Temel bir yönetilen dosya iş akışını anlama

Adobe InCopy LiveEdit Workflow eklentileri, tasarımcılar Adobe InDesign'da mizanpajları hazırlarken yazarların ve editörlerin de aynı zamanda InCopy'de kopya geliştirmesini sağlar. Bu iş akışı, ilişkili içerik parçalarını gruplandırmak için atamalar olarak adlandırılan kap dosyalarını ve InCopy ya da InDesign'da paylaşılan bir ağ üzerinden veya e-postayla dağıtılabilen sıkıştırılmış paketler halinde dosya paylaşmak ve güncelleştirmek için kullanılan dosya kilitleme ve bildirim araçlarını içerir.

Paylaşılan ağ iş akışında InDesign kullanıcıları metin ve grafikleri dosya sistemindeki paylaşılan bir konuma dışa aktarır, bu konumda dosyalar, içeriği yazacak ve düzenleyecek olan InCopy kullanıcıları için kullanılabilir duruma gelir. Seçilen metin çerçeveleri ve grafik çerçeveleri atamaya dışa aktarılır ya da ayrı InCopy dosyaları olarak dışa aktarılır, böylece yönetilen prosesin bir parçası olurlar ve InDesign belgesine bağlanırlar. Bu paylaşılan dosyalar yönetilen dosyalar olarak adlandırılır. Kullanıcılar yerel bir sunucudaki atama dosyasıyla ya da InDesign dosyasıyla çalışırken, ilişkili mizanpajda ya da içerikte yapılan değişiklikler o belgenin iş akışında yer alan tüm kullanıcılara bildirilir.

Birden fazla InCopy ya da InDesign kullanıcısı aynı içerik dosyasını aynı anda açabilir ve birden çok InCopy kullanıcısı aynı atama dosyasını aynı anda açabilir. Ancak aynı anda yalnız bir kullanıcı InCopy dosyasını düzenleme için teslim alabilir . Diğerleri dosyayı salt okunur olarak görüntüleyebilir. Yönetilen InCopy dosyasını teslim alan kullanıcı bu dosyayı paylaşılan sunucuya kaydederek ya da InDesign kullanıcısına geri döndürerek çalışmasını diğer kullanıcılarla paylaşabilir, ancak dosya yeniden teslim edilene kadar diğer kullanıcılar dosyada değişiklik yapamazlar. Bu sistem birden fazla kullanıcının aynı dosyaya erişmesini sağlar ancak kullanıcıların diğerlerinin çalışmalarının üstüne yazmasını önler.

Daha fazla bilgi için www.adobe.com/go/learn_liveedit_tr adresindeki InCopy LiveEdit Workflow kılavuzuna (PDF) bakın.

InCopy'de içerikle çalışma yolları

İçerik, bir ya da iki çerçeveye yayılmış metin gövdesi veya içe aktarılmış bir grafiktir. InCopy'de içerikle çalışmanın beş temel yolu vardır: atama dosyası açma, atama paketi açma, bağlı bir InCopy dosyasını açma, InCopy dosyalarına bağlanmış bir InDesign dosyasını açma ve içeriğin tamamını InCopy'de hazırlama.

InDesign'da oluşturulmuş atama dosyalarını açma

InDesign kullanıcıları atama dosyası oluşturabilir ve paylaşılacak içeriği belirleyebilirler. Bu yöntem InDesign kullanıcılarının ilgili bileşenleri (başlık, gövde, grafikler, resim yazıları ve benzer) ilişkilendirmesini ve yazma ve düzenleme için bunları farklı InCopy kullanıcılarına atamasını sağlar. InCopy kullanıcıları atama dosyasını açar ve yalnızca kendilerine atanan bileşenler üstünde çalışırlar. Canlı mizanpaj görünümü, InDesign belgesinin tamamını açmadan, düzenlenmiş kopyalarının InDesign mizanpajıyla ilişkisini gösterir. Ancak içerik değişirse InDesign kullanıcısı InCopy kullanıcılarına değişiklikleri bildirmek için atamaları güncelleştirmelidir. Atama dosyalarını bir sunucuda ya da atama paketleri yoluyla paylaşabilirsiniz.

