Esteettömien PDF-tiedostojen luomisen työnkulku

Esteettömien PDF-tiedostojen luominen sisältää muutamia perusvaiheita.

  1. Ota esteettömyys huomioon ennen dokumentin muuntamista PDF-muotoon.
  2. Lisää täytettävät lomakekentät ja kuvaukset sekä määritä sarkainjärjestys.
  3. Lisää muut esteettömyysominaisuudet PDF-tiedostoon.
  4. Koodimerkitse PDF-tiedosto.
  5. Arvioi PDF-tiedosto ja korjaa koodimerkintäongelmat.

Nämä vaiheet esitetään järjestyksessä, joka soveltuu useimpiin tarpeisiin. Voit kuitenkin suorittaa toimia eri järjestyksessä tai suorittaa niitä useita kertoja. Joka tapauksessa tutki ensin dokumentti, ota huomioon sen käyttötarkoitus ja käytä tätä analyysia työnkulun suunnittelemisessa.

Lisäresurssit

Jos tarvitset lisätietoja esteettömien PDF-tiedostojen luomisesta, katso seuraavia resursseja:

Ota esteettömyys huomioon ennen dokumentin muuntamista PDF-muotoon

Jos mahdollista, ajattele esteettömyyttä luodessasi lähdetiedostoja esimerkiksi tekstinkäsittely- tai julkaisuohjelmalla.

Julkaisuohjelmassa tavallisesti lisätään kuvien vaihtoehtoiset tekstit, optimoidaan taulukot ja käytetään kappaletyylejä tai muita koodimerkinnöiksi muunnettavia asiakirjan rakenneominaisuuksia. Lisätietoja on kohdassa Koodimerkityn PDF-tiedoston luominen lähdesovelluksessa.

Täytettävien lomakekenttien ja kuvausten lisääminen sekä sarkainjärjestyksen määrittäminen

Jos PDF-tiedosto sisältää lomakekenttiä, tunnista lomakekentät ja muuta ne vuorovaikutteisiksi (täytettäviksi) valitsemalla Työkalut > Käytettävyys > Suorita lomakekenttien tunnistus.

Lomaketyökaluilla voit luoda täytettäviä lomakekenttiä, kuten painikkeita, valintaruutuja, ponnahdusvalikoita ja tekstiruutuja. Kun luot kentän, kirjoita kuvaus kentän Ominaisuudet-valintaikkunan Työkaluvihje-ruutuun. Näytönlukuohjelmat lukevat tämän tekstin käyttäjälle. Lisätietoja on kohdassa Lomakekenttien luominen.

Huomautus:

Voit lisätä lomakekenttiin kuvauksia myös Acrobat Pron Lukemisjärjestys-työkalulla.

Lisätietoja sarkainjärjestyksen määrittämisestä dokumentin rakenteen käyttämistä varten on kohdassa Lomakekentissä liikkumisen määrittäminen.

Lisää muut esteettömyysominaisuudet PDF-tiedostoon

Acrobat Prossa tässä vaiheessa määritetään asiakirjan kieli, varmistetaan se, että suojausasetukset eivät häiritse näytönlukuohjelmaa, laaditaan esteettömiä linkkejä ja lisätään kirjanmerkkejä. Lisätietoja on kohdissa Dokumentin kielen määrittäminen, Suojausasetusten estäminen häiritsemästä näytönlukuohjelmia, Esteettömien linkkien lisääminen ja Tietoja kirjanmerkeistä.

Acrobat Standardissa tässä vaiheessa määritetään dokumentin kieli, varmistetaan, etteivät suojausasetukset häiritse näytönlukuohjelmaa, ja lisätään kirjanmerkkejä. Lisätietoja on kohdissa Asiakirjan kielen määrittäminen, Suojausasetusten estäminen häiritsemästä näytönlukuohjelmia ja Tietoja kirjanmerkeistä.

