自定义工作流程设计器用于创建工作流程模板，这些模板可预定义协议组成和签名流程，从而满足您的特定业务需求。用户可以使用一个直观的界面设计工作流程模板，通过该界面可以轻松指定参与者的特征（包括预定义名称、角色和路由）；协议中要包含的文档；发件人要预先填写的表单字段；向参与者发送的电子邮件；协议到期日期或密码选项等。

发件人在使用工作流程模板时，系统会指导他们完成协议创建流程，其中包含自定义说明及各种字段，进而让发送流程变得更加简便好用，不易出错。

根据帐户/组设置，所有用户均可以创建供个人使用的工作流程，也可以与其组共享工作流程。

管理员可以在组级别构建和共享模板。
- 帐户级别管理员可以在整个组织内共享工作流程。
可以授权非管理员用户开发他们自己的工作流程，并可以选择与他们所属的组共享工作流程。

可以从管理页面访问由工作流程创建的协议的历史记录和审核报告。

如果协议仍在处理中，您可以添加提醒并执行其他协议相关的任务。

登录后，在主屏幕的顶部菜单中选择“工作流程”。

签名/审批和管理工作流程生成的协议

工作流程生成的协议与通过同一组发送的任何其他协议完全相同。

签名者和审批者可以使用“请签名/请审批”电子邮件中的链接完成签名，如果他们是受信任帐户中的注册 Acrobat Sign 用户，则可以在各自的管理页面完成签名。

发件人可以使用以上所有相同的选项在其管理页面管理协议。

报告和数据导出会将此协议视为与任何其他手动创建的协议相同。

配置

可用性：

自定义发送工作流程环境仅适用于企业许可计划。

配置范围：

影响自定义发送工作流程的控件可以在帐户和组级别访问。

启用最新的工作流程体验可使工作流程更接近于手动发送流程的功能。

使用此选项启用的功能：

可重排版页面
为一个或多个收件人使用数字签名
配置收件人以使用高级身份验证
在发送过程中配置收件人组
在发送过程中附加来自所有已启用源的文档

要启用最新体验，请导航到以下位置：帐户设置 > 发送设置 > 自定义工作流程控件

高级身份验证

在工作流程设计器人员，任何已启用的身份验证方法都显示在收件人对象中。

身份验证方法显示为复选框，这样可在工作流设计中允许发件人的选项。

如果在设计器中选中了多个选项，则在发送流程中这些选项还将可用于发件人。

收件人组

可以将设计器中的收件人对象指定为收件人组。这允许发件人使用其通讯簿中可重复使用的收件人组或临时收件人组来标识允许执行该签名步骤的一系列电子邮件地址。

例如，如果您需要三个经理中的一个经理进行会签，则可以添加一个包含全部三个电子邮件的收件人组。当签名周期轮到该收件人组时，所有三个经理都会收到通知，但只需其中一个经理完成签名操作。

在工作流中使用可重复使用的收件人组时，必须首先创建收件人，并且必须在工作流的可用范围内对用户可用。这意味着，如果工作流程适用于整个组织，则收件人组还必须适用于整个组织。

要添加可重复使用的收件人组，请选择添加收件人组按钮以打开组选择器弹出窗口。

仅具有兼容用户权限的收件人组可用。
- 整个帐户都可以访问的自定义工作流程只能使用帐户管理的收件人组
- 整个组都可以访问的自定义工作流程可以使用组和帐户管理的收件人组
- 可由个人用户访问的自定义工作流程可使用用户、组和帐户管理的收件人组
使用模板发送协议时，将自动插入可重复使用的收件人组的名称作为组名称。
如果将收件人配置为收件人组，则当使用模板发送协议时，收件人不再可编辑。
无法对可重复使用的收件人组的成员执行编辑、删除或添加操作。
配置收件人组后，即使未将收件人标记为必需，也无法从签名工作流程中删除该收件人。

突出显示了“添加收件人组”按钮的收件人配置面板。包括收件人组选择器窗口和生成的“发送”页面

临时收件人组是在自定义工作流程收件人定义中创建的，专门用于描述一个工作流程中的收件人。没有在任何其他流程中保存或重复使用它们的选项。

要配置临时收件人组，请执行以下操作：

将收件人组成员的电子邮件地址输入收件人字段，使用逗号进行分隔。
请查看标记为收件人组复选框。
- 当发件人使用工作流程开始协议时，系统将自动插入组名称。组名称包含一个前缀，将该名称标识为自动生成，后跟字符串“收件人组 X”，其中 X 是从 1 开始的递增数字，随添加的收件人组数量而增加。
- 如果收件人配置为可编辑，则发件人可以编辑组名称、删除任何预填充的成员、并根据需要添加新成员。

选中了“标记为收件人组”的工作流程设计器和列出了收件人组成员的生成的“发送”页面

文件附件

在发送过程中，可以从任何已启用的 Acrobat Sign 源附加文档。

注意:

将 Acrobat Sign 模板附加到工作流时，用户将仅看到已分配至与工作流相同组的模板和已分配至组织的模板（帐户级别模板）。这是由于工作流程与组的（一对一）关系。（事实上，帐户级模板由所有组继承。）

这与具有多个组成员身份的用户（一对多）查看其模板库时的体验不同。由于用户有权访问各个组，因此他们可以查看与所有组相关的所有模板。
对于在范围内仅限于一个组的工作流，情况并非如此。

“新”设置下的用户体验已更新为现代版可重排版设计，如“发送”页面。

旧版体验中收件人列表右侧的说明已移至可折叠窗口的页面顶部。

模板定义的字段分配

模板定义的字段分配将工作流程设计器中定义的收件人列表与您创作表单上的相应字段分配紧密关联。

用例示例：

（客户）签名者先签名
- （可选）共同签名者可以第二个签名
销售代表应用内部会签

传统来看，根据在发送页面上将收件人编入索引的方式，此方法需要两个表单：

一个表单用于单个签名者方案，将内部会签指定为第二个签名者索引
一个表单用于共同签名者方案，其中共同签名者是第二个签名者索引，会签是第三个签名者索引

在“模板定义”规则结构下，您可以构建一个完全启用的表单，并定义所有可能的收件人字段。

强制执行收件人签名者索引（如工作流程设计器中的定义所示），而不考虑在发送协议时分配给任何已省略（可选）收件人的任何字段。

因此在上面的用例中，共同签名者始终是签名者索引 2，但如果在发送协议时未包括共同签名者，则将忽略那些 signer2 字段，而会签者（签名者索引 3）将仍只能访问 signer3 字段。

可通过导航到以下位置来启用此新功能：帐户设置 > 发送设置 > 自定义工作流程控件 > 启用模板定义的签名布局

注意:

启用模板定义的签名布局功能将会禁用在发送过程中创作协议的选项。

了解收件人与字段之间的关系

协议中涉及的每个收件人都分配有一个签名者索引号。在将收件人与他们可以添加内容的字段（例如签名字段）相关联时需要使用此索引号。

收件人可根据发送页面上的堆栈顺序获取其索引号。位于堆栈顶部的收件人为 1，下一个收件人为 2，依此类推。当将协议配置为“按顺序完成”时，会显示此索引号，而在将工作流程配置为“按任意顺序完成”时，仍会显示此索引号。

在工作流程设计器中构建收件人流程时，将按照规则分配签名者索引：

从上到下
- 从左至右

在下面的示例中，签名者和共同签名者均位于堆栈的顶部。

“签名者”是位于顶部最左侧的收件人，因此将其指定为索引 1
“共同签名者”也位于顶部，但在签名者的右侧，因此将其指定为索引 2

在这个用例中，不分实体签名的先后顺序，因此它们会被插入并行签名流程中。但是，需要严格实施签名索引，以确保签名者将其内容应用于正确的“签名者”字段，并且共同签名者只能访问其分配的“共同签名者”字段。

签名者和共同签名者完成签名后，由排在第三位的“销售代表”签名。

销售代表应用会签后，将请求执行第四步“执行批准”。

注意:

将收件人取名为“签名者”、“共同签名者”、“销售代表”等。但这与字段分配无关。这些姓名只是管理员定义的标签，用于区分工作流程模板中的用户。

上述设计器收件人流程将会生成发送页面模板，如下所示。

（在发送页面中，虽然未显示索引号，但堆栈顺序十分明显。）

在编辑包含字段的表单时，会以显式的方式将每个字段分配给签名索引（暂时忽略“任何人”字段）。

在 Acrobat Sign 创作环境中，可通过选择参与者并为该参与者置入字段来完成此操作。

系统会对每个参与者进行着色，以便从视觉上区分为每个参与者分配的字段。

如果使用文本标签，则标签本身会提供一个参数（例如：signer1），用于将字段指定给签名者索引。

要选择配置工作流程，必须启用该功能。

导航至帐户设置 > 全局设置 > 自定义发送工作流程，然后启用启用管理员的工作流程设计器。

启用该选项后，所有帐户和组级别管理员都有权访问各自管理员菜单中的工作流程设计器。

组级别管理员可以为他们具有管理权限的组创建工作流程。
帐户级别管理员可以为任何组创建工作流程，并可以创建组织范围内的工作流程。

如果启用此设置，选择工作流程选项卡后，自定义工作流程选项可用。
如果禁用此设置，自定义工作流程选项不可用。

要启用“创建具有‘仅自己’使用范围的工作流程”的选项，则必须为所有用户启用工作流程设计器。如果未为所有用户启用该选项，则工作流程只能与组或整个组织关联。

导航至帐户设置 > 全局设置 > 自定义发送工作流程，然后启用为所有用户启用工作流程设计器访问权限。

如果启用此设置，选择工作流程选项卡后，自定义工作流程选项可用。
如果禁用此设置，自定义工作流程选项不可用。

默认情况下，非管理员用户只能创建供自己使用的工作流程，无权与其组共享工作流程。

但是，用户可以在帐户或组级别与其组共享工作流程。

导航至帐户设置 > 全局设置 > 自定义发送工作流程，然后启用允许与其群组任何人员共享用户创建的工作流程。

如果启用此设置，用户会看到“组选择器”下拉框选项，以指定谁可以使用此工作流程。
如果禁用此设置，则不会在界面中显示组选择器下拉选项。

如果帐户希望为其所有文档强制执行特定的工作流程，并将发送过程简化为以最低用户输入量发送，则可以完全定义其所有文档工作流程，并完全限制用户进行临时发送。

使用“多个群组中的用户”的帐户可以在组级别设置中扩展可配置选项，从而确保严格执行正确的签名选项和通知流程。

要限制用户仅使用批准的工作流程发送，请导航至帐户设置 > 全局设置 > 自定义发送工作流程并勾选启用仅使用工作流程发送协议。

常见问题的错误报告

由于在最新体验中改进了控件和安全性，旧版工作流程体验的某些元素将在新界面下产生错误。已额外实施了错误陷阱，以便在遇到这些错误时能够更清楚地显示它们，并对其加以说明。

如果将帐户配置为使用“现代版发送”体验，并且启动了有问题的工作流程，则会向用户显示指示错误的红色横幅：

如果默认情况下仍将帐户配置为使用经典版体验，则工作流程可能会继续按照这些规则运行。

现代版体验会显示检测到的错误。

如果发现多个问题，则会列出检测到的所有错误。

要想工作流程在新界面规则集下正常工作，管理员必须编辑工作流程并更正检测到的问题：

在经典版规则集下，电子邮件字符串可能会出现格式错误或分隔不当问题（例如，使用空格和逗号分隔）。

出现此错误时，管理员应检查：

抄送电子邮件分隔是否正确

任何定义的收件人电子邮件字符串，以确保其构造正确无误
- （例如， name@domain.tld）
- 现代版体验接受逗号或分号

现代版体验需要在工作流程设计器的文档页面上为所有文档标题提供唯一值。

有关此错误的其他详细信息，请查看此处

在设计工作流程时，管理员可以附加具有有限访问范围的文档模板。

如果超出此范围的用户尝试加载工作流程，则会无法附加文档并会触发安全违规。

例如，管理员可以创建一个新文档模板，其中包含将访问权限限制为仅限所有者的属性。由于管理员是所有者，因此他们可以将该文档附加到工作流程。

系统的任何其他用户都不是所有者，因此他们不属于文档的范围。

当提示出现此错误时，管理员将需要调整所附加文档模板的属性。

有关查看和调整模板属性的步骤，请查看此处

与自定义发送工作流程相关的其他内容：

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自定义发送工作流程的概述和配置

自定义工作流程概述