用户指南 取消(C)

自定义发送工作流程的概述和配置

 

Adobe Acrobat Sign 指南

新增功能

  1. 预发行说明
  2. 发行说明
  3. 重要通知

快速入门

  1. 管理员快速入门指南
  2. 用户快速入门指南
  3. 针对开发人员
  4. 视频教程库
  5. 常见问题

管理

  1. Admin Console 概述
  2. 用户管理
    1. 添加一名用户
    2. 批量添加用户
    3. 从目录添加用户
    4. 从 MS Azure Active Directory 添加用户
    5. 创建以功能为中心的用户
      1. 技术帐户 - API 驱动
      2. 服务帐户 - 手动驱动
    6. 检查是否有用户存在配置错误
    7. 更改姓名/电子邮件地址
    8. 编辑用户的组成员资格
    9. 通过组界面编辑用户的组成员资格
    10. 将用户提升为管理员角色
    11. 用户身份类型和 SSO
    12. 切换用户标识
    13. 使用 MS Azure 对用户进行身份验证
    14. 使用 Google 联合身份验证对用户进行身份验证
    15. 产品配置文件
    16. 登录体验
  3. 帐户/组设置
    1. 设置概述
    2. 全局设置
      1. 帐户级别和 ID
      2. 自签名工作流
      3. 批量发送
      4. Web 表单
      5. 自定义发送工作流程
      6. Power Automate 工作流程
      7. 库文档
      8. 收集包含协议的表单数据
      9. 有限文件可见性
      10. 附加已签名协议的 PDF 副本
      11. 在电子邮件中包含链接
      12. 在电子邮件中包含图像
      13. 附加至电子邮件的文件将命名为
      14. 将审核报告附加到文档
      15. 将多个文档合并为一个
      16. 下载单个文档
      17. 上传签名文档
      18. 我的账户中的用户委托
      19. 允许外部收件人委派
      20. 授权签名
      21. 授权发送
      22. 授权添加电子密封
      23. 设置默认时区
      24. 设置默认日期格式
      25. 位于多个组的用户 (UMG)
        1. 升级以使用 UMG
      26. 组管理员权限
      27. 替换接收者
      28. 审核报告
        1. 概述
        2. 允许在事务验证页面上进行未经身份验证的访问
        3. 包含提醒
        4. 包含查看事件
        5. 包含协议页面/附件计数
      29. 在产品消息发送和指南中
      30. 可访问的 PDF
      31. 新版“编辑”体验
      32. 医疗保健客户
    3. 帐户设置
      1. 添加标志
      2. 自定义公司主机名/URL
      3. 添加公司名称
      4. 发布协议 URL 重定向
    4. 签名首选项
      1. 格式精美的签名
      2. 允许收件人签名的方式
      3. 签名者可以更改其姓名
      4. 允许接收者使用其保存的签名
      5. 自定义使用条款和消费者信息披露条款
      6. 在表单字段中导航收件人
      7. 拒绝签名
      8. 允许图章工作流
      9. 要求签名者提供其职务或公司
      10. 允许签名者打印并置入书面签名
      11. 进行电子签名时显示消息
      12. 需要签名者使用移动设备创建其签名
      13. 请求签名者的 IP 地址
      14. 从参与者图章中排除公司名称和职务
    5. 数字签名
      1. 概述
      2. 下载并使用 Acrobat 签名
      3. 使用云签名进行签名
      4. 包括身份提供商的元数据
      5. 受限的云签名提供商
    6. 电子签章
    7. 数字身份
      1. 数字身份网关
      2. 身份检查策略
    8. 报告设置
      1. 新版报告体验
      2. 经典报告设置
    9. 安全设置
      1. 单点登录设置
      2. 记住我设置
      3. 登录密码政策
      4. 登录密码强度
