建立網頁表單

概述

您可以建立單一網頁表單來嵌入網站中 (或以網頁連結傳送),讓多人輕鬆存取表單或文件並建立合約。

網頁表單可以設定為有一個或多個參與者、多個副署者,以及多個副本收件方。網頁表單的簽署流程如下:

  • 一旦第一個參與者完成並驗證簽名/動作,合約即建立完成
    • 如果網頁表單允許多個參與者,所有參與者依排列順位完成合約上的動作
  • 參與者完成動作後,依排列順位通知副署者
  • 完成合約後,向所有相關方 (包括副本收件者) 通知合約完成


建立網頁表單

  1. 「首頁」中按一下「發佈網頁表單」

    建立網頁表單

  2. 註解:

    如果您所使用的帳戶已啟用「使用者加入多個群組」(UMG),請選取要與網頁表單建立關聯的群組,再著手設定。

    • 您設定「群組」值後,系統會載入群組相關屬性和範本,供您選擇。
    • 變更「群組」時,您會注意到頁面重新整理。重新整理會清除所有輸入的內容。

    如果頁面頂端未顯示「傳送自」下拉式清單,表示您的帳戶尚未啟用 UMG

    選取群組

    輸入網頁表單名稱

    • 如果您新增了檔案,但沒有先設定網頁表單的名稱,網頁表單就會採用該檔案的名稱。
    • 您只能編輯處於「草稿」狀態的網頁表單名稱。一旦網頁表單建立,名稱值就會鎖定。
  3. 設定第一個參與者的體驗:

    (第一個參與者是最初與網頁表單互動的人員。在允許多個參與者的情況下,第一個參與者提供所有後續參與者的電子郵件地址。)

    • 參與者角色:
      • 簽署者 - 簽署者必須套用簽名以及任何其他必要的欄位
      • 核准者 - 核准者可填寫欄位,但不必套用簽名
      • 接受者 - 接受者如同核准者,可填寫欄位內容,但不一定要提供簽名
      • 表單填寫者 - 表單填寫者僅可填寫欄位,且可能沒有適合他們的簽署欄位
    • 驗證:
      • - 此選項只在提交網頁表單後使用電子郵件驗證 (如果已設定這樣做)
      • 密碼 - 密碼選項會要求收件者輸入密碼,才可檢視文件
      • 知識式驗證 (KBA) - 如果您的帳戶設定為允許無限制 KBA 交易,則您可以啟用 KBA 作為驗證方法。請記住,KBA 僅適用於美國
    註解:

    網頁表單驗證功能不支援 Adobe Sign 驗證政府核發證件

    角色與驗證

  4. (選用) 新增參與者

    按一下「新增參與者」連結可將其他參與者新增至網頁表單。

    • 其他參與者由第一個參與者定義,此人提供後續參與者的所有電子郵件地址
      • 可透過範本提供指示來引導第一個參與者
    • 其他參與者可以是選用或必要
    新增其他參與者

     

    • 新增參與者 -「新增參與者」連結允許新增一個或多個後續參與者 (參與者 2、參與者 3,以此類推),供第一個參與者定義
      • 按一下此連結可將另一行參與者新增至頁面
      • 其他參與者可以是選用或必要
        • 若為選用,則參與者 1 必須指派下一個參與者。如果未發現新的參與者,則簽署流程進入副署者 (若有)
        • 若為必要,則參與者 1 必須提供參與者 2 的名稱和電子郵件地址,合約才能前進。否則合約會停頓在此處
      • 像參與者 1 一樣定義參與者 2
        • 另有兩個角色可指派給參與者 2:認證收件者委派者

    當參與者 1 完成必要動作並按一下「提交」時,系統會提示他們指派下一個參與者

    • 參與者 1 必須提供參與者 2 的名稱和電子郵件地址
      • 新增參與者 2 之後即可選擇新增參與者 3,以此類推…
    • 如果納入參與者 2,則參與者 1 必須先驗證其電子郵件地址,系統才能通知參與者 2
    請求識別參與者 2

