用户指南

在 Adobe Acrobat Sign 中配置保留规则

搜索
Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign

在 Web 上打开

 

Adobe Acrobat Sign 指南

新增功能

  1. 预发行说明
  2. 发行说明
  3. 重要通知

快速入门

  1. 管理员快速入门指南
  2. 用户快速入门指南
  3. 针对开发人员
  4. 视频教程库
  5. 常见问题

管理

  1. Admin Console 概述
  2. 用户管理
    1. 添加、编辑和审阅活动用户
      1. 从用户选项卡查看您的活动用户
      2. 添加一名用户
      3. 批量添加用户
      4. 从目录添加用户
      5. 从 MS Azure Active Directory 添加用户
      6. 在 Admin Console 组织之间迁移用户
    2. Admin Console SSO
    3. 创建以功能为中心的用户
      1. 技术帐户 - API 驱动
      2. 服务帐户 - 手动驱动
    4. 查看尚未完成验证的用户
    5. 检查是否有用户存在配置错误
    6. 更改姓名/电子邮件地址
    7. 编辑用户的组成员资格
    8. 通过组界面编辑用户的组成员资格
    9. 将用户提升为管理员角色
    10. 用户身份类型和 SSO
    11. 切换用户标识
    12. 使用 MS Azure 对用户进行身份验证
    13. 使用 Google 联合身份验证对用户进行身份验证
    14. 产品配置文件
    15. 登录体验 
  3. 群组管理
    1. 组概述
    2. 创建组
    3. 编辑群组设置
    4. 编辑组名称
    5. 将用户添加到组
    6. 删除组
  4. 帐户/组设置
    1. 设置概述
    2. 全局设置
      1. 帐户层级和 ID
      2. 全新的收件人体验
      3. 自签名工作流
      4. 批量发送
      5. Web 表单
      6. 自定义发送工作流
      7. Power Automate 工作流
      8. 库文档
      9. 收集包含协议的表单数据
      10. 有限文件可见性
      11. 附加已签名协议的 PDF 副本 
      12. 在电子邮件中包含链接
      13. 在电子邮件中包含图像
      14. 附加至电子邮件的文件将命名为
      15. 将审核报告附加到文档
      16. 将多个文档合并为一个
      17. 下载单个文档
      18. 上传签名文档
      19. 我的帐户中的用户委托
      20. 允许外部收件人委派
      21. 授权签名
      22. 授权发送
      23. 授权添加电子密封
      24. 设置默认时区
      25. 设置默认日期格式
      26. 位于多个组的用户 (UMG)
        1. 升级以使用 UMG
      27. 组管理员权限
      28. 替换收件人
      29. 审核报告
        1. 概述
        2. 允许在事务验证页面上进行未经身份验证的访问
        3. 包含提醒
        4. 包含查看事件
        5. 包含协议页面/附件计数
      30. 事务页脚
      31. 在产品消息发送和指南中
      32. 可访问的 PDF
      33. PDF/A 工作流程
      34. 医疗保健客户
      35. 新的“请求签名”体验
      36. 新的自定义工作流体验
      37. 新的创建模板体验
    3. 帐户设置/品牌设置
      1. 概述
      2. 添加标志
      3. 自定义公司主机名/URL 
      4. 添加公司名称
      5. 发布协议 URL 重定向
    4. 签名首选项
      1. 格式精美的签名
      2. 允许收件人签名的方式
      3. 签名者可以更改其姓名
      4. 允许收件人使用其保存的签名
      5. 自定义使用条款和消费者信息披露条款
      6. 在表单字段中导航收件人
      7. 重启协议工作流
      8. 拒绝签名
      9. 允许图章工作流
      10. 要求签名者提供其职务或公司
      11. 允许签名者打印并置入书面签名
      12. 进行电子签名时显示消息
      13. 需要签名者使用移动设备创建其签名
      14. 请求签名者的 IP 地址
      15. 从参与者图章中排除公司名称和职务
      16. 应用自适应签名绘制缩放比例
    5. 数字签名
      1. 概述
      2. 下载并使用 Acrobat 签名
      3. 使用云签名进行签名
      4. 批量数字签名配置
      5. 要求每个收件人提供数字签名
      6. 包括身份提供商的元数据
      7. 受限的云签名提供商
    6. 电子签章
    7. 数字身份
      1. 数字身份网关
      2. 身份检查策略
    8. 报告设置
      1. 启用经典报告
      2. 新版报告体验
      3. 经典报告设置
    9. 安全设置
      1. 单点登录设置
      2. 记住我设置
