Käyttöopas Peruuta

PDF-indeksien luominen

Hae
Adobe Acrobat

Adobe Acrobat

Avaa verkossa
  1. Acrobatin käyttöopas
  2. Acrobatin esittely
    1. Acrobatin käyttäminen tietokoneella, mobiililaitteella ja verkossa
    2. Esittelyssä Acrobatin uusi käyttökokemus
    3. Acrobatin uudet ominaisuudet
    4. Pikanäppäimet
    5. Järjestelmävaatimukset
  3. Työtila
    1. Perustietoja työtilasta
    2. PDF-tiedostojen avaaminen ja tarkasteleminen
      1. PDF-tiedostojen avaaminen
      2. PDF-tiedoston sivujen selaaminen
      3. PDF-tiedostojen asetusten tarkasteleminen
      4. PDF-näkymien mukauttaminen
      5. PDF-tiedostojen miniatyyrien esikatselun ottaminen käyttöön
      6. PDF-tiedoston näyttäminen selaimessa
    3. Verkkotallennustilien käyttäminen
      1. Boxissa olevien tiedostojen käyttäminen
      2. Dropboxissa olevien tiedostojen käyttäminen
      3. OneDrivessa olevien tiedostojen käyttäminen
      4. SharePointissa olevien tiedostojen käyttäminen
      5. Googe Drivessa olevien tiedostojen käyttäminen
    4. Acrobat ja macOS
    5. Acrobatin ilmoitukset
    6. Ruudukot, apulinjat ja mittaukset PDF-tiedostoissa
    7. Aasialaisilla kielillä, kyrillisin kirjaimin ja oikealta vasemmalle kirjoitettu teksti PDF-tiedostoissa
  4. PDF-tiedostojen luominen
    1. PDF-tiedostojen luonnin yleiskuvaus
    2. PDF-tiedostojen luominen Acrobatilla
    3. PDF-tiedostojen luominen PDFMakerilla
    4. Adobe PDF -tulostimen käyttäminen
    5. Web-sivujen muuntaminen PDF-muotoon
    6. PDF-dokumenttien luominen Acrobat Distillerillä
    7. Adobe PDF -muunnosasetukset
    8. PDF-kirjasimet
  5. PDF-tiedostojen muokkaaminen
    1. Tekstin muokkaaminen PDF-tiedostoissa
    2. Kuvien tai objektien muokkaaminen PDF-tiedostossa
    3. PDF-sivujen kääntäminen, siirtäminen, poistaminen ja numeroiminen uudelleen
    4. Skannattujen PDF-tiedostojen muokkaaminen
    5. Mobiililaitteen kameralla otettujen dokumenttikuvien parantaminen
    6. PDF-tiedostojen optimoiminen
    7. PDF-tiedoston ominaisuudet ja metatiedot
    8. Linkit ja liitteet PDF-tiedostoissa
    9. PDF-tasot
    10. Sivuminiatyyrit ja kirjanmerkit PDF-tiedostoissa
    11. Verkkosivuiksi muunnetut PDF-tiedostot
    12. PDF-tiedostojen määrittäminen esitettäväksi
    13. PDF-artikkelit
    14. Geospatiaaliset PDF-tiedostot
    15. Makrojen ja komentosarjojen käyttäminen PDF-tiedostoissa
    16. Oletuskirjasimen muuttaminen tekstin lisäämistä varten
    17. Sivujen poistaminen PDF-tiedostosta
  6. Skannaa ja suorita optinen tekstintunnistus
    1. Dokumenttien skannaaminen PDF-muotoon
    2. Dokumenteissa olevien valokuvien paranteleminen
    3. Skanneriin liittyvien ongelmien vianmääritys Acrobatilla skannattaessa
  7. Lomakkeet
    1. Perustietoja PDF-lomakkeista
    2. Lomakkeen luominen alusta lähtien Acrobatissa
    3. PDF-lomakkeiden luominen ja jakeleminen
    4. PDF-lomakkeiden täyttäminen
    5. PDF-lomakekentän ominaisuudet
    6. PDF-lomakkeiden täyttäminen ja allekirjoittaminen
