Impostazione delle policy di protezione per file PDF

Nota:

per un elenco completo degli articoli sulla protezione, consultare Panoramica sulle funzioni di protezione in Acrobat e nei PDF.

Tipi di policy di protezione

Se si applicano spesso le stesse impostazioni di protezione a più PDF, è possibile salvare tali impostazioni in una policy riutilizzabile. L’utilizzo di policy di protezione consente di risparmiare tempo e di garantire una protezione più coerente del flusso di lavoro. La creazione di policy per la protezione tramite password e certificati consente di riutilizzare le stesse impostazioni di protezione per qualsiasi numero di PDF. Sono disponibili due tipi di policy di protezione:

  • Le policy organizzative basate su server risultano particolarmente utili se si desidera che altri utenti possano accedere ai PDF per un tempo limitato. Le policy di Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti) vengono memorizzate su un server. Per utilizzare tali policy, gli utenti devono avere accesso al server. La creazione di tali policy richiede la specifica dei destinatari del documento da un elenco su Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti). Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti) controlla l’accesso ai PDF e agli eventi di auditing come definito dalla policy di protezione. È possibile utilizzare Server Experience Manager - Moduli (Protezione documenti) se l’azienda ha acquistato il software e lo ha reso disponibile.

  • Le policy utente sono create e applicate da singoli utenti. Se si applicano le stesse impostazioni di protezione a vari documenti, è possibile risparmiare tempo creando una policy utente. Applicare quindi la policy utente ai documenti. Le policy utente per le password e i certificati a chiave pubblica sono archiviati sul computer locale. Con accesso a Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti), è possibile creare una policy utente memorizzata nel server dei moduli. La policy risulta disponibile solo per l’utente che l’ha creata.

Autenticare le policy organizzative

Oltre a riutilizzare le impostazioni di protezione, le policy memorizzate sul Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti) consentono di far scadere e revocare i documenti. È inoltre possibile controllare gli utenti che aprono i documenti protetti.

Adobe LiveCycleRights Management
Policy di  protezione

A. Le policy vengono memorizzate sul server. B. Le policy vengono applicate ad un documento PDF. C. Gli utenti possono aprire, modificare e stampare il documento solo se queste azioni sono consentite dalla policy applicata. 

L’impostazione delle policy di protezione basate su server comporta quattro fasi principali:

Configurare il server Adobe Experience Manager - Moduli

L’amministratore di sistema dell’azienda o gruppo in genere configura Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti), gestisce gli account e configura le policy organizzative. Per ulteriori informazioni sulla configurazione di Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti), consultare il sito Web di Adobe.

Pubblicazione di un documento con una policy di protezione

Un autore crea un documento PDF e applica una policy memorizzata sul Server Adobe Experience Manager - Moduli al PDF. Nel server vengono quindi generate una licenza e una chiave di cifratura univoca per il PDF. Successivamente in Acrobat la licenza viene incorporata nel PDF e cifrata mediante la chiave di cifratura. L’autore o l’amministratore può utilizzare la licenza per registrare e controllare il PDF.

Visualizzare un documento a cui è stata applicata una policy

Per aprire il PDF protetto in Acrobat, gli utenti devono autenticare la propria identità. Se all’utente viene concesso di accedere al PDF, il documento viene decifrato e si apre con le autorizzazioni specificate nella policy.

Amministrazione di eventi e modifica dell’accesso

Effettuando l’accesso a un account Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti), l’autore o l’amministratore può registrare gli eventi e modificare l’accesso ai PDF protetti tramite policy. Gli amministratori possono visualizzare tutti gli eventi di sistema e dei PDF, modificare le impostazioni di configurazione e l’accesso ai documenti protetti tramite policy.

Creare una policy di protezione utente

Le policy utente possono utilizzare password, certificati o Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti) per autenticare i documenti.