  5. 新增副署者和副本收件者。

    如果您想讓網頁表單加入副署:

    • 在「副署者」區段下方,輸入您要副署或核准之合約的相關方電子郵件地址。
      • 您也可以按一下右邊的「將我加入」連結,將自己 (網頁表單的建立者) 加入副署者。
      • 針對各個收件者設定適當的角色。您可使用管理員啟用的所有角色。
      • 針對各個副署者定義正確的驗證方式。
      • 所有定義的副署者必須按您安排的簽署合約順序來完成簽名/批准。
      • 合約送出後,您可在「管理」頁面編輯副署者電子郵件。
        • 您只能編輯副署者的電子郵件地址,無法增加或減少副署者的人數。

    按一下「顯示副本」連結即可新增副本收件者。

    • 輸入您想在合約完成電子郵件中自動加入的電子郵件地址。
      • 合約送出後,您可在「管理」頁面編輯副本電子郵件。
        • 您只能編輯副本收件者的電子郵件地址,無法增加或減少副本收件者的人數。
    新增副署者

    註解:

    請留意,副署者永遠是最終簽署者。程序一律從造訪網頁表單的個人開始。

  6. 將您要作為網頁表單基底的檔案拖放至「檔案」區段,或按一下「新增檔案」,並導覽至任何網路磁碟或內建檔案儲存空間中的文件。

    註解:

    也可匯入現有的資料庫範本 (編寫欄位保留原樣)。

  7. 設定選項 

    • 密碼保護 - 如果您要套用密碼以開啟由網頁表單簽署產生的最終版 PDF,請核取此方塊。 系統會提示您輸入密碼
    • 收件者語言 (僅限 Business 和 Enterprise 服務層級) - 此設定指定螢幕指示所用的語言,以及與網頁表單相關的電子郵件通知語言
  8. 核取「預覽和新增簽名欄位」選項,接著按「下一步」

    建立網頁表單頁面 - 分解圖

  9. 此頁面會重新整理並顯示「編寫」環境中的已上傳檔案。

    視需要將頁面右側必填欄位拖放至文件中。

    務必為每位簽署者都至少設定一個簽名,包括初始參與者和所有副署者。

  10. 當所有欄位都放好之後,請按一下右下角的「儲存」按鈕。此時儲存文件的話,系統會以作用中的公開 URL 形式啟動網頁表單。

    註解:

    如果您未儲存就離開編寫視窗,系統會在「管理」頁面上將網頁表單儲存為草稿

    放置欄位

  11. 接著會進入網頁表單建立後期頁面。您可於此處取得網頁表單的 URL,以及可用來嵌入網頁表單的 iframe/JavaScript 程式碼。

    也可以測試簽署網頁表單。


編輯現有網頁表單

「管理」頁面上的左側邊欄中選取「網頁表單」篩選器,即可存取仍處於「草稿」狀態的網頁表單。

  • 將滑鼠游標懸停在網頁表單上,畫面上便會顯示「編輯」快速動作。
  • 或者按一下網頁表單記錄,視窗右側就會顯示動作面板,接著您就能按一下「編輯網頁表單」動作
存取草稿狀態的網頁表單

網頁表單草稿可允許您:

  • 編輯網頁表單名稱
  • 新增副署者的電子郵件地址
  • 新增副本收件者電子郵件地址
  • 編輯附加檔案
  • 編輯網頁表單上的欄位
不能編輯:
  • 與網頁表單相關聯的群組
  • 收件者、副署者或副本收件者的人數
  • 參與者角色
  • 選定的驗證方法
網頁表單草稿的編輯選項

編輯網頁表單名稱和/或檔案,然後按「下一步」,即可開啟編寫環境。

新增欄位後,按一下「儲存」即可啟動網頁表單。

中途離開編寫環境的話,系統會將網頁表單儲存為「草稿」狀態。

現有網頁表單可於文件層級修改。

表單擁有者可更新以下項目:

  • 附加檔案
    • 可移除舊檔案,也可新增檔案
  • 附加檔案的欄位
    • 可為原始檔案或任何新增的檔案新增及/或移除欄位
網頁表單產生後就不能變更的值包括:
  • 傳出網頁表單的群組
  • 網頁表單名稱
  • 參與者角色
  • 驗證方法
  • 副署者
  • 副本收件者
  • 選項
註解:

編輯網頁表單不會變更網頁表單的 URL,因此現有的連結會繼續收錄更新的內容。

編輯網頁表單

編輯現有網頁表單的方法:

  1. 按一下「管理」索引標籤

  2. 選取網頁表單篩選器

  3. 按一下您想要啟用的網頁表單

  4. 按一下「編輯」按鈕 

    啟用

  5. 設定頁面會隨即載入,供您為網頁表單新增或移除檔案。

    確認檔案正確無誤後,按「下一步」

    啟用

  6. 應用程式內編寫環境會隨即開啟,顯示附加的檔案,您可隨時新增欄位/執行操作。

    已附加檔案的現有欄位會持續存在。

  7. 您可視需求新增/編輯欄位。

  8. 設定好欄位後,按一下「更新」

    更新

    註解:

    您對線上網頁表單所做的更新會即時生效。

    您按一下「更新」後,下一個存取網頁表單的使用者將能存取 NET 檔案/欄位。

網頁表單進入「作用中」狀態後,您就能編輯副署者和副本收件者電子郵件的值。

  • 「草稿」「已停用」網頁表單的這些值一律無法編輯。
  • 您只能編輯電子郵件值。副署者/副本收件者的人數無法更動。

編輯副署者或副本收件者電子郵件的方法:

  1. 導覽至「管理」頁面,然後選取左側邊欄中的「網頁表單」篩選器

  2. 按一下要更動的網頁表單

    • 或者將滑鼠游標懸停在網頁表單上,然後按一下「開啟」快速動作
    • 按一下「開啟網頁表單」動作
    開啟網頁表單

  3. 將滑鼠游標懸停在副署者或副本收件者上,開啟顯示「取代簽署者」連結的快顯氣球。

    按一下「取代簽署者」。

    將滑鼠游標懸停在副署者上

  4. 輸入新電子郵件地址並按一下「取代」

    將滑鼠游標懸停在副署者上

  5. 系統接受新值後,畫面上會顯示成功訊息。


停用網頁表單

停用網頁表單時,簽署者便無法存取該網頁表單,但您仍能在帳戶中看到該網頁表單。您可以隨時授權重新啟用該網頁表單。

若要停用網頁表單:

  1. 按一下「管理」索引標籤

  2. 選取網頁表單篩選器

  3. 按一下您想要停用的網頁表單

  4. 按一下「停用」

    • 隨即跳出選項視窗
    停用

  5. 選取您希望提供給任何嘗試存取網頁表單 URL 使用者的體驗

    • 將簽署者重新導向至另一個網頁 - 您可以將簽署者重新導向至另一個網頁,例如目前版本的網頁表單
    • 輸入要給簽署者的自訂訊息 - 您可以輸入將會取代網頁表單所顯示的訊息
      • 以方括弧 [ ] 括住超連結,即可在訊息中新增超連結
      • 您可以在 URL 後面使用 | (垂直線) 符號來新增標籤

    例如:[https://www.sign.adobe.com/ | Adobe Sign] 顯示為 Adobe Sign

  6. 按一下「停用」

    • 即會顯示成功訊息
    • 狀態變更
    • 重新導向方法會插入至狀態底下
    • 已移除網頁表單的編輯能力


啟用網頁表單

已停用的網頁表單可隨時重新啟用並恢復運作。

 

若要啟用已停用的網頁表單:

  1. 按一下「管理」索引標籤

  2. 選取網頁表單篩選器

  3. 按一下您想要啟用的網頁表單

  4. 按一下「啟用」按鈕

    啟用

  5. 當您無法進行時,按一下「啟用」


隱藏網頁表單

如果您想要將網頁表單從「管理」頁面檢視中移除,您可以將該表單隱藏。

將網頁表單隱藏只會在您的檢視上隱藏該表單,擁有存取權 (透過共用) 的任何其他使用者仍能看到該表單。

  1. 按一下「管理」索引標籤,向下捲動至「網頁表單」區段。

  2. 選取網頁表單篩選器

  3. 按一下您想要隱藏的網頁表單

  4. 按一下右側邊欄選項中的隱藏連結。

    • 如果網頁表單仍然啟用中,則會出現一個畫面,警告您網頁表單啟用中,並可由簽署者簽署。
    隱藏

    注意:

    如果您沒有將網頁表單停用就將其隱藏,其他人仍可進行存取和簽署。


如何啟用/停用使用者對網頁表單的存取權

Business 和 Enterprise 服務層級具有設定網頁表單存取權的選項和簽署者選項。

瀏覽至「帳戶 > 帳戶設定 > 全域設定 > 網頁表單」,即可在帳戶或群組層級啟用或停用網頁表單存取權和簽署者選項

「全域」頁面上的控制項

設定選項

網頁表單具備四個選用設定:

  • 允許在網頁表單中列入副本收件者:
    • 啟用此設定時,可以用副本收件者的形式將電子郵件位址新增至網頁表單。否則,副本收件者的新增選項會從建立程序中移除
  • 允許以 PDF 預覽網頁表單:
    • 啟用此設定時,PDF 連結會在網頁表單上公開,讓收件者以 PDF 的形式檢視網頁表單
      • 請注意,這個 PDF 文件可供收件者儲存至其本機系統
  • 簽署者必須在網頁表單的簽名區塊中附上電子郵件地址:
    • 啟用時,文件範圍內的每個簽署者需要有「電子郵件地址」欄位
      • Adobe Sign 會自動為在文件上沒有電子郵件欄位的任何收件者放置簽名區塊
    • 如果未啟用,收件者會收到在插入式頁面提供電子郵件地址的提示
  • 要求簽署者驗證其電子郵件地址:
    • 啟用此設定時,收件者必須驗證其簽名,才能完成合約 (已簽署)
    • 停用時,收件者就不需驗證簽名,合約會轉向下一名收件者或完成
      • 如果第一個收件者還包括額外的收件者,則必須完成電子郵件驗證,才會通知第二個收件者 (無論此設定如何)
      • 未驗證的簽名會遭到拒絕
  • 允許其他參與者
    • 啟用時,網頁表單介面會顯示新增其他參與者的選項
    • 停用時,介面不允許您新增其他參與者,且網頁表單只能供一名外部簽署者使用
注意:

如果您停用簽名的電子郵件驗證,但需使用具有法律效力的簽名,請確認您使用的驗證方式足以識別唯一使用者 (例如 KBA、密碼)。


找到網頁表單的 URL 和內嵌程式碼

如果您需要存取網頁表單的 URL 代碼:

  1. 按一下「管理」索引標籤

  2. 選取「網頁表單」篩選器

  3. 按一下網頁表單加以選取

    • 這會在右側開啟「動作」邊欄
  4. 按一下「取得代碼」動作

    導覽至「取得代碼」

  5. 頁面會重新整理,顯示將 URL 代碼列在頁面頂端的網頁表單:

    取得代碼


使用 URL 參數填入網頁表單欄位

若要將值插入網頁表單欄位,您需要了解兩件事:

  • 如何將欄位標記為可供 URL 參數使用
  • 如何建構要插入的 URL 參數

 

如何將欄位標記為可供 URL 參數使用

  1. 建立或編輯網頁表單,以便存取欄位

  2. 新增要透過 URL 填入的文字欄位

    •  只有「文字」欄位可接受值
  3. 按兩下欄位,開啟欄位的屬性

  4. 編輯欄位名稱,給予具有意義的名稱。欄位名稱是即將使用之參數的第一部分,通常越短越好

  5. 勾選「預設值可能來自於 URL」方塊

    • 或者,如果您不希望該值可編輯,可勾選「唯讀」方塊
  6. 按一下「確定」儲存參數

  7. 需接受 URL 參數的所有欄位,均需重複上述操作

  8. 按一下「儲存」以儲存網頁表單

URL

這個範例中,我們要建立兩個由 URL 填寫的欄位:

  • Branch_Office - 此欄位接受分支機構字串 (如上所示)
  • Emp_ID - 此欄位接受員工 ID

 

如何建構要插入的 URL 參數

  1. 從網頁表單複製 URL。最簡單的執行步驟如下:

    • 從「管理」頁面編輯網頁表單
    • 按一下「複製網頁表單 URL」連結
    URL

    網頁表單 URL 的長度很長,因此這裡使用縮寫的 URL 為例 (您的 URL 會有所不同):

    URL 範例:

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*

  2. 將網頁表單 URL 貼到文字編輯器 (例如記事本)

  3. 新增參數

    • 在網頁表單 URL 的末尾加上雜湊 (#) 井字符號,可識別參數的開頭。
    • 接著,以 {field_name}={value}  格式新增參數

    具有一個參數的 URL 範例

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621

    • 在欄位值之間插入 & 符號,可新增多個值。

    具有兩個參數的 URL 範例

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621&Emp_ID=429939

  4. 將所有 field=value 配對新增至 URL 後,複製完整字串,並將其貼到瀏覽器中。

    網頁表單會呈現填寫完畢的欄位:

    URL

 

屬性與限制

  • 只能使用一次井號標記定義參數的開頭
    • 在值後面使用井號標記不會對結果產生負面影響
  • 值中可使用空格
  • 若要在欄位名稱中使用空格,只能在 URL 中明確插入 %20 充當空格字元
    • 以下範例可以正常運作:https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch%20Office=San Jose #621
    • 以下範例無法正常運作:https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch Office=San Jose #621
    • 通常建議在欄位名稱中使用底線,而非空格。如此可以為您節省寶貴時間
  • 欄位名稱、等號和值的開頭 (Fieldname=Value) 之間不允許有空格
  • 如有多個值,則 & 符號前後不可有空格
  • 可以從 URL 參數取得值的欄位數無任何限制 (除了 URL 長度限制之外)
  • 需計算的文字欄位無法覆寫,其欄位屬性也不會顯示核取方塊。
  • URL 參數不適用於已完成驗證的網頁表單。由於已使用 URL 雜湊片段,如果透過密碼或其他驗證方式來保護網頁表單,完成驗證後,URL 參數不會傳回用戶端 (伺服器永遠無法看到該部分的 URL)。

 

處理過程中發生錯誤

  • 若有任何 URL 參數與表單欄位名稱不符,都將予以忽略
  • 若有任何 URL 參數嘗試將值指派給非文字欄位,或指派給未啟用「預設值可能來自於 URL」的文字欄位,將予以忽略


常見問題集和已知問題

僅限網頁表單處於「草稿」狀態時。

網頁表單建立後,即無法更新網頁表單的名稱。

網頁表單建立者一律都會收到簽署完成的合約 (除非設定隱藏通知)。

如果網頁表單合約簽署完成後需要通知其他人,可使用「副本」欄位,確保系統能自動加入需通知的人員。

副本欄位

是。

建立網頁表單後,您可以在「管理」頁面編輯副本收件者。

是。

透過「新增檔案」連結附加 Adobe Sign 資料庫中的範本,即可將其當成網頁表單的基底使用。

是。

若需停用電子郵件驗證流程的相關說明,請參閱設定一節。

停用電子郵件驗證不會移除要求簽署者提供電子郵件地址的設定。

注意:

如果您停用簽名的電子郵件驗證,但需使用具有法律效力的簽名,請確認您使用的驗證方式足以識別唯一使用者 (例如 KBA、密碼)。

網頁表單的第二要素驗證

是。 

網頁表單的 URL 就像其他 URL。

將網頁表單的 URL 新增為超連結,邏輯上不會將網頁表單產生的合約連結至來源合約。

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