用户指南 取消(C)

符合 GDPR 要求

 

Adobe Acrobat Sign 指南

新增功能

  1. 预发行说明
  2. 发行说明
  3. 重要通知

快速入门

  1. 管理员快速入门指南
  2. 用户快速入门指南
  3. 针对开发人员
  4. 视频教程库
  5. 常见问题

管理

  1. Admin Console 概述
  2. 用户管理
    1. 添加一名用户
    2. 批量添加用户
    3. 从目录添加用户
    4. 从 MS Azure Active Directory 添加用户
    5. 创建以功能为中心的用户
      1. 技术帐户 - API 驱动
      2. 服务帐户 - 手动驱动
    6. 检查是否有用户存在配置错误
    7. 更改姓名/电子邮件地址
    8. 编辑用户的组成员资格
    9. 通过组界面编辑用户的组成员资格
    10. 将用户提升为管理员角色
    11. 用户身份类型和 SSO
    12. 切换用户标识
    13. 使用 MS Azure 对用户进行身份验证
    14. 使用 Google 联合身份验证对用户进行身份验证
    15. 产品配置文件
    16. 登录体验
  3. 帐户/组设置
    1. 设置概述
    2. 全局设置
      1. 帐户级别和 ID
      2. 自签名工作流
      3. 批量发送
      4. Web 表单
      5. 自定义发送工作流程
      6. Power Automate 工作流程
      7. 库文档
      8. 收集包含协议的表单数据
      9. 有限文件可见性
      10. 附加已签名协议的 PDF 副本
      11. 在电子邮件中包含链接
      12. 在电子邮件中包含图像
      13. 附加至电子邮件的文件将命名为
      14. 将审核报告附加到文档
      15. 将多个文档合并为一个
      16. 上传签名文档
      17. 我的账户中的用户委托
      18. 允许外部收件人委派
      19. 授权签名
      20. 授权发送
      21. 授权添加电子密封
      22. 设置默认时区
      23. 设置默认日期格式
      24. 位于多个组的用户 (UMG)
        1. 升级以使用 UMG
      25. 组管理员权限
      26. 替换接收者
      27. 审核报告
        1. 概述
        2. 允许在事务验证页面上进行未经身份验证的访问
        3. 包含提醒
        4. 包含查看事件
        5. 包含协议页面/附件计数
      28. 在产品消息发送和指南中
      29. 可访问的 PDF
      30. 新版“编辑”体验
      31. 医疗保健客户
    3. 帐户设置
      1. 添加标志
      2. 自定义公司主机名/URL
      3. 添加公司名称
    4. 签名首选项
      1. 格式精美的签名
      2. 允许收件人签名的方式
      3. 签名者可以更改其姓名
      4. 允许接收者使用其保存的签名
      5. 自定义使用条款和消费者信息披露条款
      6. 在表单字段中导航收件人
      7. 拒绝签名
      8. 允许图章工作流
      9. 要求签名者提供其职务或公司
      10. 允许签名者打印并置入书面签名
      11. 进行电子签名时显示消息
      12. 需要签名者使用移动设备创建其签名
      13. 请求签名者的 IP 地址
      14. 从参与者图章中排除公司名称和职务
    5. 数字签名
      1. 概述
      2. 下载并使用 Acrobat 签名
      3. 使用云签名进行签名
      4. 包括身份提供商的元数据
      5. 受限的云签名提供商
    6. 电子签章
    7. 数字身份
      1. 数字身份网关
      2. 身份检查策略
    8. 报告设置
      1. 新版报告体验
      2. 经典报告设置
    9. 安全设置
      1. 单点登录设置
      2. 记住我设置
      3. 登录密码政策
      4. 登录密码强度
      5. Web 会话持续时间
      6. PDF 加密类型
      7. API
      8. 用户和组信息访问
      9. 允许的IP范围
      10. 帐户共享
      11. 帐户共享权限
      12. 协议共享控件
      13. 签名者身份验证
      14. 协议签名密码
      15. 文档密码强度
      16. 按地理位置屏蔽签名者
      17. 手机身份验证
      18. 基于知识的身份验证 (KBA)
      19. 允许页面提取
      20. 文档链接过期
      21. 上传用于 Webhook/回调的客户端证书
      22. 时间戳
    10. 发送设置
      1. 登录后显示“发送”页面
      2. 发送时需要收件人姓名
      3. 锁定已知用户的名称值
      4. 允许的收件人角色
      5. 收件人组
      6. 必填字段
      7. 附加文件
      8. 字段拼合
      9. 修改协议
      10. 协议名称
      11. 语言
      12. 私人消息
      13. 允许的签名类型
      14. 提醒
      15. 已签名文档的密码保护
      16. 签名者身份识别选项
        1. 概述
        2. 签名密码
        3. 通过电子邮件发送一次性密码
        4. Acrobat Sign 身份验证
        5. 手机身份验证
        6. 基于云的数字签名
        7. 基于知识的身份验证
        8. 政府 ID
        9. 签名者身份报告
      17. 内容保护
      18. 启用 Notarize 事务
      19. 文件过期
      20. 预览、定位签名和添加字段
      21. 签名顺序
      22. “液体”模式
      23. 自定义工作流控件
      24. 电子签名页面的上传选项
      25. 签名后确认 URL 重定向
    11. 消息模板
    12. 生物识别设置
      1. 概述
      2. 强制执行身份验证
      3. 签名原因
    13. 工作流程集成
    14. 公证设置
    15. 付款集成
    16. 签名者消息发送
    17. SAML设置
      1. SAML 配置
      2. 安装 Microsoft Active Directory 联合身份验证服务
      3. 安装 Okta
      4. 安装 OneLogin
      5. 安装 Oracle Identity Federation
    18. 数据管理
    19. 时间戳设置
    20. 外部归档
    21. 账户语言
    22. 电子邮件设置
      1. 电子邮件页眉/页脚图像
      2. 允许个人用户电子邮件页脚
      3. 自定义“请求签名”电子邮件
      4. 自定义“收件人”和“抄送”字段
      5. 自定义电子邮件模板
      6. 启用无链接通知
    23. 从 echosign.com 迁移到 adobesign.com
    24. 为收件人配置选项
  4. 监管要求指导
    1. 无障碍访问
      1. 无障碍访问合规性
      2. 使用 Acrobat 桌面版创建可访问的表单
      3. 创建可访问的 AcroForm
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR 概述
      2. 将用户标记为密文
      3. 将用户的协议标记为密文
    4. 21 CFR part 11 和 EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF part 11 验证包
      2. 21 CFR 和 EudraLex Annex 11 手册
      3. 分担责任分析
    5. 医疗保健客户
    6. IVES 支持
    7. 动产契据的 eOriginal 保管功能
    8. 欧盟/英国注意事项
      1. 欧盟/英国跨国事务和 eIDAS
      2. 电子签名契约的 HMLR 要求
      3. 英国脱欧对英国电子签名法的影响
  5. 批量下载协议
  6. 申请您的域