    7. Toimintopainikkeiden määrittäminen PDF-lomakkeissa
    8. Vuorovaikutteisten PDF-Web-lomakkeiden julkaiseminen
    9. Perustietoja PDF-lomakekentistä
    10. PDF-viivakoodilomakekentät
    11. PDF-tiedoston lomaketietojen kerääminen ja hallinta
    12. Tietoja Lomakkeiden seurannasta
    13. PDF-lomakkeiden ohje
    14. PDF-lomakkeiden lähettäminen vastaanottajille käyttämällä sähköpostia tai sisäistä palvelinta
  8. Tiedostojen yhdistäminen
    1. Tiedostojen yhdistäminen yhdeksi PDF-tiedostoksi
    2. PDF-sivujen kääntäminen, siirtäminen, poistaminen ja numeroiminen uudelleen
    3. Ylä- ja alatunnisteiden sekä Bates-numeroinnin lisääminen PDF-tiedostoihin
    4. PDF-sivujen rajaaminen
    5. Vesileimojen lisääminen PDF-tiedostoihin
    6. Taustojen lisääminen PDF-tiedostoihin
    7. PDF-portfolion osatiedostojen käsitteleminen
    8. PDF-portfolioiden julkaiseminen ja jakaminen
    9. PDF-portfolioiden yleiskuvaus
    10. PDF-portfolioiden luominen ja mukauttaminen
  9. Jakaminen, tarkistukset ja kommentointi
    1. PDF-tiedostojen jakaminen ja seuraaminen verkossa
    2. Tekstin merkitseminen muokkauksilla
    3. PDF-tarkistuksen valmisteleminen
    4. PDF-tarkistuksen aloittaminen
    5. Jaettujen tarkistusten järjestäminen SharePoint- tai Office 365 -sivustoissa
    6. Osallistuminen PDF-tarkistukseen
    7. Kommenttien lisääminen PDF-tiedostoihin
    8. Leiman lisääminen PDF-tiedostoon
    9. Hyväksymisen työnkulut
    10. Kommenttien hallinta | näytä, vastaa, tulosta
    11. Kommenttien tuominen ja vieminen
    12. PDF-tarkistusten seuranta ja hallinta
  10. PDF-tiedostojen tallentaminen ja vieminen
    1. PDF-tiedostojen tallentaminen
    2. Muunna PDF-tiedosto Word-muotoon
    3. Muunna PDF-tiedosto PPTX-tiedostoksi
    4. Muunna PDF-tiedosto XLSX- tai XML-tiedostoksi
    5. Muunna PDF-tiedosto JPG-muotoon
    6. Muunna PDF-tiedosto PNG-muoto
    7. PDF-tiedostojen muuntaminen tai vieminen toiseen tiedostomuotoon
    8. Tiedostomuotovaihtoehdot PDF-tiedostoja vietäessä
    9. PDF-sisällön uudelleenkäyttäminen
  11. Suojaus
    1. PDF-tiedostojen lisäsuojausasetus
    2. PDF-dokumenttien suojaaminen salasanalla
    3. Digitaalisten tunnusten hallinta
    4. PDF-dokumenttien suojaaminen varmenteilla
    5. Suojattujen PDF-dokumenttien avaaminen
    6. Arkaluonteisen sisällön poistaminen PDF-tiedostoista
    7. PDF-tiedostojen suojauskäytäntöjen määrittäminen
    8. Suojausmenetelmän valitseminen PDF-tiedostoille
    9. Suojausvaroitukset PDF-tiedoston avautuessa
    10. PDF-tiedostojen suojaaminen Adobe Experience Managerilla
    11. Suojattu tila -toiminnon käyttäminen PDF-tiedostojen kanssa
    12. Acrobatin ja PDF-tiedostojen suojauksen yleiskuvaus
    13. PDF-tiedostojen JavaScript-komentosarjat suojausriskinä
    14. Liitteet tietoturvariskeinä
    15. PDF-tiedostoissa olevien linkkien salliminen tai estäminen
  12. Sähköiset allekirjoitukset
    1. PDF-dokumenttien allekirjoittaminen
    2. Allekirjoituksen kuvaaminen mobiililaitteella ja sen käyttö kaikkialla
