Злиття даних

Панель Злиття даних в InDesign дає можливість створювати численні варіанти документа, поєднуючи файл джерела даних (CSV або TXT) із документом InDesign. Наприклад, за допомогою цієї функції можна швидко й точно створювати сотні різновидів листів, конвертів або поштових наклейок. Злиття даних також називають об’єднанням пошти.

Що для цього необхідно

Усе, що вам знадобиться для об’єднання даних – це файл джерела даних і цільовий документ. 

• Файл джерела даних містить інформацію, яка відрізняється на кожній ітерації цільового документа, наприклад імена та адреси одержувачів листа на бланку. Файл джерела даних складається з полів і записів. Поля – це групи конкретних даних (наприклад, назви компаній чи поштові індекси), а записи – це рядки повних наборів даних, що стосуються компанії (наприклад, назва й адреса компанії, місто, держава та поштовий індекс). Файл джерела даних може бути файлом із розділювальними комами (.csv), файлом із розділювальними символами табуляції (.txt) чи файлом із розділювальними крапками з комами, і елементи даних у ньому можуть бути розділено, відповідно, комами чи символами табуляції.

• Цільовий документ – це документ InDesign, який містить заповнювачі полів даних, а також весь шаблонний матеріал, текст та інші елементи, які залишаються незмінними в кожній ітерації фінального документа.

Фінальний документ – це кінцевий документ InDesign, який містить шаблонну інформацію із цільового документа, повторену стільки разів, скільки потрібно для розміщення кожного запису із джерела даних.

Панель «Злиття даних»

Панель злиття даних можна відкрити з меню «Вікно» > «Утиліти». На цій панелі відображається назва й тип кожного поля даних. Якщо ви вставили до свого документа поля даних, також відображаються номери сторінок із цими полями.

Основні етапи злиття даних

1. Складіть плани, щоб визначити поля даних, які використовуватимуться у вихідному та цільовому документах.

Визначте, як має виглядати фінальний документ, щоб знати, які поля необхідні для виконання злиття. Наприклад, у випадку створення поштової листівки, яка розсилатиметься клієнтам, можна застосувати такі поля даних:

<<Назва компанії>><<Адреса>><<Місто>>, <<Штат>><<Поштовий індекс>>

Електронна таблиця чи база даних може виглядати приблизно так:

2. Збережіть файл джерела даних — зазвичай файл електронної таблиці чи бази даних — як текстовий файл із розділювальними комами (.csv), з розділювальними символами табуляції (.txt) чи текстовий файл із розділювальними символами у вигляді крапки з комою.

Переконайтеся, що структура файлу джерела даних дозволяє включити в цільовий документ відповідні поля. Наприклад, верхній рядок електронної таблиці має містити імена полів, які застосовуватимуться в цільовому документі, як-от «Компанія» та «Адреса».

Детальну інформацію дивіться у розділі Відомості про файли джерела даних.

3. Створіть цільовий документ, що містить текст та інші елементи, які залишатимуться незмінними в кожній версії цільового документа.

Детальну інформацію дивіться у розділі Відомості про цільові документи.

4. За допомогою панелі «Злиття даних» виберіть джерело даних.

Детальну інформацію див. у розділі Вибір джерела даних.

5. Вставте в цільовий документ поля з панелі «Злиття даних».

Поля даних можна додавати або до сторінки документа, або до сторінки-шаблону. Якщо додавати поля до сторінки-шаблону, є додаткові можливості.

Детальну інформацію див. у розділах Вставлення полів даних і Додавання заповнення полів даних до сторінок-шаблонів.

6. Перегляньте записи, щоб переконатися, що цільовий документ виглядатиме належним чином.

Детальну інформацію див. у розділі Попередній перегляд записів у цільовому документі.

7. Об’єднання цільового документа з файлом джерела даних або експорт у PDF.

Детальну інформацію див. у розділі Злиття записів.

Відомості про файли джерела даних

Джерело даних зазвичай утворюється з програми електронних таблиць чи баз даних, але можна створити і власний файл джерела даних за допомогою InDesign чи будь-якого текстового редактора. Файли джерела даних слід зберігати в текстовому форматі з розділювальними комами (.csv), чи файлом із розділювальними символами табуляції (.txt), чи розділювальними крапками з комою. За додатковою інформацією щодо експорту в ці формати зверніться до керівництва користувача програми.

У текстовому файлі з розділювальними комами, символами табуляції чи крапками з комою записи розділюються знаками кінця абзацу, а поля — комами чи знаками табуляції. Файл джерела даних може містити також текст чи шляхи, які вказують на зображення на диску.

Приклад файлу джерела даних з розділювальними комами

Неможливо вставити розрив рядка всередині поля у файлі джерела даних. Якщо необхідно розділити поле між різними рядками, створіть два різних поля, наприклад <<Адреса1>> та <<Адреса2>>.

Можна вибрати пункт «Усунути порожні рядки для порожніх полів» під час об’єднання документа, щоб запобігти виникненню порожніх рядків. Однак якщо в рядку будуть будь-які символи, в тому числі пробіли, рядок не буде видалено.

Додавання полів зображень до файлу джерела даних

Додавши до файлу джерела даних поля зображень, можна дозволити, щоб на кожному злитому записі з’являлося нове зображення. Наприклад, під час злиття документів, що містять інформацію від різних компаній, можна включити у злиття зображення логотипу кожної із цих компаній.

Приклад посилання на зображення у файлі джерела даних

Про цільові документи

Створивши файл джерела даних, слід задати цільовий документ і вставити поля з файлу джерела даних. Цільовий документ має містити текст і графіку заповнювача поля даних, наприклад зображення, яке має з’являтися на кожній листівці. Ці поля можна буде можливо додати після того, як буде вибрано джерело даних.

При злитті даних InDesign створює новий документ, в якому поля замінені даними, наведеними у файлі джерела даних. Поля даних можна розмістити або на сторінці-шаблоні, або на сторінці документа.

Вибір джерела даних

Перш ніж вставити в цільовий документ поля, виділіть на панелі «Злиття даних» джерело даних. Для одного цільового документа можна виділити тільки один файл джерела даних.

Будь-які зміни, введені в джерело даних після завантаження виділених полів у панель "Злиття даних", не відображаються в цільовому документі, поки не буде оновлено джерело даних.

Вставлення полів даних

Після вибору джерела даних у панелі «Злиття даних» з’являється список імен полів. Ці імена співпадають з назвами стовпців у файлі джерела даних. Значки показують, чи є поле текстом, чи зображенням. При додаванні полів даних до документа вони замінюються заповненням, наприклад <<Компанія>>. Це заповнення можна виділити й відформатувати, як будь-який інший текст чи графіку.

Поле зображення можна присвоїти існуючому кадру, щоб створити плаваюче зображення. Якщо курсор розташований у текстовому кадрі, або коли при вставленні поля зображення виділяється текст, в якості вбудованого кадру вставляється маленький заповнювач. Розмір заповнювача зображення можна змінити, щоб визначити розмір приєднуваних зображень.

Після вставлення поля даних InDesign запам’ятовує відповідне джерело даних. Будь-які помилки у списку полів, наприклад помилки тексту, пусті поля чи непризначені типи файлів, мають бути виправлені в програмі джерела, після чого зміни мають бути оновлені за допомогою панелі «Злиття даних».

Вставлення в цільовий документ поля текстових даних

Заповнення текстових полів з'являється в цільовій програмі в подвійних кутових лапках (наприклад: <<Ім'я>>) з використанням поточних атрибутів форматування (як-от шрифту та розміру).

Вставлення в цільовий документ поля даних зображення

• Щоб вставити нове вбудоване графічне заповнення, перетягніть поле зображення в текстовий кадр чи встановіть курсор у текстовому кадрі та клацніть поле зображення.
• Щоб вставити нову плаваючу графіку, перетягніть поле зображення в порожній кадр чи в існуючий графічний кадр. Якщо перетягнути поле зображення в порожній кадр, він стане графічним кадром.
• Щоб вставити поле у згруповані елементи, клітинки таблиці чи вкладені елементи, перетягніть поле зображення на цільовий об’єкт.

  Заповнення поля зображення має вигляд кадру з ім'ям поля.

Додавання QR-коду

У злитий документ можна вбудувати QR-код. Нижче наведено різноманітні типи полів QR-коду, які можна додавати завдяки процесу злиття даних:

• Неформатований текст
• Веб-посилання
• Текстове повідомлення
• Адреса електронної пошти
• Візитна картка

Для створення QR-кодів записи даних у файлах .txt чи .csv, що використовуються як джерела даних, наводяться в такому форматі: # у назві стовпця:

• Звичайний текст: у стовпці QR-коду введіть текст у тому вигляді, у якому він є.
• Гіперпосилання на веб-сайт: URL:<url-адреса> (наприклад, «URL:http://www.google.com»)
• Текстове повідомлення: SMSTO:<номер телефону>:<повідомлення> (наприклад: «SMSTO:9818143551:Привіт»)
• Електронний лист: MATMSG:\nTo:<адреса електронної пошти> (наприклад: «MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Привіт;\nBODY:;;»)
• Візитна картка: BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Сміт;Джон\nFN:Джон Сміт\nORG:Adobe \nTITLE:Інженер\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Вул. ABC;Сієтл;Вашингтон;98101;США\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD"

Хоча записи даних можуть одночасно містити листи електронної пошти, SMS-повідомлення, гіперпосилання та звичайний текст. Щоб згенерувати QR-коди, дотримуйтеся таких вказівок:

Додавання заповнювачів даних полів до сторінок-шаблонів

Додавання на сторінки-шаблони заповнювачів полів даних дає переваги, яких не дає вставлення заповнювачів на сторінки документа.

• Фінальний документ, який утворюється внаслідок цього, містить на сторінках-шаблонах оригінальне заповнення, а на сторінках документа розташовані результати злиття.

• Фінальний документ залишається з’єднаним із джерелом даних, тому в разі введення змін у джерело даних можна оновити вміст фінального документа, вибравши команду «Оновити вміст у полях даних». Ця можливість є особливо цінною, коли у злитому документі змінюється макет, а потім потрібно додати нові дані з джерела даних.

• Параметри у діалоговому вікні "Створення злитого документа" такі ж самі, як ті, що використовуються в цільовому документі, тому можна швидко відтворити цільовий документ з таким самим виглядом. Також ці спільні параметри можна використати для створення ідентичного документа з іншим джерелом даних чи для створення нового документа з дещо зміненим макетом.

Розміщати поля даних на сторінках-шаблонах і сторінках документа не можна. Щоб забезпечити належне злиття, потрібно застосувати шаблон із полями даних до першої сторінки документа.

Оновлення, видалення чи заміна файлів джерела даних

• Щоб оновити файл джерела даних, відредагуйте і збережіть файл джерела даних у форматі з розділювальними комами чи знаками табуляції, а потім виберіть команду Оновити джерело даних з панелі «Злиття даних».

  Зміни будуть відображені в панелі «Злиття даних». Якщо ці зміни після оновлення не відображаються в документі, зніміть виділення параметра «Попередній перегляд», щоб вимкнути його, потім виділіть «Попередній перегляд» знов, щоб увімкнути його.

• Щоб усунути зв’язок із файлом джерела даних, виберіть команду «Видалити джерело даних» на панелі «Злиття даних».
• Щоб перейти до нового файлу джерела даних, виберіть команду «Вибрати джерело даних» на панелі «Злиття даних» і вкажіть новий файл джерела даних. InDesign може не розпізнати деяких полів. В такому разі найліпше було б видалити та повторно вставити поля заповнювачів.

Попередній перегляд записів у цільовому документі

Перш ніж проводити злиття цільового документа з файлом джерела даних, добре переглянути записи й переконатися в правильному відображенні даних у полях при злитті інформації. При попередньому перегляді записів на панелі «Злиття даних» відображаються дійсні дані з файлу джерела даних, а не заповнювачі полів. Наприклад, замість <<Компанія>> може з’явитися Adobe. За допомогою навігаційних кнопок на панелі "Злиття даних" можна переходити від одного запису до іншого.

Якщо з будь-яким записом виникнуть проблеми, як-от типографські помилки чи зайві пропуски, рекомендується відредагувати файл джерела в програмі, в якій він був створений. (Див. Відомості про файли джерела даних.)

Увімкнення та вимкнення попереднього перегляду

Після перемикання режимів перегляду деякі елементи можуть з’явитися чи виправитися самі по собі. Пам’ятайте про наступне:

• Заповнювачі замінюють зміст перегляду, коли параметр «Перегляд запису» не виділено. Якщо видаляється і зображення, і кадр, який його містить, або повністю видаляється текстовий рядок, то за вимкненого параметра «Перегляд записів» заповнення не з’являтимуться, оскільки вони також видаляються.

• Зміни в діалоговому вікні «Параметри розташування вмісту» не відображаються, поки не буде натиснуто кнопку «OK». Також, якщо виділено параметр «Перегляд запису», дані не відображатимуть оновлених налаштувань розташування, поки не зняти й знову не встановити виділення цього параметра.

• Якщо спробувати зберегти документ у режимі перегляду, буде видалено повідомлення з пропозицією закрити перед збереженням документа режим перегляду.

Редагування заповнювачів полів даних

При додаванні поля даних до документа текст заповнення для поля водиться із застосуванням атрибутів форматування (як-от шрифту та розміру), які діють в точці вставки. Тоді можна редагувати атрибути тексту заповнювача, щоб контролювати вигляд справжніх даних.

Установлення параметрів розташування вмісту

За допомогою діалогового вікна «Параметри розташування вмісту» задайте стандартні параметри для поточного документа чи для всіх майбутніх проектів злиття даних. Можна задати такі параметри, як спосіб розташування зображення, чи будуть зображення пов’язаними чи вбудованими, чи замінюватимуться порожні рядки порожніми полями, а також максимальну кількість записів для кожного злитого документа.

Злиття записів

Відформатувавши цільовий документ та вставивши поля з файлу джерела даних, можна перейти до офіційного злиття інформації з джерела даних з цільовим документом. Можна об’єднати записи з іншим документом InDesign або безпосередньо з PDF. Під час злиття InDesign створює новий документ або PDF на основі цільового документа і замінює в цільовому документі поля відповідною інформацією з файлу джерела даних.

Коли виконується злиття документа, що містить заповнювачі полів даних на сторінках-шаблонах, елементи цих сторінок-шаблонів копіюватимуться на сторінки-шаблони в новоствореному документі.

Злиття одного чи декількох записів

Якщо файл джерела даних вказує на якийсь непідтримуваний формат файлу чи відсутні зображення, може знадобитися виправити файл джерела даних, щоб виправити вказівку на якийсь файл підтримуваного формату, виправити шлях до відсутнього файлу чи просто перемістити цей файл у потрібну теку, щоб програма InDesign могла знайти і виявити його.

Обмеження на злиття декількох записів

Можна вибрати «Декілька записів», щоб створити декілька записів на одній сторінці. Наприклад, якщо виконується друк поштових етикеток, бажано друкувати на сторінці більш ніж одну етикетку. Порядок появи етикеток у злитій публікації залежить насамперед від параметрів макета. Нижче подається список обмежень, з якими можна зіткнутися при застосуванні параметра «Декілька записів»:

• Якщо поля даних з’являються на сторінці багатосторінкового документа або на кількох сторінках-шаблонах, злити кілька записів неможливо.

• "Злиття даних" дозволяє мати заповнювач лише одного розміру.

• Видалення запису в злитій публікації не призводить до потрапляння решти записів у порожній заповнювач.

Злиття у PDF-файл

Під час злиття у PDF-файл усі параметри будуть такими самими, як під час створення документа InDesign. Кінцеві файли PDF отримують переваги об’єктів «PDF XObjects» для статичних частин сторінки, створюючи ефективний PDF-документ зменшеного розміру.

Оновлення полів даних

Зливши документ із заповнювачами даних на сторінках-шаблонах, можна змінити шаблон злитого документа й водночас оновити значення полів даних у джерелі даних. Для оновлення полів даних зі збереженням шаблону документа скористайтеся функцією «Оновлення полів даних». Цей варіант наявний лише в злитому документі, в якому заповнення даних розташовані на сторінках-шаблонах.

Зміни, введені шляхом оновлення полів даних, з’являться у файлі журналу.

Звіт про витіснений текст

Звіт про переповнення текстових кадрів з'являється при встановленому параметрі «Звіт про переповнення текстових кадрів» у діалоговому вікні «Створення злитого документа», а також якщо одне або більше полів після злиття даних містять текст переповнення.

У цьому звіті у формі нумерованого списку відображаються всі випадки витіснення із зазначенням номера сторінки, на якій з’являється текст, кількості знаків/слів витіснення та фрагмента тексту витіснення.

Якщо під час створення фінального документа з’являється звіт, використовуйте звіт для виправлення витісненого вмісту. Наприклад, вам може знадобитися збільшити розмір текстового кадру, зменшити розмір шрифту чи редагувати текст.

Параметри розташування вмісту

Діалогове вікно «Параметри розташування вмісту» містить такі параметри:

Зберігає пропорції зображення, але масштабує зображення, щоб прилаштувати його до кадру (стандартне значення).

Масштабує зображення так, що його пропорції відповідають пропорціям кадру.

Зберігає розмір зображення, але змінює відповідно до нього розмір кадру.

Розміщує зображення з незмінним розміром у карді, вирівнюючи його за верхнім лівим кутом кадру. Якщо зображення завелике для кадру, воно обрізається.

Розміщує зображення таким чином, щоб воно заповнювало кадр по висоті чи по ширині, причому решта зображення обрізується.

Зображення автоматично припасовується в кадрі, ураховуючи вміст зображення й розмір кадру.

Застосовує наявний параметр встановлення окремих кадрів для кадрів зображень. Цей параметр корисний, коли потрібно вибрати вже наявний стиль кадру на кадрі призначення.

Суміщає центр зображення із центром кадру. Ця функція буде недоступною, якщо вибрано параметр «Припасування відповідно до вмісту».

Створює зв’язок або шлях файлу до файлу вихідного зображення. Якщо цей параметр не вибрати, всі дані зображення вбудовуються в документ InDesign.

Усуває знаки кінця абзацу, які вставляються замість порожніх полів. Це особливо корисно для розсилок із полем додаткової адреси. Цей параметр ігнорує м’які переноси. Якщо в рядку будуть будь-які символи, в тому числі пробіли, рядок не буде видалено.

Задає максимальну кількість записів для кожного злитого документа. Коли досягається це порогове значення, створюється новий документ. Цей документ містить стільки сторінок, скільки необхідно для записів, що не помістилися, під час злиття (не більше ліміту, установленого для записів). Цей параметр доступний, лише коли вибрано варіант «Один запис».

Задає максимальну кількість сторінок для кожного документа. При досягненні порогового значення створюється новий документ з кількістю сторінок, необхідною для вміщення решти записів, які зливаються (до граничної кількості сторінок). Цей параметр доступний, лише якщо під час злиття для параметра «Записів на сторінку документа» вибрано значення «Декілька записів».

Розділи за темою

• Експорт до Adobe PDF

Маєте запитання чи ідею?