PDF-tiedoston merkitseminen koodeilla

PDF-tiedostojen esteettömyyden parantaminen lisäämällä koodimerkintöjä Acrobatilla. Jos PDF-tiedostossa ei ole koodimerkintöjä, Acrobat yrittää ehkä lisätä ne automaattisesti, kun käyttäjä lukee sen tai juoksuttaa tekstin uudelleen. Tulokset eivät ehkä vastaa odotuksia. Koodattujen PDF-tiedostojen looginen rakennepuu lähettää sisällön näytönlukuohjelmaan tai muuhun avustavaan ohjelmaan tai laitteeseen oikeassa järjestyksessä.

Pääset parhaisiin tuloksiin, kun koodimerkitset dokumentin muuntaessasi sen PDF-muotoon lähdesovelluksessa. Esimerkkejä tällaisista sovelluksista ovat Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign®, Microsoft Word ja OpenOffice Writer. Jos käytössäsi ei ole julkaisuohjelmaa, jolla voit luoda koodimerkityn PDF-tiedoston, voit koodimerkitä PDF-tiedoston milloin tahansa käyttämällä Acrobatia.

Dokumentin koodimerkitseminen muunnettaessa sitä PDF-muotoon lähdesovelluksessa edellyttää sitä, että lähdesovellus tukee PDF-tiedoston koodimerkintöjä. Koodimerkintöjen lisääminen muuntamisen aikana sallii julkaisusovelluksen muodostaa loogisen rakennepuun hyödyntämällä kappaleiden tyylejä ja lähdedokumentin muita rakennetietoja. Looginen rakennepuu kuvaa täsmällistä lukujärjestystä ja asianmukaisia koodimerkintätasoja. Tällainen koodaaminen tulkitsee monimutkaisen ulkoasun, kuten upotetut sivupalkit, lähellä toisiaan olevat sarakkeet, tekstin epäsäännöllisen kohdistuksen ja taulukot. Koodaaminen PDF-muunnoksen yhteydessä koodaa oikein myös linkit, ristiviittaukset, kirjanmerkit ja mahdolliset vaihtoehtoiset tekstit.

Koodimerkinnät voi lisätä PDF-tiedostoon Acrobatissa valitsemalla Työkalut > Käytettävyys > Lisää koodimerkinnät dokumenttiin. Tämä komento toimii missä tahansa koodimerkitsemättömässä, esimerkiksi Adobe PDF -tulostimella luodussa PDF-tiedostossa. Acrobat tulkitsee yksittäiset sivuelementit, niiden hierarkkisen rakenteen ja kunkin sivun tarkoitetun lukujärjestyksen analysoimalla PDF-dokumentin sisällön. Sitten se muodostaa koodimerkintäpuun, joka vastaa näitä tietoja. Se myös luo koodimerkinnät niitä linkkejä, ristiviittauksia ja kirjanmerkkejä varten, jotka lisättiin dokumenttiin Acrobatilla.

Lisää koodimerkinnät dokumenttiin -komento suorittaa riittävien koodimerkintöjen lisäämisen useimmissa tavallisissa asetteluissa. Se ei kuitenkaan aina pysty tulkitsemaan oikein mutkikkaiden sivuelementtien rakennetta ja lukujärjestystä. Tällaisia elementtejä ovat lähekkäin toisiaan sijaitsevat sarakkeet, tekstin vaihteleva tasaus, täyttämättömät lomakekentät ja taulukot, joissa ei ole reunoja. Koodimerkintöjen lisääminen tällaisille sivuille Lisää koodimerkinnät dokumenttiin -komentoa käyttämällä voi saada aikaan virheellisesti yhdistettyjä elementtejä tai järjestykseltään virheellisiä koodimerkintöjä. Tämä voi aiheuttaa lukemisjärjestysongelmia PDF-tiedostossa.