Atama paketlerini açma

Atama paketleri iş akışı, özellikle tasarımcıların ve yazarların aynı projede çalıştıkları ancak yerel bir sunucuya erişimleri olmadığı durumlar için kullanışlıdır. Böyle durumlarda InDesign kullanıcısı bir veya daha fazla paket oluşturabilir ve sıkıştırılmış dosyaları atanmış InCopy kullanıcısına e-posta yoluyla gönderebilir. InCopy kullanıcıları atama paketlerini açabilir, içeriği düzenleyebilir ve daha sonra paketleri InDesign kullanıcısına geri döndürebilir, o da belgeyi güncelleştirebilir.

InDesign'dan dışa aktarılmış bağlı InCopy dosyalarını açma

Belirli iş akışlarında, InDesign kullanıcıları metin ve grafikleri atama dosyasında birlikte paketlemektense, ayrı dosyalar olarak dışarı aktarabilir. Birbiriyle ilgisi olmayan grafiklerle ya da metin gövdeleriyle çalışıyorsanız ayrı dosyalar dışa aktarmak kullanışlı olabilir. Ancak InCopy kullanıcıları içeriğin InDesign mizanpajına nasıl yerleştiğini göremezler.

Bağlı InCopy dosyalarına sahip InDesign belgelerini açma

Tüm sayfa öğelerini mizanpajın tamamının bağlamı içinde görmek için, InCopy kullanıcıları InDesign belgelerini InCopy'de açabilir ve düzenleyebilirler. Mizanpajın tamamını görmek önemliyse bu yaklaşım düzenlemek ve kopya sığdırmak için veya belgedeki öykülerin birkaçını değil çoğunu düzenlemek için kullanışlıdır. InCopy kullanıcısı öyküleri düzenledikten sonra InDesign kullanıcısı değişiklik yapılan dosyaların bağlarını güncelleştirebilir. InDesign kullanıcısı mizanpajı değiştirirse, InDesign belgesi kaydedildiğinde InCopy kullanıcısına bildirim gönderilir.

İçeriğin tamamını InCopy'de hazırlama

InCopy'de, bir InDesign dosyasıyla ilişkili olmayan içerik oluşturabilirsiniz. Bu bağımsız belgelerde metin yazabilir, font ve stil atayabilir ve metni geliştirmek için diğer uygulamalardan (örneğin Adobe Illustrator ve Adobe Photoshop) grafik içe aktarabilirsiniz. Gelecekteki XML kullanımı için ayrıca etiket de atayabilirsiniz. Bu yaklaşım, içeriğin tasarımdan öncelikli olduğu düzenleme iş akışında iyi bir seçenektir. Bağımsız InCopy belgeleri için ayrıca metin alanını, sayfa boyutunu ve yönlendirmesini ayarlayabilir ve değiştirebilirsiniz. Ancak öykü daha sonra bir InDesign belgesine bağlanırsa, InDesign ayarları InCopy'de kullanılan ayarları geçersiz kılar.

Yönetilen dosyalar

Dosyanın yönetilebilmesi için bir atama dosyasına eklenmesi, InDesign'dan InCopy içeriği olarak dışa aktarılması ya da InCopy içeriği olarak InDesign'a yerleştirilmesi gerekir. Yönetilen dosyalar hem içerik durumunu hem de sahipliği bildirir. Yönetilen dosyalarla şunları yapabilirsiniz:

• Dosya bütünlüğünü korumaya yardımcı olmak için öyküleri kilitleme ve kilitlerini açma.

• İlişkili InDesign mizanpajı güncelliğini yitirdiğinde InCopy kullanıcılarını bilgilendirme.