    3. Dokumenttien lähettäminen sähköisesti allekirjoitettaviksi
    4. Luo verkkolomake
    5. Allekirjoitusten pyytäminen eränä
    6. Verkkomaksujen kerääminen
    7. Tilisi brändääminen
    8. Tietoja varmenteiden allekirjoituksista
    9. Sertifikaattipohjaiset allekirjoitukset
    10. Digitaalisten allekirjoitusten tarkistaminen
    11. Adoben hyväksytty luottamusluettelo
    12. Luotettujen henkilöllisyyksien hallinta
  13. Tulostaminen
    1. PDF-tulostuksen perustehtävät
    2. Kirjasen ja PDF-portfolioiden tulostaminen
    3. PDF-tulostuksen lisäasetukset
    4. Tulostaminen PDF-tiedostoon
    5. Värillisten PDF-tiedostojen tulostaminen (Acrobat Pro)
    6. PDF-tiedostojen tulostaminen mukautetun kokoisina
  14. Esteettömyys, tunnisteet ja uudelleenjuoksutus
    1. Esteettömien PDF-tiedostojen luominen ja esteettömyyden tarkistaminen
    2. PDF-tiedostojen esteettömyystoiminnot
    3. Lukemisjärjestys-työkalu PDF-tiedostoja varten
    4. Uudelleenjuoksutus- ja esteettömyysominaisuuksia sisältävien PDF-tiedostojen lukeminen
    5. Dokumentin rakenteen muokkaaminen Sisältö- ja Koodit-paneeleissa
    6. Esteettömien PDF-tiedostojen luominen
    7. Pilvipohjainen automaattinen merkintä
  15. Etsiminen ja hakemiston laatiminen
    1. PDF-indeksien luominen
    2. PDF-tiedostojen etsiminen
  16. Multimedia ja kolmiulotteiset mallit
    1. Äänen, videoiden ja vuorovaikutteisten objektien lisääminen PDF-tiedostoihin
    2. 3D-mallien lisääminen PDF-tiedostoihin (Acrobat Pro)
    3. PDF-tiedostojen sisältämien 3D-mallien näyttäminen
    4. 3D-mallien käsitteleminen
    5. PDF-tiedostojen 3D-objektien mittaaminen
    6. 3D-näkymien asettaminen PDF-tiedostoissa
    7. Kolmiulotteisen sisällön käyttöönotto PDF-tiedostoissa
    8. Multimedian lisääminen PDF-tiedostoihin
    9. 3D-rakenteiden kommentointi PDF-tiedostoissa
    10. PDF-tiedostoissa olevan video-, ääni- ja multimediasisällön toistaminen
    11. Kommenttien lisääminen videoihin
  17. Painatustyökalut (Acrobat Pro)
    1. Painatustyökalujen yleiskatsaus
    2. Tulostinmerkit ja hiusviivat
    3. Tulostuksen esikatselu
    4. Läpinäkyvien yhdistäminen
    5. Värinmuunnokset ja painovärien hallinta
    6. Värien lihotus
  18. Preflight (Acrobat Pro)
    1. PDF/X-, PDF/A- ja PDF/E-yhteensopivat tiedostot
    2. Preflight-profiilit
    3. Preflight-lisätarkastukset
    4. Preflight-raportit
    5. Preflight-tarkistuksen tulosten, objektien ja resurssien tarkasteleminen
    6. Tulostusperusteet PDF-tiedostoissa
    7. Ongelma-alueiden korjaaminen Preflight-työkalulla
    8. Dokumenttien analysoinnin automatisointi dropletien tai Preflight-makrojen avulla
    9. Dokumenttien analysointi Preflight-työkalulla
    10. Lisätarkastukset Preflight-työkalulla
    11. Preflight-kirjastot
    12. Preflight-muuttujat
  19. Värinhallinta
    1. Värien tasalaatuisuuden säilyttäminen
    2. Väriasetukset
    3. Dokumenttien värinhallinta
    4. Väriprofiilien käyttäminen
    5. Värinhallinnan toiminta