Tietoja vesileimoista ja näytönlukuohjelmista

Voit lisätä koodimerkittyyn PDF-tiedostoon vesileiman lisäämättä sitä koodimerkintäpuuhun. Vesileiman puuttuminen koodimerkintäpuusta on näytönlukuohjelmien käyttäjien kannalta hyödyllistä, sillä vesileimaa ei tällöin lueta asiakirjan sisältönä.

Paras tapa lisätä näytönlukuohjelmaa häiritsemätön vesileima on lisätä vesileiman sisältävä koodimerkitsemätön PDF-tiedosto koodimerkittyyn PDF-tiedostoon.

PDF-tiedoston arvioiminen ja koodimerkintäongelmien korjaaminen (Acrobat Pro)

Kun olet koodimerkinnyt PDF-tiedoston, arvioi, esiintyykö siinä lukemisjärjestysongelmia, koodimerkintävirheitä ja esteettömyysvirheitä, sekä tehdä tarvittavat korjaukset.

Jos sivujen asettelu on monimutkainen tai sivuilla käytetään epätavallisia elementtejä, koodimerkintöjä ja lukemisjärjestystä on todennäköisesti korjattava Acrobatilla riippumatta siitä, millä menetelmällä koodimerkinnät lisätään PDF-tiedostoon. Lisää koodimerkinnät dokumenttiin -toiminto ei aina osaa erottaa tärkeitä kuvia sivun koristeista, kuten reunuksista, viivoista tai taustakuvista. Se voi koodimerkitä nämä kaikki elementit virheellisesti kuviksi. Tämä komento voi vastaavasti koodimerkitä kuviksi tekstiin kuuluvat graafiset merkit,tekstiesimerkiksi anfangin. Silloin ne eivät sisälly koodimerkintään, joka edustaa tekstilohkoa. Tällaiset virheet voivat sekoittaa koodimerkintäpuun ja estää avustavaa tekniikkaa lukemasta tekstiä oikeassa järjestyksessä.

Jos koodimerkitset dokumentin Acrobatilla, sovellus laatii virheraportin koodimerkintöjen lisäämisen jälkeen. Korjaa koodimerkintöihin liittyvät ongelmat käyttämällä apuna tätä raporttia. Voit etsiä PDF-tiedostojen muut koodimerkintä-, lukemisjärjestys- ja esteettömyysongelmat käyttämällä Täydellinen tarkistus -työkalua tai Lukemisjärjestys-työkalua. Lisätietoja on kohdissa Esteettömyyden tarkistaminen Täydellisen tarkistuksen avulla ja Lukemisjärjestyksen tarkistaminen ja korjaaminen.

Koodimerkityn PDF-tiedoston luominen Web-sivusta

Web-sivusta luotava PDF-tiedosto on yhtä esteetön kuin alkuperäinen HTML-sivu. Jos esimerkiksi Web-sivun asettelussa käytetään taulukoita, taulukon HTML-koodi ei välttämättä sijoitu loogisessa lukemisjärjestyksessä samaan kohtaan kuin koodimerkitty PDF-tiedosto edellyttää, vaikka HTML-koodin rakenne näyttää kaikki osat selaimessa oikein.

Jos Web-sivu on monimutkainen, siihen on ehkä tehtävä runsaasti muutoksia Acrobat Prossa Lukemisjärjestys-työkalulla tai koodimerkintäpuuta on muokattava Acrobatilla.

Saat laatimistasi Web-sivuista mahdollisimman esteettömät PDF-tiedostot muodostamalla HTML-koodeilla loogisen lukemisjärjestyksen. Saat parhaat tulokset noudattamalla World Wide Web Consortiumin (W3C) julkaisemia ohjeita esteettömien Web-sivujen laatimisesta (Web Content Accessibility Guidelines). Lisätietoja on W3C-sivustossa.

  1. Tee jokin seuraavista toimista:
    • Valitse Acrobatissa Tiedosto > Luo > PDF Web-sivusta, anna Web-sivun osoite ja valitse sitten Asetukset.

    • Napsauta Microsoft Internet Explorerin Adobe PDF -työkalurivillä Muunna-painikkeen alanuolta ja valitse Oletusarvot.