• Dosya üstünde çalışan kullanıcıyı tanımlama.

• InCopy içerik dosyası güncelliğini yitirdiğinde, birisi tarafından kullanılıyorken ya da düzenleme için kullanılabilir olduğunda kullanıcıları bilgilendirme. Bildirim yöntemleri uyarı mesajlarını, çerçeve simgelerini, Bağlantılar panelindeki durum simgelerini ve Atamalar panelindeki durum simgelerini içerir.

Salt okunur dosyalar

İçerik yönetilebilir olduktan sonra, içeriği teslim alan kişi haricinde, iş akışındaki tüm kullanıcılar için her zaman salt okunur olur. Kullanıcı içerik dosyasını teslim aldığında yazılım bir kilit dosyası (*.idlk) oluşturarak o kullanıcıya özel düzenleme denetimi verir. Salt okunur dosyalar aşağıdaki özelliklere sahiptir:

• InCopy kullanıcısı bunlardaki metni formatlayamaz. Ancak metne karakter ya da paragraf stilleri atanmışsa bir InDesign kullanıcısı o stillerin tanımı değiştirebilir, böylece dosya başka birine teslim alınmış olsa da metnin formatını da değiştirmiş olur. Bu stil tanımı değişiklikleri InDesign kullanıcısı dosyayı güncelleştirdikten sonra metne yansıtılır.

• Genelde, ne InCopy ne de InDesign kullanıcıları kilitli InCopy içeriğindeki, örneğin metin ve uygulanan stiller gibi nesneleri değiştiremezler. Karakter ve paragraf stilleri gibi bazı nesneler yalnızca içerik tarafından kullanılır. Örneğin kilitli içerikteki nesnelere bir karakter stilinin uygulanış şeklini değiştiremezsiniz, ancak karakter stilinin kendisini değiştirebilirsiniz, böylece metnin görünümünü de değiştirmiş olursunuz.

• InDesign kullanıcısı metnin kenar boşluklarını ve sütunlarını değiştirebilmenin yanı sıra öykünün kapladığı metin çerçevelerinin şeklini, konumunu ve sayısını da değiştirebilir.

• InDesign kullanıcısı grafiği teslim almadan grafik çerçevesinin geometrisini ve formatını değiştirebilir. InCopy kullanıcısı grafik çerçevesini ya da çerçevedeki herhangi bir formatı değiştiremez. Ancak hem InDesign hem de InCopy kullanıcıları grafiğin kendisinde değişiklik yapmak için (örneğin grafiği döndürmek veya ölçeklemek için) grafik çerçevesini teslim almak zorundadır.

Yönetilen dosyalarla çalışmak için en iyi yöntemler

En güncel içerikle çalıştığınızdan ve başka kişilerin çalışmalarının üzerine yazmadığınızdan emin olmak için aşağıdaki yöntemleri kullanın:

• Atama dosyalarını bir sunucuda ya da tüm ekip üyelerinin erişebildiği bir konumda depolayın. Ekip üyelerinin bir sunucuya erişimleri yoksa atama dosyaları oluşturabilir ve dağıtabilirsiniz.

• Atama oluştururken, atama dosyasının ve içeriğin yer alacağı özel bir klasör oluşturulur. Bu atama klasörlerini, atama ve içerik dosyalarını saklamak için kullanın. Bu klasörler paylaşılan dosyaların çalışma grubunda yönetilmesini basitleştirir ve kullanıcıların doğru dosyaları açmasını sağlar.

• InCopy'de, tek bir InCopy öyküsünü açmak yerine atama dosyasını açın. Bu şekilde Gale ve Mizanpaj görünümlerinde kopyanın sığmasına ve mizanpaja ilişkin bilgileri görebilirsiniz. Atama dosyalarını kullanmadan içerik dışa aktarırsanız, kopyanın sığmasına ve mizanpaja ilişkin bilgileri yalnızca InDesign dosyasını açarak görebilirsiniz.