Ennen aloittamista

Otamme käyttöön uuden, entistä intuitiivisemman tuotekokemuksen. Jos tässä näkyvä näyttö ei vastaa tuotteen käyttöliittymää, valitse nykyisen käyttökokemuksen ohje.

Uudessa käyttökokemuksessa työkalut ilmestyvät näytön vasempaan reunaan.

PDF-tiedoston indeksin luominen ja hallinta

Voit nopeuttaa hakuprosesseja suuressa PDF-tiedostossa lisäämällä siihen indeksin, jossa luetellaan asiakirjassa mainitut sanat. Acrobat pystyy etsimään indeksistä paljon nopeammin kuin itse asiakirjasta. Indeksi lisätään kaikkiin PDF-tiedostosta tehtyihin kopioihin. Käyttäjät voivat hakea PDF-tiedostoista, joissa on hakemistoja samalla tavalla kuin PDF-tiedostoista, joissa ei ole upotettua indeksiä.

Indeksin lisääminen PDF-tiedostoon

  1. Valitse Lisää hakuindeksi Kaikki työkalut -valikosta.

    Se näyttää Muokkaa-työkalut vasemmassa ruudussa.

  2. Valitse Hakemisto-työkalupaneelista Hallitse upotettua indeksiä.

  3. Napsauta Hallitse upotettua indeksiä -valintaikkunassa Upota indeksi.

  4. Lue ilmestyvät viestit ja napsauta OK.

    Huomautus:

    Outlookissa ja Lotus Notesissa on mahdollisuus upottaa indeksi, kun sähköpostiviestejä tai -kansioita muunnetaan PDF-muotoon. Sisällyttäminen on erittäin suositeltavaa, jos kansioissa on paljon sähköpostiviestejä.

PDF-tiedostoon upotetun indeksin päivittäminen tai poistaminen

  1. Valitse Lisää hakuindeksi Kaikki työkalut -valikosta.

    Se näyttää Muokkaa-työkalut vasemmassa ruudussa.

  2. Valitse Hakemisto-työkalupaneelista Hallitse upotettua indeksiä.

  3. Valitse Päivitä indeksi tai Poista indeksi.

Tietoja Luettelo-toiminnosta (Acrobat Pro)

Voit määrittää tietyn ryhmän PDF-tiedostoja luetteloksi ja luoda koko tiedostoryhmälle yhteisen hakemiston. Kun käyttäjät etsivät tiettyjä tietoja luetteloiduista PDF-tiedostoista, hakemisto nopeuttaa etsintää.

Kun kokoelma jaetaan CD-levyllä, voit sisällyttää hakemiston PDF-tiedostojen mukaan.

Voit luetteloida dokumentteja, joissa käytetään roomalaisia, kiinalaisia, japanilaisia tai korealaisia merkkejä. Luetteloon voidaan liittää dokumentin tekstiä, kommentteja, kirjanmerkkejä, lomakekenttiä, koodimerkintöjä, objektien ja dokumentin metatietoja, liitteitä, dokumentin tietoja, digitaalisia allekirjoituksia, kuvan XIF-metatietoja (eXtended Image File) ja dokumentin mukautettuja ominaisuuksia.

PDF-tiedostojen valmisteleminen indeksointia varten (Acrobat Pro)

PDF-tiedostojen indeksointi aloitetaan luomalla kansio kokonaisille sellaisille PDF-tiedostoille, joissa on sähköisiä ominaisuuksia kuten linkkejä, kirjanmerkkejä ja hakukelpoista tekstiä. Varmista skannattujen asiakirjojen kohdalla, että teksti on haettavissa. On parempi jakaa pidemmät asiakirjat pienemmiksi kappaletiedostoiksi haun tehostamiseksi. Tietojen lisääminen asiakirjan ominaisuuksiin parantaa myös haettavuutta.

Ennen asiakirjakokoelman indeksointia tulee kiintolevylle tai verkon palvelimeen muodostaa asiakirjarakenne ja tarkistaa käyttöympäristöjen välillä käytettävien tiedostonimien kelpoisuus. Käyttöympäristöjen välillä käytettäviä tiedostonimiä saatetaan typistää, mikä vaikeuttaa niiden noutamista haussa. Noudata seuraavia ohjeita ongelman välttämiseksi:

  • Nimeä tiedostot, kansiot ja hakemistot MS-DOS®-tiedostojen nimeämissääntöjen mukaan (enintään kahdeksan merkkiä ja kolmen merkin pituinen tiedostotunniste) etenkin silloin, kun aiot toimittaa tiedostokokoelman ja hakemiston ISO 9660 -standardin mukaisesti alustetulla CD-levyllä.
  • Poista tiedostojen ja kansioiden nimistä erikoismerkit, kuten aksentteja sisältävät kirjaimet ja ei-englanninkieliset kirjaimet. (Luettelotoiminnon käyttämä kirjasin ei tue merkkikoodeja 133–159.)
  • Älä käytä pitkiä alikansiorakenteita tai yli 256 merkin pituisia polkunimiä indekseissä, joista on tarkoitus hakea Mac OS -järjestelmässä.
  • Jos käytät macOS-tietokonetta OS/2® LAN -palvelimen kanssa, määritä IBM® LAN Server Macintosh (LSM) käyttämään MS-DOS-tiedoston nimeämiskäytäntöjä tai laatimaan hakemisto vain FAT (File Allocation Table) -taltioista. (HPFS [high-performance File System] -taltiot voivat sisältää liian pitkiä tiedostonimiä.)
  • Jos asiakirjarakenne sisältää alikansioita, joita et halua indeksoitavan, ne voidaan jättää pois indeksointiprosessista.