Le policy con password e certificati possono essere memorizzate nel computer locale. Le policy di protezione create utilizzando Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti) vengono memorizzate su un server. È possibile controllare le azioni e modificare le impostazioni di protezione in modo dinamico. È possibile utilizzare Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti) se l’azienda ha acquistato il software e lo ha reso disponibile.

Creare una policy password

  1. In Acrobat, scegliere Strumenti > Proteggi > Altre opzioni > Gestisci policy di protezione.

  2. Fare clic su Nuovo.
  3. Selezionare Usa password, quindi fare clic su Avanti.

  4. Digitare un nome e una descrizione per la policy. Effettuare una delle operazioni riportate di seguito, quindi fare clic su Avanti:
    • Deselezionare l’opzione Salva password con la policy se si desidera specificare le password e le restrizioni ogni volta che si applica la policy a un documento.

    • Per salvare le password e le impostazioni di restrizione con la policy, selezionare Salva password con la policy.

  5. Specificare un’impostazione di compatibilità e le opzioni per la password. Se è stata selezionata l’opzione Salva password con la policy, specificare la password e le restrizioni. Fare clic su OK.
  6. Verificare i dettagli della policy, quindi fare clic su Fine.

Creare una policy tramite certificato

  1. In Acrobat, scegliere Strumenti > Proteggi > Altre opzioni > Gestisci policy di protezione.

  2. Fare clic su Nuovo.
  3. Selezionare Usa certificati a chiave pubblica, quindi fare clic su Avanti.
  4. Digitare il nome e la descrizione della policy e specificare i componenti del documento da cifrare.

    È necessario che i certificati siano aggiornati e che l’uso della chiave consenta la cifratura.

  5. Determinare come applicare la policy:
    • Per creare una policy associata a singoli destinatari, non selezionare Richiedi destinatari durante l’applicazione della policy.

    • Per creare una policy associata a singoli documenti, selezionare Richiedi destinatari durante l’applicazione della policy.

  6. Dal menu, selezionare un algoritmo di cifratura compatibile con la versione di Acrobat dei destinatari, quindi fare clic su Avanti.
  7. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Se è stata selezionata l’opzione Richiedi destinatari durante l’applicazione della policy, verificare le impostazione della policy, quindi fare clic su Fine.

    • Se non è stata selezionata l’opzione Richiedi destinatari durante l’applicazione della policy, specificare i destinatari selezionando gli ID digitali (incluso il proprio ID digitale). Fare quindi clic su Avanti.

  8. Fare clic su Fine.

Creazione di policy per allegati file protetti

Per proteggere uno o più documenti è possibile incorporarli in una busta di protezione e inviarla come allegato e-mail. Questo metodo è utile se si desidera inviare un allegato protetto senza cifrare i file. È possibile incorporare i documenti come allegati in una busta di protezione, cifrare la busta di protezione e inviarla ai destinatari. Quando i destinatari aprono la busta di protezione, possono estrarre i file allegati e salvarli. I file salvati sono identici agli allegati originali e al salvataggio non risultano più cifrati.

Ad esempio, quando si inviano documenti riservati, inclusi file non PDF, si desidera che solo i destinatari vedano i documenti. È possibile incorporare i documenti come allegati in una busta di protezione, cifrare la busta e inviarla per e-mail. Chiunque potrà quindi aprire la busta, visualizzarne il frontespizio e persino l’elenco del contenuto. Tuttavia solo il destinatario sarà in grado di visualizzare gli allegati incorporati ed estrarli.

File allegati incorporati in buste di protezione per la trasmissione protetta
File allegati incorporati in buste di protezione per la trasmissione protetta

  1. Scegliere Strumenti > Proteggi > Altre opzioni > Crea busta di protezione.

  2. Fare clic su Aggiungi file da inviare, selezionare i documenti da allegare, quindi fare clic su Apri. Fare clic su Avanti.

