期的开始时间。

要了解时间如何影响保留，请查看数据治理概述页面。

最佳实践

• 在发送协议之前定义保留规则，以确保策略应用的一致性。
• 使用组级规则来支持团队间不同的保留要求。
• 定期审阅规则，确认它们符合当前的合规要求。 

需要了解的事项

• 当协议以终止状态记录时，将应用保留规则。
• 对于新终止的协议，一次只有一个保留规则处于活跃状态。创建新规则时，它将成为活跃规则，并应用于今后记录为终止状态的所有协议。之前的主要规则继续应用于已分配给它们的协议，无需禁用。
• 已应用的规则基于发送用户在协议达到终止状态时所属的组的规则。
• 在高峰时段，终端状态处理可能会延迟最多 12 小时，从而延迟保留策略的开始。
• 如果未定义规则，协议将无限期保留。
• 禁用规则可防止删除所有已采用该规则且尚未被删除的协议。

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• 使用数据治理和 GDPR 工具删除协议。