Metatietojen lisääminen asiakirjan ominaisuuksiin (Acrobat Pro)

PDF-tiedoston hakemisesta voi tehdä helpompaa lisäämällä asiakirjan ominaisuuksiin metatiedoiksi kutsuttuja tietoja. (Voit tarkastella avoimena olevan PDF-tiedoston ominaisuuksia valitsemalla Tiedosto > Ominaisuudet ja valitsemalla sitten Kuvaus-välilehden.)

Kun lisäät tietoja asiakirjan ominaisuuksiin, muista seuraavat Adoben suositukset:

  • Käytä Otsikko-kentässä kuvaavaa otsikkoa. Asiakirjan tiedostonimen pitäisi näkyä Hakutulokset-valintaikkunassa.
  • Käytä aina samaa valintaa (kenttää) samankaltaiselle informaatiolle. Älä esimerkiksi lisää tärkeää termiä Aihe-kenttään joissakin asiakirjoissa ja Avainsanat-kenttään toisissa.
  • Käytä samoille tiedoille johdonmukaisesti yhtä termiä. Älä esimerkiksi kirjoita toisiin asiakirjoihin biologia ja toisiin luonnontiede.
  • Kirjoita Tekijä-kenttään asiakirjasta vastaavan ryhmän nimi. Esimerkiksi työntekijöiden palkkaamista käsittelevän asiakirjan tekijä voisi olla Henkilöstöosasto.
  • Jos asiakirjoille on annettu osanumerot, lisää ne avainsanoiksi. Lisää Avainsanat-kenttään esimerkiksi doc#=m234, jos asiakirjaan kuuluu useita satoja kappaleita sisältävään laajaan, tiettyä aihetta käsittelevien asiakirjojen kokoelmaan.
  • Luokittele asiakirjat tyypin mukaan käyttämällä Aihe- tai Avainsana-kenttää tai molempia. Voit esimerkiksi kirjoittaa yksittäisen asiakirjan Aihe-kenttään tilaraportti ja Avainsanat-kenttään kuukausittainen tai viikoittainen.
  • Jos olet jo osallistunut Adobe PDF -koulutukseen, osaat määrittää indeksiä luodessasi mukautettuja tietokenttiä, esimerkiksi Asiakirjan tyyppi, Asiakirjan numero ja Asiakirjan tunniste. Tätä menettelytapaa suositellaan vain edistyneille käyttäjille, ja sitä ei kuvata Acrobatin ohjeissa.

Hakemiston luominen kokoelmalle (Acrobat Pro)

Kun muodostat uutta hakemistoa, Acrobat luo .pdx-tunnisteella varustetun tiedoston ja uuden tukikansion, joka sisältää vähintään yhden .idx-tunnisteella varustetun tiedoston. IDX-tiedostot sisältävät hakemistomerkinnät. Käyttäjä tarvitsee kaikki nämä tiedostot etsiessään tietoja hakemistosta.

  1. Valitse Kaikki työkalut -valikosta Lisää hakuindeksi.

    Se näyttää Muokkaa-työkalut vasemmassa ruudussa.

  2. Valitse Hakemisto-paneelista Täysi teksti-indeksi luettelon kanssa.

  3. Valitse Luettelo-valintaikkunasta Uusi indeksi.

    Uusi indeksimääritys -valintaikkuna avautuu.

    Acrobatin uudet indeksimääritykset
    Uusi indeksimääritys -valintaikkuna

  4. Kirjoita Indeksin otsikko -ruutuun hakemistotiedoston nimi.

  5. Kirjoita Indeksin kuvaus -ruutuun muutama sana hakemiston tyypistä tai sen tarkoituksesta.

  6. Valitse Asetukset ja sen jälkeen valitse indeksissäsi käytettävät lisäasetukset. Kun olet tyytyväinen tulokseen, valitse OK.