  3. Selezionare un modello di busta e fare clic su Avanti.

  4. Selezionare un metodo di consegna e fare clic su Avanti.

  5. Se è stata creata una policy per la busta, selezionarla o selezionare Nuova policy. Attenersi quindi alla procedura di creazione della policy.

  6. Verificare le informazioni e fare clic su Fine.

  7. Per alcune policy verrà richiesto di digitare le informazioni da visualizzare nella busta. Immettere informazioni sufficienti per consentire ai destinatari di identificare il mittente della busta.
  8. Completare le informazioni di protezione (password, certificato o policy).
  9. Quando la busta viene visualizzata, digitare i nomi dei destinatari. Successivamente, fare clic sull’icona Salva o Invia per e-mail sulla barra degli strumenti.

    Se si fa clic sull’icona E-mail, verrà aperto il programma e-mail predefinito con la busta di protezione come allegato. Digitare l’indirizzo e-mail del destinatario, quindi inviare il messaggio e-mail.

Creare una policy di protezione utente con Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti)

Se si dispone dell’accesso a Protezione documenti Adobe Experience Manager, è possibile limitare l’accesso ai documenti e i Esperienza degli utenti registrati nel server. Quando si crea una policy utente utilizzando Server Adobe Experience Manager - Moduli, si viene reindirizzati alla pagina Web di Server Experience Manager - Moduli.

  1. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Per un PDF singolo o un PDF componente di un portfolio PDF, aprire il PDF.

    • Per un portfolio PDF, aprire il portfolio PDF e scegliere Vista > Portfolio > Frontespizio.

  2. Scegliere Strumenti > Proteggi > Altre opzioni > Gestisci policy di protezione

  3. Fare clic su Nuovo.
  4. Selezionare Utilizza il Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti), quindi fare clic su Avanti.

  5. Nella pagina Web di Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti), fare clic su Policy, quindi fare clic su Nuova.

  6. Digitare un nome e una descrizione, impostare il periodo di validità e le altre opzioni.
  7. Selezionare gli utenti o i gruppi, impostare le autorizzazioni e fare clic su OK.

  8. Specificare i componenti del documento che si desidera cifrare e indicare se si desidera inserire una filigrana.
  9. Al termine dell’operazione, fare clic su Salva nella parte superiore della pagina.

Applicare policy di protezione ai PDF

È possibile applicare a un PDF sia una policy utente che una policy organizzativa. Per applicare una policy server a un documento, accedere a Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti). Le policy di protezione di Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti) devono essere memorizzate su un server, ma non è necessario che sul server siano memorizzati anche i PDF cui si applicano tali policy. È possibile applicare policy ai PDF utilizzando Acrobat, sequenze batch lato server o altre applicazioni, ad esempio Microsoft Outlook.

Solo l’amministratore delle policy può modificare o rimuovere le policy organizzative.

Applicare una policy di protezione a un PDF

  1. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Per un PDF singolo o un PDF componente di un portfolio PDF, aprire il PDF.

    • Per un portfolio PDF, aprire il portfolio PDF e scegliere Vista > Portfolio > Frontespizio.

  2. Se si utilizza una policy per server, scegliere Strumenti > Proteggi > Altre opzioni > Gestisci policy di protezione. Selezionare una policy. Scegliere una delle policy di Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti) dall’elenco, quindi fare clic su Aggiorna.

    L’aggiornamento delle policy di protezione assicura di ottenere le policy server più aggiornate.

  3. Scegliere Strumenti > Proteggi > Altre opzioni > Gestisci policy di protezione. Selezionare una policy, quindi fare clic su Applica a documento.

Applicare una policy agli allegati in Outlook

È possibile inviare diversi tipi di file come allegati PDF protetti in Microsoft Outlook. Questa opzione è disponibile solo se Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti) è configurato e disponibile in Acrobat.