      3. 登录密码政策
      4. 登录密码强度
      5. Web 会话持续时间
      6. PDF 加密类型
      7. API
      8. 用户和组信息访问
      9. 允许的 IP 范围
      10. 帐户共享
      11. 帐户共享权限
      12. 协议共享控件
      13. 签名者身份验证
      14. 协议签名密码
      15. 文档密码强度
      16. 按地理位置屏蔽签名者
      17. 手机身份验证
      18. 基于知识的身份验证 (KBA)
      19. 允许页面提取
      20. 文档链接过期
      21. 上传用于 Webhook/回调的客户端证书
      22. 时间戳
    10. 发送设置
      1. 登录后显示“发送”页面
      2. 协议创建体验
      3. 发送时需要收件人姓名
      4. 锁定已知用户的名称值
      5. 允许的收件人角色
      6. 允许电子见证人
      7. 亲自签名配置
      8. 允许亲自签名
      9. 收件人组
      10. CC
      11. 必填字段
      12. 附加文件
      13. 字段拼合
      14. 修改协议
      15. 从进行中的协议中移除收件人
      16. 协议名称
      17. 语言
      18. 私人消息
      19. 允许的签名类型
      20. 提醒
      21. 已签名文档的密码保护
      22. 通过以下方式发送协议通知
      23. 签名者身份识别选项
        1. 概述
        2. 签名密码
        3. 基于知识的身份验证
        4. 手机身份验证
        5. WhatsApp 认证
        6. 通过电子邮件发送一次性密码
        7. Acrobat Sign 身份验证
        8. 基于云的数字签名
        9. 数字身份验证
        10. 政府 ID
        11. 签名者身份报告
      24. 使用经身份验证的数据填充表单字段
      25. 内容保护
      26. 启用 Notarize 事务
      27. 文件过期
      28. 预览、定位签名和添加字段
      29. 签名顺序
      30. 添加我自己
      31. 仅发送给内部收件人
      32. 下载协议链接
      33. 表单字段边框
      34. “液体”模式
      35. 自定义工作流控件
      36. 电子签名页面的上传选项
      37. 签名后确认 URL 重定向
      38. 限制对共享协议的访问权限
    11. 消息模板
      1. 消息模板概述
      2. 创建新消息模板
      3. 编辑消息模板
      4. 删除消息模板
    12. 生物识别设置
      1. 概述
      2. 强制执行身份验证
      3. 签名原因
    13. 工作流集成
    14. 公证设置
    15. 付款集成
    16. 签名者消息发送
    17. SAML 设置
      1. SAML 配置
      2. 安装 Microsoft Active Directory 联合身份验证服务
      3. 安装 Okta
      4. 安装 OneLogin
      5. 安装 Oracle Identity Federation
    18. 数据管理
      1. 数据治理概述
      2. 配置保留规则
      3. 管理保留规则
    19. 时间戳设置
    20. 外部归档
    21. 帐户语言
    22. 电子邮件设置
      1. 电子邮件页眉/页脚图像
      2. 允许个人用户电子邮件页脚
      3. 自定义“请求签名”电子邮件
      4. 自定义“收件人”和“抄送”字段
      5. 启用无链接通知
      6. 自定义电子邮件模板
    23. 从 echosign.com 迁移到 adobesign.com
    24. 为收件人配置选项
  5. 监管要求指导
    1. 无障碍访问
      1. 无障碍访问合规性
      2. 使用 Acrobat 桌面版创建可访问的表单
      3. 创建可访问的 AcroForm
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR 概述
      2. 删除用户
      3. 删除用户的协议    
    4. 21 CFR part 11 和 EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF part 11 验证包
      2. 21 CFR 和 EudraLex Annex 11 手册
      3. 分担责任分析
    5. 医疗保健客户
    6. IVES 支持
    7. “保管”协议
    8. 欧盟/英国注意事项
      1. 欧盟/英国跨国事务和 eIDAS
      2. 电子签名契约的 HMLR 要求
      3. 英国脱欧对英国电子签名法的影响
  6. 批量下载协议
  7. 申请您的域 
  8. “举报滥用”链接
  9. 系统要求和限制
    1. 系统要求
    2. 事务的具体限制

用户配置文件和可配置功能

  1. 地址簿
    1. 概述
    2. 删除通讯录电子邮件
    3. 可重复使用的收件人组

发送、签署和管理协议

  1. 收件人选项
    1. 取消电子邮件提醒
    2. 电子签名页面上的选项
      1. 电子签名页面概述
      2. 打开以阅读不含字段的协议
      3. 拒绝签署协议
      4. 委派签名权限
      5. 重启协议
      6. 下载 PDF 版协议
      7. 查看协议历史记录
      8. 查看协议消息
      9. 从电子签名转换为书面签名
      10. 从书面签名转换为电子签名
      11. 浏览表单字段
      12. 清除表单字段中的数据
      13. 电子签名页面放大和导航
      14. 更改协议工具和信息中使用的语言
      15. 查看法律声明
      16. 调整 Acrobat Sign Cookie 首选项
  2. 发送协议  
    1. 发送（编写）页面
      1. 关键点和功能概述
      2. 组选择器
      3. 添加文件和模板
      4. 协议名称
      5. 全局消息
      6. 完成截止日期
      7. 提醒
      8. 使用密码保护 PDF
      9. 签名类型
      10. 收件人的区域设置
      11. 收件人签名顺序/流程
      12. 收件人角色
      13. 收件人身份验证
      14. 发送给收件人的私人消息
      15. 收件人协议访问
      16. 抄送方
      17. 身份检查
    2. 仅向您自己发送协议
    3. 将协议发送给其他人
    4. 书面签名
    5. 撰写亲自签名协议
    6. 收件人签名顺序
    7. 批量发送
      1. 批量发送功能概述
      2. 批量发送 - 配置父模板
      3. 批量发送 - 配置 CSV 文件
      4. 取消“批量发送”事务
      5. 添加批量发送提醒
      6. 批量发送报告
  3. 在文档中创作字段
    1. 应用程序内创作环境
      1. 自动字段检测
      2. 使用创作环境拖放字段
      3. 向收件人分配表单字段
      4. 预填充角色
      5. 使用可重复使用的字段模板应用字段
      6. 将字段传输到新库模板
      7. 更新了发送协议时的创作环境
    2. 使用文本标记创建表单
      1. 文本标记 - 概述
      2. 文本标记 - 基础知识和语法
      3. 文本标记 - 支持的字段类型
      4. 文本标记 - 示例
      5. 文本标签 - 高级行为
      6. 文本标签 - 计算字段
      7. 文本标记 - 故障排除
    3. 使用 Acrobat (AcroForms) 创建表单
      1. 创建 AcroForm
      2. 创建无障碍 PDF
    4. 字段
      1. 字段类型
        1. 常用字段类型
        2. 电子签名字段
        3. 缩写签名字段
        4. 收件人姓名字段
        5. 收件人电子邮件字段
        6. 签名日期字段
        7. 文本字段
        8. 日期字段
        9. 数字字段
        10. 复选框
        11. 复选框组
        12. 单选按钮
        13. 下拉菜单
        14. 链接叠加
        15. 付款字段
        16. 附件
        17. 参与者图章
        18. 事务编号
        19. 图像
        20. 公司
        21. 标题
        22. 图章
      2. 字段内容外观
      3. 字段验证
      4. 遮挡的字段值
      5. 设置显示/隐藏条件
      6. 计算型字段 
      7. 已验证表单
    5. 创作常见问题
  4. 签署协议
    1. 签署发送给您的协议
    2. 填写并签署
    3. 自签名
    4. 主持亲自签名
  5. 管理协议
    1. “管理”页面概述
    2. 复制协议
    3. 委派协议
    4. 替换收件人
    5. 限制文档可见性 
    6. 取消协议 
    7. 创建新提醒
    8. 查看提醒
    9. 取消提醒
    10. 访问 Power Automate 流程
    11. 更多操作...
      1. 搜索的工作方式
      2. 查看协议
      3. 通过协议创建模板
      4. 在视图中隐藏/取消隐藏协议
      5. 上传已签名协议
      6. 修改已发送协议的文件和字段
      7. 编辑收件人的身份验证方法
      8. 添加或修改过期日期
      9. 向协议添加注释
      10. 共享单个协议
      11. 取消共享协议
      12. 下载单个协议
      13. 下载一份协议下的各个文件
      14. 下载协议的审核报告
      15. 下载协议的字段内容
    12. 批量操作
      1. 隐藏多个协议
      2. 数字签署多个协议
  6. 审核报告
  7. 报告和数据导出文件
    1. 概述
    2. 授予用户对报告的访问权限
    3. 报告图表
      1. 创建新报告
      2. 协议报告
      3. 事务报告
      4. 设置活动报告
      5. 编辑报告
    4. 数据导出 
      1. 创建新数据导出
      2. Web 表单数据导出
      3. 编辑数据导出
      4. 刷新数据导出内容
      5. 下载数据导出
    5. 重命名报告/导出
    6. 复制报告/导出
    7. 计划报告/导出
    8. 删除报告/导出
    9. 检查事务使用情况