    Acrobatin Asetukset-valintaikkuna
    Asetukset-valintaikkunassa voit määrittää uuden indeksin lisäasetukset.

  7. Valitse Sisällytä nämä hakemistot -kohdasta Lisää, valitse osan hakemiston PDF-tiedostoista tai ne kaikki sisältävä kansio ja valitse sitten OK. Voit lisätä kansioita toistamalla tämän vaiheen.

    Huomautus:

    Kansion sisältämät alikansiot sisällytetään hakemiston muodostukseen. Voit lisätä eri palvelimilla tai levyasemilla olevia kansioita, jos olet varma, ettet aio siirtää indeksiä tai asiakirjakokoelmaan kuuluvia asiakirjoja.

  8. Valitse Ohita nämä alihakemistot, napsauta Lisää ja valitse alikansio, joka sisältää PDF-tiedostoja, joita et halua sisällyttää hakemistoon. Valitse OK ja toista toimenpide tarvittaessa.

  9. Tarkista valinnat. Voit muuttaa sisällytettävien tai ohitettavien kansioiden luetteloa valitsemalla muutettavan kansion ja valitsemalla sitten Poista.

  10. Napsauta Muodosta ja määritä hakemistotiedoston sijainti. Valitse Tallenna ja toimi sitten seuraavasti:

    • Valitse Sulje, kun hakemiston muodostaminen on valmis.

    • Peruuta hakemiston muodostaminen valitsemalla Pysäytä.

    Huomautus:

    Jos pysäytät indeksointiprosessin, et voi jatkaa samaa indeksointi-istuntoa, mutta työtä ei kuitenkaan tarvitse tehdä uudelleen. Asetukset ja kansiovalinnat eivät katoa. Voit valita keskeneräisen hakemiston ja käsitellä sitä valitsemalla Avaa indeksitiedosto.

    Huomautus:

    Jos pitkät tiedostonimet näkyvät typistettyinä Sisällytä nämä hakemistot- ja Ohita nämä alikansiot -luetteloissa, vie osoitin kolmen pisteen (...) päälle, niin esiin tulee työkaluvihje, joka näyttää sisällytetyn tai ohitetun kansion täydellisen polkunimen.

Katso indeksointiasetukset

  • Älä sisällytä numeroita: Tällä asetuksella indeksistä voidaan sulkea pois kaikki asiakirjan tekstissä esiintyvät numerot. Numeroiden pois sulkeminen voi pienentää hakemistoa merkittävästi, mikä nopeuttaa hakemista.
  • Lisää tunnukset Adobe PDF v1.0 -tiedostoihin: Valitse tämä asetus, jos kokoelma sisältää PDF-tiedostoja, jotka on luotu ennen Acrobat 2.0:aa, joka ei lisännyt tunnusnumeroita niihin automaattisesti. Kun pitkiä macOS-tiedostonimiä käännetään MS-DOS®-tiedostonimiksi, niitä lyhennetään, mihin tarvitaan tunnusnumeroita. Acrobat 2.0 ja uudemmat lisäävät tunnukset automaattisesti.
  • Älä varoita muuttuneista asiakirjoista etsittäessä: Kun tätä asetusta ei ole valittu, näyttöön tulee ilmoitus, kun suoritat haun asiakirjoihin, jotka ovat muuttuneet indeksin viimeisimmän koontiversion jälkeen.
  • Mukautetut ominaisuudet: Tällä asetuksella indeksiin sisällytetään asiakirjojen mukautettuja ominaisuuksia. Vain PDF-asiakirjoissa ennestään olevat mukautetut ominaisuudet otetaan indeksoinnissa huomioon. Kirjoita ominaisuus, valitse haluamasi vaihtoehto Tyyppi-valikosta ja valitse sitten Lisää. Nämä ominaisuudet näkyvät hakuvaihtoehtoina Etsi PDF -ikkunan lisäehtojen ponnahdusvalikoissa, kun indeksistä etsitään tietoja. Voit esimerkiksi syöttää mukautetun ominaisuuden Asiakirjan nimi ja valita merkkijono-ominaisuuden Tyyppi-valikosta; tällöin hakemistossa haun suorittava käyttäjä voi hakea mukautetun ominaisuuden perusteella valitsemalla Käytä näitä lisäehtoja -valikosta Asiakirjan nimi -vaihtoehdon.
Huomautus:

Kun luot mukautettuja kenttiä Microsoft® Office -sovelluksella ja PDFMakerissa on valittu Muunna asiakirjan tiedot -asetus, kentät siirtyvät kaikkiin luomiisi PDF -tiedostoihin.  

  • XMP-kentät: Tällä asetuksella sisällytetään mukautettuja XMP-kenttiä. Mukautetut XMP-kentät indeksoidaan, ja ne näkyvät lisäehtojen ponnahdusvalikoissa, jotta niitä voidaan käyttää etsittäessä tietoja indekseistä.
  • Hukkasanat: tällä asetuksella määritetään sanat (enintään 500), jotka jätetään pois indeksin hakutuloksista. Kirjoita sanat, valitse Lisää ja toista toimenpide tarvittaessa. Sanojen jättäminen pois voi pienentää hakemistoa 10–15 prosentilla. Hukkasanassa voi olla jopa 128 merkkiä. Isot ja pienet kirjaimet erotellaan.
  • Rakennetunnisteet: Tällä asetuksella luodaan alempien tasojen merkintäsolmuja. Niitä voidaan käyttää etsittäessä tietoja asiakirjoista, joiden looginen rakenne merkitty tunnistein.
Huomautus:

Jotta käyttäjät eivät yrittäisi hakea näitä sanoja sisältäviä lauseita, voit luetella ne luettelon LueMinut-tiedostossa.

Huomautus:

Mukautetut ominaisuudet-, Hukkasanat- ja Tunnisteet-asetukset koskevat vain käsiteltävää indeksiä. Jos niiden täytyy koskea kaikkia luomiasi hakemistoja, muuta mukautettujen kenttien, hukkasanojen ja koodimerkintöjen oletusasetuksia Oletusarvot-valintaikkunan Luettelo-paneelissa.  

Luettelon LueMinut-tiedostot (Acrobat Pro)

On usein järkevää luoda erillinen LueMinut-tiedosto ja laittaa se samaan kansioon indeksin kanssa. LueMinut-tiedosto voi sisältää hakemistosta esimerkiksi seuraavat tiedot:

  • Hakemistoon kuuluvien dokumenttien tyyppi.

  • Käytettävissä olevat hakuvaihtoehdot.

  • Lisätietoja antavan henkilön nimi tai puhelinnumero.

  • Hakemistosta poistettujen numeroiden tai sanojen luettelo.

  • Niiden kansioiden luettelo, jotka sisältävät lähiverkkoperustaiseen hakemistoon sisältyviä dokumentteja, tai levyperustaiseen hakemistoon sisältyvien dokumenttien luettelo. Tiedostossa voi olla myös kunkin kansion tai dokumentin sisällön lyhyt kuvaus.

  • Kunkin asiakirjan kenttäarvojen luettelo, jos asiakirjan tietoihin kuuluvia kenttäarvoja on määritetty.

    Jos luettelossa on erittäin paljon dokumentteja, sinun kannattaa laatia taulukko, joka sisältää kuhunkin dokumenttiin liitetyt arvot. Taulukko voi olla osa LueMinut-tiedostoa tai erillinen dokumentti. Kun kehittelet hakemistoa, taulukko auttaa säilyttämään yhdenmukaisuuden.

Hakemiston muokkaaminen  (Acrobat Pro)

Voit päivittää, muodostaa uudelleen tai tyhjentää hakemiston.

  1. Valitse Lisää hakuindeksi 
    Kaikki työkalut -valikosta.

    Se näyttää Muokkaa-työkalut vasemmassa ruudussa.

  2. Valitse Indeksi-paneelista Täysi teksti-indeksi luettelon kanssa.

    Luettelo-valintaikkuna avautuu.

  3. Valitse Luettelo-valintaikkunasta Avaa indeksi.

  4. Etsi ja valitse indeksin määritystiedosto (PDX) ja napsauta Avaa.

  5. Tee haluamasi muutokset Indeksin määritystiedostot -valintaikkunassa ja valitse sitten toiminto, jonka haluat Acrobatin tekevän:

    • Muodosta: Luo uuden IDX-tiedoston, joka sisältää nykyiset tiedot ja päivittää sen lisäämällä uudet merkinnät ja merkitsemällä muutetut tai vanhentuneet merkinnät kelvottomiksi. Hakuajat voivat pidentyä, jos teet useita muutoksia tai käytät tätä vaihtoehtoa toistuvasti hakemiston luomisen sijaan.
    • Korvaa: Luo uuden hakemiston korvaamalla nykyisen indeksikansion ja sen sisällön (IDX-tiedostot).
    • Tyhjennä: Poistaa indeksin sisällön (IDX-tiedostot) mutta ei poista indeksitiedostoa (PDX).