  2. Valitse Yleiset-välilehdestä Luo PDF-koodimerkinnät ja napsauta OK.
  3. Määritä muut haluamasi asetukset ja napsauta sitten Luo.

Koodimerkityn PDF-tiedoston luominen lähdesovelluksessa

Koodimerkityt PDF-tiedostot luodaan useimmiten lähdesovelluksessa, esimerkiksi Adobe FrameMakerissa®, Adobe InDesignissa tai Microsoft Wordissa. Koodimerkintöjen lisääminen lähdesovelluksessa tuottaa yleensä paremmat tulokset kuin niiden lisääminen Acrobatissa.

PDFMaker tuottaa muunnosasetukset, joilla voidaan luoda koodimerkittyjä PDF-tiedostoja Microsoft Excelissä, PowerPointissa ja Wordissa.

Lisätietoja esteettömien PDF-tiedostojen luomisesta on sivustossa osoitteessa www.adobe.com/fi/accessibility.

Lisätietoja on lähdesovellusten käyttöohjeissa.

Tietoja koodimerkinnöistä yhdistetyissä PDF-tiedostoissa

Voit yhdistää eri sovelluksilla tehtyjä tiedostoja samaan PDF-tiedostoon yhdellä toiminnolla. Voit esimerkiksi yhdistää tekstinkäsittelytiedostoja kuvaesitysten, laskentataulukoiden ja Web-sivujen kanssa. Valitse Tiedosto > Luo > Yhdistä tiedostot yhdeksi PDF:ksi.

Muunnoksen aikana Acrobat käynnistää kunkin lähdesovelluksen, luo koodimerkityn PDF-tiedoston ja kokoaa PDF-tiedostot yhdeksi koodimerkityksi PDF-tiedostoksi.

Yhdistetyn PDF-tiedoston rakennetta ei aina tulkita oikein muunnosta tehtäessä, sillä yhdistettävien tiedostojen muodot ovat usein erilaiset. Luo Acrobat Prolla esteetön PDF useista dokumenteista.

Kun useita PDF-tiedostoja yhdistetään yhdeksi koodimerkityksi PDF-tiedostoksi, on suositeltavaa lisätä koodimerkinnät uudestaan yhdistettyyn dokumenttiin. Koodimerkittyjen ja koodimerkitsemättömien PDF-tiedostojen yhdistäminen saa aikaa osittain koodimerkityn PDF-tiedoston, joka ei ole liikunta- tai näköesteiset henkilöiden käytettävissä. Jotkin käyttäjät, esimerkiksi näytönlukuohjelmien käyttäjät, eivät saa tietoonsa koodimerkitsemättömiä sivuja. Jos aloitat koodimerkittyjen ja koodimerkitsemättömien PDF-tiedostojen yhdistelmästä, koodimerkitse tiedostot ennen kuin jatkat. Jos koodimerkinnät puuttuvat kaikista PDF-tiedostoista, lisää koodimerkinnät yhdistettyyn PDF-tiedostoon sitten, kun et enää lisää, korvaa tai poista sivuja.

Sivuja lisättäessä, korvattaessa tai poistettaessa Acrobat lisää koodimerkinnät yhdistetyn PDF-tiedoston koodimerkintäpuuhun seuraavalla tavalla:

  • Kun PDF-tiedostoon lisätään sivuja, Acrobat lisää uusien sivujen koodimerkinnät (jos on) koodimerkintäpuun loppuun. Tämä koskee myös sivujen lisäämistä dokumentin alkuun tai sen keskelle.

  • Kun PDF-tiedoston sivuja korvataan, Acrobat lisää uusien sivujen koodimerkinnät (jos on) koodimerkintäpuun loppuun. Tämä koskee myös dokumentin alussa tai sen keskellä olevien sivujen korvaamista. Acrobat säilyttää korvattujen sivujen mahdolliset koodimerkinnät.