• Atama dosyasını açtıktan hemen sonra bir InDesign belgesi açın ya da içeriği InDesign'da veya InCopy'de kontrol edin, çerçeve simgeleri göründüğünde bunları görebilmeniz için çerçeve kenarlarının gösterildiğinden emin olun (Görünüm > Ekler > Çerçeve Kenarlarını Göster).

• InDesign'da, iş akışından dosya kaldırmanız gerekiyorsa (örneğin üretim bitiş tarihi nedeniyle), bu dosyaların bağlarını kaldırabilir ya da atama paketini iptal edebilirsiniz.

Yönetilen dosya iş akışı örnekleri

InCopy ve InDesign arasında iş akışı yönetimini oluşturduğunuzda, tasarımcılar mizanpajı hazırlarken, yazarlar ve düzenleyiciler de aynı zamanda belgeleri yeniden yazabilir, genişletebilir ve düzenleyebilirler. Sık kullanılan iş akışları arasında yerel sunucudaki dosyaları yönetme, dosyaları e-posta paketleri yoluyla paylaşma ya da her iki yöntemin bir birleşimini kullanma yer alır.

Bu iş akışı mizanpaj geometrileri, stiller ve yer tutucu metin bulunan temel bir InDesign şablonunuz olduğunu varsayar. Mizanpaj geometrileri, sayfa boyutlarını ve metin ve grafik çerçevelerini içerir. InCopy bu öğeleri uygun kopya sığdırma bilgilerini göstermek için kullanır.

Yerel sunucu iş akışı

1. InDesign'da atamalar oluşturun ve bu atamalara içerik ekleyin.

Bu adım, dışa aktarılan metin ve grafikleri, InCopy kullanıcıları tarafından yazılabilir ve düzenlenebilir oldukları yönetilen prosese dahil eder.

2. Atama dosyalarını InCopy kullanıcılarının kullanabileceği şekle getirin.

Dosyaları tüm iş akışı kullanıcılarının erişebildiği bir sunucuya kaydedin.

3. InCopy'de atama dosyasını açın ve bir öyküyü ya da grafiği alıp düzenleyin.

InCopy'de, size atanmış içerik bulunan dosyalar Atamalar panelinde görünür. Dosyayı yerel sunucuya kaydettiğinizde değişiklikler dosya sistemine kaydedilir ve o belge (InDesign mizanpajı ya da belgedeki başka bir yönetilen içerik dosyası) üstünde çalışan herkes değişikliklere ilişkin bildirim alır. Bu kullanıcılar en son değişiklikleri görüntülemek için içeriği güncelleştirirler. Siz içeriği teslim edene kadar içerik teslim alınmış olarak kalır.

4. InDesign'da mizanpaj üstünde çalışın.

İçerik dosyalarının InCopy'de düzenlenmekte olup olmadığından bağımsız olarak, InDesign kullanıcıları belge mizanpajı üstünde çalışabilirler; belgeyi teslim almaları gerekmez. InCopy kullanıcısı teslim alınan belgeyi kaydettiğinde, InDesign kullanıcısı en son değişiklikleri görmek için mizanpajdaki içeriği güncelleştirebilir.

5. InCopy'de çalışmaya devam edin.

Düzenlemelerinizi tamamladığınızda içeriği teslim edin. Böylece diğer kullanıcılar içeriği teslim alabilir ve üstünde çalışabilirler. InDesign'da da bir kullanıcı mizanpajda aynı anda değişiklik yapıyorsa, çalışırken mizanpaj geometrisini güncelleştirebilir ve görüntüleyebilirsiniz.

6. InDesign'da tüm içeriğin teslim edildiğinden emin olun.

Yönetilen iş akışı, dosyaları kimin teslim aldığının bilinmesini sağlar. İçerik dosyaları teslim edildikten sonra, InDesign kullanıcıları mizanpaja son şeklini vermek için dosyaları teslim alabilir.