      5. Web 会话持续时间
      6. PDF 加密类型
      7. API
      8. 用户和组信息访问
      9. 允许的 IP 范围
      10. 帐户共享
      11. 帐户共享权限
      12. 协议共享控件
      13. 签名者身份验证
      14. 协议签名密码
      15. 文档密码强度
      16. 按地理位置屏蔽签名者
      17. 手机身份验证
      18. 基于知识的身份验证 (KBA)
      19. 允许页面提取
      20. 文档链接过期
      21. 上传用于 Webhook/回调的客户端证书
      22. 时间戳
    10. 发送设置
      1. 登录后显示“发送”页面
      2. 发送时需要收件人姓名
      3. 锁定已知用户的名称值
      4. 允许的收件人角色
      5. 收件人组
      6. 必填字段
      7. 附加文件
      8. 字段拼合
      9. 修改协议
      10. 协议名称
      11. 语言
      12. 私人消息
      13. 允许的签名类型
      14. 提醒
      15. 已签名文档的密码保护
      16. 通过以下方式发送协议通知
      17. 签名者身份识别选项
        1. 概述
        2. 签名密码
        3. 通过电子邮件发送一次性密码
        4. Acrobat Sign 身份验证
        5. 手机身份验证
        6. 基于云的数字签名
        7. 基于知识的身份验证
        8. 政府 ID
        9. 签名者身份报告
      18. 内容保护
      19. 启用 Notarize 事务
      20. 文件过期
      21. 预览、定位签名和添加字段
      22. 签名顺序
      23. “液体”模式
      24. 自定义工作流控件
      25. 电子签名页面的上传选项
      26. 签名后确认 URL 重定向
    11. 消息模板
    12. 生物识别设置
      1. 概述
      2. 强制执行身份验证
      3. 签名原因
    13. 工作流程集成
    14. 公证设置
    15. 付款集成
    16. 签名者消息发送
    17. SAML 设置
      1. SAML 配置
      2. 安装 Microsoft Active Directory 联合身份验证服务
      3. 安装 Okta
      4. 安装 OneLogin
      5. 安装 Oracle Identity Federation
    18. 数据管理
    19. 时间戳设置
    20. 外部归档
    21. 账户语言
    22. 电子邮件设置
      1. 电子邮件页眉/页脚图像
      2. 允许个人用户电子邮件页脚
      3. 自定义“请求签名”电子邮件
      4. 自定义“收件人”和“抄送”字段
      5. 启用无链接通知
      6. 自定义电子邮件模板
    23. 从 echosign.com 迁移到 adobesign.com
    24. 为收件人配置选项
  4. 监管要求指导
    1. 无障碍访问
      1. 无障碍访问合规性
      2. 使用 Acrobat 桌面版创建可访问的表单
      3. 创建可访问的 AcroForm
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR 概述
      2. 将用户标记为密文
      3. 将用户的协议标记为密文
    4. 21 CFR part 11 和 EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF part 11 验证包
      2. 21 CFR 和 EudraLex Annex 11 手册
      3. 分担责任分析
    5. 医疗保健客户
    6. IVES 支持
    7. “保管”协议
    8. 欧盟/英国注意事项
      1. 欧盟/英国跨国事务和 eIDAS
      2. 电子签名契约的 HMLR 要求
      3. 英国脱欧对英国电子签名法的影响
  5. 批量下载协议
  6. 申请您的域
  7. “举报滥用”链接

发送、签署和管理协议

  1. 收件人选项
    1. 取消电子邮件提醒
    2. 电子签名页面上的选项
      1. 电子签名页面概述
      2. 打开以阅读不含字段的协议
      3. 拒绝签署协议
      4. 委派签名权限
      5. 重启协议
      6. 下载 PDF 版协议
      7. 查看协议历史记录
      8. 查看协议消息
      9. 从电子签名转换为书面签名
      10. 从书面签名转换为电子签名
      11. 浏览表单字段
      12. 清除表单字段中的数据
      13. 电子签名页面放大和导航
      14. 更改协议工具和信息中使用的语言
      15. 查看法律声明
      16. 调整 Acrobat Sign Cookie 首选项
  2. 发送协议  
    1. “发送”页面概述
    2. 仅向您自己发送协议
    3. 将协议发送给其他人
    4. 书面签名
    5. 收件人签名顺序
    6. 批量发送
      1. 批量发送功能概述
      2. 批量发送 - 手动添加收件人
      3. 批量发送 - CSV 上传
      4. 取消“批量发送”事务
      5. 添加批量发送提醒
      6. 批量发送报告
  3. 在文档中创作字段
    1. 应用程序内创作环境
      1. 自动字段检测
      2. 使用创作环境拖放字段
      3. 向收件人分配表单字段
      4. 预填充角色
      5. 使用可重复使用的字段模板应用字段
      6. 将字段传输到新库模板
      7. 更新了发送协议时的创作环境
    2. 使用文本标记创建表单
    3. 使用 Acrobat (AcroForms) 创建表单
      1. 创建 AcroForm
      2. 创建无障碍 PDF
    4. 字段
      1. 字段类型
        1. 常用字段类型
        2. 内嵌图像
        3. 图章图像
      2. 字段内容外观
      3. 字段验证
      4. 遮挡的字段值
      5. 设置显示/隐藏条件
      6. 计算型字段
    5. 创作常见问题
  4. 签署协议
    1. 签署发送给您的协议
    2. 填写并签署
    3. 自签名
  5. 管理协议
    1. “管理”页面概述
    2. 委派协议
    3. 替换收件人
    4. 限制文档可见性
    5. 取消协议
    6. 创建新提醒
    7. 查看提醒
    8. 取消提醒
    9. 访问 Power Automate 流程
    10. 更多操作...
      1. 搜索的工作方式
      2. 查看协议
      3. 通过协议创建模板
      4. 在视图中隐藏/取消隐藏协议
      5. 上载已签名协议
      6. 修改已发送协议的文件和字段
      7. 编辑收件人的身份验证方法
      8. 添加或修改过期日期
      9. 向协议添加注释
      10. 共享单个协议
      11. 取消共享协议
      12. 下载单个协议
      13. 下载一份协议下的各个文件
      14. 下载协议的审核报告
      15. 下载协议的字段内容
  6. 审核报告
  7. 报告和数据导出
    1. 概述
    2. 授予用户对报告的访问权限
    3. 报告图表
      1. 创建新报告
      2. 协议报告
      3. 事务报告
      4. 设置活动报告
      5. 编辑报告
    4. 数据导出 
      1. 创建新数据导出
      2. 编辑数据导出
      3. 刷新数据导出内容
      4. 下载数据导出
    5. 重命名报告/导出
    6. 复制报告/导出
    7. 计划报告/导出
    8. 删除报告/导出
    9. 检查事务使用情况

高级协议功能和工作流程

  1. Web 表单 
    1. 创建 Web 表单
    2. 编辑 Web 表单
    3. 禁用/启用 Web 表单
    4. 隐藏/取消隐藏 Web 表单
    5. 查找 URL 或脚本代码
    6. 使用 URL 参数预填充 Web 表单字段
    7. 保存 Web 表单以便稍后完成
    8. 调整 Web 表单的大小
  2. 可重复使用的模板(库模板)
    1. Acrobat Sign 库中的美国政府表单
    2. 创建库模板
    3. 更改库模板的名称
    4. 更改库模板的类型
    5. 更改库模板的权限级别
    6. 复制、编辑和保存共享模板
    7. 下载库模板的聚合字段数据
  3. 转让 Web 表单和库模板的所有权
  4. Power Automate 工作流程
    1. Power Automate 集成和包含的权限概述
    2. 启用 Power Automate 集成
    3. “管理”页面上的上下文操作
    4. 跟踪 Power Automate 使用情况
    5. 创建新的工作流(示例)
    6. 用于工作流的触发器
    7. 从 Acrobat Sign 外部导入工作流
    8. 管理工作流
    9. 编辑工作流
    10. 共享工作流
    11. 禁用或启用工作流
    12. 删除工作流
    13. 实用模板
      1. 仅限管理员
        1. 将所有已完成的文档保存到 SharePoint
        2. 将所有已完成的文档保存到 OneDrive for Business
        3. 将所有已完成的文档保存到 Google Drive
        4. 将所有已完成的文档保存到 DropBox
        5. 将所有已完成的文档保存到 Box
      2. 协议存档
        1. 将已完成的文档保存到 SharePoint
        2. 将已完成的文档保存到 OneDrive for Business
        3. 将已完成的文档保存到 Google Drive
        4. 将已完成的文档保存到 DropBox
        5. 将已完成的文档保存到 Box
      3. Web 表单协议存档
        1. 将已完成的 Web 表单文档保存到 SharePoint 库
        2. 将已完成的 Web 表单文档保存到 OneDrive for Business
        3. 将已完成的文档保存到 Google Drive
        4. 将已完成的 Web 表单文档保存到 Box
      4. 协议数据提取
        1. 从已签名文档中提取表单字段数据并更新 Excel 工作表
      5. 协议通知
        1. 发送包含协议内容和已签名协议的自定义电子邮件通知
        2. 在 Teams 渠道中获取 Adobe Acrobat Sign 通知
        3. 在 Slack 中获取 Adobe Acrobat Sign 通知
        4. 在 Webex 中获取 Adobe Acrobat Sign 通知
      6. 协议生成
        1. 通过 Power Apps 表单和 Word 模板生成文档,并发送以供签名
        2. 从 OneDrive 中的 Word 模板生成协议并获取签名
        3. 为所选 Excel 行生成协议,发送以供审阅和签名
  5. 自定义发送工作流程
    1. 自定义发送工作流程概述
    2. 创建新的发送工作流程
    3. 编辑“发送”工作流程
    4. 激活或停用发送工作流程
    5. 使用发送工作流程发送协议
  6. 共享用户和协议
    1. 共享用户
    2. 共享协议

与其他产品集成

  1.  Acrobat Sign 集成概述
  2. Acrobat Sign for Salesforce
  3. Acrobat Sign for Microsoft
    1. Acrobat Sign for Microsoft 365
    2. 适用于 Outlook 的 Acrobat Sign
    3. 适用于 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
    4. Acrobat Sign 团队版
    5. 适用于 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
    6. 适用于 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 连接器
    7. 适用于 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
    8. 适用于 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
  4. 其他集成
    1. Acrobat Sign for ServiceNow
    2. 适用于 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
    3. 适用于 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
    4. 适用于 Workday 的 Acrobat Sign
    5. 适用于 NetSuite 的 Acrobat Sign
    6. 适用于 VeevaVault 的 Acrobat Sign
    7. 适用于 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
  5. 合作伙伴管理的集成
  6. 如何获取集成密钥

Acrobat Sign 开发人员

  1. REST API
    1. 方法文档
    2. SDK/开发人员指南
    3. API 常见问题
  2. Webhook 
    1. Webhook 概述
    2. 配置新 Webhook
    3. 查看或编辑 Webhook
    4. 停用或重新激活 Webhook
    5. 删除 Webhook
    6. 双向 SSL 证书
    7. API 中的 Webhook

支持和故障排除

  1. 客户支持资源
  2. 企业客户成功资源 

自定义工作流程概述

自定义工作流程设计器用于创建工作流程模板,这些模板可预定义协议组成和签名流程,从而满足您的特定业务需求。用户可以使用一个直观的界面设计工作流程模板,通过该界面可以轻松指定参与者的特征(包括预定义名称、角色和路由);协议中要包含的文档;发件人要预先填写的表单字段;向参与者发送的电子邮件;协议到期日期或密码选项等。

发件人在使用工作流程模板时,系统会指导他们完成协议创建流程,其中包含自定义说明及各种字段,进而让发送流程变得更加简便好用,不易出错。

根据帐户/组设置,所有用户均可以创建供个人使用的工作流程,也可以与其组共享工作流程。

  • 管理员可以在组级别构建和共享模板。
    • 帐户级别管理员可以在整个组织内共享工作流程。
  • 可以授权非管理员用户开发他们自己的工作流程,并可以选择与他们所属的组共享工作流程。

可以从管理页面访问由工作流程创建的协议的历史记录和审核报告。

如果协议仍在处理中,您可以添加提醒并执行其他协议相关的任务。

 登录后,在主屏幕的顶部菜单中选择“工作流程”。

签名/审批和管理工作流程生成的协议

工作流程生成的协议与通过同一组发送的任何其他协议完全相同。

签名者和审批者可以使用“请签名/请审批”电子邮件中的链接完成签名,如果他们是受信任帐户中的注册 Acrobat Sign 用户,则可以在各自的管理页面完成签名。

发件人可以使用以上所有相同的选项在其管理页面管理协议。

报告和数据导出会将此协议视为与任何其他手动创建的协议相同。

配置

可用性:

自定义发送工作流程环境仅适用于企业许可计划。

配置范围:

影响自定义发送工作流程的控件可以在帐户和组级别访问。

启用最新的工作流程体验可使工作流程更接近于手动发送流程的功能。

使用此选项启用的功能:

  • 可重排版页面
  • 为一个或多个收件人使用数字签名
  • 配置收件人以使用高级身份验证
  • 在发送过程中配置收件人组
  • 在发送过程中附加来自所有已启用源的文档

要启用最新体验,请导航到以下位置:帐户设置 > 发送设置 > 自定义工作流程控件

配置工作流程以使用新体验

高级身份验证

在工作流程设计器人员,任何已启用的身份验证方法都显示在收件人对象中。

身份验证方法显示为复选框,这样可在工作流设计中允许发件人的选项。 

如果在设计器中选中了多个选项,则在发送流程中这些选项还将可用于发件人。

“收件人”选项卡,其中显示了签名者属性,并且高亮显示了身份验证选项

收件人组

可以将设计器中的收件人对象指定为收件人组。  这允许发件人使用其通讯簿中可重复使用的收件人组临时收件人组来标识允许执行该签名步骤的一系列电子邮件地址。

例如,如果您需要三个经理中的一个经理进行会签,则可以添加一个包含全部三个电子邮件的收件人组。当签名周期轮到该收件人组时,所有三个经理都会收到通知,但只需其中一个经理完成签名操作。 

在工作流中使用可重复使用的收件人组时,必须首先创建收件人,并且必须在工作流的可用范围内对用户可用。这意味着,如果工作流程适用于整个组织,则收件人组还必须适用于整个组织。

要添加可重复使用的收件人组,请选择添加收件人组按钮以打开组选择器弹出窗口。

  • 仅具有兼容用户权限的收件人组可用。
    • 整个帐户都可以访问的自定义工作流程只能使用帐户管理的收件人组
    • 整个组都可以访问的自定义工作流程可以使用组和帐户管理的收件人组
    • 可由个人用户访问的自定义工作流程可使用用户、组和帐户管理的收件人组
  • 使用模板发送协议时,将自动插入可重复使用的收件人组的名称作为组名称。
  • 如果将收件人配置为收件人组,则当使用模板发送协议时,收件人不再可编辑
  • 无法对可重复使用的收件人组的成员执行编辑、删除或添加操作。
  • 配置收件人组后,即使未将收件人标记为必需,也无法从签名工作流程中删除该收件人。
突出显示了“添加收件人组”按钮的收件人配置面板。包括收件人组选择器窗口和生成的“发送”页面

临时收件人组是在自定义工作流程收件人定义中创建的,专门用于描述一个工作流程中的收件人。没有在任何其他流程中保存或重复使用它们的选项。

要配置临时收件人组,请执行以下操作:

  • 将收件人组成员的电子邮件地址输入收件人字段,使用逗号进行分隔。
  • 请查看标记为收件人组复选框。
    • 当发件人使用工作流程开始协议时,系统将自动插入组名称。组名称包含一个前缀,将该名称标识为自动生成,后跟字符串“收件人组 X”,其中 X 是从 1 开始的递增数字,随添加的收件人组数量而增加。 
    • 如果收件人配置为可编辑,则发件人可以编辑组名称、删除任何预填充的成员、并根据需要添加新成员。
选中了“标记为收件人组”的工作流程设计器和列出了收件人组成员的生成的“发送”页面

文件附件

在发送过程中,可以从任何已启用的 Acrobat Sign 源附加文档。

添加文件

注意:

将 Acrobat Sign 模板附加到工作流时,用户将仅看到已分配至与工作流相同组的模板和已分配至组织模板(帐户级别模板)。这是由于工作流程与组的(一对一)关系。(事实上,帐户级模板由所有组继承。)

这与具有多个组成员身份的用户(一对多)查看其模板库时的体验不同。由于用户有权访问各个组,因此他们可以查看与所有组相关的所有模板。
对于在范围内仅限于一个组的工作流,情况并非如此。

“新”设置下的用户体验已更新为现代版可重排版设计,如“发送”页面。

旧版体验中收件人列表右侧的说明已移至可折叠窗口的页面顶部。

工作流程配置的协议

模板定义的字段分配

模板定义的字段分配将工作流程设计器中定义的收件人列表与您创作表单上的相应字段分配紧密关联。

用例示例:

  • (客户)签名者先签名
    • (可选)共同签名者可以第二个签名
  • 销售代表应用内部会签

传统来看,根据在发送页面上将收件人编入索引的方式,此方法需要两个表单:

  • 一个表单用于单个签名者方案,将内部会签指定为第二个签名者索引
  • 一个表单用于共同签名者方案,其中共同签名者是第二个签名者索引,会签是第三个签名者索引

在“模板定义”规则结构下,您可以构建一个完全启用的表单,并定义所有可能的收件人字段。

强制执行收件人签名者索引(如工作流程设计器中的定义所示),而不考虑在发送协议时分配给任何已省略(可选)收件人的任何字段。

因此在上面的用例中,共同签名者始终是签名者索引 2,但如果在发送协议时未包括共同签名者,则将忽略那些 signer2 字段,而会签者(签名者索引 3)将仍只能访问 signer3 字段。

可通过导航到以下位置来启用此新功能:帐户设置 > 发送设置 > 自定义工作流程控件 > 启用模板定义的签名布局

配置工作流程以使用模板定义的签名布局

注意:

启用模板定义的签名布局功能将会禁用在发送过程中创作协议的选项。

了解收件人与字段之间的关系

协议中涉及的每个收件人都分配有一个签名者索引号。在将收件人与他们可以添加内容的字段(例如签名字段)相关联时需要使用此索引号。

收件人可根据发送页面上的堆栈顺序获取其索引号。位于堆栈顶部的收件人为 1,下一个收件人为 2,依此类推。当将协议配置为“按顺序完成”时,会显示此索引号,而在将工作流程配置为“按任意顺序完成”时,仍会显示此索引号。

收件人堆栈

 

在工作流程设计器中构建收件人流程时,将按照规则分配签名者索引:

  • 从上到下
    • 从左至右

在下面的示例中,签名者和共同签名者均位于堆栈的顶部。

  • “签名者”是位于顶部最左侧的收件人,因此将其指定为索引 1
  • “共同签名者”也位于顶部,但在签名者的右侧,因此将其指定为索引 2

在这个用例中,不分实体签名的先后顺序,因此它们会被插入并行签名流程中。但是,需要严格实施签名索引,以确保签名者将其内容应用于正确的“签名者”字段,并且共同签名者只能访问其分配的“共同签名者”字段。

签名者和共同签名者完成签名后,由排在第三位的“销售代表”签名。

销售代表应用会签后,将请求执行第四步“执行批准”。

注意:

将收件人取名为“签名者”、“共同签名者”、“销售代表”等。但这与字段分配无关。这些姓名只是管理员定义的标签,用于区分工作流程模板中的用户。 

 

上述设计器收件人流程将会生成发送页面模板,如下所示。

(在发送页面中,虽然未显示索引号,但堆栈顺序十分明显。)

 

在编辑包含字段的表单时,会以显式的方式将每个字段分配给签名索引(暂时忽略“任何人”字段)。

在 Acrobat Sign 创作环境中,可通过选择参与者并为该参与者置入字段来完成此操作。

系统会对每个参与者进行着色,以便从视觉上区分为每个参与者分配的字段。

 