  • Kun poistat sivuja PDF-tiedostosta, Acrobat säilyttää poistettujen sivujen mahdolliset koodimerkinnät.

Sivut, joiden koodimerkinnät ovat epäjärjestyksessä loogisessa rakennepuussa, voivat aiheuttaa ongelmia näytönlukuohjelmille. Näytönlukijat lukevat koodimerkinnät puujärjestyksessä alaspäin. Siksi lisättyjen sivujen tunnisteisiin päästään ehkä vasta puurakenteen lopussa. Voit korjata tämän ongelman järjestämällä koodimerkintäpuun uudelleen Acrobat Prolla. Sijoita suuret koodimerkintäryhmät samaan lukujärjestykseen kuin sivutkin. Voit välttää tämän vaiheen lisäämällä sivuja aina PDF-tiedoston loppuun niin, että dokumentti muodostetaan järjestyksessä alusta loppuun. Jos esimerkiksi luo otsikkosivun PDF-tiedoston erillään sisällöstä, lisää sisällön PDF-tiedosto otsikkosivun PDF-tiedostoon, vaikka sisältödokumentti onkin suurempi. Tässä lähestymistavassa sisällön koodimerkinnät sijoitetaan otsikkosivun koodimerkintöjen jälkeen. Koodimerkintöjä ei tarvitse järjestää myöhemmin uudelleen Acrobat Prossa.

Poistetusta tai korvatusta sivusta jäljelle jääneet koodimerkinnät eivät liity tiedoston sisältöön. Ne ovat suuria joukkoja tyhjiä koodimerkintäpuun osia. Nämä tarpeettomat koodimerkinnät kasvattavat tiedoston kokoa, hidastavat näytönlukuohjelmien toimintaa ja saattavat johtaa näytönlukuohjelmat harhaan. Saavutat parhaan tuloksen suorittamalla koodimerkintöjen lisäämisen muunnostoimenpiteen viimeisenä vaiheena. Poista poistettujen sivujen koodimerkinnät koodimerkintäpuusta Acrobat Prolla.

Lisätietoja on kohdassa Yhdisteltyjen PDF-tiedostojen luominen.

Tietoja esteettömien PDF-lomakkeiden luomistyökaluista

Adobella on useita työkaluja esteettömien PDF-lomakkeiden luomista varten:

Acrobat Pro, Acrobat Standard

Käytä yhtä näistä sovelluksista koodimerkittyjen tai koodimerkitsemättömien (ei Adobe Designerillä luotujen) PDF-lomakkeiden avaamiseen, kun haluat lisätä täytettäviä lomakekenttiä, kuten tekstiruutuja, valintaruutuja ja painikkeita. Lisää sitten lomakkeeseen esteettömyysominaisuudet sovelluksen muilla työkaluilla. Lisää lomakekenttien kuvaukset, lisää koodimerkinnät merkitsemättömiin lomakkeisiin, määritä sarkainjärjestys, käsittele koodimerkintöjä ja suorita muita PDF-tiedoston esteettömyyteen liittyviä toimia.

Lähdesovellukset

Useimmat lähdesovellukset, joita voidaan käyttää lomakkeiden suunnittelemiseen, eivät säilytä täytettäviä lomakekenttiä, kun tiedostot muunnetaan PDF-muotoon. Käytä täytettävien lomakekenttien lisäämiseen Acrobat Pron lomaketyökaluja. Jos koodimerkitset lomakkeen muuntaessasi sen PDF-muotoon, lähdesovellus saattaa luoda virheellisiä koodimerkkejä lomakekenttien tekstiotsikoita varten. Monimutkaisessa lomakkeessa esimerkiksi kaikkien kenttien tekstiotsikot voivat kulkeutua yhdelle riville. Näytönlukuohjelmat eivät osaa tulkita tällaisia kenttiä yksittäisinä otsikkoina. Otsikkojen erottaminen Acrobat Prolla voi olla työläs tehtävä. Tässä tapauksessa on yleensä parempi laatia lähdesovelluksella koodimerkitsemätön PDF-lomake. Lisää sitten täytettävät lomakekentät Acrobat Pron lomaketyökaluilla, ennen kuin koodimerkitset koko dokumentin. Toiset lomakkeet ovat riittävän selkeitä, jotta koodimerkityn PDF-tiedoston voi muodostaa julkaisusovelluksesta. Tämän jälkeen tarvitaan vain hiukan kohennusta Acrobat Prossa, kun olet lisännyt täytettävät lomakekentät.