  1. In Outlook, scegliere Nuovo messaggio e-mail nella barra multifunzione principale.
  2. Fare clic sul pulsante Allega come Adobe PDF protetto  nella barra multifunzione Adobe PDF.
  3. Selezionare il file da allegare digitando il percorso del file o facendo clic su Sfoglia.
  4. Specificare la modalità di protezione del documento e fare clic su OK.

    Il file viene convertito in PDF e cifrato utilizzando il metodo di protezione selezionato.

  5. Completare il messaggio e-mail e fare clic su Invia.

Rimuovere una policy di protezione utente da un PDF

È possibile rimuovere una policy di protezione da un PDF se si dispone delle autorizzazioni appropriate. In generale, un proprietario di documento può rimuovere una policy di protezione da un PDF.

  1. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Per un PDF singolo o un PDF componente di un portfolio PDF, aprire il PDF.

    • Per un portfolio PDF, aprire il portfolio PDF e scegliere Vista > Portfolio > Frontespizio.

  2. Selezionare Strumenti > Proteggi > Altre opzioni > Rimuovi protezione.

Esportare le impostazioni di protezione

  1. In Acrobat, scegliere Modifica > Preferenze > Sicurezza > Esporta.

  2. Scegliere i gruppi di impostazioni che si desidera condividere e fare clic su OK.

  3. Esaminare e modificare le impostazioni di protezione in base alle esigenze, quindi fare clic su Esporta.
  4. Selezionare il metodo da utilizzare per cifrare le impostazioni di protezione, se desiderato, quindi fare clic su OK.

  5. Scegliere Destinatari e fare clic su OK due volte.

  6. Firmare il file.

Copiare, modificare o eliminare una policy

  1. Scegliere Strumenti > Proteggi > Altre opzioni > Gestisci policy di protezione.

  2. Dal menu Mostra, scegliere se si desidera visualizzare le policy organizzative, le policy utente create o tutte le policy a cui si ha accesso.
  3. Selezionare una policy, quindi applicare le opzioni desiderate:
    Nota:

    Le opzioni per modificare o eliminare le policy organizzative non sono disponibili se non si dispone dei diritti di amministratore per Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti). Le modifiche a tali policy possono essere apportate solo in Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti), che si apre automaticamente quando si seleziona un’opzione.

    Copia

    Utilizzato per creare una policy basata sulle impostazioni di una policy esistente.

    Modifica

    La modifica di una policy utente che è memorizzata su un computer locale ha effetto solo sui documenti a cui la policy viene applicata dopo la modifica. Per le policy utente memorizzate su un server, è possibile modificare le impostazioni relative alle autorizzazioni e altre opzioni. Questa opzione non è disponibile per le policy organizzative.

    Elimina

    Questa opzione di solito non è disponibile per le policy organizzative.

    Preferito

    Se questa opzione è selezionata, accanto alla policy viene visualizzata l’icona di una stella. Per rimuovere una policy dall’elenco delle policy preferite, fare nuovamente clic su Preferiti. È possibile applicare l’opzione Preferiti a più policy. Utilizzare questa opzione per rendere più agevole il recupero di una policy.

Revocare un PDF con policy

Per limitare l’accesso a un PDF protetto tramite policy che viene reso disponibile a un gruppo di utenti, è possibile revocare il documento.

  1. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Per un PDF singolo o un PDF componente all’interno di un portfolio PDF, aprire il PDF ed eseguire il login ad Adobe LiveCycle Rights Management ES.

    • Per un portfolio PDF, aprire il portfolio PDF, accedere a Server Adobe Experience Manager - Moduli (Protezione documenti), quindi scegliere Vista > Portfolio > Frontespizio.

  2. Scegliere Strumenti > Proteggi > Altre opzioni > Sicurezza documenti > Revoca

  3. Dal menu visualizzato nella pagina Web, scegliere un’opzione che spieghi il motivo della revoca del documento o digitare un messaggio. Se si sostituisce il documento revocato, digitare l’URL del nuovo documento.
  4. Fare clic su OK per salvare le modifiche.

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