如果使用文本标签,则标签本身会提供一个参数(例如:signer1),用于将字段指定给签名者索引。

要选择配置工作流程,必须启用该功能。

导航至帐户设置 > 全局设置 > 自定义发送工作流程,然后启用启用管理员的工作流程设计器

启用该选项后,所有帐户和组级别管理员都有权访问各自管理员菜单中的工作流程设计器。

  • 组级别管理员可以为他们具有管理权限的组创建工作流程。
  • 帐户级别管理员可以为任何组创建工作流程,并可以创建组织范围内的工作流程。
配置要为帐户显示的工作流程

  • 如果启用此设置,选择工作流程选项卡后,自定义工作流程选项可用。
  • 如果禁用此设置,自定义工作流程选项不可用。
启用权限与禁用权限

要启用“创建具有‘仅自己’使用范围的工作流程”的选项,则必须为所有用户启用工作流程设计器。如果未为所有用户启用该选项,则工作流程只能与组或整个组织关联。

导航至帐户设置 > 全局设置 > 自定义发送工作流程,然后启用为所有用户启用工作流程设计器访问权限

为所有用户启用该选项

  • 如果启用此设置,选择工作流程选项卡后,自定义工作流程选项可用。
  • 如果禁用此设置,自定义工作流程选项不可用。

 

启用权限与禁用权限

默认情况下,非管理员用户只能创建供自己使用的工作流程,无权与其组共享工作流程。

但是,用户可以在帐户或组级别与其组共享工作流程。

导航至帐户设置 > 全局设置 > 自定义发送工作流程,然后启用允许与其群组任何人员共享用户创建的工作流程

允许用户向其组共享工作流程

  • 如果启用此设置,用户会看到“组选择器”下拉框选项,以指定谁可以使用此工作流程。
  • 如果禁用此设置,则不会在界面中显示组选择器下拉选项。
允许共享

如果帐户希望为其所有文档强制执行特定的工作流程,并将发送过程简化为以最低用户输入量发送,则可以完全定义其所有文档工作流程,并完全限制用户进行临时发送。

使用“多个群组中的用户”的帐户可以在组级别设置中扩展可配置选项,从而确保严格执行正确的签名选项和通知流程。

要限制用户仅使用批准的工作流程发送,请导航至帐户设置 > 全局设置 > 自定义发送工作流程并勾选启用仅使用工作流程发送协议。

将工作流程配置为发送协议的唯一方法

常见问题的错误报告

由于在最新体验中改进了控件和安全性,旧版工作流程体验的某些元素将在新界面下产生错误。已额外实施了错误陷阱,以便在遇到这些错误时能够更清楚地显示它们,并对其加以说明。

如果将帐户配置为使用“现代版发送”体验,并且启动了有问题的工作流程,则会向用户显示指示错误的红色横幅:

如果默认情况下仍将帐户配置为使用经典版体验,则工作流程可能会继续按照这些规则运行。 

现代版体验会显示检测到的错误。 

如果发现多个问题,则会列出检测到的所有错误。

要想工作流程在新界面规则集下正常工作,管理员必须编辑工作流程并更正检测到的问题:

在经典版规则集下, 电子邮件字符串可能会出现格式错误或分隔不当问题(例如,使用空格和逗号分隔)。

出现此错误 时,管理员应检查:

  • 抄送 电子邮件分隔是否正确

  • 任何 定义的收件人电子邮件字符串,以确保其构造正确无误
    • (例如, name@domain.tld)
  •  
    • 现代版体验接受逗号或分号

现代版体验需要在工作流程设计器的文档页面上为所有文档标题提供唯一值。

有关此错误的其他详细信息,请查看此处

在设计工作流程时,管理员可以附加具有有限访问范围的文档模板。

如果超出此范围的用户尝试加载工作流程,则会无法附加文档并会触发安全违规。

例如,管理员可以创建一个新文档模板,其中包含将访问权限限制为仅限所有者的属性。  由于管理员是所有者,因此他们可以将该文档附加到工作流程。 

系统的任何其他用户都不是所有者,因此他们不属于文档的范围。

当提示出现此错误时,管理员将需要调整所附加文档模板的属性。

有关查看和调整模板属性的步骤,请查看此处

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