Esteettömien PDF-lomakkeiden luomisen työnkulku

Acrobatissa voidaan avata koodimerkitsemättömiä ja koodimerkittyjä PDF-lomakkeita, lisätä täytettäviä lomakekenttiä, lisätä kenttien kuvauksia ja vaihtoehtoista tekstiä, määrittää sarkainjärjestys ja koodimerkitä lomakkeita (jos niihin ei vielä ole lisätty koodimerkintöjä). Voit myös muokata minkä tahansa koodimerkityn PDF-lomakkeen koodimerkkejä Lukemisjärjestys-työkalun tai koodimerkintäpuun avulla.

Lomakkeen suunnitteleminen esteettömäksi

Lomakekentillä on yleensä melko monimutkainen asettelu verrattuna yksipalstaisiin dokumentteihin. Dokumentin alkuperäinen muotoilu ja asettelu sekä käytettävien kenttien tyypit vaikuttavat suuresti siihen, kuinka hyvin sovellus pystyy analysoimaan ja koodimerkitsemään lomakkeen.

Kun suunnittelet lomaketta, lisää otsikot, ohjeet ja kentät käyttäjän lisäämiä tietoja varten. Vähimmäisvaatimus on se, että lisäät jokaiseen kenttään otsikon. Lisää myös erityisohjeita kenttiin, joissa niitä tarvitaan. Piirrä viivat ja ruudut grafiikkatyökaluilla. Älä käytä esimerkiksi alleviivausta ja pystypalkkeja, sillä nämä tekstimerkit saattavat hämmentää näytönlukuohjelmia.

Kun lomakekenttiin on lisätty kuvaukset, näytönlukuohjelmat pystyvät ilmaisemaan kentät käyttäjälle. Ohjelma lukee kuvauksen ääneen, kun käyttäjä siirtyy kenttään sarkainnäppäimellä. Kirjoita lyhyitä mutta kattavia kuvauksia. Esimerkiksi etunimelle tarkoitettuun kenttään sopii kuvaukseksi "Etunimi". Älä käytä kuvauksessa ohjeita (esimerkiksi "Kirjoita etunimesi").

Lomakkeen sarkainjärjestyksen määrittäminen ja testaaminen.

Kun lomakekentillä on sarkainjärjestys, vammaiset voivat siirtyä loogisessa järjestyksessä kentästä toiseen näppäimistön avulla Määritä PDF-lomakkeiden sarkainjärjestyksen asetukseksi Käytä dokumentin rakennetta. Voit testata lomakkeen sarkainjärjestyksen käyttämällä seuraavia näppäinkomentoja:

  • Sarkainnäppäin siirtyy seuraavaan kenttään

  • Vaihto+sarkainnäppäin siirtyy edelliseen kenttään

  • Välinäppäin valitsee asetuksia

  • Valitse vaihtoehtoja tai luettelokohteita nuolinäppäimillä

PDF-lomakkeen koodimerkitseminen ja koodimerkintäongelmien korjaaminen.

Jos PDF-lomake on jo koodimerkitty, koodimerkitse kukin lomakekenttä Acrobatin Lukemisjärjestys-työkalulla. Tällä työkalulla voidaan myös korjata lomakekenttien tekstiotsikoiden lukemisjärjestyksen ongelmat. Sinun pitää ehkä jakaa kenttien yhdistetyt rivit erillisiksi kentiksi.

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö