Käyttöopas Peruuta

PDF-tiedoston lomaketietojen kerääminen ja hallinta

Ennen aloittamista

Otamme käyttöön uuden, entistä intuitiivisemman tuotekokemuksen. Jos tässä näkyvä näyttö ei vastaa tuotteen käyttöliittymää, valitse nykyisen käyttökokemuksen ohje.

Uudessa käyttökokemuksessa työkalut ovat näytön vasemmassa reunassa.

Kun jaat lomakkeen, Acrobat luo automaattisesti PDF-portfolion käyttäjän lähettämien tietojen keräämistä varten. Oletusarvoisesti tämä tiedosto tallennetaan samaan kansioon kuin alkuperäinen lomake nimellä filename_responses. Seuraavissa aiheissa selitetään:

Käyttäjätietojen kerääminen

  1. Kun käyttäjä on lähettänyt lomakkeen, avaa palautettu lomake.
  2. Valitse Lisää täytetty lomake vastaustiedostoon -valintaikkunasta yksi seuraavista vaihtoehdoista:

    • Lisää aiemmin luotuun vastaustiedostoon: Tämä asetus kokoaa tiedot vastaustiedostoon, joka luotiin jaettaessa lomaketta ohjatulla lomakkeen jakelutoiminnolla. Napsauta tarvittaessa Selaa-painiketta löytääksesi vastaustiedoston.

    • Luo uusi vastaustiedosto: Tämä asetus luo uuden vastaustiedoston käyttäen määrittämääsi nimeä ja sijaintia.

  3. Valitse OK.

    Se avaa vastaustiedoston. Jokainen palautettu ja vastaustiedostoon lisätty lomake näkyy PDF-portfolion osatiedostona.

Käyttäjätietojen lisääminen aiemmin luotuun vastaustiedostoon

  1. Avaa vastaustiedosto Acrobatissa.

  2. Valitse vasemmasta ruudusta Lisää.

  3. Napsauta Lisää palautetut lomakkeet -valintaikkunan Lisää tiedosto -painiketta.

  4. Etsi ja valitse palautetut lomakkeet ja valitse sitten Avaa.

  5. Lisää muut palautetut lomakkeet muihin kansioihin toistamalla edellinen vaihe. Kun olet valmis, valitse OK.

Kun olet lopettanut, jokainen lisätty PDF-lomake näkyy PDF-portfolion osatiedostona.

Käyttäjätietojen vieminen vastaustiedostosta

PDF-portfolion vastaustiedoston kaikki tietueet voi tallentaa laskentataulukkoon tai XML-tiedostoon seuraavasti.

  1. Avaa vastaustiedosto Acrobatissa ja valitse vietävät tiedot.

  2. Valitse Kaikki työkalut -valikosta Vie PDF-tiedosto, valitse muoto ja sitten Muunna muotoon (valittu muoto).

  3. Määritä Valitse kansio, johon tiedosto tallennetaan -valintaikkunassa lomakkeen tiedoille nimi, sijainti ja tiedostomuoto (CSV tai XML) ja napsauta Tallenna.

Lomaketietotiedostojen hallinta

Voit siirtää PDF-lomakkeen vastauksia muunmuotoisiin tiedostoihin, jotka säilyttävät kaikki tiedot paljon pienemmässä tilassa kuin PDF-tiedosto.

Lomaketietojen tuominen

Joskus käyttäjät lähettävät täytettyjä lomakkeita vain tietoja sisältävinä tiedostoina valmiiden PDF-tiedostojen sijaan. Nämä tiedostot eivät ole PDF-muotoisia, vaan esimerkiksi FDF- tai XML-muotoisia. Voit katsella vastaanottajan lähettämiä tietoja PDF-tiedoston yhteydessä avaamalla alkuperäisen tiedoston ja tuomalla tiedot datatiedostosta.

  1. Avaa Acrobatissa PDF-lomake, johon haluat tuoda tiedot.

  2. Valitse Kaikki työkalut vasemman yläkulman yleispalkista ja sitten Valmistele lomake.

  3. Valitse Valmistele lomake -paneelista Asetukset  > Tuo tiedot

    Huomautus:

    Tietojen tuominen toisesta tiedostosta PDF-lomakkeeseen korvaa yksittäisissä lomakekentissä olevat tiedot. Jos tuotu datatiedosto sisältää yhden tai useamman tyhjän lomakekentän, alkuperäisiä tietoja ei poisteta tuonnin yhteydessä.

  4. Valitse Valitse lomakkeen tiedot sisältävä tiedosto -valintaikkunasta tiedostomuoto, joka vastaa tuontiin haluamaasi datatiedostoa. Etsi ja valitse sitten kyseinen tiedosto ja napsauta Avaa.

    Huomautus:

    Eräät muodot ovat käytettävissä vain tietynlaisten PDF-lomakkeiden kanssa riippuen siitä, onko lomake luotu Acrobatilla, Designer ES2:lla vai jollakin muulla sovelluksella. Tekstitiedostosta (.txt) tuotavat tiedot on muotoiltava sarkainerotetuiksi riveiksi, jotka muodostavat sarakkeita.

Tiedoston tietojen vieminen

Voit tallentaa täytetyn PDF-lomakkeen tiedot muussa muodossa olevaan datatiedostoon seuraavasti:

  1. Avaa täytetty lomaketiedosto Acrobatilla.

  2. Valitse Kaikki työkalut -valikosta Valmistele lomake ja sitten vasemmalle esiin tulevasta paneelista AsetuksetVie tiedot.

  3. Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunasta tiedostotyyppi lomakkeen tietojen tallentamiseen. Vaihtoehtoina ovat FDF, XFDF, XML ja TXT. Valitse sitten sijainti ja tiedostonimi ja valitse Tallenna.

    Huomautus:

    Eräät tiedostomuodot ovat käytettävissä vain tietyntyyppisten PDF-lomakkeiden kanssa sen mukaan, miten lomake on luotu.

Vietyjen datatiedostojen yhdistäminen laskentataulukoksi

Voit kerätä tiedot lomakkeista, jotka eivät vielä kuulu tietojoukkoon, toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse Kaikki työkalut vasemman yläkulman yleispalkista ja sitten Valmistele lomake.

  2. Valitse Valmistele lomake -paneelista Asetukset > Yhdistä datatiedostot laskentataulukkoon.

  3. Valitse Vie tiedot useasta lomakkeesta -valintaikkunasta Lisää tiedostot.

    Vietyjen datatiedostojen yhdistäminen laskentataulukoksi

  4. Valitse Valitse lomakkeen tiedot sisältävä tiedosto -valintaikkunan Tiedostotyyppi-luettelosta tiedostomuoto (Acrobat-lomakkeen datatiedostot tai Kaikki tiedostot). Etsi ja valitse lomaketiedostot, jotka haluat yhdistää laskentataulukkoon, ja valitse Avaa.

  5. Lisää mahdolliset muissa sijainneissa olevat lomaketietotiedostot toistamalla edellinen vaihe.

  6. Valitse Vie, valitse sitten laskentataulukolle kansio ja tiedostonimi, ja napsauta Tallenna-painiketta.

Avaa laskentataulukkotiedosto napsauttamalla Viennin eteneminen -valintaikkunassa Näytä tiedosto nyt tai palaa Acrobatiin napsauttamalla Sulje valintaikkuna .

Huomautus:

Jos palautetut lomakkeet ovat vastaustiedostossa, vie tiedot laskentataulukkoon tehokkaammin käyttämällä PDF-portfolion vastaustiedoston siirtymäpaneelin Vie tiedot -painiketta.

Lomakkeiden seurannan käyttäminen

Voit hallita jaettuja tai vastaanotettuja lomakkeita Seuranta-toiminnolla. Sen avulla voit seurata vastauksia, muokata vastaustiedoston sijaintia, lisätä vastaanottajia, lähettää sähköpostia kaikille vastaanottajille ja katsella lomakevastauksia.

  1. Valitse Acrobatin aloitusnäkymästä Näytä kaikki työkalut. Valitse Muokkaa-osiosta Muokkaa PDF-tiedostoa.

  2. (Windows) Valitse hampurilaisvalikko vasemmasta yläkulmasta. Valitse sitten Lomakeasetukset > Seuraa

    (macOS) Valitse vasemmasta yläkulmasta Näytä > Seuranta.

  3. Laajenna Seuranta-valintaikkunasta Lomakkeet vasemmassa suunnistuspaneelissa.

  4. Valitse lomake ja suorita jokin seuraavista toiminnoista:

    • Jos haluat tarkastella kaikkia vastauksia, valitse Näytä vastaukset.

    • Jos haluat muuttaa vastaustiedoston sijaintia kohdassa Vastaustiedoston sijainti, valitse Muokkaa tiedoston sijaintia.

    • Jos haluat nähdä alkuperäisen lomakkeen, napsauta Avaa alkuperäinen lomake.

    • Voit lähettää lomakkeen useammille vastaanottajille valitsemalla Lisää vastaanottajia.

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?