发送、签署和管理协议

  1. 发送协议  
    1. “发送”页面概述
    2. 仅向您自己发送协议
    3. 将协议发送给其他人
    4. 书面签名
    5. 收件人签名顺序
    6. 批量发送
      1. 批量发送功能概述
      2. 批量发送 - 手动添加收件人
      3. 批量发送 - CSV 上传
      4. 取消“批量发送”事务
      5. 添加批量发送提醒
      6. 批量发送报告
  2. 在文档中创作字段
    1. 应用程序内创作环境
      1. 自动字段检测
      2. 使用创作环境拖放字段
      3. 向收件人分配表单字段
      4. 预填充角色
      5. 使用可重复使用的字段模板应用字段
      6. 将字段传输到新库模板
      7. 更新了发送协议时的创作环境
    2. 使用文本标记创建表单
    3. 使用 Acrobat (AcroForms) 创建表单
      1. 创建 AcroForm
      2. 创建无障碍 PDF
    4. 字段
      1. 字段类型
        1. 常用字段类型
        2. 内嵌图像
        3. 图章图像
      2. 字段内容外观
      3. 字段验证
      4. 遮挡的字段值
      5. 设置显示/隐藏条件
      6. 计算型字段
  1. 创作常见问题
  2. 签署协议
    1. 签署发送给您的协议
    2. 填写并签署
    3. 自签名
  3. 管理协议
    1. “管理”页面概述
    2. 委派协议
    3. 替换收件人
    4. 限制文档可见性
    5. 取消协议
    6. 创建新提醒
    7. 查看提醒
    8. 取消提醒
    9. 更多操作...
      1. 搜索的工作方式
      2. 查看协议
      3. 通过协议创建模板
      4. 在视图中隐藏/取消隐藏协议
      5. 上载已签名协议
      6. 修改已发送协议的文件和字段
      7. 编辑收件人的身份验证方法
      8. 添加或修改过期日期
      9. 向协议添加注释
      10. 共享单个协议
      11. 取消共享协议
      12. 下载单个协议
      13. 下载一份协议下的各个文件
      14. 下载协议的审核报告
      15. 下载协议的字段内容
  4. 审核报告
  5. 报告和数据导出
    1. 概述
    2. 授予用户对报告的访问权限
    3. 报告图表
      1. 创建新报告
      2. 协议报告
      3. 事务报告
      4. 设置活动报告
      5. 编辑报告
    4. 数据导出 
      1. 创建新数据导出
      2. 编辑数据导出
      3. 刷新数据导出内容
      4. 下载数据导出
    5. 重命名报告/导出
    6. 复制报告/导出
    7. 计划报告/导出
    8. 删除报告/导出
    9. 检查事务使用情况

高级协议功能和工作流程

  1. Web 表单 
    1. 创建 Web 表单
    2. 编辑 Web 表单
    3. 禁用/启用 Web 表单
    4. 隐藏/取消隐藏 Web 表单
    5. 查找 URL 或脚本代码
    6. 使用 URL 参数预填充 Web 表单字段
    7. 保存 Web 表单以便稍后完成
    8. 调整 Web 表单的大小
  2. 可重复使用的模板(库模板)
    1. Acrobat Sign 库中的美国政府表单
    2. 创建库模板
    3. 更改库模板的名称
    4. 更改库模板的类型
    5. 更改库模板的权限级别
    6. 复制、编辑和保存共享模板
    7. 下载库模板的聚合字段数据
  3. 转让 Web 表单和库模板的所有权
  4. Power Automate 工作流程
    1. Power Automate 集成和包含的权限概述
    2. 启用 Power Automate 集成
    3. 跟踪 Power Automate 使用情况
    4. 创建新的工作流(示例)
    5. 用于工作流的触发器
    6. 从 Acrobat Sign 外部导入工作流
    7. 管理工作流
    8. 编辑工作流
    9. 共享工作流
    10. 禁用或启用工作流
    11. 删除工作流
    12. 实用模板
      1. 仅限管理员
        1. 将所有已完成的文档保存到 SharePoint
        2. 将所有已完成的文档保存到 OneDrive for Business
        3. 将所有已完成的文档保存到 Google Drive
        4. 将所有已完成的文档保存到 DropBox
        5. 将所有已完成的文档保存到 Box
      2. 协议存档
        1. 将已完成的文档保存到 SharePoint
        2. 将已完成的文档保存到 OneDrive for Business
        3. 将已完成的文档保存到 Google Drive
        4. 将已完成的文档保存到 DropBox
        5. 将已完成的文档保存到 Box
      3. Web 表单协议存档
        1. 将已完成的 Web 表单文档保存到 SharePoint 库
        2. 将已完成的 Web 表单文档保存到 OneDrive for Business
        3. 将已完成的文档保存到 Google Drive
        4. 将已完成的 Web 表单文档保存到 Box
      4. 协议数据提取
        1. 从已签名文档中提取表单字段数据并更新 Excel 工作表
      5. 协议通知
        1. 发送包含协议内容和已签名协议的自定义电子邮件通知
        2. 在 Teams 渠道中获取 Adobe Acrobat Sign 通知
        3. 在 Slack 中获取 Adobe Acrobat Sign 通知
        4. 在 Webex 中获取 Adobe Acrobat Sign 通知
      6. 协议生成
        1. 通过 Power Apps 表单和 Word 模板生成文档,并发送以供签名
        2. 从 OneDrive 中的 Word 模板生成协议并获取签名
        3. 为所选 Excel 行生成协议,发送以供审阅和签名
  5. 自定义发送工作流程
    1. 自定义发送工作流程概述
    2. 创建新的发送工作流程
    3. 编辑“发送”工作流程
    4. 激活或停用发送工作流程
    5. 使用发送工作流程发送协议
  6. 共享用户和协议
    1. 共享用户
    2. 共享协议

与其他产品集成

  1.  Acrobat Sign 集成概述
  2. Acrobat Sign for Salesforce
  3. Acrobat Sign for Microsoft
    1. Acrobat Sign for Microsoft 365
    2. 适用于 Outlook 的 Acrobat Sign
    3. 适用于 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
    4. Acrobat Sign 团队版
    5. 适用于 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
    6. 适用于 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 连接器
    7. 适用于 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
    8. 适用于 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
  4. 其他集成
    1. Acrobat Sign for ServiceNow
    2. 适用于 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
    3. 适用于 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
    4. 适用于 Workday 的 Acrobat Sign
    5. 适用于 NetSuite 的 Acrobat Sign
    6. 适用于 VeevaVault 的 Acrobat Sign
    7. 适用于 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
  5. 合作伙伴管理的集成
  6. 如何获取集成密钥

Acrobat Sign 开发人员

  1. REST API
    1. 方法文档
    2. SDK/开发人员指南
    3. API 常见问题
  2. Webhook 
    1. Webhook 概述
    2. 配置新 Webhook
    3. 查看或编辑 Webhook
    4. 停用或重新激活 Webhook
    5. 删除 Webhook
    6. 双向 SSL 证书
    7. API 中的 Webhook

支持和故障排除

  1. 客户支持资源
  2. 企业客户成功资源 
注意:

根据在用户设备上存储数据之前获得用户同意的 GDPR 要求,某些用户可能会遇到一个或多个启用 cookie 的请求:

  • 从强制实施 GDPR 的区域设置访问 Adobe Acrobat Sign 的用户需要启用核心服务 cookie
    • 通过单击自定义按钮,可以启用或禁用性能个人广告 cookie
    • 通过单击所有 Acrobat Sign 网页右下角的 Cookie 性能链接,可以随时管理 Cookie:

  • 迁移到 adobesign.com 域(从 echosign.com)的帐户必须配置其 cookie 两次,因为每个域必须放置唯一的 cookie
注意:

免责声明:本指南旨在作为指导规范,并不构成法律建议。要满足您经营所在地区的要求,请征求您的品牌法律顾问的建议。

什么是 GDPR?

通用数据保护条例 (GDPR) 是欧盟的新隐私法律,旨在协调和实现数据保护要求的现代化。虽然存在许多新要求或增强要求,但是核心基本原则保持不变。新法规具有广泛的个人数据定义和适用范围,对所有收集欧盟公民个人信息的公司都会产生影响。该条例的部分内容规定,个人有权了解哪些个人数据被收集,并且还有权在适当时请求删除这些数据。

对于本文而言,“用户”是指发送协议以供签名的某个公司的成员。“签名者”是指接收并签署或拒绝协议的个人。隐私管理员是拥有独特控制权限的 Acrobat Sign 帐户管理员,可根据发件人或签名者的请求从服务中删除个人信息。

用户唯一性基于用来识别个人的电子邮件地址。拥有多个电子邮件地址的人员在系统中可能有多个独立的用户 ID。Acrobat Sign 中的所有 GDPR 控件都使用电子邮件地址来查找和管理个人信息。各个唯一的电子邮件地址之间没有任何关联,管理员只能查找与提供的电子邮件地址相关的数据。

支持 GDPR 的功能

Acrobat Sign 提供了多项有助于客户遵守 GDPR 的功能。有关 Adobe 如何保护隐私的更多信息,请访问 www.adobe.com/cn/privacy

根据 GDPR 的规定,个人拥有增强的权利,可以请求访问、更正和删除其个人信息。

  • 访问 – 用户或签名者可以直接通过 Acrobat Sign UI 访问关于他们的大多数个人信息。  目前有少量的活动信息无法直接访问。  要请求访问这些信息,个人帐户持有人必须通过 Adobe.com/privacy 联系 Adobe 隐私办公室。  本文后面部分包含相关报告的示例。
  • 更正 - 可以通过用户界面访问已收集的关于用户或签名者的所有个人信息。  如果需要更改,用户或签名者可以直接进行更改,无需联系 Adobe 或其管理员。
  • 删除 - 根据在签名仪式中扮演的角色,有不同的操作可用。  发送协议的用户必须向其受雇的公司提出请求。  Adobe 无法参与这项交互,并且不控制雇佣公司在开展业务的过程中所收集的数据。  签名流程会在该仪式期间收集关于签名者的极少量信息。  具体包括:姓名、电子邮件地址、IP 地址以及(可选)电话号码和 OTP 代码。  这些信息与包含签名的协议存储在一起,并由发送协议的公司控制。  如果签名者需要访问随该协议一起收集的个人相关信息,则需要联系协议发件人。  作为数据处理方,Adobe 无法向签名者提供关于协议或向其发送协议的公司的任何信息。由于关于签名者的信息只保存在协议中,因此删除协议将删除签名者的个人信息。  如果发件人同意删除签名者的信息,则他们可以使用隐私菜单查找并删除签名者所参与的协议。

就 Acrobat Sign 工具集而言,提供有三项功能:

  • 用户级别日志 - 在 Acrobat Sign 环境中触发的各种事件的日志(其中包含个人信息)。
  • 删除协议 - 隐私管理员有权查看和删除由其帐户中的任何用户创建的任何协议。
  • 删除用户 - 隐私管理员有权删除其帐户中的任何用户。

 

隐私管理员可以通过登录 Admin Console 并编辑用户配置文件来管理用户的信息和协议。

用户级别日志

任何用户都可以向 Adobe 隐私中心提出请求,要求提供他们在 Acrobat Sign 系统中的活动日志,其中包含他们的私人信息。

该信息将以 CSV 格式返回,其中包含以下内容:

  • 事件日期
  • 事件类型
  • 触发事件的 IP 地址

协议删除

仅适用于在隐私管理员权限范围内的用户发送的协议。

当签名者请求从 Acrobat Sign 系统中移除他们的信息时,帐户隐私管理员可以根据用户的电子邮件地址进行搜索,并返回该电子邮件地址参与的且在该管理员的组织中创建的所有协议。

如果隐私管理员确定不再需要某个协议,则可以从服务中完全删除该协议,此删除操作是不可撤销的。

系统将会指示联系 Acrobat Sign 的收件人查看其管理选项卡,并联系最初创建该事务的公司以删除协议。

Acrobat Sign 作为客户的数据处理方,永远不会根据收件人的请求删除协议。

“隐私”窗口,其中显示了协议并高亮显示了“下载协议”链接

用户删除

仅适用于在隐私管理员权限范围内的用户。

当员工请求从您的系统中删除他们的信息时,此工具会从 Acrobat Sign 服务器中删除该用户的所有信息。 

用户必须直接向帐户隐私管理员提出此请求。只有隐私管理员有权删除用户。

Acrobat Sign 支持人员无法从帐户中删除用户,如果用户提出此类请求,支持人员会指引用户联系其帐户管理员。

“用户”选项卡,其中显示了非活动用户选项并高亮显示了“删除用户信息”链接

注意:

个人帐户和免费帐户

如果用户是帐户下唯一的人员或者仅拥有免费帐户,则其无法删除自身。在这种情况下,用户需要联系 Adobe 隐私中心

用户需要提供其电子邮件地址,并明确说明要求从 Acrobat Sign 系统中删除与该电子邮件地址关联的用户。然后,Adobe 隐私中心将采取相应步骤,确保删除该用户。

用户如何请求从 Acrobat Sign 中移除其数据

从 Acrobat Sign 系统中删除个人信息需要正确解析用户的资产。  这个流程因所涉及的用户或帐户类型而异,可分为三类:

签名者的独特之处在于,其他某个用户创建他们的所有协议。

从 Acrobat Sign 系统中删除您的内容的第一步是注册您的电子邮件地址,并查看与您的电子邮件地址关联的内容。

您可以在此处注册电子邮件地址

 

注册您的电子邮件地址后:

  • 登录并选择窗口顶部的管理选项卡。
  • 循环浏览左边栏中的每个筛选条件(等待您处理、已完成、已取消和已过期)以查找您的协议。

如果此页面上没有任何内容,请联系 Adobe 隐私中心,请求他们从 Acrobat Sign 系统中删除您的用户(电子邮件地址)。

查找协议的发件人

要删除您的协议内容,您必须联系协议的原始发件人。

只有原始发送帐户才能查看协议并将其删除。

注意:原始发送帐户隐私管理员可确定何时删除合同。

 

要确定谁是原始发件人,请执行以下操作:

  1. 通过单击在管理选项卡上选择一条记录(双击将打开协议)。
    • 右边栏将打开,以显示协议元数据和操作。
  2. 复制窗口右上角的电子邮件地址(在发件人:旁边 - 上图高亮显示部分)。
  3. 使用该电子邮件地址向原始文档创建者发送电子邮件,说明您希望他们从其 Acrobat Sign 帐户中删除您的信息
    • 请确保使用用于接收原始协议的相同地址来发送电子邮件,以便他们知道您有权提出请求。

对于管理页面上已完成进行中类别中列出的所有协议,重复执行上述步骤。
联系的公司有 30 天时间来根据您的请求删除内容。

等待您处理部分中的任何协议都应被拒绝

  1. 打开要签名的协议。
  2. 选择左上角中的选项。
  3. 选择我拒绝电子签名
  4. 提供拒绝签名的原因,然后选择拒绝按钮。
拒绝

所有打开的协议都被拒绝,并且联系了已完成协议的发件人之后,立即联系 Adobe 隐私中心并请求从 Acrobat Sign 系统删除您的用户(电子邮件地址)。

免费和个人服务计划具有注册的电子邮件地址,并且应能够登录其帐户以随意查看内容。

如果登录时遇到问题,请选择登录字段下方的忘记密码链接,然后重置密码值。

Acrobat Sign 登录页面,其中高亮显示了“忘记密码”链接

登录服务之后:

  1. 导航至管理员菜单中的隐私选项卡。
    • 此时将打开一个页面,您可以在该页面中使用电子邮件地址搜索使用该电子邮件地址值创建的内容。
  2. 在顶部输入您自己的电子邮件地址,然后选择 Enter 键。
    • 此时将返回您已创建的所有协议的列表。
  3. 选择每个已完成的协议并下载 PDF 进行查阅。
  4. 选择最右侧的垃圾桶图标,删除所有不再有效的协议。
    • 只有在从帐户中删除所有已完成的协议之后,才能删除用户。
“隐私”窗口,其中显示了协议并高亮显示了“下载协议”链接

选择窗口顶部的管理选项卡。

此页面将显示包含您的电子邮件地址的所有剩余 Acrobat Sign 内容。

管理页面来源

要删除由其他用户发送的协议,您必须联系协议的原始发件人。

只有原始发送帐户才能查看协议并将其删除。

注意:GDPR 不要求删除仍具有法律效力的合同。原始发送帐户的隐私管理员确定这一点。

 

要确定谁是原始发件人,请执行以下操作:

  • 管理选项卡上选择一条记录(双击将打开协议)。
    • 此时将显示右边栏,允许访问协议元数据和操作。
  • 复制窗口右上角的电子邮件地址(在发件人:旁边 - 上图高亮显示部分)。
  • 使用该电子邮件地址向原始文档创建者发送电子邮件,说明您希望他们从其 Acrobat Sign 帐户中删除您的信息
    • 请确保使用用于接收原始协议的相同地址来发送电子邮件,以便他们知道您有权提出请求。
  • 公司有 30 天时间来根据您的请求删除内容。

对于管理页面上已完成进行中类别中列出的所有协议,重复执行上述步骤。

  • 如果您创建的协议处于进行中状态,请取消该协议。
  • 拒绝签署等待您处理类别中的任何协议。

删除所有已签名协议后,联系 Adobe 隐私中心并请求从 Acrobat Sign 系统删除您的用户(电子邮件地址)。

在“隐私管理员”权限范围内的用户只需联系其管理员,请求他们从系统中删除其信息。

隐私管理员可以查看您的内容和用户并删除相应的所有内容。

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有关用户界面中的工具不支持的操作的任何请求,或有关 GDPR 合规性的问题,必须提交至 Adobe 隐私中心

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