高级协议功能和工作流

  1. Web 表单 
    1. 创建 Web 表单
    2. 编辑 Web 表单
    3. 禁用/启用 Web 表单
    4. 隐藏/取消隐藏 Web 表单
    5. 查找 URL 或脚本代码 
    6. 使用 URL 参数预填充 Web 表单字段
    7. 保存 Web 表单以便稍后完成
    8. 调整 Web 表单的大小
  2. 可重复使用的模板（库模板） 
    1. Acrobat Sign 库中的美国政府表单
    2. 创建库模板
    3. 更改库模板的名称
    4. 更改库模板的类型
    5. 更改库模板的权限级别
    6. 复制、编辑和保存共享模板
    7. 下载库模板的聚合字段数据
  3. 管理共享模板
  4. 转让 Web 表单和库模板的所有权
  5. Power Automate 工作流 
    1. Power Automate 集成和包含的权限概述
    2. 启用 Power Automate 集成
    3. “管理”页面上的上下文操作
    4. 跟踪 Power Automate 使用情况
    5. 创建新的工作流（示例）
    6. 用于工作流的触发器
    7. 从 Acrobat Sign 外部导入工作流
    8. 管理工作流
    9. 编辑工作流
    10. 共享工作流
    11. 禁用或启用工作流
    12. 删除工作流
    13. 实用模板
      1. 仅限管理员
        1. 将所有已完成的文档保存到 SharePoint
        2. 将所有已完成的文档保存到 OneDrive for Business
        3. 将所有已完成的文档保存到 Google Drive
        4. 将所有已完成的文档保存到 DropBox
        5. 将所有已完成的文档保存到 Box
      2. 协议存档
        1. 将已完成的文档保存到 SharePoint
        2. 将已完成的文档保存到 OneDrive for Business
        3. 将已完成的文档保存到 Google Drive
        4. 将已完成的文档保存到 DropBox
        5. 将已完成的文档保存到 Box
      3. Web 表单协议存档
        1. 将已完成的 Web 表单文档保存到 SharePoint 库
        2. 将已完成的 Web 表单文档保存到 OneDrive for Business
        3. 将已完成的文档保存到 Google Drive
        4. 将已完成的 Web 表单文档保存到 Box
      4. 协议数据提取
        1. 从已签名的文档中提取表单字段数据并更新 Excel 工作表
      5. 协议通知
        1. 发送包含协议内容和已签名协议的自定义电子邮件通知
        2. 在 Teams 渠道中获取 Adobe Acrobat Sign 通知
        3. 在 Slack 中获取 Adobe Acrobat Sign 通知
        4. 在 Webex 中获取 Adobe Acrobat Sign 通知
      6. 协议生成
        1. 通过 Power Apps 表单和 Word 模板生成文档，并发送以供签名
        2. 从 OneDrive 中的 Word 模板生成协议并获取签名
        3. 为所选 Excel 行生成协议，发送以供审阅和签名
  6. 自定义发送工作流
    1. 自定义发送工作流概述
    2. 创建新的发送工作流
    3. 编辑“发送”工作流
    4. 激活或停用发送工作流
    5. 使用发送工作流发送协议
  7. 共享用户和协议
    1. 共享用户
    2. 共享协议

与其他产品集成

  1.  Acrobat Sign 集成概述
  2. Acrobat Sign for Salesforce
  3. Acrobat Sign for Microsoft
    1. Acrobat Sign for Microsoft 365
    2. 适用于 Outlook 的 Acrobat Sign
    3. 适用于 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
    4. Acrobat Sign 团队版
    5. 适用于 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
    6. 适用于 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 连接器
    7. 适用于 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign 
    8. 适用于 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign 
  4. 其他集成
    1. Acrobat Sign for ServiceNow
    2. 适用于 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
    3. 适用于 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
    4. 适用于 Workday 的 Acrobat Sign
    5. 适用于 NetSuite 的 Acrobat Sign
    6. 适用于 VeevaVault 的 Acrobat Sign
    7. 适用于 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
  5. 合作伙伴管理的集成
  6. 集成密钥
    1. 集成密钥概述
    2. 获取访问权限
    3. 创建密钥
    4. 检索密钥
    5. 撤销密钥