Luettelon oletusarvot (Acrobat Pro)

Voit määrittää oletusarvoja, jotka koskevat kaikkia seuraavaksi luotavia hakemistoja. Osa oletusarvoista voidaan syrjäyttää hakemistoa luotaessa valitsemalla uudet asetukset.

Valitse Luettelo Asetukset-valintaikkunan Luokat -kohdasta. Monet asetuksista ovat samoja kuin hakemiston muodostamisen yhteydessä.

Huomautus:

Pakota ISO 9660 -yhteensopivuus kansiossa -vaihtoehto on hyödyllinen, kun et halua muuttaa PDF -tiedostojen pitkiä nimiä MS-DOS®-tiedostonimiksi valmistellessasi asiakirjaa indeksin muodostamista varten. Tästä huolimatta MS-DOS®-nimeämissääntöjä on noudatettava kansioiden nimissä (enintään merkkiä) mutta ei välttämättä tiedostojen nimissä.

Hakemistojen ajastettu päivittäminen  (Acrobat Pro)

Voit automatisoida indeksin muodostamisen, uudelleenmuodostuksen, päivittämisen ja tyhjentämisen käyttämällä Luettelo-toimintoa yhdessä PDX-luetteloeräajotiedoston (.Bpdx) kanssa. Tämä tiedosto sisältää indeksin hakemistotiedostojen poluista ja merkinnöistä. Voit ajoittaa näiden tehtävien automaattisen suorittamisen ajankohdan ja toistovälin käyttämällä ajoitussovellusta kuten Windows®-aikatauluttajaa. Voit tehdä tämän näyttämällä BPDX-tiedoston Acrobatissa, jolloin Acrobat luo hakemiston uudelleen BPDX-tiedostossa olevien merkintöjen mukaisesti.

Jos haluat käyttää BPDX-tiedostoja, siirry kohtaan Asetukset > Luettelo ja valitse sitten Salli luetteloeräajotiedostot (. Bpdx) uudelleen suoritettavaksi.

Kokoelmien ja niiden indeksien siirtäminen (Acrobat Pro)

Voit muodostaa dokumenttikokoelman ja hakemiston paikalliselle kiintolevylle, testata sen ja sitten siirtää sen verkon palvelimeen tai levylle. Hakemiston määritys sisältää suhteelliset polut hakemiston määritystiedostosta (PDX) kansioihin, jotka sisältävät hakemistoon kuuluvat dokumentit. Jos näitä suhteellisia polkuja ei muuteta, hakemistoa ei tarvitse muodostaa uudelleen dokumenttikokoelman siirtämisen jälkeen. Jos PDX-tiedosto ja hakemistoon kuuluvat dokumentit sisältävät alikansiot ovat samassa kansiossa, voit säilyttää suhteelliset polut yksinkertaisesti siirtämällä koko kansion.

Jos suhteellinen polku muuttuu asiakirjaindeksiä siirrettäessä, hakemisto on luotava uudelleen sen jälkeen, kun asiakirjaindeksi on siirretty. Voit silti käyttää alkuperäistä PDX-tiedostoa. Jos haluat käyttää tätä tiedostoa, siirrä ensin dokumentit, joista hakemisto on tehty. Kopioi sitten PDX-tiedosto kansioon, johon haluat indeksin luoda, ja muokkaa sisällytettävien ja ohitettavien kansioiden ja alikansioiden luetteloita tarvittaessa.

Jos hakemisto sijaitsee levyasemassa tai palvelimen levyllä, joka on erillään vastaavan dokumenttikokoelman kaikista osista, kokoelman tai hakemiston siirtäminen muuttaa hakemiston käyttökelvottomaksi. Jos aiot siirtää dokumenttikokoelman toiseen paikkaan verkossa tai CD-levylle, luo ja muodosta hakemisto samaan paikkaan kuin kokoelma.

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?

Pikalinkit

Näytä kaikki sopimuksesi Sopimusten hallinta
Näytä pikalinkit
Piilota pikalinkit

Lakisääteiset ilmoitukset    |    Online-tietosuojakäytäntö