E-posta paketi iş akışı

1. InDesign'da atama paketleri oluşturun ve gönderin.

Atama paketleri oluşturun ve ilgili InCopy kullanıcılarına içerik atayın ve sonra paketleri InCopy kullanıcılarına gönderin. Paketlenen dosyalar, düzenleme çakışmalarını önlemek için otomatik olarak teslim alınır.

2. InCopy'de atama paketini açın ve bir öyküyü ya da grafiği teslim alıp düzenleyin.

E-postayla atama paketi alırsanız, InCopy'de açmak için paketi çift tıklatın. Dosyada yaptığınız değişiklikler yalnızca yerel olarak kaydedilir. Değişiklik yaptığınızda diğer kullanıcılar bilgilendirilmez.

3. InDesign'da mizanpaj üstünde çalışın.

İçerik dosyalarının paketli olup olmadığından bağımsız olarak, InDesign kullanıcıları belge mizanpajı üstünde çalışabilirler; belgeyi teslim almaları gerekmez. Mizanpajı ya da atamaları güncelleştirmeniz gerekirse, InCopy kullanıcılarına güncelleştirilmiş bir paket gönderebilirsiniz.

4. InCopy'de düzenlenen paketi geri gönderin.

Düzenlemelerinizi tamamladığınızda içeriği teslim edin ve değiştirilen paketi geri döndürün. Böylece diğer kullanıcılar içeriği teslim alabilir, en son sürümleri görüntüleyebilir ve dosya üstünde çalışabilirler.

5. InDesign'da tüm içeriğin teslim edildiğinden emin olun.

Yönetilen iş akışı, dosyaları kimin teslim aldığının bilinmesini sağlar. Atama paketleri geri döndürüldüğünde, atama paketlerindeki öyküler teslim edilir. InDesign kullanıcıları mizanpaja son şeklini vermek için dosyaları teslim alabilir.

Kullanıcı kimliğini girme

İş akışındaki tüm kullanıcıların bir kullanıcı adı vardır. Bu kimlik belli bir dosyayı kimin teslim aldığının bilinmesini ve diğer kullanıcıların bu bilgiye erişmesini sağlar. Bu bilgi ayrıca düzenlemek üzere dosya teslim almak için de gereklidir.

Belirlemiş olduğunuz bir kullanıcı adınız varsa ve bunu değiştirmek istiyorsanız, teslim aldığınız tüm içeriği teslim etmeniz gerekir. Aksi durumda, bir düzenleme oturumu sırasında kullanıcı kimliğini değiştirmek teslim aldığınız içeriği düzenlemenizi önler; içerik farklı bir adla size teslim alınacaktır.

Kullanıcı kimliği uygulamaya özeldir; tek bir kullanıcının uygulama başına birden fazla kullanıcı kimliği olamaz.

Bu yöntemi kullanarak kullanıcı adı belirtmeyi unutursanız, ilk iş akışı işleminizi gerçekleştirmeyi denediğinizde kullanıcı adı girmeniz istenir.

İş akışı simgeleri

Simgeler metin ve grafik çerçevelerinde, Atamalar panelinde ve öykü çubuğunda (yalnızca InCopy) görünebilir. Bağlantılar panelinde ve Atamalar panelinde yönetilen dosyanın yanında düzenleme durumu simgeleri görünür ve içerik durumunu bildirir. Simgeler, bağlı InCopy öyküsünün (Mizanpaj görünümünde InDesign ve InCopy) bulunduğu çerçevelerde görüntülenir. Bu simgeler içerik durumunu da bildirir ve yönetilen ve yönetilmeyen içeriğin birbirinden ayırt edilebilmesi için kullanılabilirler. İlgili araç ipuçları düzenleme durumunu ve sahipliği belirtir. Çerçeve simgelerini görüntülemek için InDesign'da ve InCopy'de (Görünüm > Ekler > Çerçeve Kenarlarını Göster) çerçeve kenarlarının gösterildiğinden emin olun.