Acrobat Sign 开发人员

  1. REST API 
    1. 方法文档
    2. SDK/开发人员指南
    3. API 常见问题    
  2. Webhook 
    1. Webhook 概述
    2. 配置新 Webhook
    3. 查看或编辑 Webhook
    4. 停用或重新激活 Webhook
    5. 删除 Webhook
    6. 双向 SSL 证书
    7. API 中的 Webhook
  3. 沙盒
    1. 沙盒概述
    2. 链接您的生产和沙盒
    3. 沙盒资源类型

支持和故障排除

  1. 客户支持资源 
  2. 企业客户成功资源 

定义协议和相关数据在自动删除前的保留时长。

保留规则允许管理员控制协议和相关数据在 Adobe Acrobat Sign 中达到终止状态后的存储时长。这有助于组织自动化数据清理，并使文档生命周期与内部合规策略保持一致。

准备事项

  • 您必须是帐户级或组级管理员才能配置保留规则。

配置

可用性

  • Acrobat Standard 和 Acrobat Pro：不支持。
  • Acrobat Sign Solutions：支持。
  • Acrobat Sign for Government：支持。

配置范围

可以在帐户级别和组级别配置保留规则。

组级别设置会覆盖帐户级别设置。

  • 默认行为 - 如果未配置保留规则，协议将一直保留，直到手动删除或通过其他流程移除。
  • 对进行中协议的影响 - 保留规则在协议记录为终止状态时应用。已在进行中的协议不受影响，直到它们达到终止状态。

要访问此设置

帐户级：

  • 导航至帐户设置 > 数据治理。

组级别：

  1. 导航至：管理员 > 组。
  2. 选择组。
  3. 选择组设置 > 数据治理。
显示“数据治理”选项卡的“管理”菜单

创建保留规则

  1. 在管理菜单中选择数据治理。

  2. 选择加号 (+) 图标。

  3. 输入协议达到终止状态后的保留天数。

    • 最少：1 天。
    • 最多：5475 天（15 年）。

  4. （可选）配置审核报告和个人数据的保留。

    • 审核和个人数据的保留时间必须至少与协议相同。
    注意:

    如果未配置审核或个人数据保留，此数据将一直保留，直到通过其他流程（如 GDPR 删除）移除。

  5. 选择保存。

    显示数据治理选项卡且配置面板已打开的管理菜单

创建新规则时，它将成为活跃规则。之前的主要规则仍保留在列表中，带有结束日期，并继续管理已分配给它们的协议。

警告：

协议在保留期到期时将被永久删除且无法恢复。

配置组级别覆盖

组级规则会覆盖组内用户的帐户级规则。 如果未定义组级规则，则应用帐户级规则。

  • 使用与帐户级配置相同的步骤创建规则。
  • （可选）启用为此组保留所有协议以防止自动删除。
    • 当组的协议必须保留时，使用此选项来覆盖帐户级设置。

如果用户在组之间移动，则应用的保留规则基于用户在协议在终止状态下记录时所属的组。

 

显示组级别数据治理选项卡的管理菜单

该设置的工作原理

当协议进入终止状态时：

  • 活跃保留规则已应用并与协议关联。
    • 已应用的保留规则与协议相关联，以确保在删除时执行正确的规则。
  • 系统根据定义的保留期计算删除日期。
  • 当保留期过期时，协议将被删除，前提是规则保持启用状态。

在高峰时段，终止状态的处理可能延迟多达 12 小时，这可能会延迟保留期的开始时间。

要了解时间如何影响保留，请查看数据治理概述页面。

最佳实践

  • 在发送协议之前定义保留规则，以确保策略应用的一致性。
  • 使用组级规则来支持团队间不同的保留要求。
  • 定期审阅规则，确认它们符合当前的合规要求。 

需要了解的事项

  • 当协议以终止状态记录时，将应用保留规则。
  • 对于新终止的协议，一次只有一个保留规则处于活跃状态。创建新规则时，它将成为活跃规则，并应用于今后记录为终止状态的所有协议。之前的主要规则继续应用于已分配给它们的协议，无需禁用。
  • 已应用的规则基于发送用户在协议达到终止状态时所属的组的规则。
  • 在高峰时段，终端状态处理可能会延迟最多 12 小时，从而延迟保留策略的开始。
  • 如果未定义规则，协议将无限期保留。
  • 禁用规则可防止删除所有已采用该规则且尚未被删除的协议。

相关文章

Adobe, Inc.

更快、更轻松地获得帮助

新用户？

快速链接

查看您的所有计划 管理您的计划
查看快速链接
隐藏快速链接

法律声明    |    在线隐私政策